Project Life Cycle Management in a Nutshell. How to Do It Right?

Projektlebenszyklus - Definition

Definitionsgemäß ist ein Projektlebenszyklus ein Zeitplan, der Managern helfen soll, die Arbeit zu organisieren und die Hauptziele eines bestimmten Vorgangs erfolgreich abzuschließen. Er besteht aus einigen Schritten, die den Managern helfen sollen, ihre Ziele zu erreichen und ihre Projekte abzuschließen. 

Der Projektlebenszyklus dient jedoch nicht ausschließlich als Arbeitsplan. Er enthält auch wichtige Informationen für Manager und Führungskräfte, wie zum Beispiel: 

• Phasen und Fristen,
• beteiligte Fachleute (ggf. in Teams oder Phasen aufgeteilt), 
• finanzielle Schätzungen,
• Hauptziele, sowohl für das gesamte Projekt als auch für die einzelnen Phasen, 
• mögliche Risiken.

Warum ist der Projektlebenszyklus in der IT-Branche so wichtig? 

Wie Sie aus der Liste der Faktoren, die in der Definition eines Projektlebenszyklus enthalten sind, ersehen können, ist ein Zeitplan im Grunde ein perfektes Spiegelbild der Softwareentwicklungsprozesse in der IT-Branche. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die Optimierung von Projektlebenszyklen in diesem Bereich langsam an Popularität gewinnt. 

Im Allgemeinen ermöglicht ein Projektmanagement-Lebenszyklus dem Unternehmen, einen zuverlässigen und wiederholbaren Arbeitsplan für einen breiten Projektumfang für verschiedene Teammitglieder zu erstellen. Er umfasst auch alle wichtigen Elemente, die in IT-Projekten vorkommen. Mit anderen Worten: Wenn das Unternehmen die Schritte des Projektlebenszyklus buchstabengetreu befolgt, steigen die Erfolgschancen eines Projekts exponentiell an - und damit auch die Zufriedenheit der Teammitglieder.

Darüber hinaus hat ein Projektlebenszyklus auch einen erheblichen Einfluss auf die Schlüsselindikatoren in der IT-Branche. Wenn die Projektphasen ordnungsgemäß verwaltet werden, können sie die Nutzungsrate und die Genauigkeit aller Schätzungen drastisch verbessern, was zu größeren Gewinnen führt. 

Lebenszyklus des Projektmanagements für Führungskräfte

Die Verbesserung des Projektlebenszyklus ist aber auch für die verschiedenen Manager in der Branche interessant: 

• CEO, der kritische Indikatoren (z. B. Kapazitätsnachfrage und Rentabilität) sowie die Projekte selbst mit dem Projektlebenszyklus überwachen kann, 
• COO, der einen Projektlebenszyklus nutzen kann, um Menschen aus verschiedenen Abteilungen sowie deren Beziehungen und Kommunikation zu verwalten, 
• PMO, die von einem Projektlebenszyklus profitieren können, indem sie Projekte und deren Status analysieren. Jeder andere Projektmanager kann dies ebenfalls tun.

Darüber hinaus ist ein vorhersehbarer Projektlebenszyklus auch für die Entwickler wertvoll, denn er gibt ihnen eine Richtung vor und klare Anweisungen, was als nächstes zu tun ist. Die verschiedenen Phasen des Projekts zeigen ihnen, wohin sie gehen und was sie als nächstes tun müssen.

Es besteht also kein Zweifel daran, dass jeder in einem IT-Unternehmen von der Verbesserung eines Projektlebenszyklus profitieren kann. Aber was verbirgt sich wirklich dahinter? 

Lassen Sie uns zunächst definieren, aus welchen Phasen ein Projektlebenszyklus besteht.

Phasen des Projektlebenszyklus

Nach PMI/PMBOK ist der Projektlebenszyklus in 5 aufeinanderfolgende Phasen unterteilt: 

• Einleitungsphase, 
• Planungsphase, 
• Ausführungsphase, 
• Überwachungsphase, 
• Abschlussphase.

Jede dieser Phasen bringt neue Herausforderungen für alle Arten von Führungskräften mit sich. 

Dies sollte Sie jedoch nicht davon abhalten, die Phasen des Projektmanagements zu optimieren. Denn die Phasen des Projektlebenszyklus wurden so konzipiert, dass sie alle kritischen Faktoren des Projektmanagements abdecken und den Führungskräften einen umfassenden Überblick über ihre Tätigkeiten bieten - genau wie in unserer Vorlage für den Projektlebenszyklus, die Sie hier herunterladen können. 

Einführungsphase

In der Initiierungsphase eines Projektlebenszyklus geht es darum, den Zweck eines Projekts und alle beteiligten Personen zu verstehen. 

Im Allgemeinen konzentriert sich die Projektinitiierungsphase auf die Motive der Kunden und anderer Beteiligter. An diesem Punkt des Projektlebenszyklus müssen wir ihre Ziele, Motivationen und Hoffnungen verstehen, um einen Überblick über das Projekt zu erhalten und seine Hauptziele zu definieren. 

Um dies zu tun und die Projektinitiierung abzuschließen, muss man: 

• Ermittlung der wichtigsten Kundenvertreter und ihrer Interessengruppen, 
• den Umfang des Projekts bestimmen und ihre Ziele in Bezug auf das Produkt festlegen, 
• die Ergebnisse der Projekte und mögliche Lösungen zu definieren, z. B. durch eine Durchführbarkeitsstudie,  

Die Analyse für die Projektinitiierung endet jedoch nicht hier. In der Initiierungsphase eines Projektlebenszyklus sollte auch geprüft werden, ob Ihr Unternehmen das Projekt entsprechend den vom Kunden gewählten Anforderungen durchführen kann. Dies erfordert den Kontakt mit den richtigen Projektmanagern und anderen Führungskräften.

Folglich sollten Sie nach Abschluss der Gespräche mit dem Interessenten auch: 

• Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen überhaupt die Zeit hat, das Projekt durchzuführen, 
• Beginn der Projektmanagement-Prognose: Schätzung des Budgets und der Ressourcen, die voraussichtlich für die Durchführung des Projekts benötigt werden, 
• den Zeitplan zu erstellen und die Fristen für das Projekt festzulegen,
• das potenzielle Risiko mit anderen Projektleitern zu bewerten, 
• einen Projektvorschlag erstellen. 

Dann, und nur dann, kann Ihr Unternehmen wirklich bestätigen, ob das Projekt realisierbar ist, und dem Kunden einen realistischen Überblick über das Projekt geben.  

Einleitungsphase: Beispiel

Ein neuer Kunde hat sich an die Firma Best gewandt. Er möchte eine voll funktionsfähige benutzerdefinierte App erwerben, die mit der Software des Lagers, in dem er seine Produkte lagert, verbunden werden kann. 

Nach einem ersten Gespräch mit dem Kunden stellte sich heraus, dass es sich um ein Projekt handeln wird: 

• auf die Bedürfnisse des Eigentümers der Website, der Mitarbeiter, die die Website verwalten, und der Mitarbeiter, die für das Lager und die darin befindlichen Produkte verantwortlich sind, zu reagieren, da sie die Anzahl der online verfügbaren Waren anzeigen möchten, 
• eine komplette App, mit einem Online-Shop und einem CMS, 
• Sicherheitsmaßnahmen, da die App die Konten der Kunden und deren Daten verarbeiten muss. 

Vor diesem Hintergrund wendet sich das Verkaufsteam an die Manager (oder einen ausgewählten Projektleiter), um die Verfügbarkeit von Ressourcen in der nahen Zukunft zu prüfen. 

Auf der Grundlage des Ressourcenplanungs-Tools und des Projektmanagement-Tools (die manchmal zu einem einzigen Tool verschmolzen werden können) schätzen sie das Budget und die Ressourcen, die voraussichtlich für die Durchführung des Projekts benötigt werden. Wenn sie sich über die langfristige Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen nicht sicher sind, sollten Projektmanager und andere Führungskräfte ein Ressourcenplanungstool ausprobieren.

Dann prüfen sie, ob diese Ressourcen vor Ablauf der Fristen verfügbar sind - zum Glück sind sie das. Nachdem sie das geprüft haben, erstellen sie den Zeitplan und legen die Fristen für das Projekt fest. Alle diese Informationen werden in den Projektvorschlag aufgenommen. Der erste Teil des Lebenszyklus des Projektmanagements ist abgeschlossen!

Planungsphase

In der Projektplanungsphase des Projektlebenszyklus geht es darum, die aufeinanderfolgenden Phasen des Projekts genauer zu betrachten - und das ist nicht unbedingt die Aufgabe eines Projektmanagers. 

Das Hauptziel der Planungsphase besteht darin, einen Zeitplan mit Etappen und Zielen auf der Grundlage der in der Einleitungsphase festgelegten Ergebnisse zu erstellen und diese Ziele den interessierten Parteien mitzuteilen. 

Um eine Projektplanungsphase abzuschließen, sollten Sie zunächst einen detaillierten Projektplan erstellen, der auf der Ressourcenplanung für das Projektmanagement sowie auf anderen Schlüsseldaten basiert.

Projektplanung: Die wichtigsten Erkenntnisse

Der Projektplan sollte Folgendes enthalten:

• funktionale Spezifikation des Endprodukts, 
• Masterplan, 
• Projektzeitplan, 
• Status des Risikomanagements, 
• Bericht über die Meilensteine. 

Danach sollten Sie mit der internen Analyse fortfahren.

Interne Analyse: Die wichtigsten Erkenntnisse

• Berechnung der für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen und Schätzung des Budgets, 
• Zuweisung von Ressourcen (zunächst in Form von Zuweisungsentwürfen, falls verfügbar) - Sie können dazu unsere Strategien zur Ressourcenglättung verwenden, 
• Risikobewertung. 

In diesen Lebenszyklusphasen sollten Sie besonders auf die Genauigkeit der Berechnungen achten. Versuchen Sie nicht, dies in Excel oder in langwierigen Gesprächen zu tun, da dies zu zahlreichen Fehlern führen kann! 

Treten Sie in die Fußstapfen von Unternehmen, die gut gerechnet haben - Netgen zum Beispiel hat seine Schätzungen verbessert und die Zahl der fehlerhaften Rechnungen auf 0 reduziert. Wie? Wir haben es in unserer Fallstudie mit Netgen mit detaillierten Projektmanagement-Schritten besprochen.

Ausführungsphase

Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, ist die Phase der Projektdurchführung eines Projektlebenszyklus darauf ausgelegt, die Arbeit zu erledigen und dem Kunden ein Produkt zu liefern. Doch das ist leichter gesagt als getan - selbst bei einem sehr detaillierten Projektplan.

Die größte Herausforderung in der Ausführungsphase ist die Anzahl der beteiligten Personen. Es geht nicht mehr nur um die Stakeholder. Jetzt haben auch Spezialisten, Entwickler, Tester, andere Teammitglieder und Manager ein Wörtchen mitzureden, und sie alle müssen in die Projektplanung und -ausführung einbezogen werden.

Um Probleme und Missverständnisse bei der Projektdurchführung zu vermeiden, sollten Sie sich in dieser Phase des Projektlebenszyklus darauf konzentrieren: 

• Erstellen von Aufgaben und Organisieren von Arbeitsabläufen, um die Kommunikation zu verbessern und Probleme im Prozess zu vermeiden - sehen Sie, wie Monterail das gemacht hat, 
• Erläuterung der Aufgaben gegenüber den für ihre Ausführung verantwortlichen Managern und Fachleuten und Weitergabe dieser Informationen an das Projektteam,
• ständige Kommunikation zwischen den Parteien, einschließlich der Meldung von Problemen, Rückmeldungen und etwaigen Änderungen, 
• Berichterstattung über den Fortschritt, sowohl in den einzelnen Phasen als auch für das gesamte Projekt, und Überwachung des Arbeitsablaufs im Allgemeinen,
• auf unvorhergesehene Veränderungen zu reagieren, 
• Überwachung von Budgets und anderen Ausgaben, um die Rentabilität des Betriebs zu gewährleisten, z. B. mit Hilfe einer Software für die Verwaltung von Produktbudgets oder eines Projektkostenverzeichnisses. 

Alle diese Schritte des Projektmanagements sollten abgeschlossen sein, bevor Sie zum Projektabschluss übergehen - und der ist näher, als Sie vielleicht erwarten!

Abschluss- und Überwachungsphase

Lebenszyklus des Projektmanagements: Abschluss

Irgendwann wird Ihr Projekt unweigerlich zu Ende gehen, und dann ist es Zeit für die Abschlussphase. Im Allgemeinen ist sie mit der Überwachung des Projektergebnisses und der Bewertung seiner Qualität verbunden. 

Es ist nicht schwer festzustellen, dass die Abschlussphase im Allgemeinen nur ein Ziel hat: ein Produkt für die Auslieferung vorzubereiten. Es ist jedoch nicht so einfach, wie es klingt. Zu diesem Zeitpunkt müssen wir: 

• die Lösung kritischer Fragen, falls es noch welche gibt, 
• Vervollkommnung der erforderlichen Merkmale, 
• Durchführung der Implementierung, falls erforderlich. 

Lebenszyklus des Projektmanagements: Überwachung

Dennoch bedeutet die Übergabe eines Projekts an den Kunden nicht, dass es abgeschlossen ist. 

Im Lebenszyklus einer professionellen Dienstleistung kann ein Endprodukt beispielsweise über Jahre hinweg gewartet und verbessert werden, ohne dass es jemals wirklich fertiggestellt wird. 

Aber auch für die Projekte, die zu Ende gehen, ist der Spaß noch nicht vorbei. Solche Projekte sind für diejenigen, die sie durchgeführt haben, eine wertvolle Informationsquelle. Das bedeutet, dass sie ordnungsgemäß überwacht werden müssen. 

Mit "richtig" meinen wir, dass Sie das tun müssen: 

• Analyse der Projektleistung - wir empfehlen die Verwendung von Echtzeitdaten, so wie Fingoweb es getan hat, 
• die Leistung eines Teams (wenn ein Team beteiligt war) oder die Leistung einzelner Spezialisten zu analysieren, 
• ein Projekt zu dokumentieren und alle Daten für die Zukunft zu überprüfen, 
• nach der Umsetzung Überprüfungen und Rückmeldungen sammeln, 
• die Abrechnung des Budgets und aller seiner Elemente, um die Rentabilität des Projekts zu überprüfen (in Primetric können diese Indikatoren dank der Echtzeit-Projektabrechnung auch in jeder Phase des Prozesses überprüft werden). 

Aber warum sollte man das tun, wenn das Projekt längst in Vergessenheit geraten ist? 

Nun, das sollte nicht sein! 

Jede Maßnahme in Ihrem Unternehmen ist ein Experiment eigener Art - schließlich gibt es keine identischen Projekte. Daher hat jede Aktion ihre Schlussfolgerungen, die Sie nutzen können, um ähnliche Projekte in der Zukunft zu verbessern.

Abschließende Analyse - die wichtigsten Erkenntnisse

Zum Beispiel können Sie auf der Grundlage der oben erwähnten Abschlussanalyse: 

• prüfen, ob eine bestimmte Art von Projekt unter bestimmten Bedingungen rentabel oder sogar durchführbar ist, 
• die besten Teams und Mitarbeiter zu finden, sie zu überzeugen, länger in Ihrem Unternehmen zu bleiben, und ihr Know-how für anspruchsvollere Projekte zu nutzen, 
• die Elemente früherer Projekte nutzen, um die neuen Projekte zu beschleunigen, 
• die Bewertungen und Rückmeldungen nutzen, um ähnliche Projekte in Zukunft zu verbessern, 
• den Haushalt zu überwachen und Kosten zu ermitteln, die in Zukunft zu Einsparungen führen könnten. 

Projektlebenszyklus-Vorlage - jetzt herunterladen

Wenn Sie bis zu diesem Punkt aufmerksam gelesen haben, wissen Sie bereits, dass der Projektlebenszyklus ein sehr komplexes Gebilde ist. Wie können Sie ihn dann zum Vorteil Ihres Unternehmens nutzen? 

Zuallererst können Sie mit der Verwendung unserer Vorlage für das Management des ProjektlebenszyklusSo müssen Sie nicht alle oben genannten Elemente kopieren und einfügen. 

Alternativ können Sie auch die Hilfe von Primetric in Anspruch nehmen - ein Tool, das die Prozesse in der IT-Branche widerspiegelt. Besuchen Sie unsere Website oder buchen Sie gleich eine Demo, um mehr zu erfahren.