Wie FingoWeb von Echtzeitdaten zur Projektrentabilität profitiert

Einführung

FingoWeb wurde 2008 gegründet und verfügt über mehr als 40 Experten, die sich auf die Entwicklung moderner Webanwendungen und E-Commerce-Plattformen spezialisiert haben. Das Unternehmen liefert Projekte, die von einfachen WordPress-basierten Websites bis hin zu maßgeschneiderten Webanwendungen für Branchen wie Einzelhandel und Finanzdienstleistungen reichen.

FingoWeb arbeitet mit Unternehmenskunden und ambitionierten Start-ups aus den USA, Großbritannien, Norwegen, Österreich und Deutschland zusammen. Zu ihren Kunden gehören Ailleron, Miquido, Lubiebuty.pl und Zaufane.pl.

Die größte Herausforderung, mit der FingoWeb täglich konfrontiert wurde, war die Kontrolle des Projektbudgets, während das Projekt noch lief. Das Management des Unternehmens suchte nach einer Lösung, die diese Art von Echtzeit-Einblicken bietet und es ermöglicht, den Projektverlauf umzuleiten, wenn sich herausstellt, dass die Marge unter den Erwartungen liegt.

Dank Primetric kann FingoWeb endlich alle wichtigen Projektbuchhaltungsdaten an einem Ort und in Echtzeit abrufen, um eine intelligentere Planung und Personalzuweisung zu ermöglichen.

Das Problem: Zu viele Tabellenkalkulationen, kein Gesamtbild

Die Kontrolle des Projektbudgets war eine der größten Herausforderungen bei FingoWeb. Wie viel kostet ein Projekt? Hält sich unser Team an das Budget? Werden die Projekte effektiv verwaltet?

FingoWeb organisierte seine Arbeiten mit Hilfe von Excel-Tabellen, Clockify und einem benutzerdefinierten Tool, das zur Integration mit Clockify entwickelt wurde. Aber dem Unternehmen fehlten noch Funktionen, die eine bessere Kontrolle des Projekts sowohl auf Projekt- als auch auf Organisationsebene ermöglichen würden - zum Beispiel die Überprüfung des aktuellen Cashflows oder die Information, welcher Kunde den größten Anteil und welcher den geringsten Umsatz hat.

Eine weitere Herausforderung betraf die Personalplanung und -zuweisung. FingoWeb verwendete eine Kombination aus Excel-Tabellen, die jedoch mit dem raschen Wachstum des Unternehmens immer problematischer wurden.

"Als wir noch 15 Mitarbeiter und zwei Projektmanager an Bord hatten, konnten wir uns alles merken und gelegentlich einen Blick in unsere Excel-Tabellen werfen. Aber jetzt, da das Unternehmen gewachsen ist, ist dies schwierig, zeitaufwändig und fehleranfällig geworden, insbesondere bei der Verfolgung unserer Ausgaben. Wir waren auf der Suche nach einem Tool, mit dem wir die Kosten pro Kunde langfristig verfolgen können, wenn dieser Kunde viele Projekte über einen längeren Zeitraum realisiert."

Kamil Fus - Geschäftsführender Direktor bei FingoWeb

Wichtige Schmerzpunkte

• Das Rad neu erfinden (Aufbau und Pflege eines benutzerdefinierten Systems)
• Problematischer Informationsaustausch zwischen Excel-Arbeitsblättern
• Fehlende Kontrollen der Korrektheit der Daten und Informationen
• Befürchtung, dass etwas falsch berechnet wurde
• Wartungsaufwand für Excel-Tabellen
• Immer weniger Sichtbarkeit, je größer das Unternehmen wurde

Lösung: Implementierung von Primetric

Die Integration mit Clockify war ein wichtiger Teil des Implementierungsprozesses. FingoWeb nutzte Clockify, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu speichern. Nach der Integration mit Primetric mussten nur noch die Stundensätze festgelegt werden, und der COO von FingoWeb konnte sofort die Kosten für das Projekt sehen.

Wie FingoWeb Primetric einsetzt

Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, zusammen mit dem Team die Projekte zu kalkulieren. Sobald das Projekt läuft, kann das Management von FingoWeb sein Budget leicht kontrollieren, indem es den Cashflow überprüft und zukünftige Gewinne prognostiziert.

Wenn sie keine Probleme mehr haben, können sie die Daten in einem anderen Kontext betrachten, indem sie eine neue Variable hinzufügen. So könnte es beispielsweise sinnvoll sein, einen Sprint mit einer geringeren Marge durchzuführen, wenn die Zusammenarbeit mit diesem Kunden langfristig erfolgreich war.

Der COO kontrolliert Primetric in zwei Fällen:

• Bei der monatlichen Projektabrechnung und dem Hinzufügen neuer Mitarbeiter mit ihrem Stundensatz,
• Jedes Mal möchte er mehr über den aktuellen Stand der Projektrealisierung erfahren,
• Erhalten Sie Echtzeitdaten über die Rentabilität des Projekts,
• Prüfen Sie, ob die Fertigstellung des Projekts innerhalb des Budgets gefährdet ist oder ob es Konflikte gibt (z. B. ein Softwareentwickler wird für zwei gleichzeitig laufende Projekte benötigt).

"Die Implementierung von Primetric dauerte nur ein paar Tage. Nachdem wir die Projekte hochgeladen und in Clockify integriert hatten, generierte das System die ersten Daten, die wir für die Kontrolle unserer Projektbudgets benötigten."

Kamil Fus - Geschäftsführender Direktor bei FingoWeb

Ergebnisse

• Ein Ort, an dem die Rentabilität aller Projekte verfolgt und potenzielle Probleme aufgedeckt werden können
• Keine langsamen Excel-Tabellen mit schlechter Transparenz oder Datenlecks mehr
• Automatisierte Zählung von Einnahmen und Ausgaben in Projekten (dank der Integration mit Clockify geschieht alles automatisch)
• Der COO hat mehr Zeit, sich auf die Geschäftsentwicklung zu konzentrieren

"Vor der Installation von Primetric konnten wir erst am Ende des Projekts erfahren, wie es um das Budget bestellt war. Dank der Integration mit Clockify kann ich jetzt jeden Tag in Primetric nachsehen, wie hoch die Auslastung des Projekts ist und entsprechend reagieren. Alles geschieht automatisch, so dass ich die volle Kontrolle über die Rentabilitätsrate des Projekts habe."

Kamil Fus - Geschäftsführender Direktor bei FingoWeb

Nächste Schritte

Derzeit nutzt FingoWeb hauptsächlich das Modul für die Projektbuchhaltung. In naher Zukunft plant FingoWeb, die Vorteile des Primetric-Moduls für die Personenzuweisung zu nutzen, um die Projektbelegung zu kontrollieren und eine korrekte Planung zu gewährleisten.