How to Plan and Manage Capacity? Ultimate Guide with Real-Life Examples

Die meisten Probleme, mit denen Softwareentwicklungsunternehmen konfrontiert sind, liegen in der Kapazität begründet. Das überrascht nicht, denn die Verfügbarkeit von Spezialisten ist in der Regel der Schlüssel zum Gewinn.

Leider ist sie auch eine Quelle zahlreicher Herausforderungen, wie z. B.: 

• Zuweisung von Ressourcen,
• schwellende Bänke,
• flexible Verfügbarkeit der Mitarbeiter,
• sich dynamisch verändernden Umfeld,
• hohe Fluktuationsraten,
• Schwierigkeiten bei der Anwerbung neuer Mitarbeiter. 

Infolgedessen hat die Kapazität enorme Auswirkungen auf den Zustand des gesamten Unternehmens.

Das ist der Grund, warum Sie sich fragen sollten: Wie können Sie Ihre Kapazitäten planen und verwalten, um Ihren Betrieb zu verbessern?

Die wichtigsten Erkenntnisse: Kapazitätsmanagement

In unserem umfassenden Leitfaden erfahren Sie mehr: 

• was Kapazitätsmanagement ist (und, was noch wichtiger ist, was es nicht ist), 
• Was ist der Unterschied zwischen der Gesamtkapazität und der verfügbaren Kapazität? 
• wie man die Ressourcenkapazität für verschiedene Szenarien und Situationen berechnet, 
• welche Schlussfolgerungen aus dem Kapazitätsmanagementprozess gezogen werden können, 
• was die besten und die schlechtesten Praktiken in diesem Bereich sind, 
• wie Ihr Unternehmen vom Kapazitätsmanagement profitieren kann - und was es ohne es verliert. 

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie also in der Lage sein: 

• verschiedene Arten von Kapazitäten zu definieren und sie zum Vorteil Ihres Unternehmens zu nutzen, 
• wählen Sie die richtige Betriebsführungsstrategie für Ihr Unternehmen, 
• die allgemeinen Grundsätze der Kapazitätsmodellierung nutzen, um ein besseres Verständnis für die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu gewinnen, 
• Berechnung der verfügbaren Kapazität für Spezialisten mit unterschiedlichen Verträgen, Stunden und geplanten Abwesenheiten. 

Was ist Kapazität? 

Kurz gesagt, die Kapazität ist die maximale Produktionsleistung, die ein Unternehmen bei seinen Produktionsprozessen oder Dienstleistungen aufrechterhalten kann. Sie kann für das gesamte Unternehmen, für Teams oder sogar für einzelne Spezialisten berechnet werden.

In der IT-Branche bezieht sich die Kapazität in der Regel auf die Anzahl der verfügbaren Personenstunden in einem bestimmten Zeitraum einschließlich aller Arten von Feiertagen.

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Die Kapazität kann je nach Urlaub, Abwesenheit und anderen Faktoren, die sich auf den Zeitplan auswirken, unterschiedlich berechnet werden.

Dies ist jedoch eine komplexe Aufgabe, die wir in unserem Leitfaden zur Kapazität für das Betriebsmanagement erörtert haben. 

Wichtig ist, dass die Kapazität auch für die Ressourcenplanung im Projektmanagement entscheidend ist und nicht vernachlässigt werden darf! 

Arten von Kapazität 

Auch wenn die Definition des Begriffs "Kapazität" einfach erscheinen mag, wurde das Konzept in einige Kategorien unterteilt, um den verschiedenen Geschäftszwecken gerecht zu werden. 

Infolgedessen werden drei verschiedene Arten von Kapazitäten verwendet, um die aktuelle Situation des Unternehmens widerzuspiegeln. Dazu gehören: 

• Gesamtkapazität - die Anzahl der Arbeitsstunden im Monat, in der Woche oder an einem Tag, ohne Abzug von Urlaub, Freistellungen und anderen Abwesenheiten. 
• verfügbare Kapazität - Gesamtkapazität abzüglich Abwesenheiten, Feiertage und in anderen Projekten und Aufgaben eingeplante Zeit. 
• abrechenbare Kapazität - die Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden im Vergleich zur Kapazität des Mitarbeiters, d. h. der Anzahl der Stunden, die er für die Arbeit zur Verfügung hat.

Kapazität in IT-Diensten - warum ist das so schwierig? 

Es vergeht kaum ein Tag, an dem nicht in jeder digitalen Agentur von Kapazität die Rede ist. Warum?

Da IT-Dienstleistungsunternehmen davon profitieren, die Zeit ihrer Mitarbeiter zu verkaufen - und diese Zeit spiegelt sich direkt in ihrer Kapazität wider - wette ich, dass es für Sie ein Kinderspiel ist.

Damit dieses Arbeitsmodell rentabel ist, müssen die IT-Unternehmen zahlreiche Aspekte gleichzeitig im Auge behalten. Dazu gehören: 

• ein breites Spektrum an IT-Dienstleistungen,
• Verfügbarkeit der Mitarbeiter, einschließlich Urlaub, Mutterschaftsurlaub und andere Abwesenheiten, 
• vorläufige Projekte und andere zukünftige Möglichkeiten, 
• die Spezialisierungen, Fähigkeiten und Ambitionen der Mitarbeiter, 
• Kosten der Arbeit, einschließlich Beschäftigungsarten, Löhne und Gehälter, 
• Veränderungen der Nachfrage, Trends und Bedrohungen auf dem Markt, 
• Projektpausen, Stornierung von Maßnahmen und Entlassung von Mitarbeitern, 

...und viele weitere unternehmensspezifische Fragen.

Aufgrund dieser Komplexität müssen IT-Unternehmen viele verschiedene Fäden zusammenführen, um sich ein Gesamtbild von dem zu machen, was kommen wird. Natürlich können sie das nicht mit einer einzigen Tabelle tun. Die Fragen lauten also:

• Wie kann man die Kapazität verwalten, um es richtig zu machen? 
• Wie kann man erreichen, dass die Kapazität die reale Welt genau widerspiegelt? 
• Wie kann die Kapazität genutzt werden, um die Einnahmen zu maximieren?

Planung und Management von Kapazitäten - Definition

Die Definition der Kapazitätsplanung, die auch als Kapazitätsmanagement bezeichnet wird, umfasst alle Arten von Aktivitäten, die darauf abzielen, den Output des Unternehmens zu maximieren.

Mit anderen Worten: Sie sorgt dafür, dass ein Unternehmen so viele Produkte und Dienstleistungen wie möglich herstellt. 

Welchen Sinn hat das Kapazitätsmanagement? 

Kurz gesagt, geht es beim Kapazitätsmanagement darum, sicherzustellen, dass dem Unternehmen genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, um Aufträge oder Projekte rechtzeitig abzuschließen und den Geschäftsbedarf des Unternehmens zu decken.

Im Idealfall werden diese Ressourcen voll ausgeschöpft, ohne dass es Überstunden oder abgeordnete Spezialisten gibt. 

Die Liste der Vorteile, die sich aus der Kombination von Servicemanagement und Kapazität ergeben, ist damit jedoch noch nicht zu Ende. 

Auch Manager aus verschiedenen Branchen schätzen den Prozess eines effizienten Kapazitätsmanagements: 

• die Transparenz aller Daten, die es ihnen ermöglichen, die richtigen Entscheidungen zu treffen, 
• die Verringerung von Fehlbeständen, untätigen Fachkräften und unerwarteten Verzögerungen, 
• Erhöhung der Lieferkapazität durch Maximierung der Anzahl der Arbeitsstunden, 
• Identifizierung von Ineffizienzen in verschiedenen Prozessen sowie von potenziellen Spezialisten, die in Zukunft auf der Ersatzbank sitzen,
• Sie erhalten Informationen über die Fähigkeiten, Bedürfnisse und Ambitionen ihrer Mitarbeiter sowie über den Bedarf an neuen Fachkräften.  

Arten der Verwaltung von Unternehmenskapazitäten

Der Prozess des Kapazitätsmanagements besteht aus 3 Arten von Aktivitäten, die Sie berücksichtigen müssen, um die Effektivität Ihres Unternehmens zu verbessern. Dazu gehören: 

1. Das Produktkapazitätsmanagement stellt sicher, dass Ihr Unternehmen über die für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Dienstleistung erforderlichen Produkte und Materialien verfügt. In der IT-Branche umfasst diese Art der Planung in der Regel eine Analyse der verfügbaren Geräte und des allgemeinen Know-hows.
2. Die Planung der Personalkapazität dient dazu, die Anzahl der Stunden und damit die Anzahl der Teammitglieder zu bestimmen, die für die Durchführung des Prozesses erforderlich sind. Sie beginnt mit der Analyse der Verfügbarkeit von Spezialisten und deren Fähigkeiten, die für ein bestimmtes Projekt eingesetzt werden können. An dieser Stelle sollte das Unternehmen auch Urlaube, Abwesenheiten und andere Ereignisse berücksichtigen, die sich auf den Betrieb auswirken können. 
3. Die Planung der Werkzeugkapazitäten wird in die Gleichung einbezogen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über genügend Werkzeuge und Software verfügt, um das Projekt abzuschließen. Sollte ein solcher Bedarf entstehen, kann diese Art von Kapazitätsmanagement auch festlegen, welche zusätzlichen Ressourcen für einen bestimmten Zweck gekauft werden müssen. 

Wichtig ist, dass diese Arten des Kapazitätsmanagements nicht getrennt verwendet werden dürfen! Um einen detaillierten Überblick über das zu erhalten, was auf uns zukommt, sollten sie kombiniert und nicht austauschbar verwendet werden. 

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Im Zeitalter des Outsourcings und der überwältigenden Zahl von Dienstleistungen neigen die meisten Unternehmen jedoch dazu, der Planung der Personalkapazität große Aufmerksamkeit zu schenken. Dies gilt insbesondere für Projektunternehmen, die auf Spezialisten angewiesen sind, um Gewinne zu erzielen. Wenn Sie also Ihren Kunden bestimmte Dienstleistungen anbieten wollen, sollten Sie sich auf diesen Teil des Kapazitätsmanagements konzentrieren. 

Kapazitäts- und Ressourcenplanung - was ist der Unterschied? 

In manchen Fällen werden die Begriffe Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung austauschbar verwendet - und das zu Unrecht. Tatsächlich braucht jedes Unternehmen beide Arten der Planung, um erfolgreich zu sein. 

Die Kapazitätsplanung ist in der Regel der erste Schritt der Ressourcenplanung. Ihr Ziel ist es, festzustellen, ob das Unternehmen über verfügbare Ressourcen zur Durchführung neuer Projekte und Aufgaben verfügt. Sie verschafft den Managern somit einen allgemeinen Überblick über die Fähigkeiten eines Unternehmens. 

Darüber hinaus müssen die Unternehmen auch den Prozess der Bedarfsplanung berücksichtigen. Er besteht aus einem Lieferkettenmanagement, das darauf abzielt, den künftigen Bedarf an Ressourcen zu prognostizieren und vorherzusagen. In der IT-Branche konzentriert sich der Prozess in der Regel auf den Bedarf an Humanressourcen, d. h. an Spezialisten mit bestimmten Fähigkeiten oder deren Vollzeitäquivalenten. Mit anderen Worten: Die Bedarfsplanung bestimmt, ob das Unternehmen über die richtigen Mitarbeiter verfügt, um erfolgreich zu sein. 

Die Ressourcenplanung hingegen nutzt die von der Kapazitäts- und Bedarfsplanung gelieferten Informationen auf einer spezifischeren Ebene, um die verschiedenen Mitarbeiter zuzuweisen. Sie ist daher ein detaillierterer und praktischerer Ansatz. 

Hinweis: Der Kapazitätsmanagementprozess ist am effektivsten, wenn er mit der Ressourcenplanung und der Bedarfsplanung kombiniert wird! 

Kapazitätsmanagementplan, der in Primetric angezeigt wird:

• rote Linien - verfügbare Kapazität ohne Zuweisungen
• violette Linien - geplante Kapazität
• graue Linien - verfolgte Stunden: insgesamt (Feld oben in der Leiste des Mitarbeiters) und aufgeteilt in Projekte (graue Balken unter den Zuweisungen) 

Bedarfsplanung: 

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In der Bedarfsplanungsphase wird das Projekt in aufeinanderfolgende Phasen unterteilt. Kapazitätsmanager, Analysten und andere Beteiligte entscheiden dann, welcher Arbeitsaufwand für den Abschluss jeder Phase des Projekts erforderlich ist.

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Ressourcenplanung:

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Wenn der Arbeitsaufwand für eine Projektphase bereits bekannt ist, kann die Ressourcenplanung beginnen. In Primetric können die Ressourcen dem Projekt über eine spezielle Suchmaschine zugewiesen werden, die den Kapazitätsmanagern hilft, die Spezialisten nach ihren Fähigkeiten zu sortieren und sie den verschiedenen Projektphasen zuzuweisen - und das alles unter Berücksichtigung ihrer Verfügbarkeit. 

Strategien für das Kapazitätsmanagement

Verzögerungsstrategie

Unternehmen, die die Lag-Strategie anwenden, blicken nicht weit in die Zukunft. Vielmehr erhöhen sie ihre Kapazitäten erst dann, wenn sie bereits einen plötzlichen Anstieg der Nachfrage nach ihren Produkten und Dienstleistungen verzeichnen. 

Mit anderen Worten: Bei der Strategie des Lag Capacity Management brauchen die Unternehmen Fakten und Zahlen, keine Prognosen, um zu reagieren und ihre Kapazität zu erhöhen.

Diese Strategie mag zwar riskant klingen, kann aber für Unternehmen, die keine plötzlichen Nachfragespitzen erwarten, von Vorteil sein. In einem solchen Fall können sie große Investitionen aufschieben und gleichzeitig die Lagerbestände - und damit die Kosten - minimieren. 

Die Lag-Strategie hat jedoch auch ihre Schattenseiten. Bei falscher Anwendung kann sie zu einer Überlastung der Mitarbeiter führen. Außerdem kann sie bei einer steigenden Zahl von Aufträgen und Projekten zu großen Verzögerungen führen. 

Strategie der Führung 

Unternehmen, die die Lead-Strategie anwenden, sind in der Regel sehr optimistisch, was ihre Zukunft angeht. Das liegt daran, dass sie einen Anstieg der Nachfrage erwarten und sich darauf vorbereiten, bevor er eintritt - und das ist die Hauptannahme der Strategie.

Es überrascht nicht, dass die Lead-Strategie aufgrund ihres raschen Wachstums zu den beliebtesten Strategien in der IT-Branche gehört. Sie wird auch von den Kunden sehr geschätzt, die dank eines solchen Ansatzes erwarten können, dass ihr Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird. Infolgedessen nutzen Unternehmen die Lead-Strategie häufig als Wettbewerbsvorteil. 

Andererseits kann sich dieser Vorteil manchmal in einen Albtraum verwandeln. Immer dann, wenn die Nachfrage sinkt oder gleich bleibt, haben Unternehmen, die die Lead-Strategie anwenden, Dutzende von Mitarbeitern auf der Ersatzbank - und Tausende von Dollar, die den Bach runtergehen. Solche proaktiven Kapazitätsmanagementstrategien sollten daher mit Bedacht eingesetzt werden.

Strategie der Übereinstimmung 

Die Match-Strategie kombiniert Lead- und Lag-Strategien, um ein vernünftiges Gleichgewicht zu schaffen. Bei diesem Ansatz wird der Kapazitätsplan häufig durchgeführt, um die Situation genau zu beobachten und flexibel darauf zu reagieren. Dadurch kann das Unternehmen seine nächste Zukunft vorhersagen und sich entsprechend vorbereiten. 

Diese Strategie bietet im Gegensatz zu den bereits erwähnten eine Reihe von Vorteilen. Flexibilität, minimierte Risiken und die Möglichkeit der Skalierung sind nur einige von ihnen. 

Auch wenn die positive Seite der Matching-Strategie überzeugend erscheinen mag, sollten Sie bedenken, dass sie auf einem dynamisch wachsenden Markt möglicherweise nicht ausreicht! 

Anpassungsstrategie

Die Anpassungsstrategie ist ein weiterer Vorschlag für Unternehmen, die ihre Tätigkeiten auf der Grundlage tatsächlicher Daten durchführen wollen. Bei diesem Ansatz planen die Unternehmen ihre Kapazitäten auf der Grundlage historischer Daten, die aus verschiedenen Quellen im Unternehmen gesammelt wurden. 

Diese Strategie ist besonders für Unternehmen von Vorteil, deren Nachfrage im Laufe des Jahres schwankt. Sie kann als präzise Informationsquelle dienen - vorausgesetzt, die Daten werden mit Liebe zum Detail erhoben. 

Leider erfordert ein solcher Ansatz eine Reihe von zusätzlichen Instrumenten. Ohne diese wären die erstellten Prognosen ungenau und irreführend. Infolgedessen kann ein solches Kapazitätsmanagement eine Quelle zusätzlicher und oft unerwünschter Kosten sein. 

Kapazitätsmanagementprozess: Wie geht das? 

Kapazitätsmodellierung von Grund auf 

Sie beschäftigen sich zum ersten Mal mit Betriebsführung? Ich habe keine Zweifel - es mag wie eine beängstigende und knifflige Aufgabe klingen. Glücklicherweise kann die Kapazitätsmodellierung nicht nur nützlich, sondern auch einfach sein, wenn sie mit einer umfassenden Recherche beginnt. 

Unabhängig von der Branche, für die Sie eine Kapazität planen, sollten Sie zunächst alle Informationen zusammentragen, die Sie benötigen, um jede der drei oben in diesem Text genannten Kapazitätsarten zu bestimmen. 

Daher sollte Ihre Liste der Ressourcen Folgendes enthalten: 

1. Informationen über das Produkt - geschäftliche Anforderungen, Materialien, erforderliche Technologien, Eigenschaften, Qualitäten und alle anderen Merkmale, die das Produkt selbst betreffen. 
2. Informationen über die Mitarbeiter - Anzahl der für den Prozess erforderlichen Spezialisten, Art ihrer Beschäftigung, Verfügbarkeit, geplante Abwesenheit, Fähigkeiten, Erfahrung usw. 
3. Informationen über die Werkzeuge - verfügbare Software und Plattformen sowie die Werkzeuge, die nur für dieses Projekt gekauft werden müssen. 

Auch wenn die Liste kurz erscheinen mag, ist das Sammeln der Informationen wahrscheinlich der zeitaufwändigste Teil des Kapazitätsmanagements. Das liegt daran, dass sie für alle nachfolgenden Schritte des Vorgangs von entscheidender Bedeutung ist - jeder Fehler in der Liste wird in der Zukunft zu einer falschen Kapazitätsplanung führen!

Kapazitätsmanagement Schritt für Schritt

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1. Beginnen Sie mit dem Bedarfsplanungsprozess. Analysieren Sie den Umfang des Projekts und ermitteln Sie, welche Fähigkeiten und Spezialisten Sie für den Erfolg benötigen. Vergleichen Sie diese dann mit den Kapazitäten Ihres Unternehmens, vermeiden Sie Kapazitätsprobleme und treffen Sie die notwendigen Entscheidungen. 

Es gibt viele Möglichkeiten, den Bedarf für ein bestimmtes Projekt zu ermitteln. Um dies erfolgreich zu tun, können Sie: 

• die Anzahl der Stunden zählen, die für den Abschluss des Projekts oder seiner Phase erforderlich sind, 
• die Anzahl der Vollzeitäquivalentefür bestimmte Fachrichtungen zu bestimmen, 
• beide Methoden zu kombinieren, indem die Projekte in übergeordnete Phasen unterteilt werden und die Anzahl der Vollzeitäquivalente für jede Phase bestimmt wird. 

Beispiel: 

Das Unternehmen Best möchte ein neues Projekt starten. Das Projekt wurde in mehrere Phasen unterteilt: 

• MVP
• Backend
• Frontend 
• Tests 
• Wartung. 

Für jede Phase werden unterschiedliche Fachleute benötigt, weshalb ihr Bedarf und ihre Kapazität getrennt berechnet werden sollten.

Die erste Analyse hat ergeben, dass die erste Phase des Projekts Folgendes erfordert: 

• einen Projektleiter mit 160 Stunden zur Verfügung, 
• einen Scrum Master mit 160 Stunden zur Verfügung, 
• 2 UX-Designer mit je 80 Stunden in der ersten Phase des Projekts (insgesamt 160 Stunden), 
• 4 Ingenieure mit jeweils 160 verfügbaren Stunden (insgesamt 640 Stunden), 
• 2 Tester mit jeweils 160 Stunden (insgesamt 320 Stunden). 

Wie wir aus der obigen Liste ersehen können, wird die erste Phase des Projekts schätzungsweise 1440 Stunden in Anspruch nehmen - und dieser Wert entspricht der Kapazität unseres Projekts. 

Im weiteren Verlauf müssen die gleichen Informationen für jede Phase des Projekts berechnet werden. Die Ergebnisse dieser Berechnungen können später addiert werden, um Ihnen eine geschätzte Zeit für die Fertigstellung des gesamten Projekts zu geben. 

2. Überprüfen Sie die Auslastung der Ressourcen. Einige Ihrer Mitarbeiter sind möglicherweise mit anderen Projekten beschäftigt, während andere beschließen, nicht mehr für Sie arbeiten zu wollen (und andere ihren Platz einnehmen). Prüfen Sie anhand der Informationen über die aktuellen Tätigkeiten, ob Sie zusätzliche Spezialisten für ein bestimmtes Projekt einstellen müssen. 

Um zu verlässlichen Ergebnissen zu kommen, sollten Sie die Auslastung mit unserem Leitfaden berechnen. Wenn Sie über ein Ressourcenmanagement-Tool wie Primetric verfügen, können Sie einen erweiterten Bericht verwenden, um den aktuellen Stand der Ressourcenauslastung in Ihrem Unternehmen zu ermitteln. 

3. Berechnen Sie die verfügbare Kapazität der Mitarbeiter, die für die Durchführung des Projekts erforderlich ist. Berücksichtigen Sie Feiertage und andere geplante Ereignisse und Abwesenheiten in der Anzahl der Arbeitsstunden für einen bestimmten Zeitraum.

Um ein genaues Ergebnis zu erhalten, verwenden Sie die Formel: 

Gesamtkapazität = Anzahl der Arbeitstage * Anzahl der Arbeitsstunden * Anzahl der Beschäftigten

Oder nutzen Sie Tools für die Ressourcenverwaltung, um sich die Informationen zu beschaffen: 

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Beispiel: 

Das beste Unternehmen weiß bereits, welche Ressourcen es benötigt. Auf dem Papier sollte das Projekt nur einen Monat in Anspruch nehmen, da es von jedem Mitarbeiter maximal 160 Stunden erfordert. Wenn die Manager von The Best Company jedoch einen Blick auf den Kalender werfen, stellen sie fest, dass sie in Schwierigkeiten sind. Der Grund dafür ist: 

• Der Projektleiter wird sich wegen einer Operation in einen geplanten Krankheitsurlaub begeben. Er wird in der ersten Woche des Monats abwesend sein.
• Der neu eingestellte Scrum Master ist noch nicht bei uns - er wird zu Beginn der 4. Woche des Monats zum Team stoßen. 
• Einer der Tester wird bis Ende des Monats seinen zweiwöchigen Urlaub genießen. 
• In der zweiten Woche des Monats ist ein Feiertag vorgesehen. 

An diesem Punkt erkannte The Best Company auch, dass es die Anzahl der Stunden berücksichtigen sollte, die seine Mitarbeiter tatsächlich arbeiten. Nach den Daten, die das Unternehmen gesammelt hat, entspricht der durchschnittliche Arbeitstag 7 Stunden projektbezogener Arbeit. Dieser Wert sollte auch bei der Planung der Kapazität berücksichtigt werden!

Aber wie berechnet man in diesem Fall die Kapazität der Mitarbeiter?

Berechnung des Kapazitätsangebots: einfaches Beispiel

Beginnen wir mit den einfachsten Beispielen: die Mitarbeiter, die nur an Feiertagen abwesend sein werden. Für 7 Mitarbeiter (4 Ingenieure, 1 Tester und 2 UX-Designer) wird dies der einzige zusätzliche freie Tag in diesem Monat sein. 

5 Mitarbeiter (4 Ingenieure und 1 Prüfer) sollten in diesem Monat 160 Stunden arbeiten. Da jedoch ein Feiertag im Kalender steht, ändert sich ihre Kapazität - um genau zu sein, müssen wir 8 Stunden davon abziehen. 

160 - 8 = 152 Stunden verfügbare Kapazität. 

Diese Spezialisten arbeiten jedoch nur 7 Stunden pro Tag an dem Projekt. Wenn man davon ausgeht, dass der Monat, um den es hier geht, 19 Arbeitstage und einen Feiertag hat, muss ihre Kapazität um weitere 19 Stunden reduziert werden, die sie jeden Tag für andere Tätigkeiten verlieren.

152 - 19 = 133 Stunden = die abrechenbare Kapazität eines Mitarbeiters. 

Wie bereits erwähnt, sind für die Durchführung des Projekts 160 Stunden pro Mitarbeiter erforderlich. Daher wird es diesen Monat definitiv nicht abgeschlossen sein! 

Berechnung der verfügbaren Kapazität für Halbtagskräfte

Wir wissen bereits, wie viele Tage Vollzeitkräfte an dem Projekt arbeiten werden. Jetzt müssen wir die Kapazität für Mitarbeiter berechnen, die nur für 80 Stunden im Projekt benötigt werden - 2 UX-Designer. 

Wie ich bereits erwähnt habe, werden auch sie einen Feiertag erhalten, da ihre Fähigkeiten in der ersten Phase des Projekts benötigt werden. Infolgedessen sinkt ihre Kapazität um 8 Stunden. 

80 - 8 = 72 = verfügbare Kapazität

Auch hier müssen wir die Zeit berücksichtigen, die UX-Designer für ihre anderen Aufgaben aufwenden. Wie im obigen Beispiel verlieren sie jeden Tag 1 Stunde - aber sie werden nur 10 volle Tage an diesem Projekt arbeiten, da sie Halbtagskräfte sind. Sie werden auch ihren gesetzlichen Feiertag genießen, der bereits in der Gleichung enthalten ist. Infolgedessen müssen wir weitere 9 Stunden von ihrer vorhandenen Kapazität abziehen. 

72 - 9 = 61 Stunden = abrechenbare Kapazität der UX-Designer

Wie wir aus diesem Beispiel ersehen können, werden UX-Designer ihren Teil der Arbeit nicht in nur 2 Wochen abschließen - sie werden weitere 3 Tage benötigen, um die Aufgaben zu erledigen, für die 80 Stunden angesetzt waren. 

Berechnung der verfügbaren Kapazität für neue und ausscheidende Mitarbeiter

Die IT-Branche ist eine sehr dynamische Branche. Folglich sollten Unternehmen wie The Best Company damit rechnen, dass jederzeit neue Arbeitskräfte kommen - und sie müssen auch damit rechnen, dass sie jederzeit wieder gehen können. 

Im Falle des neuesten Projekts von The Best Company wird der Scrum Master drei Wochen nach dem ursprünglich geplanten Projektstart Teil des Unternehmens werden. Infolgedessen schrumpft seine verfügbare Kapazität drastisch um 75 %! 

160 : 4 = 40 Stunden verfügbare Kapazität. 

Wie im vorigen Beispiel wird er auch hier weniger als diese Zeit arbeiten. Das beste Unternehmen muss von diesem Ergebnis weitere 5 Stunden abziehen, weil seine Mitarbeiter nur 7 Stunden pro Tag an diesem Projekt arbeiten können. Die tatsächliche abrechenbare Kapazität für den Scrum Master beträgt also 35 Stunden in der letzten Woche des Monats.

Berechnung des Kapazitätsangebots im Falle von Abwesenheiten

Zum Leidwesen von The Best Company werden zwei ihrer Angestellten sehr bald abwesend sein. 

Erstens: Der Projektleiter wird in der ersten Arbeitswoche wegen einer geplanten Operation abwesend sein. Nach dem Kalender sollte er in diesem Monat 160 Stunden arbeiten. Er wird jedoch 40 Stunden nicht anwesend sein - und das wird seine Kapazität stark beeinträchtigen. Hinzu kommt, dass er an einem Feiertag einen freien Tag haben wird. Seine verfügbare Kapazität beträgt also: 

160 - 40 - 8 = 112 Stunden 

Dann wird er immer noch nicht in der Lage sein, 8 Stunden pro Tag zu arbeiten, da dies unsere allgemeine Annahme für alle Mitarbeiter ist. Daher reduziert sich seine Kapazität um ⅛ - und dem Projektleiter bleiben nur 98 Stunden abrechenbare Kapazität.

Zu guter Letzt geht einer von zwei Testern für zwei Wochen in den Urlaub. Infolge seiner Reise sinkt seine Kapazität um die Hälfte. Der glückliche Tester wird außerdem einen zusätzlichen freien Tag während der Feiertage genießen. Unter Berücksichtigung all dieser Details beträgt seine verfügbare Kapazität: 

160 : 2 - 8 = 72 Stunden. 

Wir müssen bedenken, dass seine Kapazität noch einmal um ⅛ reduziert werden muss - wie wir bereits festgestellt haben, wird der Prüfer nicht volle 8 Stunden pro Tag arbeiten. Folglich beträgt seine maximale Kapazität 63 Stunden.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Kapazitätsberechnung sowie in den Informationen zur Ressourcenauslastung in Ihrem Unternehmen. Alternativ können Sie auch Primetric nutzen, um diesen Prozess mit unserem Ressourcenplanungstool zu vereinfachen. 

4. Treffen Sie Entscheidungen mit Blick auf die Kapazität. Das Management der Dienstleistungskapazität hat nur ein Ziel: sicherzustellen, dass das Unternehmen über genügend Ressourcen verfügt, um Aufträge oder Projekte fristgerecht abzuschließen. Anhand der Analyse, die wir im obigen Beispiel durchgeführt haben, können Sie klar erkennen, ob Ihr Unternehmen über die erforderlichen Mitarbeiter verfügt, um ein bestimmtes Projekt abzuschließen. Diese Informationen werden Ihnen helfen, wichtige Entscheidungen zu treffen. 

In Primetric wird die Kapazität des Nutzers anhand seiner Abwesenheitszeiten, Verträge und anderer persönlicher Informationen berechnet. Anschließend werden die Informationen in unserer Suchmaschine gesammelt, die den Managern hilft, verfügbare Fachkräfte mit den von ihnen benötigten Fähigkeiten zu finden. 

Beispiel: 

Wir kennen die genaue Zahl der Personen, die The Best Company in ihr neuestes Projekt einbeziehen wollte. Auf der Grundlage dieser Informationen können wir: 

• den Starttermin des Projekts zu ändern, da der Projektleiter und der Scrum Master zu Beginn des Monats abwesend sein werden, 
• Ersatz für Mitarbeiter zu organisieren, die nicht in vollem Umfang an dem Projekt teilnehmen können, 
• entscheiden, ob neue Mitarbeiter für das Projekt eingestellt werden sollen, z. B. im Falle eines Testers, der die Hälfte der Projektlaufzeit abwesend sein wird, 
• den Bedarf an Überstunden aufgrund von Abwesenheiten vorhersagen, 
• eine Schätzung, wann das Projekt abgeschlossen sein wird. 

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4. Verfolgen Sie den Fortschritt. Verwenden Sie Tools zur Zeiterfassung, um die Arbeit Ihrer Spezialisten zu überwachen und festzustellen, ob Ihre Schätzungen angepasst werden müssen. Passen Sie sich den aktuellen Umständen an und bearbeiten Sie Ihr Projekt, um Ihre Ziele zu erreichen. 

Wie kann Ihr Unternehmen vom Kapazitätsplan profitieren? 

Auch wenn das Kapazitätsmanagement wie ein Prozess für das C-Level-Management erscheint, ist es auch für alle anderen Fachleute in Ihrem Unternehmen wertvoll. In der Tat können verschiedene Abteilungen auf verschiedene Weise davon profitieren. 

Der COO kann das operative Kapazitätsmanagement nutzen, um:

• den Auslastungsgrad im Unternehmen zu sehen und auf etwaige Probleme zu reagieren; 
• das Projekt effektiv zu verwalten und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen,
• die Abhängigkeiten und Verbindungen zwischen Teams, Abläufen und Technologien zu erkennen und sie mit den Projekten zu vergleichen, um deren Ausführung zu beschleunigen. Mit dem Kapazitätsmanagement kann der COO seinem Unternehmen helfen, schneller als je zuvor zu skalieren, 
• die Kommunikation zwischen Managern zu verbessern und ihre Arbeit ohne Dutzende von unnötigen Sitzungen zu gestalten. 
• Ermittlung potenzieller Kosten, die durch die Beschäftigung von Personen entstehen, die keinem Projekt zugewiesen sind. 

Für das PMO zeigt das Kapazitätsmanagement:

• ob die Prozesse reibungslos und ohne größere Probleme ablaufen, 
• Projekte, die sich verzögern und folglich zu Gewinneinbußen führen können, 
• die Nutzung der Ressourcen in Echtzeit zu überwachen. 

Nicht zuletzt kann der CEO die Schlussfolgerungen aus dem Kapazitätsmanagement nutzen, um:

• Überwachung größerer Probleme im Zusammenhang mit Verspätungen, Unterbrechungen und anderen Problemen, die sich auf den Zustand des Unternehmens auswirken können, 
• die Entscheidungen und die Effizienz seiner Manager zu kontrollieren, 
• sowohl die Wachstumschancen als auch die Probleme zu erkennen, die dem Unternehmen in der Zukunft Probleme bereiten könnten. 

Mit der Praxis des Kapazitätsmanagements kann die Verkaufsabteilung : 

• herauszufinden, ob sie über die notwendigen Ressourcen für ein vorläufiges Projekt verfügen, 
• prüfen, welche Fachkräfte verfügbar sind und ein neues Projekt für sie finden. 

Andererseits wird die Personalabteilung durch das Kapazitätsmanagement dazu angehalten: 

• überlastete Mitarbeiter zu finden und auf ihre Situation zu reagieren, 
• entscheiden, ob das Unternehmen neue Fachkräfte einstellen muss, 
• zu sehen, welche Fähigkeiten und Fertigkeiten für das Wachstum des Unternehmens erforderlich sind. 

Bewährte Verfahren für das Kapazitätsmanagement

Letztendlich geht es beim Kapazitätsmanagement nicht nur darum, ein paar Schritte zu befolgen. Wie bei jedem anderen Vorgang, der mit Dutzenden von Menschen durchgeführt wird, sind auch bei der Kapazitätsplanung einige universelle Praktiken erforderlich, die dazu beitragen, dass diese Strategie ihre Wirkung entfaltet. Dazu gehören: 

1. Ständige Kommunikation in beide Richtungen. Sowohl die Planung als auch die Durchführung eines jeden Projekts hängen von der Transparenz im Unternehmen ab. Wenn keine genauen Daten vorliegen, kann die Kapazitätsplanung nicht so zuverlässig und effektiv sein wie ursprünglich beabsichtigt. 
2. Risikobewertung. Projekte, die von Dutzenden verschiedener Personen durchgeführt werden, sind anfällig für unvorhergesehene Probleme, die auf menschliche Faktoren zurückzuführen sind. Wenn Sie dies berücksichtigen, können Sie die meisten Probleme vorhersehen und in Ihren Kapazitätsplan aufnehmen. 
3. Kürzerer Arbeitstag - zumindest auf dem Papier. Kein Spezialist auf der Welt ist in der Lage, 8 Stunden pro Tag zu arbeiten. Selbst die produktivsten Menschen werden durch Besprechungen, E-Mails und natürlich die wohlverdienten Mahlzeiten abgelenkt. Daher sollten Sie bei der Verwaltung der Betriebskapazität davon ausgehen, dass Sie weniger als 8 Stunden pro Tag zur Verfügung haben. 
4. Anpassung an die Humanressourcen. Ihre Projekte hängen von Ihren Mitarbeitern ab. Behandeln Sie sie nicht wie Maschinen oder Materialien; ihr Wohlbefinden und ihre Zufriedenheit sind für Ihr Projekt genauso wichtig wie die Software selbst. Passen Sie Ihren Ansatz an ihre Bedürfnisse an, um die besten Ergebnisse zu erzielen. 
5. Innovative Tools für das Kapazitätsmanagement. Die Planung muss nicht mehr auf Tausenden von Papieren oder in Tabellenkalkulationen erfolgen. Unternehmen wie das Ihre können sich heute auf innovative Tools verlassen, die ihnen einen Großteil der Arbeit abnehmen - und den Rest mit nur wenigen Klicks erledigen. Tipp: Primetric ist eines dieser Tools;)
6. Genehmigungs-Workflow. Alle wichtigen Dokumente und Entscheidungen sollten mit den wichtigsten Managern und Mitarbeitern geteilt werden, um sicherzustellen, dass alle Entscheidungen einstimmig getroffen werden. Dies verbessert auch die Transparenz und das Bewusstsein für alle Änderungen. 
7. Warnmeldungen bei ungeplanten Ereignissen. Unerwartete Krankheitsausfälle und andere unvorhergesehene Hindernisse sollten in den Systemen oder Tabellen, die ein Unternehmen für die Ressourcenverwaltung verwendet, sichtbar sein. Solche Warnmeldungen ermöglichen es den Managern, ihre Entscheidungen zu treffen, zu ändern und anzupassen, ohne alle aktuellen Änderungen im Kopf zu haben. 
8. Wöchentliche / monatliche Treffen. Nicht alles kann in Tools erledigt werden. Daher sind wöchentliche und monatliche Besprechungen ein Muss. Sie sind besonders wertvoll, wenn ein Unternehmen seine Pläne überdenken und umgestalten und in einem dynamischen Umfeld Entscheidungen an Ort und Stelle treffen muss. Aber auch auf täglicher Basis können sie genutzt werden, um die Ressourcenkapazität und die Pläne für die Zukunft zu analysieren.

Sie möchten mehr über bewährte Verfahren für ein proaktives Kapazitätsmanagement erfahren? Dann sind Sie bei uns genau richtig - unsere Kunden haben es bereits erfolgreich umgesetzt! Werfen Sie einen genaueren Blick auf unsere Fallstudie, die in Zusammenarbeit mit Monterail erstellt wurde, und sehen Sie, wie sie den Prozess angegangen sind. 

Kapazitätsberechnung: Häufige Fehler

Andererseits sollten Sie bei der Planung der Ressourcenkapazität für Ihr Unternehmen darauf verzichten: 

1. Zu große Zuversicht in Ihre Pläne. Projekte mit zu optimistischen - und oft unrealistischen - Annahmen sind anfällig für Verzögerungen und andere Probleme. Schätzen Sie das Risiko ab und behalten Sie dabei mögliche Probleme im Auge, um Unzufriedenheit bei Ihren Kunden und Mitarbeitern zu vermeiden. 
2. Nichtbeachtung der Fähigkeiten und Ambitionen der Menschen. Unpassende Spezialisten schaden jedem Projekt, an dem sie beteiligt sind, mehr als sie nützen. Dasselbe gilt für Mitarbeiter, die sich in einem anderen Bereich weiterentwickeln wollen als dem, in dem sie gerade arbeiten. Eine solche Situation kann sowohl für Projekte als auch für die Fluktuationsrate schädlich sein! 
3. Die Kapazität wird überschätzt. Weihnachten steht vor der Tür und Sie haben vergessen, es in den Terminplan aufzunehmen? Die Ferienzeit steht vor der Tür und Sie haben keine Fachkräfte im Büro? Das sind häufige Gründe für Projektverzögerungen! Berücksichtigen Sie sie, bevor Sie die Fristen für Ihre Projekte festlegen. 
4. Mangel an Arbeitsabläufen. Planung und Umsetzung des Kapazitätsmanagements sind zwei sehr unterschiedliche Dinge. Ohne einen angemessenen Arbeitsablauf bleibt die Entscheidung nur ein paar Worte auf einem Stück Papier. 
5. Fehlende Bedarfsplanung. Kein Unternehmen kann ein Projekt ohne Ressourcen erfolgreich planen - und bei der Bedarfsplanung dreht sich alles um die Ressourcen. Wird diese Phase ausgelassen, kann dies zu zahlreichen offenen Stellen, überfüllten Werkbänken und letztlich zu enormen Verzögerungen und Verlusten führen.
6. Ignorieren Sie die historischen Daten. Die erfasste Zeit kann für mehr als nur für die Berechnung von Gehältern verwendet werden. Durch die Analyse der historischen Daten über die geleisteten Arbeitsstunden können Sie Unstimmigkeiten und Möglichkeiten erkennen und Ihre Schätzungen in Zukunft verbessern. 

Kapazitätsplanung mag kompliziert klingen - aber es lohnt sich! 

Das Kapazitätsmanagement umfasst eine Reihe von Faktoren, die auf den ersten Blick sehr kompliziert erscheinen mögen. Glücklicherweise handelt es sich nur um einen ersten Eindruck - je weiter Sie gehen, desto einfacher wird die Kapazitätsplanung. 

Die Grundsätze sind für alle Fälle, Verträge und Arten von Abwesenheiten gleich. Wenn Sie also anhand unserer Beispiele einen Eindruck von diesen Berechnungen bekommen haben, sollten Sie keine Probleme haben, die Kapazität in anderen, komplexeren Fällen wie Langzeitabwesenheit, Mutterschaftsurlaub und plötzlichen Planänderungen in den Projekten abzuschätzen. 

Darüber hinaus wirken sich Ihre Berechnungen direkt und positiv auf die Finanzen Ihres Unternehmens aus.

Mit der Kapazitätsplanung können Sie:

• Ihre Projekte erfolgreich zu planen, ohne die bestehenden Projekte zu beeinträchtigen, 
• sich auf alle unerwarteten Szenarien vorbereiten und in Echtzeit auf sie reagieren, 
• eine realistische Einschätzung des Fertigstellungstermins für alle Projekte, 
• die Lücken, die die auf der Bank sitzenden Mitarbeiter haben, zu finden und zu füllen, indem sie zusätzliche Projekte für sie finden, 
• Maximieren Sie Ihre Einnahmen, indem Sie Ihre Arbeitskräfte optimal einsetzen. 

Denken Sie auch daran, dass Sie in der Regel nicht alle diese Berechnungen manuell durchführen müssen. Ressourcenmanagement-Tools wie Primetric können diese Berechnungen mit nur den in das System eingegebenen Basisdaten durchführen. Mit solchen Tools kann die Kapazitätsplanung nicht nur Ihre Arbeit vereinfachen, sondern auch Ihre Zeit sparen. 

Verbessern Sie Kapazitätsberechnungen in wenigen einfachen Schritten 

Haben Sie das Gefühl, dass all diese Dinge zu kompliziert sind, um sie in einer Tabellenkalkulation zu erledigen? Ist es zeitraubend? Oder ist es einfach nur eine anstrengende und sich wiederholende Prozedur? 

Wir stimmen mit Ihnen überein - deshalb haben wir Primetric gegründet.

Mit Primetric können Sie alle Ihre Ressourcen und deren Verfügbarkeit einsehen. So können Sie Ihre zukünftigen Einsätze genau planen und gleichzeitig die Arbeitsmoral Ihrer Spezialisten verbessern. 

Wie? 

Lassen Sie es sich zeigen - buchen Sie eine Demo mit Primetric und gestalten Sie die Kapazitätsplanungsprozesse in Ihrem Unternehmen neu.