Creating a Project Schedule in Project Management: How to Do It?

Professioneller Projektplan: Die wichtigsten Erkenntnisse

Nach der Lektüre dieses Artikels sollten Sie dazu in der Lage sein:

• Definieren Sie den Projektzeitplan und seine Arten und wählen Sie diejenige, die am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Projektmanagementstil passt, 
• Projektplan von Grund auf neu erstellen, 
• Nutzen Sie die bewährten Verfahren, um Ihren Projektplan zu verbessern und Fehler in früheren Plänen zu finden. 

Was ist der Projektzeitplan? Definition 

Der Projektzeitplan im Projektmanagement ist ein detaillierter Zeitplan, der zeigt, wie alle Teile des Projekts auf einer Projektzeitachse, die die gesamte Dauer des Projekts von Anfang bis Ende umreißt, miteinander verbunden sind. 

Welche Elemente sollten in die Projektplanung einbezogen werden?

Um die Dinge ins rechte Licht zu rücken, enthält der Projektplan Verbindungen zwischen verschiedenen Elementen der Projekte, die Projektmanager kennen sollten, wie z. B.: 

• Dauer des Projekts und seiner aufeinanderfolgenden Phasen oder sogar Aufgaben, 
• Ressourcen, die für die Durchführung der Aufgaben und Phasen der Projekte erforderlich sind, sowie deren Fähigkeiten und Kapazitäten, 
• Beziehungen zwischen den Phasen und ihren Ergebnissen, 
• Kundenanforderungen sowohl für das gesamte Projekt als auch für die darauf folgenden Phasen, 
• Meilensteine des Projekts, 
• Löhne und Kosten im Zusammenhang mit den aufeinanderfolgenden Projektphasen. 

Arten von Projektzeitplänen 

Natürlich können sich Projektzeitpläne je nach ihrem Zweck unterscheiden. Deshalb können wir sie in einige Kategorien einteilen. 

Projektzeitpläne nach Granularität

Manche Projektzeitpläne sind detaillierter als andere - und dafür gibt es einen guten Grund. Je nach Zielgruppe können solche Zeitpläne Kunden oder Managern gezeigt oder für interne Zwecke des Unternehmens verwendet werden. 

Aus diesem Grund werden Projektzeitpläne üblicherweise unterteilt in: 

• Hauptprojektplan - ein sehr allgemeiner Überblick über die im Projekt enthaltenen Vorgänge. Er fasst die wichtigsten Aufgaben mit ihrer Dauer und den zu ihrer Durchführung erforderlichen Fähigkeiten zusammen. In der Regel wird der Gesamtprojektplan den Führungskräften oder Kunden vorgelegt. 
• Meilensteinplan - ein Zeitplan, der sich auf die wichtigsten Projektmeilensteine konzentriert, die für den Erfolg der Operation notwendig sind. Er zeigt den Führungskräften den allgemeinen Projektfortschritt und ermöglicht es ihnen, zu handeln, falls etwas schief geht. 
• detaillierter Projektplan - ein detaillierter Plan, der den einzelnen Spezialisten zeigt, woran sie wann arbeiten sollen. Er hilft auch ihren Managern, den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten. 

Projektzeitpläne nach Art des Entwurfs

Doch selbst der allgemeinste Projektplan kann irreführend sein, wenn er nicht richtig interpretiert wird. Aus diesem Grund können Projektpläne auch nach den im Projektmanagement üblichen Entwurfsarten unterteilt werden. 

Die meisten gängigen Projektpläne werden in einer Form von dargestellt: 

• Aufgabenliste - die Liste jeder einzelnen Aktion, die im Projekt erledigt werden muss. Sie ist ein charakteristisches Merkmal des Jira-Projektportfoliomanagements. 
• Gantt-Diagramme - Zeitpläne mit Zuweisungen für ein bestimmtes Projekt, 
• Kalender - klassische Tabellen mit Daten und Etappen, die an einem bestimmten Tag erledigt werden sollen. 

Natürlich ist die Liste hier noch nicht zu Ende - viele Projektplanungstools, wie z. B. Primetric, bieten weitergehende Visualisierungen von Projektplänen. Primetric kombiniert beispielsweise Gantt-Diagramme mit einem Kalender, um Managern einen umfassenden Überblick über geplante Zuweisungen, ihren Fortschritt und wichtige Termine zu geben, zusammen mit Informationen über Urlaub, Freizeit und mehr. 

Was ist der Unterschied zwischen Projektplanung und Projektterminierung? 

An diesem Punkt unserer Überlegungen haben Sie wahrscheinlich eine sehr einfache, aber wesentliche Frage im Kopf: Ist die Projektplanung nicht das Gleiche wie die Projektvorbereitung?

Die Antwort auf diese Frage lautet: Nein, das sind sie nicht.

Was ist Projektplanung? 

Die Projektplanung konzentriert sich auf die eher theoretischen Elemente des Projekts. Während dieses Prozesses werden die wichtigsten Grundsätze für ein bestimmtes Vorhaben festgelegt. Dazu gehören: Methoden, Richtlinien, Verfahren, Anforderungen und sehr allgemeine Schätzungen, die sich auf die Arbeit der Teammitglieder auswirken, aber nicht deren Verantwortlichkeiten festlegen. Es werden weder der Projektumfang noch die Abhängigkeiten von Aufgaben oder die Verfügbarkeit von Ressourcen definiert. 

Was ist Projektplanung? 

Die Projektplanungist dagegen durch einen eher praktischen Ansatz gekennzeichnet. In diesem Prozess werden die Pläne in die Realität umgesetzt. Zu diesem Zeitpunkt legen die Projektmanager den Projektumfang im Detail fest, unterteilen das Projekt in Phasen und Aufgaben, weisen ihnen Projektteams zu und erstellen einen detaillierten Zeitplan, der sofort in die Tat umgesetzt werden kann. 

Wer sollte bei seiner Arbeit einen Projektplan verwenden? 

Die Antwort auf diese Frage ist sehr einfach: Jedes Unternehmen, das von der Zeitplanung seiner Mitarbeiter profitiert, sollte immer einen Projektplan zur Hand haben. 

Der Projektplan ermöglicht es den Managern, das Projekt in Phasen zu unterteilen, die Anforderungen für jede Phase zu spezifizieren und die Ressourcenprognose (und folglich die Ressourcenzuweisung) so genau wie möglich durchzuführen. Außerdem hilft er ihnen, den Projektfortschritt zu überwachen. Das Ergebnis ist, dass keine Ressourcen verschwendet werden und das Projekt nach einem optimalen Zeitplan durchgeführt wird. 

Aus den oben genannten Gründen ist die Erstellung eines Zeitplanmanagements besonders für IT-Unternehmen, Marketingagenturen, Anwaltskanzleien oder andere Unternehmen zu empfehlen, die täglich mit langfristigen Operationen zu tun haben. 

Welche Vorteile hat die Erstellung eines Projektplans? 

Nun gut, aber warum sollten diese Unternehmen überhaupt einen Projektplan erstellen? 

Die Antwort auf diese Frage ist einfach: weil ein Projektplan sowohl für das Projekt als auch für das Unternehmen von Vorteil sein kann. 

Wie kann Ihnen ein Projektplan helfen? 

Wenn Sie es zur Hand haben, können Sie: 

• die Kommunikation zwischen Projektteam und Kunden zu verbessern und deren Erwartungen zu steuern, 
• die Verfügbarkeit von Ressourcen genau zu bestimmen und den Zeit- und Ressourcenbedarf für die Durchführung des Projekts zu schätzen, 
• einen realistischen Zeitplan für alle Phasen, Projektaufgaben und individuelle Zuweisungen erstellen und worforce optimieren,
• den Fachleuten verlässliche Informationen über die von ihnen in einem bestimmten Zeitraum zu erledigende Arbeit zu liefern, 
• Überbuchungen, Leerstände oder andere Fehler, die dem Projekt schaden könnten, zu vermeiden und dafür zu sorgen, dass alle Arbeiten rechtzeitig abgeschlossen werden,
• dem Projektteam aufzeigen, wie die Aufgaben und Phasen zueinander in Beziehung stehen und wie sich diese Beziehungen auf ihre Arbeit auswirken, 
• die Fehler in der Planung oder bei der Ausführung des Plans zu finden und gegebenenfalls darauf zu reagieren. 

Klingt gut? Wir sind einverstanden. 

Aber kommen wir zur Sache: Wie erstellt man überhaupt einen Projektplan? 

Wie erstellt man einen Projektplan? Schritt für Schritt Anleitung

1. Das Projekt planen

Sie wissen bereits, was der Unterschied zwischen Projektplanung und Projektterminierung ist - und jetzt können Sie dieses neu erworbene Wissen in die Praxis umsetzen. 

In einer Projektplanungsphase sollte der Projektleiter alle Prozesse und grundlegenden Informationen für das Projekt vorbereiten. Dazu gehören: Methoden, Richtlinien, Verfahren, Anforderungen und sehr allgemeine Schätzungen, die als Grundlage für den kritischen Pfad Ihres Projekts dienen werden. Erstellen Sie ein Dokument, das all diese Informationen zusammenfasst, und teilen Sie es mit anderen interessierten Parteien, einschließlich Ihrer Teamkollegen, anderer Projektmanager (falls erforderlich) und wichtiger Interessengruppen. 

2. Erstellen Sie eine Hierarchie der Projektaktivitäten

Sie kennen bereits das Hauptziel Ihres Projekts und haben einen Überblick über den kritischen Pfad, der zu diesem Ziel führt. Jetzt ist es an der Zeit, herauszufinden, mit welchen Maßnahmen Sie dieses Ziel erreichen können, und einen Projektstrukturplan zu erstellen. 

Wie sollte die Hierarchie aussehen? 

Teilen Sie dazu das Projekt von der Stadt aus in kleinere Einheiten ein. Das sollten Sie tun: 

• das Projekt in Phasen unterteilen und deren Meilensteine festlegen, 
• Unterteilen Sie die Phasen in Vorgänge oder Aufgaben (je nach gewünschter Granularität), 
• die Aufgaben oder Vorgänge in einzelne Zuordnungen aufteilen. 

Danach wissen Sie genau, was zu tun ist und wer dafür zuständig ist - mit anderen Worten: Ihr kritischer Pfad ist jetzt viel detaillierter. Achten Sie sehr auf den Prozess - der Projektstrukturplan wirkt sich schließlich auf den gesamten Plan aus! 

3. Definieren Sie die Abhängigkeiten 

Kein Projekt kann als abgeschlossen betrachtet werden, wenn nur sein letztes Element ordnungsgemäß geliefert wurde. Deshalb müssen Sie, bevor Sie Ihre Hierarchie in einen Zeitplan umwandeln, herausfinden, wo die abhängigen Aufgaben liegen - und wie Sie solche Aufgabenabhängigkeiten verwalten können, ohne Ihren kritischen Pfad zu zerstören. 

Abhängigkeiten von Aufgaben Schritt für Schritt

Analysieren Sie den Projektstrukturplan, die Aufgabenliste und alle Verbindungen zwischen den verschiedenen Aktivitäten und bewerten Sie das damit verbundene Risiko. Wenn möglich, denken Sie über Lösungen nach, die Sie in das Projekt einführen können, um die schlimmsten Szenarien zu verhindern. Sie können auch versuchen, die Aufgaben so weit wie möglich zu trennen - das verringert die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief geht. 

Verwenden Sie außerdem Gantt-Diagramme oder Planungssoftware, um die Arbeit zu erleichtern, oder fragen Sie andere Projektmanager um Rat, wenn Sie Probleme haben. 

Am Ende dieses Schritts sollten Sie die Aufgaben anhand ihrer Abhängigkeiten in eine Reihenfolge bringen und einen ersten Entwurf des Projektzeitplans erstellen, aus dem hervorgeht, in welcher Reihenfolge die aufeinander folgenden Maßnahmen durchgeführt werden sollten. 

4. Schätzung der für die Projektplanung benötigten Ressourcen

Sie wissen jetzt, was in welcher Reihenfolge geschehen soll. Wenn Sie die Fristen mit Ihrem Kunden besprochen haben, sollten Sie auch ungefähr wissen, wann das Projekt beginnen und enden soll. Damit haben Sie alle Informationen, die Sie brauchen, um eine Ressourcenplanung zu beginnen. 

Wie lässt sich der Terminplanungsprozess verwalten? 

Schätzen Sie für jede Aufgabe oder Phase Ihres Projekts die Anzahl der Stunden, die jede Art von Spezialist für die Durchführung des Vorgangs benötigt. Prüfen Sie dann die Verfügbarkeit von Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen und berechnen Sie deren Kapazität (verwenden Sie die Tools zur Kapazitätsplanung oder eine Projektplanungssoftware, um Fehler zu vermeiden). Danach erstellen Sie einen Entwurf für die Zuweisung. 

5. Bestätigen und erweitern Sie den Projektzeitplan 

Nachdem Sie einen Entwurf eines Projektplans erstellt haben, müssen Sie prüfen, wie er mit der Realität übereinstimmt. Sie sollten auch nach Problemen Ausschau halten, die sich auf Ihre spezifischen Aufgaben und den Zeitplan als Ganzes auswirken könnten - so ersparen Sie jedem einzelnen Teammitglied eine Menge Ärger. 

Wie lässt sich die Projektplanung verbessern? 

Um dies zu tun: 

• Bestätigen Sie, ob die von Ihnen geplanten Arbeiten durchgeführt werden können. Vergewissern Sie sich, dass die Fachleute, die Sie für die Aufgabe ausgewählt haben, über die entsprechenden Kapazitäten verfügen (und dass sie nicht vorhaben, mitten im Projekt in den Urlaub zu fahren!), 
• jeder Phase oder Aufgabe ein endgültiges Start- und Enddatum zuweisen, 
• Berücksichtigen Sie Feiertage und andere Ereignisse, die sich auf die Kapazität auswirken, in Ihren Plänen, 
• Vergewissern Sie sich, dass es keine freien Stellen gibt, die Ihr Projekt beeinträchtigen könnten, 
• Ihre Ressourcen, wenn nötig, ausgleichen. 

Danach sollten Sie über einen genauen Projektplan verfügen, den Sie nun in die Tat umsetzen können. 

6. Überwachung und Anpassung des Projektzeitplans

Natürlich ist die Arbeit nicht beendet, wenn der Projektplan im System verfügbar ist. Solange das Projekt läuft, sollten Sie seinen Fortschritt überwachen und alle Probleme lösen, die auftreten können. 

Wie überwacht man den Projektzeitplan und verwaltet den Zeitplan?

Natürlich müssen Sie dazu nicht jeden einzelnen Spezialisten nach seinem Fortschritt fragen. Wenn Ihr Unternehmen bereits die Stunden für bestimmte Aufgaben erfasst, können Sie die Informationen nutzen, um sowohl den Projektstatus zu überprüfen als auch die Kosten zu berechnen, die durch die Arbeitsstunden entstehen. So sieht es in Primetric aus: 

Kann mir eine Projektplanungssoftware bei all diesen Aufgaben helfen? 

Die Antwort lautet: Natürlich kann sie das!

Seien wir ehrlich: Professionelle Dienstleistungsunternehmen haben selten nur ein einziges Projekt zu bewältigen. Sie haben täglich mit Gantt-Diagrammen, Projektplänen und Abhängigkeiten von Aufgaben zu tun. Dennoch ist es einfach unmöglich, sie alle in Excel zu verwalten, ohne dabei schwerwiegende Fehler im Projektmanagement zu machen - deshalb verwenden die meisten IT-Unternehmen fortschrittliche Tools für das Projektportfoliomanagement, wie z. B. Primetric. 

Was kann Primetric für Sie tun?

Mit Primetric können Sie: 

• einen kritischen Pfad für Ihr Projekt mit Hilfe einer Planungssoftware entwerfen, bearbeiten und überprüfen, 
• Erstellung von Zeit- und Kostenvoranschlägen für Ihr gesamtes Projekt und alle seine Phasen, 
• Finden Sie den richtigen Mitarbeiter für Ihr Projekt mit dem Skill-Management-Modul (Sie können es auch in die Jira-Ressourcenverwaltung integrieren!) 
• Berechnen Sie in unseren Planungswerkzeugen die Kapazität der Ressourcen, die Sie für das Projekt einsetzen wollen, 
• Entwürfe für vorläufige Zuweisungen zu erstellen und zu prüfen, ob Ihre Annahmen richtig sind, ohne dass dies Auswirkungen auf andere laufende Projekte hat, 
• alle freien Tage und Feiertage, die sich auf Ihren Projektplan auswirken können, 
• Erstellen Sie einen genauen Projektplan mit Zuweisungen, Budgets und mehr. 

Darüber hinaus bietet Primetric eine Reihe weiterer Tools, die Ihnen bei der Planung selbst und Ihrem Projektteam helfen können. Dazu gehören: Kompetenz- und Ressourcenmanagement, Projektbuchhaltung, Stundenzettel und Zeiterfassung und vieles mehr. 

Erstellung eines Projektplans: bewährte Verfahren

Was ist, wenn Sie bereits einen Projektplan haben, sich aber immer noch fragen, was Sie tun können, um ihn zu verbessern? Oder vielleicht wollen Sie einfach nur Ihr Projektmanagement insgesamt besser machen? 

Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen werden!

Perfektionierung der Projektplanung: praktische Tipps

1. Holen Sie so viele Informationen wie möglich von den Kunden ein. Definieren Sie nicht nur den allgemeinen Umfang des Projekts, sondern auch alle Details, die das endgültige Aussehen beeinflussen können. Das Projektmanagement wird so viel einfacher sein, wenn Sie das tun! 
2. Verlassen Sie sich auf die Erfahrung von Experten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie lange ein Projekt in seiner Gesamtheit dauern wird oder welche Ressourcen dafür erforderlich sind, scheuen Sie sich nicht, andere Personen in Ihrer Organisation nach ihrer Meinung zu fragen. 
3. Konzentrieren Sie sich auf die Identifizierung von Aufgaben. Analysieren Sie den Umfang des Projekts, bitten Sie andere Experten um ihren Beitrag und stellen Sie sicher, dass kein Vorgang vergessen wird - er könnte später dem gesamten Projekt schaden. Vergessen Sie auch die abhängigen Aufgaben nicht! 
4. Machen Sie realistische Pläne. Im Projektmanagement denken wir alle gerne, dass eine bestimmte Aufgabe in wenigen Stunden erledigt werden kann. Das entspricht jedoch nicht unbedingt der Wahrheit. Ziehen Sie Organisationsexperten oder die für die Aufgabe zuständigen Personen zu Rate, damit Ihre Prognosen realistisch bleiben. 
5. Berücksichtigen Sie Risiken. Bei jedem Projekt gibt es einige kritische Punkte, bei denen die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass sie schief gehen. Unterschätzen Sie diese nicht, sondern bereiten Sie sich auf die Probleme vor, die sie verursachen können, und fügen Sie Ihrem Projektplan zusätzliche Zeit hinzu - nur für den Fall. 
6. Überwachen Sie das Projekt und seinen Umfang. Der Projektzeitplan bleibt nicht während der gesamten Projektdauer unverändert. Manchmal ändern Kunden ihre Meinung, manchmal werden kleine Aufgaben zu großen Herausforderungen. Sollten Probleme auftauchen, müssen Sie darauf vorbereitet sein, sie sofort zu erkennen und auf die Informationen zu reagieren. 
7. Erlauben Sie einen zeitlichen Spielraum für Aktivitäten. Einige Aufgaben werden schneller erledigt, andere werden sich verzögern. Lassen Sie etwas Spielraum für solche Situationen - sie sind unvermeidlich! Wenn Sie das nicht in Excel machen können, empfehlen wir die Verwendung eines Gantt-Diagramms für diesen Zweck. 

Möchten Sie ein Meister der Projektplanung und des Projektmanagements werden? 

Gut - wir haben ein paar Quellen, die Ihnen helfen werden, tiefer in das Thema einzutauchen. 

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