Ressourcenprognose für das Projektmanagement erklärt

Würden Sie gerne in einem unterbesetzten, überlasteten Team arbeiten, dem die für den Projekterfolg entscheidenden Fähigkeiten fehlen? Würden Sie nicht? Ihre Mitarbeiter auch nicht - und die Ressourcenprognose kann ihnen diese unglückliche Erfahrung ersparen. Aber was ist eine Ressourcenprognose im Projektmanagement und wie können Sie sie in Ihrem Unternehmen verbessern? Diese Fragen beantworten wir in diesem Artikel.

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Ressourcenplanung

16/10/2022

Master Resource Forecasting: Vorlagen, Tools und Leitfaden

Inhaltsübersicht

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Was ist eine Ressourcenprognose im Projektmanagement? 

Bei der Ressourcenprognose geht es definitionsgemäß um die Vorhersage des Bedarfs an verschiedenen Projektmetriken und den dafür erforderlichen Fähigkeiten über einen bestimmten Zeitraum - in der Regel einen Monat, ein Quartal, ein Jahr oder einfach die Dauer eines Projekts. 

Im Projektmanagement umfassen diese Metriken in der Regel:

  • Humanressourcen (Arbeitnehmer, Auftragnehmer usw.), 
  • Ausrüstung (Computer, zusätzliche Geräte, Software usw.), 
  • Raum, d.h. im Büro, 
  • alle anderen physischen oder nicht-physischen Faktoren, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. 

Im Allgemeinen wird die Ressourcenprognose mit speziellen Tools wie Primetric durchgeführt. 

In zahlreichen Fällen von Dienstleistungsunternehmen bezieht sich die Ressourcenprognose jedoch häufig ausschließlich auf die Prognose der Humanressourcen, da keine oder nur wenige andere Faktoren für das Projekt benötigt werden. Hinzu kommt, dass die Humanressourcen den größten Teil der Kosten und Einnahmen im Unternehmen ausmachen. Folglich steht ihre Prognose in direktem Zusammenhang mit den Finanzprognosen.

Dies gilt in der Regel für IT-, Marketing- oder andere Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten. In diesem Artikel werden wir uns auf diesen Ansatz konzentrieren, da er in der modernen Geschäftswelt am beliebtesten ist. 

Ressourcenprognose im Vergleich zu anderen Prozessen 

Darüber hinaus hat die Ressourcenprognose auch einen großen Einfluss auf andere Prozesse im Unternehmen. Dazu gehören:

Daher muss die Ressourcenprognose genau sein, um nicht auch in anderen Prozessen Fehler zu verursachen. 

Was können Sie mit der Ressourcenprognose erreichen? 

Das Hauptziel der Ressourcenprognose im Projektmanagement besteht darin, die Anzahl der für die Durchführung eines Projekts benötigten Fachleute sowie die für die Erfüllung der zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Fähigkeiten genau abzuschätzen. 

Der einzige Vorteil von Ressourcenprognosen ist jedoch nicht nur die Erstellung genauer Vorhersagen. Sie können auch: 

  • die Projektkosten zu senken. Die Mitarbeiter (oder genauer gesagt, ihre Löhne) machen einen Großteil der Kosten eines Unternehmens aus. Die Ressourcenprognose verringert die Zahl der Bänke und Überstunden, was zu einer enormen Steigerung der Rentabilität führt. 
  • die Verwaltung des Projektportfolios zu verbessern. Keines der Dienstleistungsunternehmen verwaltet nur ein Projekt zur gleichen Zeit. Daher müssen sie den Bedarf an Ressourcen vorhersagen und flexibel mit ihnen jonglieren, um Projekte termingerecht abzuschließen. Die Ressourcenprognose kann ihnen dabei helfen, genau das zu tun. 
  • Maximierung der Ressourcennutzung. Bei einer Vielzahl von Aufgaben ist es manchmal schwierig, sicherzustellen, dass die Leistung aller Mitarbeiter maximiert wird. Mit Ressourcenprognosen können Sie sowohl überlastete als auch unterbelegte Mitarbeiter erkennen und die Belegschaft optimieren
  • organisatorische Engpässe zu vermeiden. Bänke und Überstunden sind nicht die einzigen Herausforderungen, die Sie in der Ressourcenprognose sehen können - unbesetzte Stellen können für jedes Projekt ebenso bedrohlich sein. Glücklicherweise können Sie diese Probleme erkennen, bevor sie sich auf Ihre Projekte auswirken, wenn Sie die Ressourcenprognose regelmäßig durchführen. 
  • Verbesserung der Arbeitsmoral. Überlastete Mitarbeiter und solche, die wenig zu tun haben, können unter Stress leiden oder einfach nur verärgert über die Situation sein, in der sie sich befinden. Ein angemessenes Arbeitspensum, das auf einer genauen Ressourcenprognose beruht, kann jedoch ihre Erfahrungen verbessern und sich positiv auf das gesamte Unternehmen auswirken. Sie kann den Mitarbeitern auch helfen, ihre Arbeit besser zu planen, da sie genau sehen können, an welchen Aufgaben sie in Zukunft arbeiten werden. 

Wie prognostiziert man Ressourcen? Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Bedeutung der Ressourcenprognose ist unbestreitbar. Glücklicherweise kann dieser Prozess in wenigen einfachen Schritten durchgeführt werden. 

1. Schätzen Sie die Veränderung der Nachfrage.

Holen Sie zunächst Ihre Kristallkugel aus dem Schrank und versuchen Sie zu erraten, was die Zukunft bringen könnte. 

Natürlich sollten Sie das in Ihrem Unternehmen nicht tun! 

Um die Nachfrage nach Ihrer Arbeit in der Zukunft abzuschätzen, verwenden Sie eine der folgenden Methoden: 

Techniken der Ressourcenprognose

Natürlich ist dies nur ein Basisprozess, der mit verschiedenen Techniken der Ressourcenprognose angepasst werden kann. Sie können Ihnen dabei helfen, die genaue Situation Ihres Unternehmens widerzuspiegeln - und gleichzeitig dafür sorgen, dass Ihre Vorhersagen genau sind. 

Zu den gängigsten Techniken der Ressourcenprognose gehören: 

Die Delphi-Technik

Dies ist eine perfekte Technik zur Ressourcenprognose für diejenigen, die die Meinungen aller beteiligten Parteien einholen wollen. 

Wenn eine Ressourcenprognose erstellt werden muss, wird eine Umfrage an alle Manager geschickt, die die Prognose für ihre Arbeitsplanung benötigen. Anschließend schlagen sie ihren eigenen Entwurf des Plans vor und diskutieren die Vorschläge gemeinsam, um den besten auszuwählen oder Anpassungen vorzunehmen. Als Ergebnis wird eine Ressourcenprognose erstellt, die von den Vertretern aller beteiligten Abteilungen genehmigt wird. 

Trendanalyse 

Diese Technik der Ressourcenprognose ist sehr einfach für Unternehmen, die bereits Daten über ihren Ressourcenbedarf und -absatz sammeln. 

Die Trendanalyse konzentriert sich auf die historischen Daten. Sie analysiert diese, um Muster und allgemeine Tendenzen zu finden, die sich in der Zukunft wahrscheinlich wiederholen werden, wie z. B. Wachstumsraten, Umsatzspitzen oder Saisonalität. Anschließend werden die entdeckten Trends auf einen nachfolgenden Zeitraum angewandt, was die Erstellung genauer Ressourcenprognosen ermöglicht. 

Zeitreihen

Die Analyse der Zeitreihen für die Ressourcenprognose ist eine etwas detailliertere Version der Trendanalyse. 

Bei dieser Technik werden die historischen Daten in verschiedene Leistungsindikatoren wie Umsatzrate, Rentabilität, Wachstum, ausgelastete Kapazitäten usw. unterteilt - je nach den Bedürfnissen des betreffenden Unternehmens. Dann werden die Veränderungen dieser Indikatoren auf die aktuellen Daten angewandt, um eine Schätzung für die Zukunft zu erstellen. 

Ratio-Analyse 

Die Verhältnisanalyse konzentriert sich hauptsächlich auf die Nutzung der Ressourcen und ist daher eine der präzisesten Methoden der Ressourcenprognose. 

Bei dieser Technik steht die Ressourcennutzung in direktem Zusammenhang mit anderen Variablen, wie z. B. der Verkaufsrate, und die Produktivität bleibt unabhängig von den Umständen konstant. Daher ist diese Technik darauf ausgelegt, andere, besser vorhersehbare Indikatoren zur Vorhersage der Ressourcennachfrage zu verwenden. 

2. Identifizierung des Projektumfangs. 

Der zweite Schritt der Ressourcenprognose mag offensichtlich erscheinen, ist aber in Wirklichkeit das Rückgrat des Prozesses. Es geht darum, den Projektumfang zu bestimmen.

Um eine erfolgreiche Ressourcenprognose zu erstellen, sollten Sie sich alle Ihre Projekte ansehen - sowohl die laufenden als auch die, die demnächst anlaufen werden. Bestimmen Sie dann für jedes Projekt die Aufgaben, die in einem Zeitraum erledigt werden müssen, für den Sie eine Prognose erstellen wollen. Legen Sie die Fähigkeiten fest, die Ihre Mitarbeiter für die Bearbeitung dieser Aufgaben benötigen. 

3. Schätzen Sie die Zeit, die für die Durchführung bestimmter Vorgänge benötigt wird. 

Nachdem Sie die für die Projektarbeit erforderlichen Fähigkeiten ermittelt haben, müssen Sie nun die ungefähre Zeit berechnen, die für jede Fähigkeit benötigt wird, um die nachfolgenden Projektphasen in einem bestimmten Zeitraum abzuschließen. Wichtig ist, dass Sie dies für jede Projektphase tun müssen, die Ihr Unternehmen voraussichtlich im geplanten Zeitraum abschließen wird. 

Das Ergebnis für ein bestimmtes Projekt sollte wie folgt aussehen:

Projektprognose in Primetric
Projektprognose in Primetric

4. Erstellen Sie Zuweisungsentwürfe für Ihre Projekte. 

Wenn die Kostenvoranschläge vorliegen, können Sie damit beginnen, die Mitarbeiter den einzelnen Projektphasen zuzuweisen. 

Natürlich werden Sie wahrscheinlich nicht gleich beim ersten Versuch Erfolg haben. Um zu verhindern, dass falsche Pläne in Kraft treten, können Sie Zuweisungsentwürfe verwenden und diese ändern, wenn Sie das Gefühl haben, dass sie angepasst werden müssen. Auf diese Weise können Sie zahlreiche Szenarien auf einmal testen und die besten auswählen. 

5. Lösen Sie alle Probleme, die Sie erkennen können. 

Manchmal geben Ihnen die Entwürfe von Zuweisungen einen Hinweis auf Probleme, die sich auf Ihre Ressourcenprognosen auswirken könnten. Zu diesen Problemen gehören in der Regel: 

  • Überbuchung, 
  • freie Stellen, 
  • Mitarbeiter auf der Bank,
  • unrealistische Fristen. 

Dank der Ressourcenprognosen können Sie auf diese Probleme reagieren, bevor sie Ihre Projekte beeinträchtigen. Es ist der richtige Zeitpunkt, um Maßnahmen zu ergreifen und mehr Mitarbeiter für das Projekt einzustellen, neue Spezialisten zu engagieren oder neue Projekte zu akquirieren, an denen Mitarbeiter auf der Bank arbeiten könnten. 

Ressourcenprognosen: häufige Fehler

Nachdem Sie gelernt haben, wie ein ordnungsgemäßer Ressourcenprognoseprozess aussieht, fragen Sie sich wahrscheinlich, was sich negativ auf ihn auswirken kann. Hier sind ein paar Dinge, die Sie in diesem Fall beachten müssen: 

  • Mangel an Werkzeuge für die Projektplanung. Bei zahlreichen Projekten und Dutzenden von Mitarbeitern ist es unmöglich, eine genaue Ressourcenprognose auf einem Blatt Papier zu erstellen. Eine fortschrittliche Software kann die für den Prozess benötigten Informationen sammeln und - mit ein wenig Hilfe der Entscheidungsträger - in transparente Pläne verwandeln, die für die gesamte Organisation sichtbar sind. Genau so funktioniert Primetric
  • falsch prognostizierte Nachfrage. Wir verstehen, dass in Dienstleistungsunternehmen ein neuer Kunde aus heiterem Himmel auftauchen kann. Aber Sie müssen nicht nur einen Vertrag mit ihm abschließen, sondern auch Ihre Prognosen an diese Veränderung anpassen. Andernfalls werden Sie täglich mit falschen Vorhersagen konfrontiert. 
  • finanzielle Ungereimtheiten. Jedes Projekt hat ein Budget, aus dem Löhne, Werkzeuge und vieles mehr bezahlt werden müssen. Deshalb sollten Sie in Ihren Ressourcenprognosen auch die finanziellen Aspekte berücksichtigen. Sonst kann es passieren, dass Sie eines Tages mit riesigen Schulden auf dem Firmenkonto aufwachen! 

Wie kann ich die Ressourcenprognose in meinem Unternehmen verbessern? 

Gute Frage! Zum Glück gibt es ein paar Dinge, die Sie tun können, um die Genauigkeit Ihrer Ressourcenprognosen zu verbessern. Zu diesen Dingen gehören: 

  • Risikoanalyse. Jedes Projekt hat seine Vorzüge, aber auch seine Schwachstellen. Erkennen Sie diese, um sich auf den schlimmsten Fall vorzubereiten - und ihn zu verhindern. 
  • genauer Projektumfang. Dieser Ratschlag mag trivial erscheinen, aber ein falscher Projektumfang ist oft die Ursache für Verzögerungen, die auf fehlende Fähigkeiten zurückzuführen sind, die für die Fortsetzung des Projekts erforderlich sind. Konzentrieren Sie sich auf die Gespräche mit dem Kunden, um dieses Problem zu vermeiden. 
  • Lernen aus den vergangenen Projekten. Wenn Ihr Unternehmen bereits seit einiger Zeit auf dem Markt ist, haben Sie wahrscheinlich einige ähnliche Projekte in der Vergangenheit durchgeführt. Nutzen Sie diese, um Risiken vorherzusehen und Prozesse zu verbessern, die beim letzten Mal unvollkommen waren. 
  • die bereits laufenden Arbeiten zu analysieren. Bestehende Projekte haben einen großen Einfluss auf die Ressourcenprognose. Analysieren Sie sie, um Verzögerungen oder Spezialisten zu identifizieren, die demnächst auf die Ersatzbank müssen, und nutzen Sie diese Informationen zu Ihrem Vorteil. 
  • durchführen Kapazitätsplanung. Wenn Sie wissen, wie viel Arbeit Ihre Mitarbeiter voraussichtlich erledigen werden, können Sie neue Projekte planen und bestehende Projekte verbessern. 

Verbessern Sie Ihre Ressourcenprognose mit Primetric

Ist die Ressourcenprognose eine Herausforderung für Ihr Unternehmen? 

Das sollte nicht sein - und wir können Ihnen genau zeigen, wie Sie es verbessern können. 

Testen Sie Primetric oder buchen Sie eine Demo, um alle Funktionen für die Ressourcenprognose kennenzulernen, die wir anbieten. 

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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