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Kurzfristige und langfristige Planung - was ist der Unterschied?
Per Definition bezieht sich die kurzfristige Planung auf Pläne, die bis zu zwei Wochen im Voraus erstellt werden. In der IT-Branche wird die kurzfristige Planung im Allgemeinen für die Planung agiler Sprints und der darin enthaltenen Aufgaben verwendet. Daher wird sie in der Regel für detaillierte Zeitpläne verwendet, die es den Spezialisten ermöglichen, ihr Arbeitspensum besser zu verwalten.
Die langfristige Planung hingegen ist eher für die Bedürfnisse von Managern geeignet. Sie ermöglicht es ihnen, Pläne für die nächsten Monate oder sogar Jahre zu erstellen. Außerdem enthalten solche Pläne auch andere wertvolle Informationen, wie Ausgaben, Gewinne oder Auslastung. Daher können sie dazu verwendet werden, allgemeine Schlussfolgerungen über den Zustand des Unternehmens zu ziehen und seine künftige Situation zu prognostizieren.
Kurzfristige vs. langfristige Planung - Unterschiede
Welche Art der Planung sollte ich verwenden?
Die richtige Antwort auf diese Frage lautet: beides, aber wenn Sie eine Führungskraft oder ein C-Level-Manager sind, müssen Sie sich auf die langfristige Planung konzentrieren, um Ihr Unternehmen zu vergrößern.
Kurzfristige vs. langfristige Planung - Vergleich
Während die kurzfristige Planung den Projektmanagern wichtige Informationen für die Durchführung eines Projekts liefert und den Fachleuten hilft, ihre Arbeit zu organisieren, kann die Konzentration auf diese Art von Planung Ihrem Unternehmen auf lange Sicht schaden. Dies ist eine Folge mangelnder Prognosen, die zu Schwierigkeiten bei der Vorhersage von Risiken und Hindernissen führen, die Ihre Rentabilität gefährden können. Mit anderen Worten: Kurzfristige Planung kann Ihnen helfen, ein einzelnes Projekt zu bewältigen, zwingt Sie aber auch dazu, Brände zu löschen, anstatt Chancen für Ihr Unternehmen zu schaffen.
Bei der langfristigen Planung hingegen werden Sprints und einzelne Aufgaben grundsätzlich ignoriert. Sie konzentriert sich auf ein größeres Bild der Unternehmensabläufe und richtet sich in erster Linie an Führungskräfte auf C-Level und versorgt sie mit Informationen über:
- wichtige Leistungsindikatoren, wie Rentabilität und Auslastung,
- Probleme bei den Verkäufen und der Projektpipeline, die darauf hindeuten, dass neue Projekte akquiriert werden müssen, sowie bevorstehende Probleme mit der finanziellen Liquidität,
- die Rentabilität des Unternehmens jetzt und in Zukunft,
- die Ausgaben und Einnahmen des Unternehmens, einschließlich der Mitarbeiterbank und der Gemeinkosten,
- Projektzeitplan für bestehende und künftige Operationen sowie die Zuweisungen und ihre Kosten,
- etwaige Terminkonflikte, die die Projekte gefährden könnten,
- Verbesserungsmöglichkeiten in jedem dieser Bereiche.
Langfristige Planung hilft den Führungskräften, neue Chancen für ihr Unternehmen zu finden und gleichzeitig unnötige Risiken zu vermeiden - deshalb ist diese Planungsmethode allen führenden IT-Unternehmen gemeinsam.
Wie sieht die langfristige Planung bei Primetric aus?
Aber wir wollen uns nicht zu sehr auf die Theorie konzentrieren, sondern sehen, was die langfristige Planung in Primetric beinhaltet und, was noch wichtiger ist, wie Sie von dem Ansatz eines solchen Plans profitieren können.
Mitarbeiter und Projektplan in Primetric
In Primetric können Sie die langfristige Planung aus zwei Blickwinkeln betrachten: Projekt und Mensch.
Wenn Sie sich für eine langfristige Planung für Ihre Fachkräfte entscheiden, werden Sie sehen:
- Angaben zur Person, wie Position, Dienstalter, Abteilung und - was noch wichtiger ist - die geplante Inanspruchnahme für einen bestimmten Zeitraum,
- die für jeden Ihrer Mitarbeiter geplanten Zuweisungen, wobei jedes Projekt mit einer anderen Farbe markiert ist und seine Phasen in einem dunkleren Balken angegeben sind. Dieses Feld enthält auch die genaue Anzahl der Stunden, die der Mitarbeiter an diesem Projekt arbeiten soll, zusammen mit den Stunden, die er bereits daran gearbeitet hat, und den Informationen über die Kosten der Arbeit.
- ihre Fehlzeiten und Abwesenheiten (gestreifter weißer und grauer Balken), die ihre Verfügbarkeit anzeigen,
- ihre reservierte Zeit in weißen Balken (links).
Darüber hinaus enthält das System auch Informationen über Feiertage, die sich ebenfalls auf die Leistungsfähigkeit der Menschen auswirken.
Wichtig ist, dass jede der angezeigten Zuweisungen sofort geändert werden kann, entweder durch Ziehen und Ablegen des Balkens oder durch Anklicken für weitere Details. Sie können auch eine neue Zuweisung erstellen, indem Sie auf das Feld im Abschnitt der jeweiligen Person klicken.
Wenn Sie eher daran interessiert sind, alle Zuweisungen für ein bestimmtes Projekt zu sehen, werden Sie sicherlich eher eine Ansicht für langfristige Projektpläne verwenden. Dort finden Sie dieselben Informationen wie im Personenkalender, allerdings nur die Zuweisung für ein bestimmtes Projekt - wie unten dargestellt.
Berichterstattung für die langfristige Planung
Natürlich ist der Kalender nicht die einzige Funktion für die langfristige Planung, die Sie nutzen können, um sich einen Überblick über Ihre Aktivitäten zu verschaffen. Auch die Berichtsfunktion ist dafür perfekt geeignet!
Im Abschnitt Berichte finden Sie Berichte für:
- Nutzung,
- Stundennachweise,
- Verfügbarkeit, die es den Managern ermöglicht, die Größe der Mitarbeiterbank in ihrem Unternehmen zu prognostizieren,
- Kosten für ungenutzte Zeit (oder, um es einfacher auszudrücken, Kosten für die Mitarbeiterbank),
- freie Stellen,
- Finanzen,
- Gemeinkosten der Organisation,
- Rentabilität,
- Finanzen des Projekts,
- Projektfortschritt.
Wenn keiner dieser Berichte für Sie geeignet ist, können Sie auch benutzerdefinierte Berichte verwenden, um Zusammenfassungen zu erstellen, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.
Jeder dieser Berichte ist in der Lage, den Managern den tatsächlichen Zustand ihres Unternehmens zu zeigen - sowohl jetzt als auch in zukünftigen Perioden. Zum Beispiel kann der Auslastungsbericht (siehe unten) Ihnen Informationen über die aktuelle Auslastung und - in diesem Fall - über die fehlende Auslastung in der Zukunft liefern.
Möchten Sie auf langfristige Planung umsteigen und es wie ein Profi machen?
Wir können Ihnen zeigen, wie es geht, wenn Sie eine kostenlose Demo mit einem unserer Berater buchen.
Alternativ können Sie auch selbst damit beginnen, Ihren Ressourcenplanungsprozess zu verbessern, indem Sie unsere Ratschläge nutzen:
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