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Es gibt zahlreiche Tools für die Ressourcenplanung, die Ihnen dabei helfen, die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Aufgaben auszuwählen, ihre Zuweisungen im Laufe der Zeit zu verfolgen und sichere Entscheidungen für die Zukunft Ihres Unternehmens zu treffen.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie einfach es sein kann, das beste Ressourcenplanungstool für Ihr IT-Unternehmen zu finden.
Was ist ein Ressourcenplanungsinstrument?
Bei der Ressourcenplanung geht es darum, festzustellen, welche Ressourcen (Personal, Ausrüstung, Material usw.) in welchem Umfang für die Durchführung der Projektaufgaben eingesetzt werden müssen.
Wenn man es auf Ihre wertvollste Ressource - die Mitarbeiter - vergrößert, geht es im Grunde darum, die Teammitglieder zu identifizieren, die Sie für die Umsetzung Ihres Projekts benötigen.
Ressourcenplanung bedeutet Wissen:
- Welche Teammitglieder Sie brauchen,
- Wann und für wie lange,
- How much they'll be paid or how profitable they'll be if they are assigned to billable hours in a project,
- Und welche spezifischen Fähigkeiten sie benötigen, um einen Mehrwert für das Projekt zu schaffen.
Die Ressourcenplanung hängt im Wesentlichen von der Verfügbarkeit der Ressourcen ab.
Das ist ganz einfach:
Sie müssen wissen, ob Ressourcen verfügbar sind oder nicht, bevor Sie sie Aufgaben zuweisen. Wenn Sie keine Ahnung haben, ob Ihr leitender Backend-Ingenieur in zwei Wochen mit einem Projekt beginnen kann, müssen Sie mit Problemen rechnen.
Durch eine sichere Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten vermeiden Sie Mehrfachreservierungen, verhindern, dass Ihr Mitarbeiterstamm wächst, und vermeiden den Druck, in letzter Minute Mitarbeiter einstellen zu müssen.
Die beste Art der Ressourcenplanung ist langfristig
Die Ressourcenplanung betrachtet die Projekte in Ihrem Unternehmen unter einem langfristigen Gesichtspunkt. Dies ist der entscheidende Unterschied zwischen der Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten und der Organisation von Projektaktivitäten.
Mit intelligenter Ressourcenplanung können Sie die Zukunft wie ein Profi planen.
You can identify the availability of your people at any given moment in the future. It can be three days or three months from now - you’re equally confident about what they’ll be doing. This, in turn, allows you to forecast their future capacity and utilization better.
Unvorhersehbare Terminänderungen lassen sich leichter bewältigen, wenn Sie einen soliden Plan haben. Auch wenn Sie mit vielen Projekten gleichzeitig zu tun haben.
Diese Art der Planung öffnet auch die Türen zur Entwicklung einer guten Strategie für das Management der Projektressourcen, die Dinge wie die Leistung der Mitarbeiter, ihre Talente, ihr Fachwissen und ihre Entwicklungspläne berücksichtigt.
Wenn Sie dieses Wissen nutzen, um die besten Mitarbeiter für die Stelle zu finden, werden Sie zu einem attraktiveren Arbeitgeber, dem das Glück und die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter wirklich am Herzen liegen.
Und wir alle wissen, wie schwierig es ist, die Techniker an Bord zu halten, wenn sie mit attraktiven Angeboten überhäuft werden.
Ich habe einen Artikel verfasst, in dem ich näher auf die Ressourcenplanung eingehe; lesen Sie ihn, wenn Sie mehr erfahren möchten: Ressourcenplanung im Projektmanagement: Warum lohnt es sich, dies (richtig) zu tun?
Die zentrale Herausforderung der Ressourcenplanung
Ressourcenplanung ist für ein IT-Unternehmen von großem Wert, daran besteht kein Zweifel.
Aber es bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Die wichtigste betrifft die Speicherung, Verwaltung und Organisation des Wissens über die Mitarbeiter und ihre Zuweisungen.
Trotz ihrer Einschränkungen und der hohen Fehlerwahrscheinlichkeit verwenden viele IT-Unternehmen immer noch Tabellenkalkulationen für die Ressourcenplanung.
Meistens liegt das einfach daran, dass Tabellenkalkulationen leicht zugänglich sind und jeder an sie gewöhnt ist.
Die Verwendung von Tabellenkalkulationen hat jedoch ihren Preis, der von Problemen bei der Ressourcenzuweisung über Doppelbuchungen bis hin zu zusätzlicher Arbeitsbelastung für den Projektleiter oder den Personalverantwortlichen reichen kann.
Ein weiteres Problem, das ich in Gesprächen mit Managern höre, ist die Angst und Unsicherheit, die mit diesem Wissen verbunden ist. Sie sind sich oft nicht sicher, ob alles in der Kalkulationstabelle korrekt ausgefüllt wurde. Und das sind die Informationen, die sie für Zuweisungsentscheidungen verwenden.
Tabellenkalkulationen bieten oft nicht genügend Klarheit über die Vorgänge in Ihrem Unternehmen. Sie bieten Ihnen nicht die Vogelperspektive der Zuweisungen, die Sie für eine angemessene Planung benötigen.
Aber es gibt noch etwas anderes, das Sie hier nutzen können: ein gut konzipiertes Ressourcenplanungsinstrument.
Welche Probleme löst ein Ressourcenplanungswerkzeug für Sie?
1. Einfaches Planen und Bearbeiten von Projektplänen
Ehrlich gesagt, kann die Zuweisung von Ressourcen für ein Projekt so einfach sein wie das Aufschreiben auf einem Blatt Papier (oder in einer Tabellenkalkulation).
Wozu brauchen Sie also eine Ressourcenplanungslösung?
Here’s the real benefit: it allows you to shuffle things around easily and change your team’s utilization with full confidence that everything important is covered.
Sie können Ihre Mitarbeiter schnell einem anderen Projekt zuweisen, das dringend erledigt werden muss.
Die Fähigkeit, schnell zu handeln und auf Probleme zu reagieren, wird zu Ihrem Wettbewerbsvorteil.
2. Beseitigung von Doppelbuchungen und Terminkonflikten
Ein Ressourcenplanungstool hilft Ihnen, Fehler oder Planungskonflikte schnell zu beheben, indem Sie den Zeitplan bearbeiten.
Aber das ist nicht alles.
Diese Lösungen helfen Ihnen, sie von vornherein zu vermeiden. Warum? Weil Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter sofort sehen können.
Und zwar alle, auch die Teilzeitbeschäftigten und die freiberuflich Tätigen.
Anhand dieser Erkenntnisse können Sie die Arbeit sicher planen. Sie laufen nicht Gefahr, von unerwarteten Urlaubstagen oder anderen Verpflichtungen überrascht zu werden.
3. Überwachung und Optimierung der Ressourcennutzung
Ressourcenmanager und PMs müssen bei der Zuweisung von Arbeit an Mitarbeiter ein Gleichgewicht finden.
Einerseits wollen Sie, dass Ihre Mitarbeiter etwas zu tun haben. Kein Softwareentwickler ist glücklich, wenn er untätig ist.
Andererseits wollen Sie aber auch nicht, dass sie mit der Menge an Arbeit, die auf ihren Schultern lastet, überfordert sind.
Mit einer Lösung für die Ressourcenplanung können Sie dieses Gleichgewicht herstellen, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter leicht überwachen und Teammitglieder bei Bedarf neu zuweisen.
Auf diese Weise erreichen Sie eine optimale Auslastung der Mitarbeiter und sorgen dafür, dass diese engagiert und zufrieden sind.
4. Verbesserung der Transparenz und Sichtbarkeit des Projekts
Eine Projektressourcenmanagementlösung dient auch als einzige Quelle der Wahrheit für alle Ihre PMs und Mitarbeiter.
Auf diese Weise kann jeder besser verstehen, was im Unternehmen vor sich geht.
Manager können bei ihren Zuweisungsentscheidungen die Zeitpläne der verschiedenen Projekte leicht einsehen. Und die Mitarbeiter sehen, was in den nächsten Tagen, Wochen oder Monaten ansteht. Dieses Maß an Transparenz ist für alle Beteiligten sehr hilfreich!
5. Projekte wie ein Profi planen
Wenn Sie ein neues Projekt planen, müssen Sie zunächst dessen Umfang und Dauer abschätzen. Dies ist der beste Weg, um herauszufinden, welche Fachleute Sie dafür brauchen - und für wie lange.
Die meisten IT-Firmen verwenden an dieser Stelle den Ansatz des Projektstrukturplans (PSP). Um Ihre Schätzungen genauer zu machen, benötigen Sie Zugang zu historischen Daten.
Und genau hier kommt Ihr Ressourcenplanungswerkzeug ins Spiel. Es ist eine Fundgrube für historische Daten über Ihre vergangenen Projekte.
Sie können sehen, wie lange Ihr Team für die Erreichung eines bestimmten Meilensteins gebraucht hat, wie viele Stunden ein Spezialist an einer bestimmten Aufgabe gearbeitet hat und wie Ihre Schätzungen mit der Realität übereinstimmen.
6. Volle Sichtbarkeit Ihrer Ressourcen
Bei der erfolgreichen Zuteilung geht es nicht nur darum, zu wissen, wann und wie lange Ihre Fachkräfte an Projekten beteiligt sind.
Außerdem müssen Sie Einblick in die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter haben. Ganz zu schweigen von den geplanten oder vorläufigen Buchungen - Sie möchten Ihrem Kollegen nicht einen DevOps-Ingenieur direkt vor der Nase wegschnappen, nur weil der Kunde lange gebraucht hat, um die Buchung zu bestätigen.
7. Vorläufige Projekte planen
Es ist eine gute Idee, Projekte zu planen und Mitarbeiter zuzuweisen, noch bevor der Vertrag unterzeichnet wird. Sie können damit sofort beginnen, wenn der Interessent einen bestimmten Schritt erreicht hat, der die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses erhöht.
Warum? So haben Sie einen Vorsprung bei der Planung Ihres Projekts. Außerdem haben Sie genügend Zeit, um den Ressourcenbedarf zu ermitteln.
Sie müssen nicht mehr in letzter Minute jemanden einstellen oder die Qualität Ihrer Projektarbeit aufs Spiel setzen.
8. Abstimmung der Fähigkeiten auf die Projekte während der Planung
Einer der häufigsten Fehler, den PM bei der Ressourcenplanung machen, ist folgender:
Sie setzen unter- oder überqualifizierte Mitarbeiter für Projekte ein. Unterqualifizierte Mitarbeiter verursachen Verzögerungen, überqualifizierte erhöhen die Projektkosten und beeinträchtigen Ihre Rentabilität.
Wenn Sie die individuellen Interessen und Fähigkeiten der Mitarbeiter nicht berücksichtigen, könnten Sie ihnen Projekte zuweisen, die sie einfach nicht interessieren.
Mangelndes Engagement und Produktivitätsverluste sind die Folge - zusammen mit einer hohen Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen.
Wie wählt man das beste Ressourcenplanungsinstrument für sein Unternehmen aus?
Eine gut konzipierte Lösung für die Ressourcenplanung hat einen massiven Einfluss auf den Erfolg Ihrer Zuweisungs- und Terminplanungsaktivitäten. Sie hilft Ihnen:
- Finden Sie die richtigen Leute für das Projekt
- Prognose des Ressourcenbedarfs für jeden Tag/Woche/Monat des Projekts
- Erstellung eines detaillierten Zeit- und Ressourcenplans für das Projekt
- Verfolgen Sie die Ressourcenkosten, um eine Überschreitung Ihrer Budgets zu vermeiden.
- Planung von Ressourcen, um zu prüfen, wie sie sich auf die Rentabilität des Projekts auswirken
- Kontrollieren Sie Ihr Budget dank der automatischen Stundensatzberechnung
- Erhalten Sie einen Echtzeit-Überblick über die verfügbare Kapazität und die Auslastung Ihrer Ressourcen, um die Kapazitätsplanung zu verbessern (gehören Sie nicht zu den 55 % der Unternehmen, die ihre Projektleistung nicht in Echtzeit verfolgen können)
- Halten Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter im Gleichgewicht, damit sie engagiert und zufrieden sind.
- Automatische Berechnung der tatsächlichen gegenüber den geplanten Projektkosten für genauere Schätzungen in der Zukunft
Sehen Sie sich diese Fallstudie an, die zeigt, wie einer unserer Kunden dank eines Ressourcenplanungsprozesses, der durch eine qualitativ hochwertige Lösung ergänzt wurde, seine jährlichen Kosten um über 200.000 US-Dollar senken konnte.
Wie wählt man das beste Werkzeug für die Aufgabe?
Stellen Sie zunächst die folgenden Fragen:
- Welche Art von Ressourcen wollen Sie einplanen (Personal, Ausrüstung, Büroraum)?
- Was wollen Sie planen (Projekte, Schichten, Veranstaltungen)?
- Wie ist die Struktur Ihres Teams?
- Was sind die Gewohnheiten Ihres Teams?
- Welche Präferenzen hat Ihr Team (legt es zum Beispiel Wert auf Transparenz)?
Starten Sie auf einfache Weise, indem Sie eine Demo buchen mit mir. Ich zeige Ihnen, wie IT-Unternehmen wie Ihres Primetric nutzen, um ihre Ressourcenplanung zu verbessern und die Rentabilität durch eine intelligentere Zuweisung zu steigern.
