Einführung

HSD ist ein australisches Softwareentwicklungsunternehmen mit Niederlassungen an fünf Standorten und einer über 20-jährigen Geschichte. HSD ist ein zertifizierter Microsoft-Partner und führt langfristige Projekte mit Millionenbudgets durch.

HSD hat sich auf das Microsoft Dynamics- und .NET-Ökosystem spezialisiert und verfügt über ausgezeichnete Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit kleinen, mittleren und großen privaten und öffentlichen Organisationen in Bereichen wie Bildung, Gesundheitswesen und Regulierung (RegTech).

Die HSD verwendete eine Reihe von Excel-Tabellen, um die Zuweisung und Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu verfolgen. Diese Lösung erwies sich jedoch als zeitaufwändig in der Nutzung und Pflege. Außerdem hinderte sie HSD daran, Daten zwischen verschiedenen Abteilungen auszutauschen oder die Rentabilität von Projekten zu prognostizieren.

Aus diesem Grund wandte sich HSD an uns. Durch die Implementierung von Primetric konnte HSD den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Excel-Tabellen von 15 Stunden pro Woche auf 30 Sekunden reduzieren, was zu einer Steigerung der Einsparungen und Erträge um über 200.000 US-Dollar pro Jahr führte.

Die Struktur von HSD in Kürze

Bei HSD bestehen die Teams hauptsächlich aus erfahrenen Softwareentwicklern und Beratern, die auf Vollzeitbasis für bestimmte Kunden tätig sind. Dank dieser Konstellation kann das Team maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, die perfekt auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt sind.

Da viele der HSD-Projekte langfristig und mehrphasig sind, gehen sie oft von der Entwicklung (abgerechnet nach Zeit und Material) in die Wartung über (abgerechnet nach Support oder Festpreis). Deshalb ist es eine große Herausforderung, die Rentabilität während des gesamten Projekts aufrechtzuerhalten. Außerdem ist der Einsatz von Beratern sehr kostspielig, so dass Planung und korrekte Zuweisung von entscheidender Bedeutung sind, um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen.

Das Problem: Mangelnde Transparenz bei der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und der Margenprognose

Bei HSD war der Delivery Director für die Verwaltung des Projektportfolios, die Zuweisung von Teams und die Sicherstellung der fristgerechten Umsetzung von Projekten mit der richtigen Marge verantwortlich. Neben der Messung abrechenbarer Projekte geht HSD auch bei der Planung der realen Auslastung akribisch vor, indem interne Projekte wie Workshops, Meetings, Performance Review oder die Entwicklung eigener Lösungen berücksichtigt werden.

Dies ermöglicht es, die tatsächliche Verfügbarkeit von Spezialisten besser zu verstehen und sie in abrechenbaren Projekten zu planen. Diese Organisation stellt jedoch eine große Herausforderung im Zusammenhang mit der Datenkontrolle und ihrer kontinuierlichen Ergänzung dar.

Hier sehen Sie, wie die Prozesse bei HSD vor der Implementierung von Primetric aussahen:

Das Unternehmen hat massenhaft Excel-Tabellen verwendet, um Mitarbeiter zuzuweisen, die Verfügbarkeit zu prognostizieren und Gewinnspannen zu projizieren.

Auf der Grundlage der Kalkulationstabellen aktualisierten die Abteilungen des Project Management Office und des Support Management Office während der Sitzungen die Daten über den Cashflow und die Rentabilität der einzelnen Projekte. Die auf diese Weise gefüllten Dateien wurden dann an Sarah geschickt, die einen Bericht für den Direktor für Unternehmensdienste erstellte und ihn an die übrigen Führungskräfte weiterleitete.

Sarah erstellte eine Vielzahl von Tabellenkalkulationen, die für die Zuweisung von Mitarbeitern, die Prüfung ihrer Verfügbarkeit und die Messung der Projektrentabilität zuständig waren. Obwohl die Lösung gut funktionierte, benötigte Sarah zwischen 10 und 15 Stunden pro Woche, um die Daten zu verwalten und die erforderlichen Informationen abzurufen.

Außerdem war der Betrieb selbst schwierig und erlaubte keinen Überblick über die Vorgänge zwischen den Projekten. Es gab keine umfassende Wissensquelle, in der jeder die von ihm benötigten Informationen nachschlagen konnte.

"Niemand hatte wirkliche Informationen über den Auslastungsgrad und die Rentabilität des Projekts. Dies führte zu vielen Besprechungen zwischen mir, dem Project Management Office, dem Support Management Office und dem Business & Consulting Office. Ich musste ständig mit verschiedenen Tabellenkalkulationen jonglieren, um die benötigten Informationen zu überprüfen, und ich war mir am Ende immer noch nicht zu 100 % sicher, dass die Daten korrekt sind. Das verursachte Chaos und Verwirrung. "

Sarah Prouse, Direktorin für Dienstleistungserbringung bei HSD

Was waren die Folgen dieses Prozesses?

Das Verfahren der HSD verursachte Ausfallzeiten, die zu langen Sitzungen führten, bei denen verschiedene Abteilungen zusammenkommen mussten, um Informationen auszutauschen und dann zu versuchen, sie in Tabellenkalkulationen zu reproduzieren. Die Lähmung der Entscheidungsfindung war ein häufiges Problem. Außerdem wurden die Tabellenkalkulationen mit zunehmender Projektdauer immer umfangreicher und brauchten sehr lange, um geladen zu werden, was ihre Benutzerfreundlichkeit erheblich beeinträchtigte.

Ein weiteres Problem, das bei HSD auftrat, war, dass Projektmanager und Entwickler Sarah oft fragten, woran sie als nächstes arbeiten würden und wann, weil sie keinen Zugang zu diesen Tabellen hatten. Da Sarah nicht immer verfügbar war, führte dies zu einem Kommunikationsproblem, das alle frustrierte.

Das Verfahren brachte auch ein zusätzliches Risiko mit sich: fehlerhafte Abrechnungen mit Kunden, die zu Verlusten führen und die Beziehung des Kunden zum Unternehmen schwächen könnten.

Die wichtigsten organisatorischen Probleme:

• Mangelnde Transparenz für eine genaue Personalplanung und -zuweisung
• Zeitaufwändige Sitzungen zum Informationsaustausch
• Massen von Tabellenkalkulationen, die aktualisiert und gepflegt werden müssen
• Unmöglichkeit, die Verfügbarkeit vorherzusagen
• Falsche Abrechnungen mit Kunden
• Entscheidungslähmung aufgrund mangelnder Daten

Lösung: Implementierung von Primetric

Im Zuge einer Umstrukturierung der Abteilungen beschloss das Unternehmen, sich nach einer umfassenden Software umzusehen, die die bisher verwendeten Excel-Tabellen ersetzen sollte. HSD berücksichtigte die folgenden Schlüsselkriterien:

• Möglichkeit zur Abbildung der bestehenden Unternehmensprozesse (Anpassung an IT-Dienstleistungsunternehmen)
• Fähigkeit, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu planen und zu verfolgen
• Möglichkeit zur Schätzung unsicherer Projekte
• erweiterte Auslastungskonfiguration (Gesamt, % Kapazität, eine feste Anzahl von Stunden pro Tag)
• individuelle Feiertage (da die Mitarbeiter auch von außerhalb Australiens kommen)
• Möglichkeit, Projekte in verschiedenen Währungen durchzuführen
• Integration mit Jira zum Ausleihen von Arbeitsprotokollen
• ausgezeichnete Sicherheit
• schnelle und effiziente Unterstützung

"Ich war auf der Suche nach einer Lösung, die mir einen Überblick über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, den Stand der Projektumsetzung und Prognosen für unsichere Projekte verschafft. Da wir Mitarbeiter aus verschiedenen Teilen der Welt haben, war für mich die Möglichkeit, individuelle Feiertage und Freizeit zu konfigurieren, entscheidend. Es hat sich herausgestellt, dass Primetric alle notwendigen Funktionalitäten bietet."

Sarah Prouse, Direktorin für Dienstleistungserbringung bei HSD

Auf der Suche nach Lösungen, die auf dem Markt verfügbar sind, stieß Sarah im Atlassian Marketplace auf Primetric. Es stellte sich schnell heraus, dass das System ihre Excel-Daten vollständig abbildet. Nach einem Gespräch mit unserem Berater stellte sich heraus, dass die einzige fehlende Funktionalität die Unterstützung von AUD (Australische Dollar) war.

"Die Jungs von Primetric sind fantastisch! Sie haben eine fehlende Funktion in nur 5 Stunden hinzugefügt. Ihre Reaktionsschnelligkeit und ihre Fähigkeit, bei Bedarf ein Videomeeting zu arrangieren, sind einfach erstaunlich."

Sarah Prouse, Direktorin für Dienstleistungserbringung bei HSD

Das Hinzufügen von benutzerdefinierten Funktionalitäten öffnete die Türen für unsere Zusammenarbeit mit HSD. Wir begannen mit der Implementierung von Primetric. Da unsere Lösung streng an die Prozesse in Softwareentwicklungs- und IT-Dienstleistungsunternehmen angepasst ist, dauerte die vollständige Implementierung 4 Wochen.

Dank dieses Systems konnte Sarah eine Vielzahl von Tabellenkalkulationen durch ein einziges System zur Verwaltung der Zuweisung, Kapazität und Verfügbarkeit von Mitarbeitern ersetzen. Darüber hinaus kann sie nun schnell Prognosen für die Zukunft erstellen, Projekte budgetieren und Berichte erstellen. Primetric hat nicht nur die Daten, sondern auch die Prozesse in HSD organisiert und dazu beigetragen, dass Projekte schneller und einfacher durchgeführt werden können.

Wie HSD Primetric einsetzt

• Die HSD hat jetzt einen Überblick über ihre Entscheidungen zur Personalzuweisung aus der Vogelperspektive auf der Ebene des Kalenders. Ein Kalender mit Zuweisungen ermöglicht es ihnen, schnell zu sehen, wer woran arbeitet, wie lange und welche Kapazität er hat. Die Mitarbeiter fragen Sarah nicht mehr nach diesen Informationen, da sie vollen Zugriff auf diese Daten haben.

• Primetric bietet mehr Datentransparenz und eine einzige Quelle der Wahrheit für verschiedene Abteilungen und Führungskräfte.
• Da HSD Mitarbeiter in verschiedenen Teilen der Welt beschäftigt, ist das Hauptmerkmal von Primetric die Möglichkeit, individuelle Feiertage und freie Tage zu konfigurieren.

• Erweiterte Simulationen und Prognosen für vorläufige Projekte führen zu einer verbesserten Personalplanung und damit zu einer Steigerung der Rentabilität des Unternehmens. Dank der Projektfortschrittsberichte kann HSD schnell vorhersagen, ob die Marge der Projekte unter das erwartete Niveau (20 %) fallen wird, und laufend reagieren.

• Die Finanzberichte zu den Projekten ermöglichen es der HSD, sich schnell einen Überblick über die Marge zu verschaffen, indem sie die vorläufigen und bestätigten Projekte berücksichtigt und überprüft, über welche Start- und Landebahn sie verfügt.
• Einfache Abrechnung der Projekte dank der Festlegung eines Satzes pro Berater und am Ende des Monats, Genehmigung oder Korrektur zur Überprüfung der Pläne gegenüber der Realität.
• Sehr einfache und gleichzeitig funktionelle Funktion für die Zuweisung von Personen, bei der das Unternehmen angeben kann, wie viele Stunden oder wie viel Prozent der Kapazität jemand in einem Projekt arbeiten soll.

Ergebnisse

• Ersparnisse und Einkommen um über 200.000 Dollar pro Jahr erhöht
• Verringerung des Zeitaufwands für die Arbeit mit Excel-Tabellen und die damit verbundene Zuordnung und Erstellung von Daten von 15 Stunden pro Woche auf 30 Sekunden
• Größere Datentransparenz und eine einzige Quelle der Wahrheit für verschiedene Abteilungen und Führungskräfte
• Fortgeschrittene Simulationen und Prognosen für unsichere Projekte, was sich in einer verbesserten Personalplanung und einer Steigerung der Rentabilität des Unternehmens niederschlägt
• Dank der Projektfortschrittsberichte kann HSD schnell vorhersagen, ob die Marge der Projekte unter das erwartete Niveau (20 %) fallen wird, und laufend reagieren

Nächste Schritte

Die HSD plant die Einführung eines neuen Primetric-Moduls und die Ausweitung der Nutzung des Tools, so dass in Kürze eine weitere Fallstudie zu erwarten ist.

"Primetric ist eine bahnbrechende Lösung für mich und unser Unternehmen. Mit ihr können wir die Planungszeit von 15 Stunden pro Woche auf wenige Minuten reduzieren. Jetzt weiß jeder, wer, wann und wie lange an einem Projekt arbeiten soll. Wenn ich nach finanziellen oder arbeitsbezogenen Daten gefragt werde, sage ich ihnen, dass sie sich einfach den Primetric-Bericht ansehen sollen, denn da steht alles drin. Außerdem kann ich dank des schnellen Vergleichs der Umsetzungspläne leicht kontrollieren, was im Projektportfolio passiert, und reagieren, bevor es zu spät ist. Primetric hat mir eine große Last abgenommen."

Sarah Prouse, Direktorin für Dienstleistungserbringung bei HSD