Kojih je 5 kritičnih čimbenika uspjeha projekta?

Čimbenici uspjeha projekta - definicija 

Suprotno uvriježenom mišljenju, čimbenici uspjeha projekta nisu nešto nejasno. Zapravo, mogu se lako definirati kao dijelovi projekata koji izravno utječu na njegov konačni rezultat.

Kao što možete vidjeti iz ove definicije, kritični čimbenici uspjeha uvelike ovise o projektu i moraju se definirati kad god započne nova operacija. 

Međutim, određeni čimbenici uspjeha projekta mogu se definirati rezultatima koje uključuje. Rezultati su u ovom slučaju ključni ciljevi, zahtjevi ili ključne etape koje je potrebno dovršiti kako bi se projekt nastavio.

Koji su najkritičniji čimbenici uspjeha projekta? Primjerima

Projekti se mogu razlikovati, ali njihov je uspjeh općenito vrlo objektivan. Koji su najčešći čimbenici uspjeha projekta i kako ih voditelji projekata mogu poboljšati? 

Profitabilnost

Definicija dobre profitabilnosti može varirati ovisno o industriji - neke su tvrtke zadovoljne sa samo nekoliko posto profitne marže, dok druge žele da bude preko 60%.

Ti se brojevi razlikuju ovisno o industriji i lokaciji tvrtke i, naravno, podložni su promjenama. 

Međutim, dok raspravljamo o kritičnim čimbenicima uspjeha projekta tipičnim za uslužnu industriju, ovdje ćemo se usredotočiti na njihovu profitabilnost.

Što je dobra profitabilnost?

Na temelju naših iskustava, stope profitabilnosti za IT industriju, marketing i druga slična poduzeća mogu se podijeliti u sljedeće kategorije: 

• niska profitabilnost - ispod 20%, 
• srednja profitabilnost - između 20 i 40%, 
• dobra profitabilnost - između 40 i 60%,
• izvrsna profitabilnost - preko 60%. 

Naravno, profitabilnost se može izračunati različito ovisno o vrsti naplate odabranoj za projekt. Ipak, općenito govoreći, što je profitabilnost veća, projekt je uspješniji. 

Kako poboljšati profitabilnost?

Ako profitabilnost vaših projekata ostavi puno željenog, voditelj projekta može ga poboljšati raznim procesima. To uključuje: 

• rezanje troškova, na primjer, outsourcingom ili korištenjem jeftinijih članova tima, 
• proširiti svoju ponudu kako biste pronašli nišu na tržištu i privukli nove kupce uz povećanje cijena. Da biste to učinili, možete razmisliti o redovitoj analizi tržišnih trendova.
• praćenje profitabilnosti različitih vrsta projekata kako bi se pronašao opseg projekta koji obično donose više novca u poslovanje. Naravno, to ne morate učiniti ručno - da biste to učinili, možete koristiti Primetricova izvješća o profitabilnosti. 

• stvaranje točnijih alokacija u fazi planiranja projekata, koje su posebno važne za projekte fiksne cijene,
• pažljiva raspodjela zaposlenika i/ili članova tima na temelju njihovog iskustva, troškova i stopa dobiti, 
• naplatite kupcu radne dane umjesto praćenih sati u projektima Vrijeme i Materijal, 
• i još mnogo toga - pogledajte naš članak o tome kako poboljšati profitabilnost uslužne tvrtke. 

Naravno, pružanje iznimnih usluga kupcima trebalo bi biti baza za sve ove procese! 

Pravi broj radnih sati utrošenih na projekt 

U mnogim industrijama radno vrijeme glavni je izvor troškova i dobiti za tvrtku. 

Kao rezultat toga, oni su također kritični faktor uspjeha za upravljanje projektima. Međutim, netočne procjene, klupe ili prekovremeni sati mogu pretvoriti priliku u gubitak novca. Zato su točne procjene toliko važne. 

Kako izraditi procjene za radno vrijeme?

Da bi ispravno procijenio broj sati potrebnih za dovršetak projekta, voditelj projekta mora izraditi svoj točan plan. U najčešćim slučajevima treba uključivati: 

• popis resursa i zaposlenika potrebnih za dovršetak projekta, 
• detaljan raspored projekta, 
• informacije o tehnologijama i softveru potrebnim za dovršetak projekta, 
• vaša željena profitna marža,
• ključni pokazatelji uspješnosti. 

Kako bismo osigurali veću točnost, preporučujemo vam da iskoristite jednu od naših najboljih praksi, ETC - Estimate to Complete, kako biste stvorili realne planove za svoje projekte. Njegov dubinski pristup olakšava vam planiranje rada. Također možete vidjeti kako je Capco, jedan od naših kupaca, postigao 90% točnosti u svojim projektima. 

Procjene radnog vremena: praktičan pristup

Naravno, jedina procjena nije dovoljna - nakon pokretanja projekta, također morate biti sigurni da se plan provodi u praksi. Da biste to učinili, preporučujemo vam da koristite praćenje vremena i napredna izvješća - na primjer, izvješće o napretku projekta dostupno u Primetricu. 

Savjet: Da biste postigli do 95% točnosti procjene, baš kao što je to učinio Capco, mapirajte sve ključne faze svojih projekata i analizirajte povijesno vrijeme koje vaši stručnjaci troše kako bi ih isporučili. Uzimanjem prosječnog broja sati i razumijevanjem zašto je trebalo toliki iznos, moći ćete procijeniti buduće projekte i njegove faze s nevjerojatno točnim procjenama. 

Upravljanje rizicima

Ako već duže vrijeme radite u uslužnoj tvrtki, sigurno znate da gotovo da nema projekata koji se izvode točno onako kako je planirano. 

Ipak, postoji nekoliko stvari koje voditelji projekata mogu učiniti kako bi osigurali da će plan biti dovršen prije nego kasnije - a procjena rizika jedan je od takvih kritičnih čimbenika uspjeha projekta. 

Kako procijeniti rizik u projektu?

Prvo započnite projekt opsežnom analizom rizika. Pronađite sve zadatke, faze ili operacije koje mogu poći po zlu i pripremite plan za rješavanje tih rizika ako se pojave u vašem slučaju. Oni bi trebali biti osnova za daljnje upravljanje rizicima.

Drugo, ne ostavljajte tu analizu rizika negdje duboko u ladici. Koristite alate koje imate - po mogućnosti Primetric - kako biste pratili napredak vašeg projekta i uočili rizike prije nego što postanu glavni problem. 

Da biste to učinili, možete koristiti značajke kao što su:

• redovita izvješća o napretku projekta,
• izvješća o praćenju vremena, 
• poslovna inteligencija - tj. za praćenje potrošnje, 
• pametna upozorenja, kao što je RAG status dostupan u Primetricu, koja prikazuju status projekta sa šarenim točkama vidljivim na popisu projekata. RAG Status će vas obavijestiti je li vaš projekt u okviru proračuna i postoje li problemi s isporukom, što će znatno olakšati upravljanje projektom. Zahvaljujući tome, možete brzo reagirati prije nego što bude prekasno.

Jasno definirani ciljevi projekta, odgovornosti i odgovornosti

Jesu li vaši Jira zadaci spremni za projekt? Žao nam je što vam moramo reći da oni nisu dovoljni za definiranje ciljeva projekta i pronalaženje ljudi koji su odgovorni za njih! 

Prije nego što pokrenete projekt, morate: 

• precizno definirati sve rezultate, 
• odrediti zadatke potrebne za dovršetak rezultata, 
• dodijeliti ljude odgovorne za njihovo pogubljenje. 

Sve su to kritični čimbenici uspjeha koje voditelj projekta treba imati na umu. Takav plan također bi trebao uključivati faze, datume dospijeća, menadžere, prekretnice i još mnogo toga. 

Kako odrediti ključne ciljeve projekta?

Zvuči komplicirano? Definitivno jest - ali također je potrebno izbjeći nepotrebne rizike i isporučiti projekt na vrijeme, sa svim njegovim ključnim značajkama na brodu. Bez svih tih varijabli na mjestu, riskirate da članovi vašeg tima zaostaju za rasporedom, izgube novac ili čak potpuno izgube kupca. 

Ipak, moramo odgovoriti na pitanje: kako uključiti sve ove varijable u svoj plan, a da se ne izgubite u svim informacijama?

Preporučujemo upotrebu softvera za planiranje projekata. Sa svojim značajkama, voditelji projekata mogu fleksibilno upravljati svojim resursima, ostati unutar proračuna i pratiti izvršenje projekta bez pozivanja svih njegovih menadžera u vaš ured. 

Učinkovita komunikacija

Beskrajni sastanci, e-mailovi s beskonačnim nitima i razgovori za koje se čini da nemaju kraja. Koliko god ponekad bili prezreni, svi su oni dio učinkovite komunikacije koja je jedan od čimbenika uspjeha u projektu. 

Njihovo značenje je više nego očito: omogućuju zainteresiranim stranama i članovima tima razmjenu informacija, praćenje njihovog rada i reagiranje na sve probleme koje treba riješiti. Drugim riječima, oni su jedna od najboljih praksi za upravljanje projektima. 

Međutim, mora li komunikacija još uvijek trajati toliko vremena?

Komunikacija protiv modernog okruženja

Odgovor na ovo pitanje je ne. Zapravo, u svijetu punom novih tehnologija, informacije možete razmjenjivati na mnogo besprijekorniji način - i bez pozivanja svake stranke u malu, prepunu sobu u kojoj se možete uključiti u duge razgovore.

I nemojte me krivo shvatiti - sastanci su ključni za nesmetanu suradnju, ali ... samo one efektivne!

Kako poboljšati učinkovitost sastanaka i komunikacije?

Dakle, kako sastanke učiniti što učinkovitijima? Iz mog iskustva, jedan od najvećih potrošača vremena je da svaki dionik ima drugačiju perspektivu i ulazno znanje. 

Da biste to izbjegli, trebali biste imati jedan izvor istine o svojim projektima, resursima i financijama, kao i općenito o upravljanju projektima. Zahvaljujući tome, svi su ažurni, mogu jasno vidjeti stvarne podatke i razmišljati o rješenjima umjesto da pokušavaju spojiti različite proračunske tablice ili podatke koji nisu međusobno povezani tijekom sastanka. Vaše vrijeme i energija jedan su od najvažnijih aduta.  

Alati kao što je Primetric omogućuju zaposlenicima, voditeljima projekata i rukovoditeljima da prikupljaju informacije o aktivnostima tvrtke na jednom mjestu i dijele ih u stvarnom vremenu. 

Zahvaljujući tome, možete provjeriti dostupnost osobe, pratiti projekte i upravljati operacijama bez pozivanja kolega svakih nekoliko minuta i gubljenja vremena osiguravajući da su podaci točni. Umjesto da to učinite, možete se usredotočiti na pronalaženje rješenja i ukloniti sve prepreke u isporuci. 

Podrška uprave 

Čak i uz najbolje planove, programeri i testeri ne mogu sami dovršiti projekt. Zato je podrška menadžmenta prisutna na našem popisu kritičnih čimbenika uspjeha. 

Međutim, nemojte brkati podršku uprave s mikroupravljanjem! Za uspješan projekt, upravljačka podrška trebala bi biti predstavljena jednim glasom jedne osobe odgovorne za projekt u cjelini. 

Upravljački doprinos također bi trebao biti vidljiv kad god stvari krenu po zlu; ljudi koji su zaduženi uvijek bi trebali uskočiti kad god sukob samo što nije počeo. 

Kako prepoznati druge kritične čimbenike uspjeha u upravljanju projektima? 

Kao što smo već zaključili, faktori uspjeha projekta nisu isti za svaki projekt. Dok neki stalno ostaju isti, drugi se mogu razlikovati. Da biste pronašli prave za svoje trenutne operacije, morate: 

1. Identificirajte zahtjeve projekta. Ako ste o projektu razgovarali s kupcem, vjerojatno ste daleko od ovog koraka. Ako niste - učinite to sada i definirajte sve glavne ciljeve koje vaše operacije trebaju dovršiti kako bi bile uspješne. 
2. Stvorite strukturu plana upravljanja projektom. Definirajte glavne rezultate, podijelite ih u faze i zadatke i shvatite koji su resursi potrebni za njihovo ispunjavanje prema rasporedu. 
3. Odaberite prekretnice. Na temelju informacija koje ste prikupili u prethodnim koracima utvrdite ključne radnje koje je potrebno poduzeti ili mjerne podatke koje je potrebno postići da bi projekt bio uspješan. To može uključivati datume, rezultate, MVP-ove, nova zapošljavanja i još mnogo toga. 
4. Upotrijebite softver za upravljanje projektima da biste procijenili svoje planove. Neka čimbenici uspjeha projekta budu dio vašeg poslovanja. Uključite ih u rasporede, pratite ih i osigurajte da zaista postanu dio vaše pobjede. 

Zašto su kritični čimbenici uspjeha toliko važni? 

Kritični čimbenici uspjeha nisu samo još jedan popis koji morate napraviti prije pokretanja projekta i nikada se ne osvrnuti. 

Zapravo, oni su okosnica projektnog plana. To je zato što mogu poslužiti kao plan za kritične ciljeve i ključne zadatke koje je potrebno dovršiti kako bi projekt bio uspješan. 

Osim toga, čimbenici uspjeha projekta također mogu minimizirati rizike povezane s projektom. Definirajući se pojedinačno za svaki projekt, oni odražavaju njegov pristup i ciljeve, postavljajući jasan put i za stručnjake i za njihove menadžere. 

Konačno, kritični čimbenici uspjeha projekta mogu pomoći menadžerima da ostanu u toku s proračunima i rokovima koji su odgovorni za većinu neuspjeha projekta. 

Koje alate trebam koristiti za uspješnu isporuku projekta? 

Oni koji vam pružaju sve potrebne informacije, uključujući financije, upravljanje resursima i upravljanje projektima. 

Ako ćete početi tražiti takav alat, dopustite nam da vas zaustavimo upravo tamo - Primetric ima sve što vam treba.

Rezervirajte demo, razgovarajte s našim savjetnikom i pogledajte što još možemo učiniti za vas. 

‍