Kako je Notch kombinirao iskorištenost s profitabilnošću i otporan na krizu svoje procese

Notch je točno znao što će pojednostaviti upravljanje njihovim rastom: jedan izvor istine o korištenju, financijama i planiranju. Umjesto korištenja proračunskih tablica i manjih alata, navikli su kad ih je bilo 50, došlo je vrijeme za novi izazov. Primetrijski je prilagođen potrebama tvrtke za IT usluge - i mogao je ponuditi procese koji bi im pomogli da još bolje optimiziraju svoj rast i spriječe ih da osjete bilo kakve učinke globalne ekonomske krize u današnjem IT svijetu.

Planiranje resursa
industrija
Razvoj softvera
Planiranje resursa
Lokacija
Hrvatska
Planiranje resursa
veličina tvrtke
51-200
Planiranje resursa
vrsta projekata
Fiksna cijena i vrijeme i materijal
Planiranje resursa
korišteni softver
Proračunske tablice programa Excel
Primetric je savršen alat za softversku tvrtku. To je cjelovito rješenje koje nas je odmah kupilo. Vidimo dosta jednostavnijih rješenja, ali ona jednostavno nisu mogla zadovoljiti naše potrebe. Za tvrtku naše veličine (51-200) to je bio najbolji izbor.

Dragan Eldić

Glavni operativni direktor

U ovoj studiji slučaja naučit ćete: 

  • kako je Notch prikupio informacije od cijele tvrtke i stekao jedan izvor istine za korištenje i profitabilnost kako bi bolje vidio sve ključne mjerne podatke i vidio kako se mijenjaju, bez obzira na okolnosti, 
  • kako je Primetric pomogao tvrtki da planira svoj projekt bez ijedne pogreške i uštedi novac izbjegavajući sukobe u rasporedu ili zaposlenike na klupi, 
  • Kako je novi sustav pridonio skaliranju procesa usmjerenih na poboljšanje iskorištenosti, profitabilnosti i planiranja, što je rezultiralo dinamičnim rastom poslovanja.

Uvod

Notch je tvrtka za razvoj softvera koja isporučuje izazovne digitalne proizvode za novoosnovana poduzeća, globalna poduzeća i tehnološke disruptore. Stručnjaci za Javu i tečno govore Agile, usredotočeni su na to da budu globalni uzor tehničkoj izvrsnosti. Notchova reputacija porasla je od prvog dana - isporuka je glavni pogon, pa je obavljanje posla, promjena koju klijent treba i nadmudrivanje svakog izazova dok ne dobiju rješenje ispravno u srži tima. Njihova rješenja usmjerena su na skaliranje poslovanja klijenata, ali su također utjecajna, atraktivna, intuitivna i jednostavna za upotrebu. Svaki korak Notch procesa usmjeren je na čovjeka - razmišljanje o osobi koja će koristiti proizvod i osiguravanje besprijekornog iskustva.

Njihova rješenja implementirana su u različitim industrijama, od bankarstva, fintecha i vlade do nafte i energetike, zdravstva i građevinarstva, da spomenemo samo neke. Tvrtke poput Strabaga, digital.ai, Atrifyja i Nexxiota surađuju s Notchom već više od nekoliko godina i nastavljaju poboljšavati svoj proizvod, slijedeći najnovije tehnologije sa stručnjacima iz Notcha koji se brzo prilagođavaju tehnološkom okruženju koje se stalno mijenja.

Deloitte ga je već prepoznao kao laureata kategorije utjecaja 2023. i Technology Fast EM 50 i 500 EMEA u 2019. i 2020. godini, te uz stalan rast broja podatkovnih inženjera, developera, dizajnera, stratega, ureda u Zagrebu i Splitu, ovo je tek početak njihovog inženjerskog izvrsnog putovanja.

Projekti i kupci

Notch se dokazao u dovršavanju brojnih vrsta projekata. S iskustvom u područjima kao što su telekomunikacija, bankarstvo, agrofintech i integracija sustava, tvrtka ima ogromno iskustvo koje koristi za dovršetak i najsloženijih projekata - uključujući i one za hrvatsku vladu. 

Bez obzira na vrstu projekta, Notch se usredotočuje na dugoročne projekte. Stoga tvrtka gradi stabilne odnose sa svojim kupcima, pružajući im prilagođeni softver najviše kvalitete. 

Draganova uloga u Notchu

Dragan Eldić glavni je operativni direktor u Notchu. On nadgleda sve projekte u tvrtki, kao i čimbenike koji utječu na njih, kao što su ljudi, financije i potražnja na tržištu. 

Važno je napomenuti da je Dragan odgovoran i za uspjeh operacija. On mora osigurati profitabilnost projekta održavanjem visokih stopa iskorištenosti i preciznim i preciznim upravljanjem vještinama ljudi - sve uz održavanje ključnih procesa skalabilnim bez obzira na veličinu tvrtke. Stoga je on Notchova prva linija obrane u tome što je profitabilan, bez obzira u kojem je stanju tržište danas.

Naravno, u dinamično rastućoj tvrtki upravljanje svim tim procesima zahtijevalo je mnogo posla. Dragan je trebao:

  • analizirati korištenje i raspodjelu ljudi kako bi se osiguralo maksimalno iskorištavanje njihovog vremena i, kao rezultat, maksimalna dobit - sve uz brigu o zadovoljstvu i dobrobiti zaposlenika, 
  • pratiti troškove i prihode projekta, kao i njegovu profitabilnost, tijekom i nakon završetka projekta, kao i prognozirati ih prije početka projekta, 
  • kontrolirati vrijeme i troškove rada kako bi se osiguralo da projekti neće premašiti proračun,
  • vidjeti sva odstupanja od rasporeda kako biste spriječili prekovremene sate, zakazali sukobe, zaposlenike na klupi i kašnjenja,
  • analizirati različite scenarije predviđanja ovisno o provizornom portfelju projekata, radnom opterećenju ljudi i blagim rezervacijama kako bi vidjeli kakvu dobit može očekivati u budućnosti, 
  • izgraditi skalabilne procese delegirajući odgovornost za profitabilnost i korištenje određenim menadžerima. 

Drugim riječima, trebao je održati tvrtku u pogonu, profitabilnom i uz visoku iskorištenost u bilo kojim okolnostima, jer su ti pokazatelji bili ključ kontinuiranog rasta tvrtke.

Međutim, Draganov posao nije bio lak. U to je vrijeme Notch koristio razne alate koji se nisu mogli integrirati. Kako bi se dodala uvreda ozljedama, oni također nisu bili prilagođeni potrebama IT industrije, a tamo je bilo teško ponoviti strukturu tvrtke. Kao rezultat toga, Dragan je zapeo s nedovoljnim informacijama i nije mogao poboljšati procese za koje je bio odgovoran.

Izazovi u Notchu

Kako je Notch rastao, tako je rasla i njegova potreba za skalabilnim procesima i besprijekornim protokom informacija. Ipak, problemi s poslovanjem skaliranja i osiguravanjem neometanog protoka informacija kroz integracije utjecali su ne samo na Dragana, već i na tvrtku u cjelini, te joj je bilo potrebno bolje rješenje za detaljno praćenje poslovanja.

Kao rezultat toga, Notch se suočio s brojnim gorućim izazovima koji su bili ključ daljnjeg rasta cijelog poduzeća. Također je gubio dragocjene prilike koje bi tvrtku mogle dodatno unaprijediti i pripremiti je za sve što budućnost nosi.

Nema veze između korištenja i profitabilnosti uzrokovane nedostatkom jednog izvora istine

Brzim rastom Notch je stekao brojne uzbudljive projekte. Ipak, njihovo kontroliranje bio je vrlo složen zadatak - sve informacije potrebne za proces pohranjene su u zasebnim proračunskim tablicama i alatima. Na primjer, tvrtka nije mogla vidjeti utjecaj korištenja na profitabilnost, jer su informacije bile procesi odvojeno.

"Dobivanje podataka o profitabilnosti iz projekata bilo je teško, jer je to bilo puno ručnog rada. Također smo dobivali podatke iz različitih alata i bilo ih je teško spojiti. 
Listovi bi se prikupljali, a njihovi podaci prenosili na druge listove koji su ih objedinjavali u drugom kontekstu. Bilo je puno ručnog rada. Osim toga, financije i vremenske tablice čuvane su odvojeno, zbog čega je šira slika nejasna."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Prikupljanje informacija iz različitih izvora bio je zahtjevan proces; Također je uzrokovao brojne pogreške koje su se mogle izbjeći, a koje su često ometale planove i pretpostavke. Uz brojne izvore informacija, čak i izračunavanje same profitabilnosti moglo bi dovesti do brojnih pogrešaka, ostavljajući tvrtku u opasnosti da bude djelomično neprofitabilna - i ne zna za to na vrijeme.

Osim toga, menadžeri bi također mogli imati vrlo različite podatke o istim pitanjima. To je, s druge strane, dovelo do neizvjesnosti.

"Posjedovanje podataka na različitim listovima ne čini podatke dosljednima, pa nismo mogli potvrditi uvide drugih ljudi i uloga. Nije postojao niti jedan izvor istine."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Nema jednostavnog načina za usporedbu dugoročnih planova sa stvarnim vrijednostima i optimizaciju korištenja s profitabilnošću projekta

Imajući niz iskusnih menadžera na brodu, Notch je bio svjestan važnosti stalne optimizacije procesa i njegovog utjecaja na uspjeh tvrtke. 

"Ako želimo biti uspješni, moramo optimizirati naše procese. S našim rastom moramo imati dobro podmazan stroj; Zato moramo vidjeti sve vrste odstupanja u našim planovima. Želimo biti što precizniji i želimo osigurati da naša tvrtka napreduje bez obzira na okolnosti."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Međutim, iako je Notch imao prilično visoku razinu iskorištenosti, bilo je teško izravno povezati te podatke s financijama.  Glavni razlozi za to bili su:

  1. Informacije o korištenju i financijama koje su čuvane u zasebnim proračunskim tablicama i alatima. 
  2. Nije postojao automatizirani način određivanja ključnih pokazatelja uspješnosti, uključujući samu iskorištenost i profitabilnost. 
  3. Bilo je teško dobiti brze informacije o tome kako određeni klijenti i projekti rade od strane ostalih menadžera (poput PM-ova odgovornih za određene projekte ili financijskih menadžera).

Kao rezultat toga, Notchovi menadžeri - uključujući i samog Dragana - imali su problema ostati na vrhu monitorske profitabilnosti i iskorištenosti, te su željeli odmah reagirati na sve nastale probleme.

"Kada radimo raspored, želimo vidjeti što manje odstupanja i brzo reagirati na promjene. Želimo temeljiti svoje odluke na podacima u stvarnom vremenu kako bismo bili konkurentni i optimizirani."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Notchov tim također je želio planirati korištenje budućih projekata i razdoblja. Međutim, i to je bilo izazovno bez ijednog izvora istine. Kao rezultat toga, i procesi planiranja i praćenja bili su prilično spori i dugotrajni, što je izazvalo ogromnu frustraciju kod svih uključenih strana.

Nedostatak jasnog pogleda na bazen talenata u tvrtki 

Kao tvrtka usredotočena na svoj rast, Notch je stalno osiguravao da novi projekti počnu kada ostali budu dovršeni. Ipak, dodjeljivanje ljudi tim operacijama nije bio mačji kašalj, jer nije bilo pouzdanog pregleda tko je imao koje vještine i kada je ta osoba bila dostupna. To je također bilo presudno za upravljanje klupom zaposlenika, što bi moglo postati ogromno financijsko opterećenje.

"S vremenom je upravljanje vještinama postalo nemoguće, jer smo imali sve više ljudi. Morali smo distribuirati znanje i trebale su nam pouzdane informacije. [...] Također smatramo da je integriranje vještina u prodajne procese izazovno. To je posebno važan aspekt, jer želimo razviti naše ljude i dati im prostor za rast. Želimo da i odjel prodaje to vidi. "
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Opterećujuće i dugotrajno izvješćivanje o radnom opterećenju i profitabilnosti

Baš kao i svaka rastuća organizacija, Notch je također želio detaljno pratiti svoje poslovanje i ključne pokazatelje. Ipak, s toliko različitih dokumenata i programa koji pohranjuju vrijedne informacije, to nije bio lak zadatak. To je bio važan korak jer su izazovna vremena viđena na horizontu IT tržišta.

"Koristili smo druge alate i proračunske tablice, ali jednostavno nije živio unutar organizacije."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Izvješća o vremenskoj tablici, korištenju i profitabilnosti, kao i neki manji sažeci, morali su se pripremati ručno, jednadžba za jednadžbom. Naravno, proces je trajao satima vremena menadžera, prisiljavajući ih da napuste svoje druge dužnosti. 

Osim toga, njihovi napori nisu jamčili izradu ispravnog izvješća. Baš kao i svaki drugi proces s uključenim ljudskim čimbenicima, i ovaj je bio sklon pogreškama. Stoga stvaranje točnih i dosljednih izvješća nije bilo ništa drugo nego čudo. 

"Borili smo se s izvješćivanjem i održavanjem dosljednosti podataka i znali smo da će nam trebati sustav izvješćivanja".
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Rješenje: Jedan izvor istine za profitabilnost projekta i prognoze korištenja zaposlenika u odnosu na stvarne 

Kako su problemi postajali sve izazovniji kako je njihov broj rastao, Notch je nastavio tražiti druga rješenja, koja su više odgovarala standardima IT industrije. 

"Primetric je savršen alat za softversku tvrtku. To je cjelovito rješenje koje nas je odmah kupilo. Vidimo dosta jednostavnijih rješenja, ali ona jednostavno nisu mogla zadovoljiti naše potrebe. Za tvrtku naše veličine (51-200) to je bio najbolji izbor. "
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Naravno, Notch se nije morao riješiti svih svojih bivših rješenja. Primetric je tvrtki ponudio priliku da se integrira s vanjskim sustavima, olakšavajući bolji protok informacija u svim alatima odjednom i stvarajući jedinstveni izvor istine za sve ljude u tvrtki.

"Mogućnost integracije sustava s različitim aplikacijama također nam je bila velika prednost."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Provedba je također olakšana Primetricovom podrškom. Pojedinačni konzultanti, praktični proces i fleksibilan pristup pomogli su Notchu da brzo prenese svoje podatke i počeo raditi s njima u stvarnim slučajevima.

"Imali smo zaista veliku potporu tijekom provedbe. Primetrijski tim je uvijek bio responzivan i proaktivan. Čak i ako Primetric nije imao točnu značajku o kojoj smo razmišljali, uvijek ste rado pružili neka zaobilazna rješenja. Naš dojam je bio da je Primetricu stvarno stalo do nas. Zahtijevali smo određenu fleksibilnost, kao i neko tehničko znanje, i to smo dobili. "
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Kombiniranje korištenja i financija u jedan alat

Budući da je Primetric ponudio sveobuhvatan pristup upravljanju ljudima i projektima, Notch ga je odlučio iskoristiti na najbolji mogući način. 

Prvo, tvrtka je odlučila implementirati Primetricov sustav praćenja vremena. Na taj su način zaposlenici dobili pristup detaljima svojih dugoročnih alokacija i mogli su bolje upravljati svojim vremenom. Menadžeri su također bili zadovoljni promjenom - kako su ljudi počeli pratiti svoje vrijeme, nadzornici su automatski dobili informacije o napretku projekta i mogli su djelovati na temelju informacija kada je to potrebno. To im je pomoglo da uoče probleme prije nego što su postali ozbiljni rizici i uzeli danak u profitabilnosti tvrtke.

Nadalje, informacije o planovima i njihovom napretku Primetric je koristio za automatsko izračunavanje iskorištenosti svakog zaposlenika. Ta je promjena rezultirala boljom kontrolom rada ljudi i poboljšanim iskorištavanjem njihovog vremena - i profitom od njega

Važno je napomenuti da je sustav također mogao kombinirati korištenje s troškovima rada, pružajući menadžerima sveobuhvatan pregled svih glavnih troškova u projektu. Kao rezultat toga, mogli su predvidjeti troškove i prije početka projekta i odabrati najbolje mogućnosti koje su im nadohvat ruke.

Financijski pokazatelji dostupni u samo nekoliko klikova 

"Primetric može podržavati projekte vremena i materijala i fiksne cijene i pokriva sve što bi softverskoj tvrtki moglo zatrebati."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Kada je Notch prvi put počeo koristiti Primetric, otkrio je da je sustav savršeno prikladan za rukovanje operacijama tipičnim za tvrtke za IT usluge, poput različitih vrsta namire projekata, provizornih projekata i dinamičkih dodjela. To je omogućilo tvrtki da ih bolje kontrolira i maksimalno iskoristi svaki radni sat. 

Primetrijsko financijsko izvješće
Automatski generirano izvješće o proračunima projekata.

Kako je Notchov tim također mogao pratiti vrijeme u Primetricu, također je stekao neke vrijedne uvide o korištenju i planiranju. Sustav je također kombinirao vremenske tablice s financijskim informacijama, automatski stvarajući izvješća o vremenu i financijama - sve u stvarnom vremenu. Kao rezultat toga, i rukovoditelji i menadžeri mogu se upoznati sa svim detaljima projekta kad god im trebaju takve informacije. Nema potrebe tražiti od nekog drugog da ga pruži! 

"Redovito idem na sve projekte kako bih uskočila u detalje operacija i dobila potrebne informacije. Ne moram to pitati druge menadžere. "
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Upravljanje vještinama za stvaranje boljih početnih financijskih prognoza projekta

Traženje pravih ljudi za posao - i usklađivanje posla s njihovim ambicijama - također je postalo mnogo lakše s Primetricom. 

Traženje članova tima u Primetricu

Zahvaljujući profilima zaposlenika, menadžeri su mogli potražiti ljude s određenim vještinama i iskustvom i uskladiti ih s pravim projektima - bilo provizornim ili ne. Također su mogli pregledavati dodatne informacije o stručnjacima, zajamčene besprijekornom integracijom s drugim internim alatima. Zahvaljujući tom rješenju, planovi bi se mogli prilagoditi ne samo dostupnosti određenih ljudi, već i njihovim ambicijama. 

"Primetric vidimo kao alat za izvještavanje o kompetencijama i vještinama. U Primetricu imamo njihov brzi pregled i lako možemo pristupiti informacijama."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Kao rezultat svih tih promjena, Primetric je pokrenuo prodajne procese i pomogao menadžerima u stvaranju točnih planova bez obzira na okolnosti. Važno je napomenuti da su sve uključene strane bile zadovoljne promjenom! 

Sveobuhvatno planiranje i praćenje svakog sata i svake lipe

S Primetricom na mjestu, priprema planova za budućnost postala je komad kolača - iako je budućnost tržišta iz dana u dan postajala sve neizvjesnija. Alati kao što su provizorni projekti, izračuni korištenja i upravljanje vještinama pojednostavili su upravljanje vremenom, omogućujući menadžerima da stvore točne planove čak i uz stalno mijenjanje operacija.

To je također bilo moguće zahvaljujući pametnim obavijestima uključenim u sustav. S njima pri ruci, menadžeri su bili svjesni sukoba u rasporedu i drugih problema i mogli su djelovati na temelju informacija. 

"Naše planiranje je bolje. [...] Primetrijski pregled omogućio nam je da budemo precizniji [u našim planovima] i kasnije ih kvantificiramo sa svim pokazateljima."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu
Obavijest o preklapanju rezervacija u Primetricu

Koristeći značajke uključene u alat, Dragan je mogao izraditi točne planove, testirati ih i nadzirati bez trošenja sati na izračunavanje ključnih pokazatelja. Kao dodatak tome, Primetric je također prikupio sve potrebne informacije za njega, štedeći nebrojene sate svog i vremena svojih menadžera. Kao rezultat toga, mogao se pripremiti za sve vrste scenarija - i djelovati prema njima brzo ako je potrebno.

Nadalje, budući da je Primetric pohranio informacije o trenutnim i budućim nastojanjima u Notchu, mogao bi se koristiti i za usporedbu tih dvaju nastojanja. S takvom opcijom, Dragan, kao i njegovi kolege, mogli su vidjeti razlike između planova i stvarnosti i još više optimizirati rad. Drugim riječima, dobili su pristup automatiziranom praćenju koje im omogućuje stvaranje skalabilnih procesa i stvaranje dodatne dobiti.

"Mogu dobiti izvješće u nekoliko klikova u Primetricu. Obično si postavljam puno pitanja i mogu dobiti odgovor na njih u sekundi."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Jedan izvor istine za protok informacija i dosljednost podataka

Posljednje, ali ne najmanje važno, Notch i njegovi menadžeri ne moraju gubiti vrijeme na spajanje beskrajnih proračunskih tablica - Primetric to čini za njih. 

"Suočavanje sa složenim proračunskim tablicama i njihovo uspoređivanje s jednostavnim otvaranjem Primetrica čini veliku razliku; Kao da idem na Mjesec! [...] Primetrijski ne širi sve. Kao rezultat toga, pomaže nam u upravljanju našim podacima."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Zahvaljujući integracijama i širokom opsegu opcija, Primetric kombinira upravljanje resursima s financijama i praćenjem, prikupljajući potrebne informacije u stvarnom vremenu. Slijedom toga, može spojiti podatke i izračunati ključne pokazatelje uspješnosti bez potrebe za jednim klikom od bilo kojeg upravitelja. 

Automatski generirano izvješće o kapacitetu koje prikazuje prošli, trenutni i budući kapacitet u poduzeću
"Riješili smo problem dosljednošću podataka i stekli jedan izvor istine. Također ćemo integrirati druge alate sa sustavom kako bismo još više poboljšali transparentnost."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Osim toga, Primetric je uklonio ljudsku pogrešku u izračunima i objedinio formule u tvrtki. Zahvaljujući takvom rješenju, svi zaposlenici su uvijek na istoj stranici i ne moraju se oslanjati na usmenu predaju dok donose kritične odluke.

Prednosti primetrijskog

Zahvaljujući Primetricu, Notch i njegovi menadžeri mogu: 

  • dinamički skalirati svoje procese bez obzira na veličinu tvrtke i situaciju na tržištu. 
  • izračunati iskorištenost i kombinirati je s financijama kako biste dobili sveobuhvatan pregled proračuna i profitabilnosti te poboljšali mjerne podatke kako biste profitirali od svakog radnog sata,
  • usporediti planove sa stvarnošću, analizirati podatke i optimizirati procese kako bi generirao još veću dobit, 
  • poboljšati protok informacija u poduzeću i objediniti podatke u poslovanju bez izvođenja jedne ručne radnje, 
  • generirati izvješća u samo nekoliko klikova, bez obzira na njihov opseg, 
  • neprimjetno odražavaju strukturu tvrtke u alatu,
  • upravljati vještinama, iskustvom i osobnim ciljevima zaposlenika i uključiti ih u prodajne procese, 
  • ubrzati procese planiranja uz uklanjanje pogrešaka, 
  • stvaranje jednog izvora dosljednih informacija za cijelu organizaciju. 

Sažetak

"Implementacija sustava kao što je Primetric pomaže tvrtki u održivom rastu tvrtke."
Dragan Eldić, glavni operativni direktor u Notchu

Nakon nekoliko mjeseci rada s Primetricom, Notch je uspio dodatno proširiti svoje procese, a istovremeno pratiti sve ključne detalje poslovanja. Kao rezultat toga, tvrtka je poboljšala svoje procese planiranja, upravljanja i praćenja - sve dok je drastično smanjila svoje vrijeme i šanse da se projekti u nekom trenutku mogu dogoditi neprofitabilni. 

Zbog toga budućnost Notcha izgleda svijetlo i izgledat će svijetlo bez obzira na broj zaposlenika i projekata.

Povezane studije slučaja

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.