5 sposobów na to, by firma IT przestała marnować czas i zasoby 

Prowadzenie firmy świadczącej usługi IT jest trudne, ponieważ tak wiele rzeczy domaga się uwagi na raz. Musisz ostrożnie wybierać te, na których chcesz się skupić.

Dlatego też podejście do zarządzania czasem musi być holistyczne i uwzględniać współzależności między zespołami. 

Oto wszystko, co musisz wiedzieć o identyfikowaniu nieefektywności i marnowania czasu w swoich zespołach (oraz kilka rzeczy, które możesz z tym zrobić).

Dlaczego należy unikać nieefektywności za wszelką cenę?

Może się to wydawać oczywiste. W końcu wydajność jest naszym świętym Graalem w praktycznie każdym obszarze naszej pracy.

Ale co w ogóle oznacza nieefektywność w tym kontekście? 

Zanim dowiesz się, jak wyeliminować nieefektywność, musisz wiedzieć, jak odróżnić ją od normalnych rzeczy, które od czasu do czasu zdarzają się w firmie.

Przyjrzyjmy się zatem najbardziej typowym objawom nieefektywności w firmie IT takiej jak Twoja:

• Kierownicy projektów i zespoły nie mają 100% pewności co do tego, kto nad czym pracuje i jak długo (więc ciągle o to pytają),
• Twoje szacunki kosztów nie są dokładne i nie uzyskujesz marż zysku, których Twoja firma potrzebuje do rozwoju,
• Problemy takie jak podwójne rezerwacje, konflikty harmonogramów lub brak zasobów (=nadgodziny dla członków zespołu) zaczynają pojawiać się częściej,
• Twój dział HR może tylko zgadywać, jakie będą wymagania przyszłego projektu - zamiast planować nowe zatrudnienia, stara się rekrutować ludzi na ostatnią chwilę,

Jakie są konsekwencje nieefektywności? Najgorsze koszmary każdego PPM, takie jak:

• Zmarnowane pieniądze,
• Niedotrzymane terminy,
• Niska jakość pracy,
• Ogólny chaos,
• Marnowanie czasu (od częstych spotkań po przydzielanie najlepszych programistów do zadań o niskim priorytecie).
  

Nieefektywności, które wymieniłem powyżej, mają bezpośredni wpływ na ciebie i twoją pracę. To ty musisz informować menedżerów o przydziałach lub radzić sobie z problemami, takimi jak podwójne rezerwacje.

Nawet jedna rzecz z tej listy jest bardzo droga, a jeśli są one na liście przez dłuższy czas, zaczynają być niebezpieczne dla biznesu.

Mają one jednak również wpływ na kierowników projektów, którzy nie korzystają ze scentralizowanego źródła zaktualizowanych alokacji i zamiast tego walczą o utrzymanie porządku za pomocą silosowych arkuszy kalkulacyjnych. Oznacza to dodanie jeszcze większego stresu do i tak już stresującej pracy.

Wreszcie, kwestie te mają również wpływ na deweloperów. Jeśli twoje szacunki się nie sprawdziły, a projekt wymaga więcej pracy niż myślałeś, będziesz musiał zatrudnić kogoś nowego. Ale rekrutacja specjalistów zajmuje dużo czasu; prawdopodobnie zdajesz sobie z tego sprawę. 

Zanim więc nowy pracownik dołączy do zespołu, będziesz musiał pokryć dodatkowe obciążenie pracą przy użyciu istniejących zasobów. Oznacza to długie godziny pracy i nadgodziny. Żaden deweloper nie poradzi sobie z tym dłużej niż tydzień lub dwa. 

W jaki sposób nieefektywność wiąże się ze stratą czasu?

Teraz, gdy omówiłem już nieefektywność, przejdźmy do innej, ale ściśle powiązanej kwestii: marnowania czasu i ławki pracowników.

Jak te dwie rzeczy są ze sobą powiązane? To całkiem proste:

Nieefektywność prowadzi do marnowania czasu, a marnowanie czasu prowadzi do nieefektywności. Jeśli masz już do czynienia z jednym z nich, prawdopodobnie wkrótce będziesz miał do czynienia z drugim.

Ograniczony dostęp do informacji o zasobach lub brak jasności co do tego, kto co robi, zmusza PM-ów do poświęcania dużej ilości czasu na aktualizowanie swoich arkuszy kalkulacyjnych, dzielenie się nimi z innymi, spotykanie się z innymi w celu omówienia alokacji, a następnie dokonywania korekt zgodnie z tym, co odkryli. Następnie cykl zaczyna się od nowa.

To właśnie tutaj do firmy wkrada się nieefektywność.

Czy istnieje sposób, aby z tym walczyć? Zacznij od opracowania przepływu pracy dla wszystkich kierowników projektów i uzyskaj rozwiązanie, które będzie służyć jako jedno źródło prawdy dla wszystkich, od menedżerów po pracowników.

Zanim jednak zdecydujesz się na takie rozwiązanie, musisz wiedzieć, jakie są Twoje obszary problemowe. Bez tej wiedzy ryzykujesz, że otrzymasz narzędzie, które nie rozwiąże wszystkich najbardziej palących problemów.

Jak identyfikować i zwalczać nieefektywność i marnowanie czasu?

1. Zacznij od śledzenia czasu pracy i analizowania go

Najlepszym sposobem na wykrycie marnotrawstwa czasu jest śledzenie czasu spędzanego przez pracowników na pracy. Upewnij się, że śledzisz zarówno zadania podlegające, jak i niepodlegające rozliczeniu. Uwzględnij spotkania projektowe i spotkania z klientami, ale także pomniejsze zadania, przerwy na lunch, rozmowy telefoniczne, zarządzanie skrzynką odbiorczą i inne.

Zacznij od kluczowych pracowników i stopniowo wprowadzaj kulturę śledzenia czasu w całej firmie. W końcu rejestrowanie zadań i czasu pracy w systemie stanie się standardową procedurą dla wszystkich, a śledzenie wydajności pracowników będzie bułką z masłem.

Na przykład, możesz odkryć, że twoi kierownicy projektów spędzają zbyt dużo czasu na spotkaniach lub na aktualizowaniu swoich arkuszy kalkulacyjnych. Zidentyfikujesz dwa problemy, które można rozwiązać za pomocą jednej rzeczy: pojedynczego źródła prawdy, które eliminuje większość spotkań poświęconych alokacjom i zdecydowanie eliminuje wszystkie indywidualne arkusze kalkulacyjne blokujące duży obraz.

W Primetric połączyliśmy śledzenie czasu z alokacją zasobów i informacjami finansowymi, aby stworzyć kompleksowy wgląd w projekty:

2. Zaplanuj i oszacuj swój projekt

Już na etapie planowania projektu można wyeliminować wiele potencjalnych strat czasu.

Po pierwsze, należy stworzyć realistyczny budżet projektu. Podziel swój projekt na zadania i kamienie milowe, a następnie oszacuj każdą pozycję na liście, identyfikując całą robociznę i materiały potrzebne do jej realizacji.

Znając swoje wydatki, możesz ustalić odpowiednią stawkę dla swoich klientów i upewnić się, że Twój projekt jest opłacalny. Pamiętaj, aby uwzględnić koszty ogólne w cenie ustalonej za rozliczane godziny.

Dowiedz się więcej o sztuce budżetowania tutaj: Jak skutecznie zarządzać budżetem projektu, jeśli jesteś firmą świadczącą usługi IT

3. Planowanie wstępnych projektów

Kierownicy projektów często planują zasoby dla przyszłych projektów w ostatniej chwili. Opłaca się jednak rozpocząć planowanie i przydzielanie pracowników jeszcze przed podpisaniem umowy. 

Dlaczego? Ponieważ w ten sposób zyskujesz przewagę w planowaniu projektu i odzyskujesz mnóstwo czasu na zajęcie się wymaganiami dotyczącymi zasobów projektu. Nie będziesz musiał martwić się, że zatrudnienie w ostatniej chwili zagrozi jakości wyników projektu.

Nasz przewodnik po planowaniu zasobów w zarządzaniu projektami omawia to bardziej szczegółowo.

Tak wygląda planowanie wstępnych projektów w Primetric:

‍

4. Przydzielaj zasoby jak profesjonalista

Upewnij się, że masz pełny wgląd w swoje zasoby przed wykonaniem jakichkolwiek ruchów związanych z alokacją. 

W przeciwnym razie możesz zmarnować swoje cenne talenty na projekty, które mają niższą marżę. Lub co gorsza - zatrudnić najdroższe zasoby do projektu, który nie wymaga ich poziomu wiedzy specjalistycznej lub klient ma bardzo napięty budżet.

Wskazówka: Jeśli rozważasz podniesienie stawek lub wiesz, że za kilka miesięcy będziesz potrzebować bardziej wykwalifikowanych pracowników, rozważ uruchomienie programu rozwoju pracowników, aby uniknąć kosztownego procesu rekrutacji.

Weź pod uwagę umiejętności, kompetencje i planowane lub wstępne rezerwacje ludzi przed ich przydzieleniem. Jeśli masz system, który wyświetla wszystko na pierwszy rzut oka, zrobienie tego będzie kwestią minut, a nie godzin.

‍

5. Śledzenie i monitorowanie zasobów

Zacznij śledzić wskaźnik wykorzystania zasobów zaraz po rozpoczęciu projektu. Będziesz w stanie zobaczyć, jak Twoje szacunki sprawdzają się w rzeczywistości, od razu dostrzec wszelkie niespójności i podjąć działania.

Na przykład, mogłeś nie oszacować liczby godzin potrzebnych do ukończenia etapu projektu lub ktoś mógł zapomnieć o rejestrowaniu czasu (uwierz mi, to się zdarza!).

Jak oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga zaoszczędzić czas i uniknąć nieefektywności?

• Jest to jedno źródło prawdy dla wszystkich interesariuszy - koniec z bezużytecznymi spotkaniami, na których omawia się tylko, kto robi co, kiedy i jak długo. Wszystkie te informacje są teraz zamknięte w jednym systemie, do którego dostęp mają wszyscy kierownicy projektów. Wisienka na torcie? Wszystkie dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym. 
• Koniec z powtarzalną pracą - kierownicy projektów nie będą już tracić czasu na ręczne wypełnianie kart czasu pracy lub raportowanie tego, co zostało ukończone danego dnia. A Ty nie będziesz musiał tracić czasu na kompilowanie wszystkich ich danych, aby uzyskać widok z lotu ptaka na to, co naprawdę dzieje się w projektach.
• Zautomatyzowany, nowoczesny proces - planowanie i śledzenie projektów w arkuszach kalkulacyjnych jest po prostu nieefektywne. Jest to również czasochłonne, kosztowne i bardziej prawdopodobne, że spowoduje kłopoty z powodu ludzkich błędów. Usuń arkusze kalkulacyjne z równania i postaw na oprogramowanie do zarządzania projektami, aby zmodernizować i zabezpieczyć swój proces.  
• Lepsze podejmowanie decyzji - brak dostępu do właściwych danych może powodować, że menedżerowie podejmują niewłaściwe decyzje lub zbyt długo zwlekają z ich podjęciem. Rozwiązanie do zarządzania projektami umożliwia im podejmowanie działań opartych na danych. 
  

I to naprawdę działa. Weźmy za przykład australijską firmę informatyczną HSD. Wdrażając Primetric, menedżerowie skrócili czas przydzielania ludzi do projektów i generowania danych z arkuszy kalkulacyjnych z 15 godzin tygodniowo do 30 sekund, co doprowadziło do wzrostu oszczędności i zarobków o 200 000 USD rocznie. 

Zobacz, jak oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc wyeliminować straty czasu i nieefektywność. Zarezerwuj demo Primetric, aby dowiedzieć się więcej.