.JPG)
Jakie są koszty ogólne?
Koszty ogólne to wszystkie stałe wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, z wyłączeniem bezpośrednich kosztów opracowania produktu lub świadczenia usługi, czyli tzw. kosztów operacyjnych.
W przypadku firmy świadczącej usługi IT, koszty ogólne to zazwyczaj koszty pośrednie wszystkiego z wyjątkiem pracy samych pracowników, ponieważ są oni odpowiedzialni za świadczenie usług na rzecz klienta. Wszystko, co ich w tym wspiera, jest ogólnie uważane za dodatkowy wydatek.
Rodzaje kosztów ogólnych
Aby nieco ułatwić sprawę, koszty ogólne w firmach świadczących usługi IT są zazwyczaj podzielone na dwie kategorie: koszty ogólne projektu i koszty ogólne firmy lub koszty administracyjne.
Oto kilka przykładów kosztów ogólnych.
Koszty ogólne projektu
Koszty ogólne projektu to wszystkie dodatkowe koszty związane bezpośrednio z projektem, które należy pokryć, aby go ukończyć. Oczywiście, podobnie jak w definicji kosztów ogólnych, nie obejmują one kosztów pracy. Co ważne, koszty ogólne projektu wpływają tylko na rentowność projektu, w którym zostały wygenerowane - inne projekty nie muszą pokrywać żadnej części tych kosztów.
Koszty ogólne spółki
Z drugiej strony, koszty ogólne firmy to znacznie szersza kategoria. Ogólnie rzecz biorąc, obejmuje ona wszystkie wydatki, które firma musi pokryć, aby sprawnie funkcjonować, takie jak koszty operacyjne (tj. marketing, sprzedaż, administracja, zarządzanie wykonawcze) i podstawowe rachunki (tj. czynsz za powierzchnię biurową, media, podatki, materiały biurowe, inny sprzęt biurowy, wydatki na reklamę, ale także niezbędne przedmioty i urządzenia, takie jak drukarki, papier i nowy sprzęt).
Co ważne, te koszty ogólne nie są bezpośrednio związane z żadnym konkretnym projektem realizowanym w firmie. W wielu przypadkach będą to stałe koszty ogólne.
Ponieważ każdy rozliczany projekt korzysta z kosztów ogólnych firmy (na przykład: warsztaty dla pracowników w celu poprawy ich umiejętności), wydatki te są zawsze dzielone proporcjonalnie między projekty. Aby to zrobić, należy przydzielić koszty ogólne za pomocą formuły alokacji kosztów.
Czy wynagrodzenie jest kosztem ogólnym?
Odpowiedź na to pytanie brzmi: zależy to od tego, co pokrywają koszty ogólne firmy i za co są one odpowiedzialne.
Co definiuje koszty ogólne?
Pozycja pracownika i jego obecna sytuacja w firmie jest tym, co oddziela wynagrodzenia od kosztów ogólnych. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli praca pracownika jest rozliczana - płaci za nią klient - jego wynagrodzenie nie jest kosztem ogólnym .
Jednak przełożenie tej teorii na praktykę jest nieco bardziej skomplikowane. Dlatego przygotowaliśmy kilka prostych przykładów ilustrujących najpopularniejsze przypadki, z jakimi można się spotkać w firmie IT.
Czy wynagrodzenie dewelopera jest kosztem ogólnym?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, musimy rozważyć dwa przypadki: dewelopera aktywnie pracującego nad projektem podlegającym rozliczeniu i dewelopera obecnie pozostającego w stanie spoczynku .
Dopóki deweloper jest zaangażowany w projekty komercyjne, jego wynagrodzenie nie jest kosztem ogólnym, ponieważ jest bezpośrednio odpowiedzialny za generowanie zysków dla firmy - innymi słowy, jego praca jest rozliczana, a klient za nią płaci .
Istnieją jednak przypadki, w których wynagrodzenie dewelopera może zostać uwzględnione w sumie kosztów ogólnych. Na przykład, gdy deweloper jest odsunięty od pracy lub przypisany do projektu niepodlegającego rozliczeniu lub wewnętrznego, jego praca nie przyczynia się do zysków firmy. Dlatego jego wynagrodzenie jest kosztem ogólnym.
Czy wynagrodzenie za marketing jest kosztem ogólnym?
Tak - wynagrodzenia marketingowe są generalnie kosztem ogólnym.
Działania marketingowe nie są bezpośrednio odpowiedzialne za dostarczanie produktów lub usług i generowanie zysków z żadnego z projektów. Dlatego są one uwzględnione w kosztach ogólnych firmy. To samo dotyczy innych wynagrodzeń administracyjnych, takich jak sprzedaż, koszty prawne i opłaty księgowe.
Czy wynagrodzenie dyrektora generalnego lub członka zarządu jest kosztem ogólnym?
Tak. Menedżerowie wysokiego szczebla, podobnie jak członkowie działów wsparcia, nie są bezpośrednio zaangażowani w pracę nad komercyjnymi, rozliczanymi projektami. W związku z tym ich wynagrodzenia są z definicji kosztami ogólnymi.
Dlaczego warto śledzić koszty ogólne - nawet jeśli nie mają one bezpośredniego wpływu na projekt?
Chociaż w niektórych przypadkach mogą wydawać się niewielkie, koszty ogólne mogą drastycznie zmienić koszty projektu, a nawet uczynić go całkowicie nieopłacalnym. To nie są tylko puste słowa - oto jak to działa w prawdziwym świecie.
Jak zmienia się rentowność projektu w zależności od kosztów ogólnych?
Wyobraźmy sobie projekt, za który klient płaci 150 000 USD. Szacuje się, że praca w ramach projektu będzie kosztować 50 000 USD, pozostawiając firmie 66% marży zysku.
Mimo to, projekt ten musi również pokryć 60 000 USD miesięcznych kosztów ogólnych, określonych przy użyciu wzoru alokacji kosztów. Po odjęciu zarówno kosztów pracy, jak i kosztów ogólnych od przychodów, projekt generuje 40 000 USD zysku. W związku z tym jego ostateczna marża zysku wynosi około 26% - znacznie mniej niż początkowa!
Jak mogę śledzić wydatki ogólne przez cały czas?
Przy tak wielu rodzajach kosztów ogólnych, obliczanie kosztów ogólnych jest czasami trudne - przynajmniej w arkuszach kalkulacyjnych lub innych prowizorycznych rozwiązaniach. Jednak niektóre rozwiązania lepiej nadają się do kontrolowania wszystkich dodatkowych kosztów. Primetric jest jednym z nich!
W Primetric można dodawać zarówno powtarzające się, jak i jednorazowe koszty ogólne do projektów i monitorować ich wpływ na rentowność operacji. Co więcej, można również uwzględnić koszty ogólne firmy w równaniu i dzielić je między wszystkie projekty.
W rezultacie można uzyskać pełny obraz wszystkich wydatków w firmie i uzyskać dostęp do realistycznych prognoz finansowych i obliczeń - a wszystko to za pomocą zaledwie kilku kliknięć!
Czy chcesz monitorować swoje koszty ogólne tak jak liderzy IT?
Nie ma problemu - jest na to prosty sposób.
Najpierw zapoznaj się z naszymi innymi artykułami na temat rentowności i kosztów ogólnych, w tym z artykułami na temat:
- zarządzanie kosztami projektu,
- prognoza przychodów,
- błędy w budżetowaniu rujnujące marże zysku,
- poprawa rentowności firmy IT,
- uwzględnienie kosztów ogólnych w cenie rozliczanych godzin,
- obliczanie kosztów ogólnych na członka zespołu.
...i nauczyć się obliczać koszty ogólne oraz zarządzać pośrednimi i bezpośrednimi wydatkami w swojej firmie.
A jeśli już teraz potrzebujesz pomocy z kosztami ogólnymi swojej firmy, możesz to zrobić w Primetric. Zarezerwuj demo lub rozpocznij okres próbny z naszym narzędziem, aby zobaczyć jego potencjał w procesach finansowych!
