6 błędów w budżetowaniu projektów rujnujących marże zysku

1. Zbyt skomplikowane płatności = dodatkowe koszty

Wiele firm, zwłaszcza tych małych, ma tendencję do zmiany ceny godzin pracy w trakcie trwania projektu; im więcej godzin, tym niższa cena. Inne mają tendencję do łączenia czasu i materiałów z projektami o stałej cenie w rozliczeniach za jeden projekt. Jednak takie podejście do budżetowania projektów może być bardzo nieopłacalne - i możesz nawet o tym nie wiedzieć!

Im prostsza struktura, tym lepsze finanse 

Podczas gdy obniżanie ceny w miarę realizacji projektu może być kuszące dla klienta, dla dostawcy może to szybko przerodzić się w katastrofę. Taka zmieniająca się cena: 

• sprawia, że bardzo trudno jest przewidzieć koszty projektu,
• jest główną przyczyną wszelkiego rodzaju błędów w fakturach końcowych i może być powodem utraty zaufania w relacji firma-klient, 
• sprawia, że każda godzina pracy jest mniej opłacalna,
• generuje tysiące dolarów dodatkowych kosztów związanych z samym obliczaniem wartości, 
• sprawia, że procesy są nieskalowalne; z nimi firma po prostu nie może się rozwijać. 

Innymi słowy: zbyt skomplikowane płatności mogą przyciągnąć klientów, ale mogą też zrujnować budżet firmy!

Jak uprościć finanse? 

70% naszych klientów upraszcza swoją strukturę finansową w miarę rozwoju - i rozwija się jeszcze szybciej dzięki bardzo prostym procesom. To nie przypadek: to po prostu najlepsza odpowiedź na wszelkie koszty generowane przez zbyt skomplikowane procesy. 

Największe firmy, z którymi współpracujemy, mają tylko trzy rodzaje projektów finansowych: 

• stała cena, 
• czas i materiał, 
• retainery. 

W rezultacie udoskonalili swój monitoring finansowy i stali się w stanie śledzić każdy grosz bez marnowania tysięcy dolarów na bezsensowne obliczenia. 

2. Sprzedaż projektów o stałej cenie = spadek rentowności

Ale co, jeśli niektóre rodzaje finansów w projektach są bardziej ryzykowne niż inne? 

Jest to prawda w przypadku projektów o stałej cenie. Podczas gdy są one zdecydowanie korzystne dla klientów, dla firm świadczących usługi IT mogą być trudne do osiągnięcia rentowności - zwłaszcza w dłuższej perspektywie. Na przykład, niektórzy z naszych klientów byli zaskoczeni odkryciem, że ich projekty FP wygenerowały 4% straty!

Dlaczego projekty ze stałą ceną mogą okazać się nieopłacalne?

Jest ku temu kilka powodów: 

• ich marża zysku zmienia się wraz z inflacją na przestrzeni lat, 
• często generują dodatkowe koszty, które są uwzględnione w zakresie projektu, ale nie w budżecie, 
• musiały zostać ukończone bez względu na koszty, chyba że umowa stanowi inaczej. 

Krótko mówiąc, nie są one wystarczająco elastyczne, aby nadążyć za zmianami w środowisku. 

Które projekty ze stałą ceną są najbardziej opłacalne? 

Nie wszystkie projekty ze stałą ceną należy demonizować - niektóre z nich mogą okazać się bardzo udane. 

Tak zwane szybkie poprawki lub małe projekty oparte na produktach są często jednymi z najbardziej dochodowych. Ponieważ są to zazwyczaj krótkoterminowe przedsięwzięcia, ich zakres prac można dokładnie oszacować i wycenić, dając firmom możliwość generowania ogromnych zysków.

Niektóre z długoterminowych projektów o stałej cenie również mogą być opłacalne, pod warunkiem, że firma ma doświadczenie w ich realizacji. Tak zwane siwowłose projekty (lub po prostu projekty, które Twoja firma z powodzeniem realizowała wiele razy) mogą być dokładnie oszacowane i prowadzone w przewidywalny sposób, stając się wiarygodnym źródłem zysku. 

3. Nieuwzględnienie czasu wolnego w planach projektu = nieuniknione opóźnienia 

W niektórych przypadkach porównanie planowanych i rzeczywistych marż projektu może być trudnym doświadczeniem. Ale dlaczego? 

Z naszego doświadczenia wynika, że winne są nierealistyczne plany . Wiele firm planuje swoich pracowników na 160 godzin miesięcznie, niezależnie od ich faktycznej dostępności, na którą ogromny wpływ mają urlopy, zwolnienia lekarskie i inne obowiązki. W rezultacie koszty pracy i dodatkowych przydziałów rosną, podobnie jak opóźnienia, odbijając się na budżetach projektów. 

Co ważne, nie mówimy tu również o niewielkich różnicach finansowych; w niektórych przypadkach firmy doświadczyły 25% spadku marż, skutecznie tracąc jedną czwartą swoich zysków. 

Jak mogę uczynić moje plany i marże bardziej realistycznymi? 

Aby przypisać odpowiednie osoby do projektu, należy obliczyć rzeczywistą wydajność (maksymalną dostępną liczbę godzin, które pracownik może poświęcić na pracę w danym okresie) specjalisty, którego chcesz przypisać, i porównać ją z jego wykorzystaniem lub czasem, który z pewnością poświęci na inne obowiązki. Różnica między tymi dwiema wartościami dostarczy informacji na temat liczby dostępnych godzin, które pracownik może spędzić w projekcie. 

Alternatywnie, nie trzeba obliczać tych wartości ręcznie. Niektóre narzędzia do planowania wydajności, w tym Primetric, wykorzystują plany i informacje o czasie wolnym do obliczania dostępności wszystkich pracowników i dostarczają je menedżerom, gdy szukają odpowiednich osób do pracy. 

4. Zbyt optymistyczne alokacje = opóźnienia i dodatkowe koszty 

Z naszego doświadczenia wynika, że wiele firm decyduje się na korzystanie z przybliżonych danych dotyczących liczby godzin niezbędnych do wykonania zadania, a także ich kosztu. Takie podejście rzadko się jednak opłaca. 

Wyobraźmy sobie menedżera, który chce przypisać specjalistę do bardzo prostego projektu. Nie przyjrzał się jednak ani kalendarzowi, ani budżetowi i na podstawie swojego doświadczenia założył, że średnia stawka godzinowa dla takiego dewelopera wynosi 30 dolarów. Wykorzystał również swoje wcześniejsze projekty, aby oszacować, że ta operacja zajmie 100 godzin. 

W oparciu o dane, projekt kosztowałby 3000 dolarów. Zadowoleni z wyniku, poprosili klienta o zapłacenie 5000 dolarów za operację, pozostawiając 66% marży. 

Kiedy jednak menedżer miał oficjalnie zaplanować projekt, zauważył, że programiści ze stawką godzinową poniżej 30 USD są po prostu niedostępni. W rezultacie musiał zadowolić się droższym pracownikiem, kosztującym 40 USD za godzinę. 

Co gorsza, deweloper odkrył, że nie będzie w stanie ukończyć projektu w zaledwie 100 godzin - potrzebuje co najmniej 120 godzin. W związku z tym koszty projektu nagle wzrosły do 4800 USD, pozostawiając zbyt optymistycznemu menedżerowi zaledwie 200 USD zysku; wystarczy, by otrzeć łzy. 

Jak alokować ludzi i koszty i nie popełniać błędów? 

Jest tylko jeden sposób na uniknięcie problemów, które miał w swojej pracy menedżer z powyższej historii: jest to praca na rzeczywistych danych zamiast na założeniach i myśleniu życzeniowym .

Podczas planowania projektu - a nawet pozyskiwania go w pierwszej kolejności! - sprawdź dostępność swoich pracowników i wykorzystaj te informacje do ich przydzielenia. Zrób to samo z ich wynagrodzeniami, aby zakończyć budżetowanie. Tylko wtedy unikniesz zrujnowania marży zysku! 

5. Nieprawidłowe śledzenie czasu pracy = różne wydatki 

Kilka lat temu pewna firma chciała śledzić czas pracy i wykorzystywać te informacje do obliczania kosztów pracy. Jednak zdecydowali, że ich pracownicy będą śledzić tylko 7 godzin dziennie, a nie 7, ponieważ i tak marnują część czasu na przerwy i zadania organizacyjne. 

Kiedy jednak przyszedł czas na podsumowanie finansów firmy, okazało się, że około pół miliona dolarów wydano na nieznane działania, ponieważ niezarejestrowane godziny nadal generowały koszty. 

Nie chciałbyś być tym, który straci pół miliona dolarów, prawda? 

Jak prawidłowo śledzić czas i łączyć go z finansami? 

Aby to zrobić, należy wykonać kilka kroków. 

Najpierw przypisz stawkę godzinową wszystkim pracownikom. Jeśli otrzymują oni miesięczne wynagrodzenie, oblicz ich stawkę godzinową na podstawie liczby przepracowanych godzin. 

Następnie wprowadź proces śledzenia czasu pracy w swojej firmie. Pamiętaj, aby edukować pracowników na temat jego znaczenia - wielu z nich uzna to za biurokrację i odmówi udziału w tym procesie. Pokaż im, że ich czas będzie miał bezpośredni wpływ na faktury!

Ponadto należy maksymalnie uprościć śledzenie czasu pracy. Nie zmuszaj swoich pracowników do śledzenia czasu zbyt szczegółowo lub w dwóch narzędziach jednocześnie! To tylko zwiększy ich opór. 

Wreszcie, nie bój się egzekwować śledzenia czasu pracy wśród swoich pracowników. Jeśli to konieczne, powiąż monitorowane godziny z ich wynagrodzeniem lub wypróbuj inne pomysły, które mogą pomóc Twojej firmie, a które odniosły sukces w firmach naszych klientów. 

6. Brak danych historycznych = brak zysków 

Wyobraź sobie, że masz projekt, który ma zająć 10 godzin miesięcznie, a niezależnie od wysiłku, klient zapłaci taką samą cenę. Kiedy jednak spojrzysz na czas poświęcony na projekt w ciągu ostatnich kilku miesięcy, odkryjesz, że jego ukończenie zajęło tylko 6 godzin. Innymi słowy, twój pracodawca mógł wykonać o 4 godziny więcej pracy podlegającej rozliczeniu, a ty po prostu o tym nie wiedziałeś. Z pewnością nie byłbyś zadowolony z takiego obrotu spraw, prawda?

A co, jeśli dzieje się tak w dziesiątkach różnych projektów? 

Zakładając, że stosunek faktycznie przepracowanych godzin do godzin planowanych pozostanie taki sam, firma straci 40% czasu swoich pracowników i straci możliwość pozyskania większej liczby projektów, które mogłyby wygenerować zyski. 

Jak wykorzystać wolne godziny do generowania zysków?

Po pierwsze, musisz wiedzieć, ile godzin możesz wykorzystać na wygenerowanie dodatkowych zysków .

Aby to zrobić, zespół musi codziennie śledzić czas i zwracać uwagę na ilość czasu spędzonego na każdym z przydzielonych zadań. Następnie możesz zacząć szukać wolnych godzin w ich kartach czasu pracy, aby określić, które projekty zajmują mniej czasu niż wcześniej szacowano.

Następnie można wykorzystać te dane do: 

• Twórz dokładniejsze plany dla projektów, którymi już zarządzasz i optymalizuj ich koszty, przypisując do nich mniej godzin, 
• ocenić liczbę godzin, które pracownicy mogliby poświęcić na pracę nad innymi projektami, 
• Pozyskiwanie lub rozszerzanie projektów wymagających ich umiejętności i wykorzystywanie czasu specjalistów do generowania zysków w takich projektach zamiast wydawania ich na bezczynne alokacje. 

7. Chcesz jeszcze lepiej zarządzać swoimi marżami?

Świetnie - trafiłeś we właściwe miejsce! 

Odwiedź nasz blog, aby przeczytać także o: 

• analiza finansowa projektu, 
• poprawa wyników finansowych w firmie IT, 
• metody unikania przekroczenia kosztów, 
• alokacji kosztów, które pomogą usprawnić procesy zarządzania finansami,

Lub, jeśli już wiesz, że potrzebujesz pomocy w obliczeniu swoich zysków, zarezerwuj demo z naszymi doradcami lub rozpocznij okres próbny z Primetric!