.JPG)
Jak wygląda cykl życia projektu usług profesjonalnych?
Profesjonalny cykl życia usługi to kompleksowy proces, który jest w stanie dokładnie odzwierciedlić złożoność rozwoju nowoczesnego produktu. Jest powszechnie stosowany w firmach specjalizujących się w dostarczaniu rozwiązań na zamówienie, zwłaszcza cyfrowych.
W przeciwieństwie do cyklu życia projektu, cykl życia usług profesjonalnych nie koncentruje się wyłącznie na samym produkcie lub usłudze. W rzeczywistości jego głównym przedmiotem zainteresowania jest współpraca między stronami zaangażowanymi w proces produkcji. Jako taki, cykl życia usług profesjonalnych jest w stanie dostarczyć bardziej precyzyjne produkty dostosowane do potrzeb klienta.
Cykl życia usług profesjonalnych i branża IT
Wiemy już, czym jest cykl życia projektu usług profesjonalnych - ale co ma on wspólnego z branżą IT?
Właściwie wszystko!
Cykl życia projektu usług profesjonalnych jest doskonałym odwzorowaniem procesów, które można już znać z metodologii Agile. Innymi słowy, taki wzorzec jest w stanie ułatwić sprinty, powtarzalne działania, a także regularne kamienie milowe.
Co ważne, taki cykl zawiera jeszcze kilka rzeczy, które są kluczowe dla nowoczesnej branży IT - pętle uczenia się, informacje zwrotne i ciągłe doskonalenie. Dzięki powtarzalnemu rytmowi wyznaczonemu przez metodologię Agile, ulepszony cykl daje miejsce na dyskusję, eliminację typowych błędów, usprawnienie procesów i zapewnienie firmom przewagi konkurencyjnej.
Cykl życia usługi profesjonalnej a cykl życia projektu: jaka jest różnica?
Profesjonalny cykl życia usługi i cykl życia projektu mają ze sobą wiele wspólnego, ale ich znaczenie polega na różnicach. Poniżej możesz zobaczyć, jak się ze sobą porównują.
.png)
Standardowy cykl życia projektu
Standardowy cykl życia projektu i jego 5 faz pozostały niezmienione przez lata. W rezultacie niektóre branże uważają go za zbyt prosty, aby odpowiadał ich potrzebom.
Tradycyjnie cykl życia projektu obejmował takie etapy jak:
- faza inicjacji,
- faza planowania,
- faza wykonania,
- faza monitorowania,
- faza zamykania.
Jak już widać, nie zawiera on żadnych powtarzalnych etapów i zakłada, że projekt można posuwać tylko do przodu - nie ma cofania się, poprawiania błędów, a przede wszystkim wyciągania wniosków z całego projektu. Innymi słowy, taki cykl nie jest pomocny ani dla członków zespołu, ani dla kierowników projektów.
W rezultacie, wraz z nagłym rozwojem usług cyfrowych, stało się oczywiste, że nie odzwierciedla on już złożoności innowacyjnych produktów - i właśnie wtedy pojawił się cykl życia usług profesjonalnych.
Cykl życia projektu nowoczesnych usług profesjonalnych
Cykl życia projektu ewoluował w ciągu ostatnich kilku lat, odpowiadając w szczególności na oczekiwania dostawców usług, i nie składa się już tylko z 5 faz. Nadal jednak jego głównym celem jest zapewnienie sukcesu projektu i wsparcie zarówno kierowników projektu, jak i członków zespołu.
Dziś firmy nie skupiają się już na samym dostarczaniu usług, choć ostatecznie jest to ich ostateczny cel. Teraz, aby stworzyć oprogramowanie na zamówienie dostosowane do potrzeb klienta, są one znacznie bardziej zainteresowane ciągłym doskonaleniem, płynną współpracą i sprawną komunikacją. Dodatkowo, w niektórych przypadkach, długotrwałe usługi, które mogą być utrzymywane przez dziesięciolecia.
Cykl życia projektu usług profesjonalnych - fazy
Nowoczesny cykl życia projektu usług profesjonalnych obejmuje znacznie więcej czynników cenionych przez firmy IT, takich jak:
- opinie,
- osobisty charakter i funkcje dostosowane do indywidualnych potrzeb,
- natychmiastowe odpowiedzi na wszelkie pojawiające się problemy,
- stała komunikacja,
- elastyczność i zdolność do zmian.
Istnieje jedna dodatkowa faza projektu, ponieważ proces ten obejmuje:
- faza sprzedaży,
- faza planowania,
- faza dostarczania i ulepszania (znana również jako faza realizacji),
- faza księgowania,
- faza analizy,
- faza konserwacji.
W rezultacie cykl życia usług profesjonalnych jest idealną opcją dla branży IT i wszelkich innych firm specjalizujących się w świadczeniu usług klientom korporacyjnym.
Fazy cyklu życia projektu usług profesjonalnych
Chociaż niektóre fazy cyklu życia projektu usług profesjonalnych mogą wydawać się podobne do tych z cyklu życia projektu, istnieją znaczące różnice w ich realizacji.
Diabeł tkwi w szczegółach - i omówimy wszystkie szczegóły faz poniżej.
Etap 1: Faza sprzedaży w cyklu życia projektu usług profesjonalnych
W cyklu życia projektu usług profesjonalnych praca rozpoczyna się jeszcze przed spotkaniem inauguracyjnym - to dlatego, że zaczyna się od fazy sprzedaży unikalnej dla tego cyklu.
Głównym celem fazy sprzedaży jest zapewnienie, że projekt może zostać ukończony w firmie, jednocześnie przekonując klienta do podpisania umowy. Choć może się to wydawać proste, wcale takie nie jest. Wynika to z faktu, że w przeciwieństwie do firm z innych branż, usługi profesjonalne wymagają znacznie szerszej analizy w celu ustalenia, czy firma ma czas i zasoby na ukończenie projektu.
.png)
Faza sprzedaży - kluczowe wnioski
Aby ukończyć fazę sprzedaży cyklu życia projektu usług profesjonalnych, należy:
- konceptualizacja projektu i jego zakresu oraz określenie zasobów potrzebnych do jego realizacji,
- przeprowadzić prognozowanie zarządzania projektami, aby sprawdzić, czy właściwi członkowie zespołu są dostępni w określonych terminach,
- oszacować koszty (w tym koszty ogólne, wynagrodzenia i narzędzia),
- ocenić ryzyko i prawdopodobieństwo sukcesu na podstawie powyższych informacji,
- zakończyć zarządzanie ofertami, negocjacje i formalne operacje, jeśli wszystkie powyższe kroki zostaną zakończone zgodnie z planem.
Co ważne, wszystkie te etapy powinny być zakończone w oparciu o informacje z jednej bazy danych zarządzania portfelem projektów, która zawiera wszystkie niezbędne dane z różnych działów i zespołów w firmie. W przeciwnym razie szacunki mogą okazać się niedokładne w przyszłości!
Etap 2: Faza planowania w cyklu życia projektu usług profesjonalnych
Po zakończeniu fazy sprzedaży rozpoczyna się faza planowania. Ogólnie rzecz biorąc, koncentruje się ona na zarządzaniu zasobami i czasem - w większości przypadków w branży IT chodzi o przypisanie ludzi do różnych faz projektu.
Głównym celem fazy planowania w cyklu życia projektu usług profesjonalnych jest przygotowanie osi czasu z kluczowymi celami, etapami i przydziałami. Ostatecznie powinno to dać wszystkim pracownikom przejrzysty obraz wszystkich ich obowiązków w danym okresie.
Planowanie projektu w Primetric jest łatwe dzięki kalendarzowi projektu.
Faza planu: plan projektu
Zanim przejdziemy do ostatecznego planu widocznego powyżej, musimy wykonać kilka kroków, aby ukończyć plan projektu. Ogólnie rzecz biorąc, planowanie projektu powinno obejmować:
- specyfikacja funkcjonalna produktu końcowego,
- plan główny,
- harmonogram projektu,
- status zarządzania ryzykiem,
- raport o kamieniach milowych.
Taki plan może zapewnić kierownikom projektu i kadrze kierowniczej ogólny przegląd projektu i pomóc im w podejmowaniu lepszych decyzji. Jest on również niezbędny dla powodzenia projektu, ponieważ wskazuje na jego kluczowe cele oraz pokazuje zasoby i działania, które są potrzebne do jego ukończenia.
Faza planowania: planowanie i zarządzanie zasobami
Po ukończeniu planu można przejść do harmonogramowania i zarządzania zasobami - kolejnej części fazy planowania niezbędnej dla powodzenia projektu.
W tym momencie powinieneś:
- opracowanie harmonogramu projektu,
- określić kamienie milowe i kluczowe cele,
- ustalenie mierników sukcesu projektu,
- zakończyć planowanie i harmonogramowanie zasobów w ramach zarządzania projektem, ewentualnie korzystając z narzędzi do planowania zasobów w celu uzyskania większej dokładności. W tym momencie można również przydzielić zadania specjalistom przypisanym do pierwszych etapów projektu.
Przydziały zasobów przypisane do projektu w Primetric
Po zakończeniu fazy planowania dokładnie wiadomo, jak projekt będzie wyglądał w trakcie rozwoju i można zająć się pierwszymi problemami (jeśli oczywiście się pojawią). Jednocześnie, dzięki takiemu podejściu można zmniejszyć koszty nieścisłości i ułatwić pracę menedżerom, pomagając im uniknąć najczęstszych błędów w zarządzaniu projektami.
Co więcej, dogłębna alokacja zasobów może pomóc zaoszczędzić pieniądze, które w przeciwnym razie zostałyby zmarnowane. Dlaczego? Omówiliśmy ten problem szczegółowo z naszym klientem, HSD, który zaoszczędził 200 000 dolarów w pierwszym roku korzystania z Primetric.
Etap 3: Faza dostarczania i doskonalenia (faza realizacji) w cyklu życia projektu usług profesjonalnych
Faza dostarczania i ulepszania, znana również jako faza realizacji, to moment, w którym rozpoczyna się prawdziwa praca. W tym momencie wszystkie alokacje stają się aktywne, a specjaliści udają się do swoich zadań.
Jednak z perspektywy menedżera nie jest to jeszcze czas, aby usiąść i zrelaksować się.
W fazie realizacji cyklu życia projektu usług profesjonalnych należy skupić się na wykonaniu planu projektu i osiągnięciu celów, niezależnie od problemów, które mogą się pojawić. W tym celu można skorzystać z narzędzi Primetric do raportowania i zarządzania portfelem projektów, aby zapewnić sobie sukces.
Faza dostawy: kluczowe wnioski
Aby odnieść sukces w realizacji fazy dostawy, należy:
- wykonywać zadania zgodnie z planem. Najprostszym sposobem na to jest monitorowanie pracy za pomocą narzędzi do śledzenia czasu pracy dostępnych dla wszystkich zaangażowanych specjalistów.
- terminowe ukończenie kamieni milowych i kluczowych celów,
- reagowanie na wszelkie pojawiające się problemy, w tym opóźnienia, konflikty, nieoczekiwane nieobecności i inne.
Śledzenie czasu w Primetric
Przy odrobinie nadzoru, który można wykonać w całości za pomocą narzędzi analityki biznesowej, można skutecznie zarządzać ryzykiem i informować klienta o postępach.
Poprawa w fazie dostawy
Jednak, jak wspomnieliśmy powyżej, rozwój projektu w cyklu życia projektu usług profesjonalnych to nie tylko produkt; chodzi również o doświadczenia klienta. Dlatego jego opinia może i powinna być ceniona na całym etapie dostawy.
Aby upewnić się, że projekt spełni oczekiwania klienta, należy:
- regularne spotkania z klientem w celu weryfikacji postępów,
- konsultować się z nimi za każdym razem, gdy pojawi się kontrowersyjna kwestia,
- otrzymywanie i analizowanie regularnych informacji zwrotnych, które wskazują na obszary, które można poprawić (zarówno w projekcie, jak i w całym procesie).
Ten rodzaj komunikacji można podtrzymywać poprzez regularne rozmowy telefoniczne, aktualizacje wiadomości e-mail, a nawet spotkania.
W ten sposób nie tylko zwiększasz swoje szanse na sukces w danym projekcie, ale także uczysz się na błędach i ulepszasz swoje procesy w przyszłych przedsięwzięciach.
Etap 4: Faza księgowości w cyklu życia projektu usług profesjonalnych
Faza rozliczeniowa w cyklu życia projektu usług profesjonalnych jest poświęcona rozpoznaniu rzeczywistych kosztów projektu.
Pierwotnie taka faza nie istniała w tradycyjnym cyklu życia projektu. Jednak ze względu na obecny stan branży IT jest to konieczne. Wynika to z faktu, że branża IT musi łączyć różne rodzaje rozliczeń (T&M, Fixed Price, opłaty za utrzymanie i inne) z różnymi rodzajami umów i kosztów ogólnych. Dlatego też firmy działające w tej branży muszą stawić czoła licznym wyzwaniom podczas rozliczania swoich projektów.
.png)
Mimo to, niezależnie od wszystkich tych komplikacji, główny cel etapu księgowości pozostaje ten sam: zarządzanie finansami projektu i wszystkimi jego częściami w celu określenia rzeczywistej rentowności operacji i usprawnienia procesów.
Etap księgowości: kluczowe wnioski
Teoretycznie ta faza cyklu życia projektu usług profesjonalnych obejmuje:
- monitorowanie wszystkich kosztów projektu, w tym wynagrodzeń, kosztów ogólnych, wykonawców i innych,
- określanie typów rozliczeń i zarządzanie fakturami,
- fakturowanie i pobieranie opłat od klientów; rozliczanie projektów.
Jednak ta lista w połączeniu ze wszystkimi wyzwaniami, o których wspomnieliśmy powyżej, sprawia, że proces ten jest nieco bardziej skomplikowany.
Dlaczego? Przyjrzyjmy się poniższemu przykładowi.
Faza rozliczeniowa - przykład
Projekt realizowany przez Best Company potrwa jeden miesiąc. Jest to projekt o stałej cenie.
Księgowość pokazuje, że projekt obejmuje wiele kosztów, takich jak
- Wynagrodzenia dla wykonawców: jeden tester (30 USD za godzinę), jeden programista (40 USD za godzinę) i projektant UX (35 USD za godzinę), przy 160 godzinach pracy w miesiącu - łącznie 16 800 USD.
- wynagrodzenia dla stałych pracowników: jeden programista (5000$ miesięcznie, wliczone podatki) i jeden tester (4500$ miesięcznie, wliczone podatki) - łącznie 9 500$.
- koszty ogólne firmy: media (200 USD miesięcznie na projekt), czynsz za biuro (500 USD miesięcznie na projekt) i nowy sprzęt (100 USD miesięcznie na projekt) - łącznie 800 USD miesięcznie.
W związku z tym podstawowe koszty projektu wynoszą 27 100 USD miesięcznie.
Początkowo cena projektu za miesiąc została oszacowana na 35 000 USD dla projektu Fixed Price. W związku z tym projekt pozostaje opłacalny.
Koszt ten może się jednak różnić w zależności od firmy (np. koszty ogólne) lub samego projektu (wymagania, wakaty, nadgodziny itp.). W rezultacie na etapie księgowania należy dokładnie przeanalizować wszystkie czynniki, aby uzyskać dokładne obliczenia.
Pełne zestawienie kosztów projektu, które można wykorzystać do raportowania lub rozliczania klientów.
Tak było w przypadku Netgen - firmy, której z powodzeniem udało się obniżyć liczbę niedokładnych faktur do 0.
Etap 5: Faza analizy w cyklu życia projektu usług profesjonalnych
Ogólnie rzecz biorąc, faza analizy w cyklu życia projektu usług profesjonalnych zwykle rozpoczyna się po zamknięciu projektu. Jednak w oparciu o liczne przykłady naszych klientów uważamy, że analiza może być również przeprowadzana regularnie w fazie realizacji projektu dzięki narzędziom Business Intelligence.
Kiedy powinienem przeanalizować swój projekt?
Analiza podczas realizacji projektu pozwala wszystkim menedżerom mieć stałą kontrolę nad projektem i ulepszać go w razie potrzeby. Jest to również idealne rozwiązanie do unikania przeszkód, a nawet zapobiegania im, zanim się pojawią.
Z drugiej strony, analiza podczas zamykania projektu dotyczy bardziej ogólnej wydajności zespołu i jego członków. Informacje zebrane na tym etapie cyklu życia projektu usług profesjonalnych dostarczają firmie cennych informacji zwrotnych, które można później wykorzystać do usprawnienia krytycznych procesów.
.png)
Niezależnie od tego, czy wybierzesz pierwszy, drugi, czy oba, Twoja analiza powinna przede wszystkim koncentrować się na rzeczywistych metrykach dostarczanych przez wiarygodne źródła - zalecamy korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami i analityki biznesowej. Tylko wtedy będziesz w stanie ocenić postępy projektu, dostrzec wszelkie problemy i zasugerować rozwiązania na przyszłość.
Faza analizy: kluczowe wnioski
Aby wyciągnąć dokładne wnioski z operacji w danym projekcie, należy skupić się na:
- Analiza wydajności zespołów i pracowników,
- Analiza kluczowych wskaźników,
- Obliczanie marży,
- Pomiar wykorzystania,
- Prognozowanie trendów i przyszłych potrzeb.
Ale po co w ogóle zawracać sobie głowę tymi wszystkimi statystykami?
Niezależnie bowiem od etapu procesu, na którym są analizowane, mogą dostarczyć menedżerom cennych spostrzeżeń na temat problemów, ale i sukcesów w projekcie. W rezultacie dane zebrane na etapie analizy cyklu życia usług profesjonalnych mogą przyczynić się do znacznych usprawnień w przyszłości.
Faza analizy: informacje zwrotne i opinie
Jak wspomnieliśmy wcześniej, cykl życia projektu usług profesjonalnych opiera się na informacjach zwrotnych od klientów. Z pewnością nie jest więc zaskoczeniem, że musimy wziąć to pod uwagę podczas analizy projektu.
Przed zakończeniem projektu kierownik odpowiedzialny za jego realizację powinien przygotować się do ostatecznej oceny postępów. Może ona przybrać formę ankiety, rozmowy lub spotkania - wszystko zależy od firmy i potrzeb jej klienta. Do wyciągania wniosków z realizacji projektu można również wykorzystać automatycznie generowane raporty dostępne w Primetric.
Rodzaj procedury pozyskiwania informacji zwrotnej nie ma tu jednak większego znaczenia - liczą się doświadczenia klientów. Końcowa ocena powinna obejmować takie elementy jak:
- Ogólne odczucia i doświadczenia
- Kluczowe zalety
- Kwestie krytyczne
- Komunikacja
- Jakość poszczególnych etapów projektu
- Spełnienie wymagań
...i więcej - wskaźniki w ostatniej informacji zwrotnej mogą się różnić w zależności od rodzaju projektu.
Opinii tych nie należy jednak trwale oddzielać od danych zebranych przez narzędzia analityczne. Należy je porównać, aby określić, które obszary projektów były w pełni udane z obu perspektyw, a których zabrakło. Tylko wtedy będziesz miał pełny przegląd wydajności projektu.
Etap 6: Faza utrzymania w cyklu życia projektu usług profesjonalnych
Faza utrzymania jest specyficzna dla cyklu życia projektu usług profesjonalnych w branży IT. Wynika to z faktu, że niektóre projekty, nawet po ich zakończeniu, wymagają dodatkowych działań i aktualizacji, aby zachować funkcjonalność w przyszłości. Ogólnie rzecz biorąc, taki jest cel fazy konserwacji: regularne dbanie o oprogramowanie i zapewnienie, że pozostaje ono sprawne.
Faza konserwacji: kluczowe wnioski
Fazy konserwacji dla różnych produktów mogą się różnić, ponieważ nie ma identycznych projektów. Jednak kluczowe cele tej fazy obejmują zazwyczaj aktualizację oprogramowania w celu zapewnienia jego płynnego działania i dodawania nowych funkcji w razie potrzeby.
Ta lista kluczowych celów jest jednak bardzo elastyczna - w rzeczywistości nigdy nie możemy powiedzieć, jakich nowych ulepszeń produkt będzie potrzebował w przyszłości!
Cykl życia projektu usług profesjonalnych: pobierz szablon
Czy chcesz wprowadzić cykl życia usług profesjonalnych w swojej firmie?
Jeśli tak - nie musisz przepisywać wszystkich powyższych informacji do osobnego dokumentu. Zamiast tego możesz po prostu pobrać nasz szablon cyklu życia projektu usług profesjonalnych - i gotowe!
Korzyści z cyklu życia projektu usług profesjonalnych
Podsumowując, łatwo zauważyć, że optymalizacja cyklu życia projektu usług profesjonalnych może być korzystna dla projektu i firmy jako całości. Jest to jednak bardzo ogólne podejście, ponieważ korzyści płynące z takiego podejścia przemawiają głównie do menedżerów.
Co więc mogą zyskać dzięki usprawnieniu cyklu życia projektu usług profesjonalnych?
.png)
CEO
Zadaniem CEO jest monitorowanie wszystkiego, co dzieje się w firmie - a cykl życia projektu usług profesjonalnych pomaga mu właśnie w tym.
Patrząc na cykle jednego lub wielu projektów jednocześnie, dyrektor generalny może wyraźnie zobaczyć wykorzystanie, potencjalne wakaty i inne krytyczne problemy. Ma również wgląd z lotu ptaka w operacje, ich potencjał i finanse. Podsumowując, może on po prostu zobaczyć, jak jego projekty się rozwijają, a jego firma podąża za nimi.
COO
Głównym celem dyrektora operacyjnego jest realizacja większej liczby projektów w firmie, zwiększając jej przychody. Na pierwszy rzut oka cykl życia projektu usług profesjonalnych nie ma z tym nic wspólnego - ale sięgnijmy nieco głębiej.
Dzięki dokładnym szacunkom i konsultacjom, które mają miejsce na pierwszych dwóch etapach cyklu życia projektu usług profesjonalnych, dyrektor operacyjny może dokładnie oszacować zasoby potrzebne do realizacji projektu i odpowiednio je przydzielić. Może również podejmować działania na podstawie informacji o wszelkich problemach, takich jak wakaty lub nadkomplety.
Dodatkowo, może on również być na bieżąco z komunikacją między działami zaangażowanymi w uruchomienie nowego projektu, tj. działem HR, sprzedaży i rozwoju. W rezultacie może zapewnić, że żadne konflikty nie staną na drodze nowych możliwości, zapewniając w rezultacie rozwój firmy.
PMO
Dla PMO cykl życia projektu usług profesjonalnych jest jednym z podstawowych narzędzi zapewniających sukces jego przedsięwzięć. Dzieje się tak, ponieważ proces ten obejmuje wszystkie jego obowiązki: od oceny potencjału projektów po ich zamknięcie.
W rezultacie, dzięki takiemu cyklowi, PMO może usprawnić procesy w ramach projektów, w razie potrzeby naprawić relacje między różnymi operacjami, nadać tempo pozyskiwaniu nowych klientów i, co nie mniej ważne, sprawić, że działalność firmy będzie z dnia na dzień coraz lepsza. Wątpimy, czy istnieje jakikolwiek proces lepszy z jego perspektywy!
DYREKTOR FINANSOWY
Dzięki cyklowi życia usług profesjonalnych dyrektor finansowy zyskuje pełne zrozumienie wszystkich finansów projektu na każdym jego etapie. Dlatego taki proces obejmuje budżetowanie i monitorowanie na prawie każdym etapie, co znacznie ułatwia pracę CFO, pomagając mu wybrać te najbardziej opłacalne.
Profesjonalny cykl życia projektu jest szczególnie korzystny dla dyrektorów finansowych i menedżerów, którzy chcą śledzić swoje finanse w czasie rzeczywistym - możesz zobaczyć, jak Fingoweb to zrobił!
Zarządzaj profesjonalnym cyklem życia usługi jak szef
Wciąż masz wątpliwości co do wprowadzenia cyklu życia produktu usług profesjonalnych w swojej firmie?
Spróbuj odzwierciedlić proces w narzędziu, które zostało do tego stworzone.
Przejrzyj ofertę Primetric, zarezerwuj demo lub skontaktuj się z jednym z naszych przedstawicieli i zobacz, jak wygląda zarządzanie projektami w dedykowanym środowisku.
