Wie Altudo dank Primetric von 200 auf mehr als 500 Mitarbeiter aufgestockt wurde

Altudo wurde 1999 gegründet und hat über 600 Experten an Bord, die eine breite Palette von Dienstleistungen anbieten, von Salesforce- und Sitecore-Implementierungen bis hin zu Cloud Computing und mobiler Entwicklung.

Mit sechs Niederlassungen in verschiedenen Regionen der Welt hat Altudo Dienstleistungen für mehr als 45 Fortune-500-Unternehmen aus den Bereichen Finanzdienstleistungen, Fertigung, Einzelhandel und Versicherungen erbracht.

Das Unternehmen wurde bei den MarCom Awards (2020) und den Hermes Creative Awards (2020) mit Platin ausgezeichnet und erhielt bei den Vega Digital Awards (2020) die Auszeichnung für die beste Benutzererfahrung und das beste visuelle Design.

Primäre Herausforderung

Die größte Herausforderung, mit der Altudo zu kämpfen hatte, war das Fehlen eines ganzheitlichen Überblicks über die Mitarbeiterzuweisung und -auslastung des Unternehmens in Verbindung mit einem Bedarf an mehr Transparenz, um die Anzahl der Besprechungen über die Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten zu reduzieren.

Das Unternehmen war auf der Suche nach einer Lösung, die robuste Berichtsfunktionen, die Möglichkeit zur Erstellung von Teilzuweisungen und eine einzige Informationsquelle für alle Mitarbeiter bot.

Dank Primetric kann Altudo endlich alle Zuteilungsdaten an einem Ort speichern und sie im gesamten Unternehmen gemeinsam nutzen, um die Kommunikation zu verbessern, die Planung intelligenter zu gestalten und die Auslastung der Mitarbeiter zu erhöhen.

Das Problem: Mangelnder Überblick aus der Vogelperspektive und chaotische Tabellenkalkulationen

Altudo verwendet die agile Projektmanagement-Methodik und stellt für jede Zusammenarbeit ein eigenes Team zusammen. Für die Planung, Zuweisung und Verwaltung der Mitarbeiter verwendete das Unternehmen eine Reihe von Tabellenkalkulationen. Diese Vorgehensweise führte jedoch zu einer Reihe von Problemen:

• Fehlender Überblick über die Verfügbarkeit und Auslastung der Mitarbeiter - dies führte mitunter zu einer unzureichenden Auslastung der Mitarbeiter, was sich aufgrund eines schwierigeren Planungsprozesses direkt auf das Endergebnis des Unternehmens auswirkte.
• Ständige Fragen vieler Abteilungen nach der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter - dies führte zu einer allgemein schlechten Kommunikation zwischen den Abteilungen und der Notwendigkeit, ständig Besprechungen anzusetzen, um herauszufinden, wer wie lange beschäftigt ist.
• Fehler, die zusätzliche Kosten verursachten - Tabellenkalkulationen erlaubten es nicht, schnell zu prüfen, wer für das Projekt zur Verfügung stehen könnte. Dies führte manchmal zu falschen Entscheidungen über zusätzliche Einstellungen (ein Kostenmuster, das hätte vermieden werden können)
• Die Teammitglieder waren sich nicht einig - das lag daran, dass sie nicht mit einer einzigen Quelle der Wahrheit über die Zuweisung von Mitarbeitern arbeiteten.
• Das Risiko, dass etwas in Excel nicht korrekt ausgefüllt wird, führte zu vielen Überprüfungen, um sicherzustellen, dass die Informationen, die anderen Managern zur Verfügung gestellt wurden, korrekt waren.
• Die Erstellung von Berichten war mühsam und zeitaufwändig, da dafür Daten aus vielen Excel-Tabellen gesammelt werden mussten.
• Es war schwierig, all diese Anwendungsfälle und Prozesse abzubilden - die teilweise Zuweisung, die einfache Suche nach den Qualifikationen der Mitarbeiter und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter waren in Tabellenkalkulationen wirklich schwer umzusetzen.
  

"Als ich zum Team stieß, benutzten wir Excel-basierte Tools für die Zuteilungsverfolgung, die uns nicht die Informationen lieferten, die wir über die Verfügbarkeit unserer Mitarbeiter benötigten. Dies war die größte Herausforderung, da unsere Mitarbeiter an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten können. Wir hatten keine Transparenz zwischen den Managern, was zu vielen Problemen führte."

Kumar Pranay - Praxisleiter Qualitätssicherung bei Altudo

Lösung: Ein Tool, das bestehende Prozesse unterstützt und Altudo eine schnellere Skalierung ermöglicht

Altudo war auf der Suche nach einer Lösung, die den folgenden Anforderungen entspricht:

• Berichterstattung
• Möglichkeit der Erstellung von Teilzuweisungen
• Schnelle Umsetzung
• Unterschiedliche Rollen und Zugangsoptionen für mehr Transparenz
• Fähigkeit zur Unterstützung verschiedener Anwendungsfälle in Projekten
  

Primetric erfüllte alle diese Anforderungen und Altudo entschied sich für die Umsetzung. Das Primetric-Team begleitete Altudo bei jedem Schritt, wobei die Kommunikation über Slack und WhatsApp möglich war. 

Um die Funktionen von Primetric zu personalisieren, richtete das Team ein Trello-Board ein, auf dem Altudo die Entwicklung seiner maßgeschneiderten Funktionen verfolgen konnte. Schließlich organisierte Primetric eine Reihe von Workshop-Meetings, um den Implementierungsprozess zu straffen und sicherzustellen, dass Altudo vom ersten Tag an das volle Potenzial seiner neuen Lösung für die Personalzuweisung nutzen konnte.

"Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das uns Klarheit bei der Personenzuteilung verschafft und unsere spezifischen Anforderungen erfüllt, z. B. die Möglichkeit, Teilzuweisungen zu erstellen oder detaillierte Berichte zu generieren. Primetric erfüllte alle unsere Kriterien, und der Implementierungsprozess verlief transparent und reibungslos, dank der großartigen Unterstützung durch Primetric. Die Implementierung der Lösung dauerte nur eine Woche, was von der Professionalität des Primetric-Teams zeugt." 

Kumar Pranay - Praxisleiter Qualitätssicherung bei Altudo

Wie Altudo Primetric einsetzt

Berichterstattung

Altudo kann auf einfache Weise Berichte über die Zuweisung und Auslastung von Mitarbeitern sowie Berichte über abrechenbare Stunden erstellen. Darüber hinaus können Manager benutzerdefinierte Berichte erstellen und Prognosen auf der Grundlage der Berichtsergebnisse erstellen, um ihre Planungsaktivitäten zu unterstützen.

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Die Berichterstellung ist jetzt viel schneller, da es nur noch wenige Minuten dauert, einen Bericht aus Primetric zu erstellen. Dadurch hat Altudo auch viel mehr Klarheit in Bezug auf die Verfügbarkeit der Mitarbeiter gewonnen.

Zuweisung von Personen

Manager können Teilzuweisungen erstellen, die die realen Praktiken im Unternehmen widerspiegeln. Darüber hinaus ermöglicht der Finanzteil von Primetric, alle Informationen über die Stundensätze der Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten an einem Ort zu speichern. Dies vereinfacht die Suche nach den richtigen Mitarbeitern für neue Projekte und die Abstimmung ihrer Fähigkeiten auf die Projektanforderungen.

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Wöchentliche oder zweiwöchentliche Zuweisungen sind bei Altudo an der Tagesordnung. Außerdem werden Mitarbeiter häufig von einem Projekt zum anderen versetzt. Jetzt können Manager ihre Mitarbeiter zuverlässig Projekten zuweisen, auch in letzter Minute.

Konfigurierbare Rollen und Zugriffsrechte

• Die Mitarbeiter können sehen, wo und wie lange sie einem Projekt zugewiesen sind. Wann immer sich die Zuteilung ändert, werden sie darüber informiert. Sie müssen sich nicht mehr an den Projektleiter wenden und lange E-Mails über ihre Zuteilung austauschen.
• Personalverantwortliche können den beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters überprüfen, sein Engagement messen oder einen Blick auf freie Stellen werfen, die in naher Zukunft besetzt werden müssen.
• Operations Delivery Manager können durch einen Blick in den Kalender oder die Berichte des Unternehmens schnell erkennen, welche Spezialisten demnächst für Projekte zur Verfügung stehen. Sie können auch prüfen, welche Mitarbeiter mit Arbeit überlastet sind und ob sie anderen Projekten zugewiesen werden können.

Altudo's Prozesse der Personalzuweisung mit Primetric

Zuweisung von Personal für neue Projekte

• Wenn ein Projekt am Horizont auftaucht, bringt es auch einige neue Anforderungen mit sich; 
• Der erste Schritt ist die Überprüfung, ob Altudo die richtigen Fachleute an Bord hat;

• Ist dies der Fall, prüft das Team die Verfügbarkeit und den Stundensatz einer bestimmten Person im Verhältnis zur gewünschten Gewinnspanne des Projekts;
• Stehen keine Mitarbeiter zur Verfügung, setzt sich das Team mit der Unternehmensleitung in Verbindung, um die Anforderungen zu besprechen und ihre Kritikalität zu bewerten;
• Wenn es sich um ein Projekt mit hoher Priorität handelt, zieht das Team Spezialisten aus bestehenden Projekten ab;
• Wenn jedoch niemand verfügbar ist oder das Projekt keine hohe Priorität hat, stellt das Team einen Einstellungsantrag an die Personalabteilung.

Ausweitung der Zuweisung in einem bestehenden Projekt

• Manchmal muss ein Projekt um ein paar Tage oder sogar einen Monat verlängert werden;
• Die Fachleute, die derzeit daran arbeiten, müssen ihr Kontingent behalten; 
• Auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit in Primetric kann das Team diese Zuweisungen aktualisieren;
• Auch eine Neuzuweisung ist möglich: Wenn der Projektleiter der Meinung ist, dass die Person aufgrund der vorherigen Planung neu zugewiesen werden muss, kann das Team dieses Teammitglied neu zuweisen.

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"Unsere Manager haben endlich Klarheit darüber, wer wie lange an welchem Projekt arbeitet. Sie müssen keine Besprechungen mehr anberaumen, nur um sich gegenseitig über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu informieren. Primetric hat uns auch geholfen, die allgemeine Transparenz im Unternehmen zu erhöhen und eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen, auf die jeder Mitarbeiter zugreifen kann."

Kumar Pranay - Praxisleiter Qualitätssicherung

Ergebnisse

1. Drastische Reduzierung der Abfallstunden im gesamten Unternehmen nach der Einführung von Primetric - fast 500 Stunden pro Monat
2. Keine unnötigen Besprechungen mehr zwischen verschiedenen Managern, die sich darüber streiten, welche Mitarbeiter wie lange zur Verfügung stehen
3. Zugang zu einem Gesamtüberblick über das Geschehen im Unternehmen
4. Keine Einstellung neuer Mitarbeiter mehr, ohne zu wissen, welche Spezialisten benötigt werden
5. Keine Verwaltungsarbeit im Zusammenhang mit mehreren Excel-Tabellen 
6. Robuste Berichtsfunktionen, die die Erstellung genauer Berichte über die Verfügbarkeit und Auslastung von Mitarbeitern oder abrechenbare Stunden ermöglichen
7. Sehr schnelle Umsetzung innerhalb von 7 Tagen (ein Prozess, der normalerweise viel Zeit in Anspruch nimmt und für große Unternehmen zu einem Problem wird)
8. Viel schnellere Berichterstattung und Kontrolle - Verfügbarkeitsberichte werden in wenigen Minuten erstellt

Nächste Schritte

Altudo nutzt primetric nun schon seit über 2 Jahren. In dieser Zeit ist das Unternehmen dreimal gewachsen.

Das Unternehmen plant die baldige Einführung eines Finanzmoduls, um Projekte besser einschätzen und die Rentabilität des Projektportfolios verfolgen zu können.

"Ich erinnere mich daran, dass zu Beginn der Implementierung von Primetric über 200 Mitarbeiter an Bord waren. Seitdem ist Altudo auf über 500 Mitarbeiter angewachsen, und das Wachstum geht weiter. Das ist beeindruckend, und wir freuen uns, dass wir sie auf ihrem Weg unterstützen können."

Arkadiusz Terpilowski - Mitbegründer bei Primetric

Das Ergebnis? Nach der Einführung von Primetric wurde die Zahl der Fehlstunden im gesamten Unternehmen drastisch reduziert - das Altudo-Team spart nun fast 500 Stunden pro Monat!

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