Wie Attrecto die Rentabilität durch Auslastungsmanagement verbessert

In dieser Fallstudie erfahren Sie mehr: 

• wodurch die Zuweisungen von Attrecto viel präziser und genauer wurden, 
• wie die Berechnung der Auslastung Attrecto geholfen hat, seine Gewinne zu verbessern und mehr Schwung zu bekommen, 
• wie Attrecto von perfektionierten Personalmanagementprozessen profitiert hat. 

Einführung

Attrecto ist ein ungarisches Softwareentwicklungsunternehmen, das im Jahr 2010 gegründet wurde. Es ist darauf spezialisiert, maßgeschneiderte Lösungen für seine Kunden aus der ganzen Welt zu entwickeln. Darüber hinaus bietet es Technologieberatung, KI-Projekte, digitale Entdeckung und Wertschöpfung auf der Grundlage einer umfassenden und vollständigen Vorentwicklungsphase. Es ist auch offen für die Einstellung seiner Teams als Dienstleistung. 

Darüber hinaus ist Attrecto auch auf die Durchführung von Projekten im Bereich der Entwicklung von mobilen und Web-Apps spezialisiert und verfügt über Know-how in der Entwicklung von Adobe Experience Manager - und das mit großem Erfolg. Das Unternehmen wurde als eines der besten Unternehmen in Technology Fast 50 für Zentraleuropa und Techology Fast 500 für EMEA ausgezeichnet und ist damit eines der führenden Unternehmen in der Branche. 

Die Projekte und Kunden von Attrecto

Attrecto führt eine breite Palette von IT-Projekten für kleine, mittlere und große Unternehmen aus verschiedenen Branchen durch. Das Leistungsspektrum umfasst mobile und Web-Apps, maßgeschneiderte B2C- und B2B-Systeme, Digitalisierungsberatung und UX-Designs. Trotz ihrer Unterschiede zeichnen sich alle Arbeiten durch ihre Qualität und ihr Design aus, was von Dutzenden zufriedener Kunden bestätigt wurde. 

Bislang hat Attrecto über 100 Projekte für einige der größten globalen Marken wie Audi, Telenor, SAP, GE, AIG, Humana, Vodafone, E.ON und Microsoft durchgeführt. 

Die Rolle von Ákos in Attrecto

Ákos Birtha ist einer der Mitbegründer von Attrecto. Zurzeit ist er der Chief Delivery Officer des Unternehmens und verantwortlich für die Überwachung aller Aktivitäten im Zusammenhang mit der Softwareentwicklung und deren Bereitstellung. Mit anderen Worten: Er sorgt dafür, dass die Projekte pünktlich, innerhalb des Budgets und in der erwarteten Qualität abgeschlossen werden. 

Aus diesem Grund überwachte Ákos auch die Implementierung externer Tools, darunter Primetric. 

Frühere Werkzeuge in Attrecto 

Vor der Implementierung von Primetric verwendete Attrecto eine einfache Lösung, die den Managern einen sehr allgemeinen Überblick über die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und das Projektbudget bot. Sie wurde hauptsächlich für die Verfolgung der Projektzuweisung und die einfache Planung verwendet. Diese Tools waren jedoch nicht in der Lage, die Struktur und den Arbeitsablauf eines IT-Dienstleistungsunternehmens wie Attrecto widerzuspiegeln.

Infolgedessen konnten die Manager nur begrenzte Informationen über ihre Arbeit abrufen - und die waren oft unzureichend. 

Herausforderungen in Attrecto

Aufgrund des Mangels an Tools, die die IT-Dienstleistungsprozesse und die wichtigsten KPIs (wie Rentabilität und Auslastung) widerspiegeln könnten, verlor Attrecto langsam den Überblick über einige Aspekte der Arbeit seiner Mitarbeiter und deren Verfügbarkeit. Folglich konnte das Unternehmen die abrechenbare Zeit und die effektiven Preise für seine Kunden nicht verbessern.

Das Unternehmen war jedoch bestrebt, seine Prozesse zu verbessern und seine Probleme zu lösen - und davon gab es eine ganze Reihe. Dazu gehörten: 

Begrenzte Sichtbarkeit der Arbeitsbelastung von Langzeitbeschäftigten

Gerade als das Unternehmen begann, immer mehr Mitarbeiter zu beschäftigen, wurde deutlich, dass die Zuteilung von Minute zu Minute eine größere Herausforderung darstellen würde. 

"Mit der wachsenden Zahl der Mitarbeiter wurde es immer schwieriger, die Mitarbeiter zuzuweisen. Und das war entscheidend für unseren Betrieb!"

Ákos Birtha, Verantwortlicher für die Lieferung in Attrecto

Die früher in Attrecto verwendeten Werkzeuge waren nur in der Lage, einfache Zuweisungen zu erstellen. Sie waren jedoch schwer zu handhaben, da sie nicht die Prozesse im IT-Unternehmen widerspiegelten, einschließlich:

• langfristiges Personalmanagement und Erstellung von Plänen für einige Wochen im Voraus
• Qualifikationsmanagement und die Suche nach den richtigen Leuten für den Job, 
• Erstellung von Arbeitsplänen für einzelne Mitarbeiter und Verwaltung ihrer Zeit, 
• Berechnungsfähigkeit der Mitarbeiter. 

Außerdem war die Übersicht unzureichend - so war es zum Beispiel sehr schwierig, die Mittelzuweisungen für ein bestimmtes Projekt zu finden.

Die Kombination all dieser Faktoren führte dazu, dass die Planung oft ungenau war und zu Terminkonflikten führte, was wiederum zu Verzögerungen und Unzufriedenheit bei den Kunden führte. Problematisch war es auch für die Manager, die Stunden damit verbrachten, Pläne zu erstellen, nur um später keine Möglichkeit mehr zu haben, sie zu ändern. Außerdem wurden die Probleme mit jeder neuen Person im Unternehmen größer, so dass dringend eine Lösung gefunden werden musste. 

Keine Informationen über die Nutzung und ihre finanziellen Folgen

Frühere Tools in Attrecto hatten Probleme bei der Umwandlung der Daten in wertvollere Erkenntnisse. Das Tool war beispielsweise nicht in der Lage, die Auslastung der Mitarbeiter zu berechnen, so dass die Manager keine Informationen über die in ihrem Unternehmen beschäftigten Spezialisten hatten. 

"Die Gesamtauslastung war der erste und wichtigste KPI, den wir in unsere Prozesse einführen wollten. [...] Aus finanzieller Sicht wollten wir das Verhältnis der freien Teammitglieder überwachen, da wir ihnen natürlich Gehälter zahlen müssen, auch wenn sie nicht für Projekte eingesetzt werden."

Ákos Birtha, Verantwortlicher für die Lieferung in Attrecto

Zeitaufwändige Analyse aufgrund fehlender Werkzeuge

Da die Werkzeuge von Attrecto sehr einfach waren, hatten sie oft Probleme mit der Analyse und Konvertierung der Daten in fortgeschrittenere Quellen, wie Tabellen oder Diagramme. Sie waren auch nicht in der Lage, den Fortschritt von Projekten und die Arbeit der Mitarbeiter als solche zu überwachen. Infolgedessen verbrachten die Manager Stunden damit, solche Daten manuell zu analysieren - und dieser Prozess war anfällig für menschliche Fehler. 

"Die Kontrollmöglichkeiten für die geplante und verfolgte Zeit in den Projekten waren sehr begrenzt, was für die Manager notwendig war. [...] Infolgedessen war die Aufbereitung der Daten eine sehr mühsame Aufgabe."

Ákos Birtha, Verantwortlicher für die Lieferung in Attrecto

Das Management verbrachte Stunden mit der Erstellung der Berichte, die mehrere Überprüfungsrunden erforderten - und sie wollten vermeiden, dass sie auf der Grundlage dieser Berichte falsche Entscheidungen trafen. Je größer das Unternehmen war, desto schwieriger war es, die Unterlagen zu beschaffen, was die Aufgabe noch weiter erschwerte. 

Schwieriges Zuweisungsverfahren und Probleme, die richtigen Leute für die Aufgabe zu finden 

Aufgrund der begrenzten Möglichkeiten der früheren Attrecto-Tools, die keine Funktionen zur Verwaltung von Fähigkeiten enthielten, war es für die Manager schwierig, Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten (und freien Kapazitäten) zu finden. Laut Ákos war die Übersicht zu allgemein und reichte einfach nicht aus, um effektiv die richtigen Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe zu finden. 

Lösung: Primetric 

Eine perfekte Ergänzung für ein Softwareentwicklungsunternehmen 

Früher hatte Attrecto Schwierigkeiten, seine Prozesse in einfachen Tools abzubilden. Zum Glück konnte Primetric das ändern. 

Mit Dutzenden von Funktionen, die auf den Bedürfnissen führender IT-Dienstleistungsunternehmen basieren, konnten wir die Struktur von Attrecto nachbilden und dem Unternehmen einen umfassenden Überblick über seine Ressourcenplanung verschaffen. Dank unserer Berichtsmodule konnte Primetric auch die Analytik im Unternehmen verbessern. 

"Was Sie von unseren früheren Lösungen abhebt, ist, dass Primetric wirklich zu einem Softwareentwicklungsunternehmen passt. Es hat viele spezifische Funktionen, die Projekte mit Zeiterfassung und Finanzcontrolling verbinden können."

Ákos Birtha, Verantwortlicher für die Lieferung in Attrecto

Auslastungskontrolle und ihr Einfluss auf die Rentabilität

Mit der Implementierung von Primetric konnte Attrecto beginnen, die Auslastung der Mitarbeiter im Detail zu überwachen. Schon nach kurzer Zeit wurde klar, dass sich die Personalplanung des Unternehmens dadurch drastisch verbessert hat. 

Die Berechnung der Auslastung ermöglichte es den Managern, ihre Mitarbeiter zu kontrollieren und auf etwaige problematische Situationen zu reagieren. Die Funktion half ihnen zum Beispiel, die Genauigkeit der Zuweisungen zu verbessern, Terminkonflikte zu vermeiden und selbst kleinste Projekte zu verwalten. Außerdem wird sie für die Erstellung von Prognosen und die Verwaltung der Projektakquisition für künftige Operationen verwendet. 

"Wir haben einen besseren Überblick über die Verfügbarkeit. Wir können sehen, wenn Zuweisungen nicht wie geplant erfolgen, wenn jemand vollständig oder nur teilweise zugewiesen ist. Wir können auch die abgeordneten Mitarbeiter durchgehen und auf diese Situation reagieren."

Ákos Birtha, Verantwortlicher für die Lieferung in Attrecto

So können alle Beteiligten leicht zu den gewünschten Berichten gelangen, da sie die Arbeit überwachen können, ohne ihre eigene Zeit mit mühsamen Berechnungen zu verschwenden. 

Schnelle und präzise Zuweisung von Personen

Attrecto führte Primetric ein, um die Gesamtqualität und die Genauigkeit der Zuteilungen zu verbessern und die Anzahl der Terminkonflikte zu reduzieren - und unser Tool konnte ihnen alles bieten, was sie brauchten. 

In unserem Kalendermodul kann Ákos die Zuweisungen sowohl für einzelne Personen als auch für das gesamte Projekt und das gesamte Unternehmen überwachen. Das System zeigt ihm auch andere Details für die Zuweisungen, einschließlich der verfolgten Zeit (wenn die Zuweisung bereits aktiv ist), Löhne, Position und Auslastung. Auf diese Weise kann er die Zuweisungen flexibel ändern und verwalten, ohne dass es zu Überbuchungen oder Terminkonflikten kommt. 

"In früheren Tools war es schwierig, einen Gesamtüberblick über das Projekt, seine Planung und Zeitpläne sowie andere Arten von Ansichten zu erhalten. In Primetric war das ganz natürlich - und es war großartig, alle Pläne aus einer solchen Perspektive zu sehen."

Ákos Birtha, Verantwortlicher für die Lieferung in Attrecto

Mit anderen Worten, der Prozess war einfach viel natürlicher und enthielt keine Fehler. Infolgedessen waren die Projektpläne präziser und verursachten weniger wahrscheinlich zusätzliche Kosten, die normalerweise durch Verzögerungen oder Terminkonflikte verursacht wurden. 

Verbesserte Prognosen und langfristige Planung

Abgesehen von den aktuellen Zuweisungen kann Ákos die Funktion auch zur Planung künftiger Aufgaben nutzen. Er kann Entwürfe oder vorläufige Projekte erstellen, um verschiedene Szenarien zu testen und zu prüfen, ob er die erforderlichen Ressourcen für ein bestimmtes Projekt hat. Anschließend kann er diese Entwürfe in aktive Projekte umwandeln. Er kann sie auch frei ändern, indem er den Zuweisungsbalken direkt in den Kalender zieht und fallen lässt. 

Infolgedessen kann Ákos jetzt viel weniger Zeit für die Erstellung langfristiger Pläne aufwenden. Außerdem kann er verschiedene Szenarien testen, ohne dass sich dies auf die realen Zeitpläne auswirkt. Die Funktionen können auch dazu genutzt werden, Lücken zu füllen und die Mitarbeiterbank optimal zu nutzen, da die Manager die Kapazität ihrer Ressourcen in verschiedenen Situationen überwachen können. 

Umfassende automatisierte Berichte mit wenigen Klicks verfügbar

Attrecto ist auch ein aktiver Nutzer der erweiterten Berichterstattung von Primetric für das Ressourcenmanagement. Das Modul hat dem Unternehmen viele Stunden erspart, die es früher für aufwändige Analysen aufwenden musste. 

Dank dieser Funktion kann das Unternehmen: 

• wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Kapazität, Projektfortschritt usw. zu messen und die Informationen zur Verbesserung der Abläufe zu nutzen. 
• benutzerdefinierte Berichte erstellen, die die gewünschten Informationen innerhalb von Sekunden vergleichen, 
• die wichtigsten KPIs sowie die Trends in den Daten zu überwachen und auf beunruhigende Tendenzen zu reagieren, 
• Probleme und positive Vorkommnisse zu entdecken, die zur Verbesserung wichtiger Prozesse genutzt werden können. 

Abgesehen von diesen Funktionen stellt das System auch sicher, dass seine Zusammenfassungen und Berichte keine Fehler enthalten, da es einfach Echtzeitdaten verwendet, um erweiterte Berechnungen durchzuführen. 

Außerdem erfordern die Berichte von Primetric keine zusätzliche Arbeit. Das System sammelt automatisch die Informationen aus seinen Modulen, um Tabellen, Diagramme und Grafiken zu erstellen, in denen wichtige Informationen kombiniert, verglichen und analysiert werden. Es besteht keine Notwendigkeit, Berechnungen in Excel durchzuführen - das Einzige, was Manager für die Nutzung dieser Funktion benötigen, sind ein paar Sekunden, um die richtige Registerkarte zu finden. 

"[Die Berichte] haben unser Controlling und unsere Analysen enorm verbessert. Unser vorheriges Tool bot uns diese Funktionen nicht, daher hat dieses Tool wirklich einen Unterschied gemacht."

Ákos Birtha, Verantwortlicher für die Lieferung in Attrecto

Fortgeschrittenes Kompetenzmanagement zur Unterstützung von Zuweisungen

Der Kalender war nicht die einzige Funktion, die Ákos das Ressourcenmanagement erleichterte. Unser Modul zur Verwaltung von Fähigkeiten ermöglichte es ihm, die Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten zu sortieren (entweder in einem Projekt seiner Wahl oder im Personen-Panel) und die Mitarbeiter zu finden, die perfekt für eine bestimmte Aufgabe geeignet sind. Es kann auch zwischen Festangestellten und Auftragnehmern unterscheiden. 

Dadurch musste Ákos nicht mehr stundenlang nach Personen suchen, die sowohl verfügbar waren als auch über die erforderlichen Fähigkeiten für ein bestimmtes Projekt verfügten. Stattdessen verkürzte er den Prozess auf nur wenige Sekunden und konnte sich auf andere, wichtigere Entscheidungen konzentrieren. 

"In Primetric kann ich Menschen nach ihren Fähigkeiten abfragen und das in Sekundenschnelle!"

Ákos Birtha, Verantwortlicher für die Lieferung in Attrecto

Vorteile von Primetric

• Auslastungsmanagement, das in der Lage ist, die Akquisition neuer Projekte und den Fortschritt bestehender Projekte durch die Optimierung der Ressourcen voranzutreiben, 
• die die Verwaltungs- und Analyseprozesse vorantreiben und es dem Unternehmen ermöglichen, zu skalieren, 
• maximale Gewinne aus jeder verfügbaren Arbeitsstunde dank der Auslastungsberechnungen, 
• präzise Zuweisungen, die den Managern einen genauen Überblick über die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und die Prognosen geben und so aktiv zur Verbesserung der Unternehmensergebnisse beitragen,
• einfaches Ressourcenmanagement für Dutzende von Mitarbeitern, ohne Terminkonflikte und ohne zeitraubende Prozesse, 
• fortschrittliche Berichte, die den Managern helfen, jederzeit die richtige Entscheidung zu treffen, und die mit nur wenigen Klicks verfügbar sind,  
• automatische Datenerfassung und -analyse für wichtige Kennzahlen - keine manuellen Berechnungen erforderlich, 
• Stunden an eingesparter Zeit, die in die Verbesserung des Unternehmens investiert werden kann, anstatt Tabellenkalkulationen zu erstellen.  

Zusammenfassung

Attrecto hat von der Verbesserung seiner Ressourcenplanung mit Primetric, der Berechnung der Auslastung und der Verbesserung seiner Prozesse mit einigen neuen Tools stark profitiert. Bisher hat dieser Ansatz die Ressourcennutzung drastisch verbessert, so dass die Arbeitszeit so gewinnbringend wie möglich eingesetzt werden kann. Außerdem sind die Zuweisungen präziser, und sowohl die Mitarbeiter als auch die Führungskräfte können die Richtigkeit der Zuweisungen bestätigen. 

Natürlich ist dies erst der Anfang unserer Reise mit Attrecto. In den kommenden Monaten wird sich unsere Zusammenarbeit um noch mehr Funktionen erweitern.