Wie die Summer Agency das richtige Werkzeug für F&E-Projekte fand

Einführung

Die 2014 gegründete Summer Agency ist ein Forschungs- und Entwicklungsunternehmen, das sich auf Hardware und technisches Design spezialisiert hat. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden von den ersten Ideen bis zur Herstellung eines zertifizierten und funktionalen elektronischen Geräts.

Summer Agency bringt multidisziplinäre Teams aus Ingenieuren, Programmierern, Industriedesignern und Spezialisten für Benutzererfahrungen zusammen, um innovative und visuell fesselnde Produkte zum Leben zu erwecken. Die Agentur ist spezialisiert auf Hardware-Entwicklung, Industriedesign, Optimierung der Benutzererfahrung und Software-Entwicklung.

Das Unternehmen liefert Hardware und IoT-Projekte an Start-ups, Unternehmen und Banken. Beispiele für ihre Arbeit sind First11, Altlight, Neuroon, Inmotion, Photon und RoboCore.

Die Sommeragentur führt Forschungs- und Entwicklungsprojekte (F&E) durch, die besondere Anforderungen stellen. Aufgrund der Herausforderungen bei der Schätzung solcher Projekte ist eine langfristige Ressourcenzuweisung nahezu unmöglich. Deshalb benötigte Summer Agency ein Tool, das solche dynamischen Personalplanungsanforderungen unterstützt und die Arbeit der verschiedenen Teammitglieder visualisiert, um deren Arbeitsbelastung intelligent zu verteilen.

Primetric ermöglicht den Teamleitern und Projektmanagern genau das und dient als hervorragendes Werkzeug für die Personalplanung und -zuweisung bei sich dynamisch verändernden Projekten.

Es hilft auch, jeden Schritt des Prozesses zu optimieren, damit das Unternehmen eine neue Effizienz bei der Personalzuweisung erreicht.

Die Struktur der Sommeragentur in Kürze

Der Schwerpunkt der Tätigkeit der Sommeragentur liegt im Bereich Forschung und Entwicklung. Solche Projekte sind mit besonderen Herausforderungen verbunden. Da sie schwer abzuschätzen sind, ist eine langfristige Personalplanung nur schwer zu erreichen. Um Projekte abzuschätzen, schätzt Summer Agency den Projektumfang wegen der häufigen Änderungen in der Regel schrittweise oder führt projektweise Neueinschätzungen durch.

Jedes Team hat einen eigenen Teamleiter. Einmal im Monat führt der Teamleiter Einzelgespräche mit allen Teammitgliedern. Das gesamte Feedback wird dann direkt an den Mitbegründer und CTO des Unternehmens, Peter, weitergeleitet. Peter ist verantwortlich für die Definition und Optimierung von Prozessen, die Zusammenführung des gesamten Feedbacks der Teamleiter und die strategische Geschäftsentwicklung.

"Wir sind bestrebt, unsere Prozesse so flexibel und minimalistisch wie möglich zu gestalten. Aufgrund des spezifischen Charakters unserer F&E-Projekte müssen wir Prozesse entwickeln, die sich spontan an die Bedürfnisse aller Beteiligten anpassen lassen. Außerdem wollen wir die Anzahl der Besprechungen, die erforderlich sind, um Entscheidungen über die Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten zu treffen, auf ein Minimum reduzieren."

Peter Lebryk - CTO bei Summer Agency

Das Problem: Dynamisch wechselnde Projekte erforderten zu viele Sitzungen

Die größte Herausforderung bei der Sommeragentur bestand darin, die Anzahl der Sitzungen zu minimieren, die für die Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten erforderlich waren, die durch erhebliche Schwankungen des Ressourcenbedarfs gekennzeichnet waren.

Für das Unternehmen war es eine große Herausforderung, das Chaos, das in den Projekten herrschte, zu kontrollieren. Manchmal wird es notwendig, in Projekte einzugreifen und den während der Woche aufgestellten Plan zu ändern. Zum Beispiel müssen drei Personen plötzlich einem anderen Projekt zugewiesen werden, weil die Anforderungen in die Höhe geschnellt sind.

Deshalb wird ein Mitarbeiter in den meisten Fällen nicht dauerhaft für ein Projekt eingesetzt. Junior- oder Mid-Level-Mitarbeiter können ein bestimmtes Projekt langfristig unterstützen und werden zu einem niedrigeren Satz versetzt. Für leitende Angestellte, die in der Regel mehrere Projekte leiten, gilt dies jedoch nicht.

Lösung: Implementierung von Primetric

Peter fand in Primetric das richtige Werkzeug, um die Personalplanung und -zuweisung zu verbessern. Die Implementierung verlief schnell und reibungslos, da das Team schnell verschiedene Funktionen entdeckte und die Verwendung von Primetric an die einzigartigen Prozesse des F&E-Teams anpasste.

Wie die Agentur Summer Primetric einsetzt

Wenn neue Spezialisten für ein Projekt benötigt werden, melden die Projektleiter diesen Bedarf in einer speziellen Tabelle an. Diese Informationen werden dann an den Teamleiter weitergeleitet, der entscheidet, wer dem Projekt zugewiesen wird.

Jeden Montagmorgen treffen die Teamleiter die wichtigsten Entscheidungen über die Zuweisung von Mitarbeitern für die folgende Woche. Dazu brauchen sie einen Überblick darüber, wer woran arbeitet und wann er verfügbar sein wird.

Diese Entscheidungen werden dann an Primetric übertragen, das den Basisplan bereitstellt und eine Vorausplanung für die nächste Woche ermöglicht. Die Erstellung eines Plans für jeweils eine Woche ermöglicht es der Sommeragentur, sich leicht vorzustellen, was passieren wird, und dann ihre Pläne mit der Realität zu vergleichen.

Wie sieht es mit Prognosen aus? Auch hier hilft Primetric. Vor der Implementierung verwendete Summer Agency Google Spreadsheets. Aber dem Tool fehlte die Visualisierung der Arbeitsauslastung und der Verteilung der Spezialisten.

"Primetric hilft dabei, den Prozess der Weitergabe von Wissen über die Zuordnung von Mitarbeitern zu Projekten zu verwalten und zu ordnen. Es hilft auch, unseren Prozess zu optimieren und gibt uns eine einzige Quelle der Wahrheit über unsere Personalplanung. Ich kann sehen, ob es Konflikte gibt und diese schnell lösen oder prüfen, wie sich eine Änderung auf unsere Fachkräfte auswirken könnte."

Peter Lebryk - CTO bei Summer Agency

Ergebnisse

• Verringerung der Anzahl der verwendeten Tabellenkalkulationen
• Kein Chaos mehr, das durch die Dynamik von F&E-Projekten entsteht
• Weniger Sitzungen
• Transparente Übersicht über die Verfügbarkeit von Spezialisten
• Verbesserter Planungsprozess