Unterstützung von TestArmy bei der Zusammenführung von Personalplanungs- und Budgetierungsfunktionen

Einführung

TestArmy wurde 2010 gegründet und ist ein polnisches Unternehmen, das fortschrittliche Test- und QS-Beratungsdienste mit Schwerpunkt auf Cybersicherheit, Benutzererfahrung und Qualität anbietet. Die engagierten QA-Ingenieure des Unternehmens sind auf Web-, Desktop- und Mobil-Tests spezialisiert, einschließlich Virtual Reality (VR) und Internet of Things (IoT)-Anwendungen.

TestArmy verwendete zwei separate Tools für die Verwaltung seiner Mitarbeiter und die Zeiterfassung: Cost Locker und Float. Da sich die Verwendung von zwei separaten Tools als zeitaufwändig, ineffizient und kostspielig erwies, suchte das Unternehmen nach einer Lösung, die alle wichtigen Funktionen unter einem Dach integriert.

Das war der Zeitpunkt, an dem sich die TestArmy an uns wandte. Nachdem das Unternehmen Primetric getestet hatte, entschied es sich für die Implementierung und profitierte von maßgeschneiderten Funktionen und perfekt synchronisierten Daten.

Die Struktur von TestArmy in Kürze

Bei TestArmy wurden die Aufgaben im Zusammenhang mit der Zuweisung von Mitarbeitern und der Budgetberichterstattung auf drei Beteiligte aufgeteilt - die Finanz-, die Vertriebs- und die Projektmanagementabteilung. TestArmy übertrug Jarek, dem Delivery Manager des Unternehmens, die Aufgabe, die Projekte zu beaufsichtigen.

Problem: Fehlen einer einzigen Quelle der Wahrheit und eines Überblicks über das Projektportfolio

TestArmy verwendete Float für die Personalplanung und -verwaltung und Cost Locker für die Zeiterfassung und Projektabrechnung. Das bedeutet, dass der Delivery Manager zunächst die Verfügbarkeit einer Person prüfen und ihre Arbeit in Float planen musste und später die Zeit nachverfolgen und die Projekte mit den Kunden über Cost Locker abrechnen musste.

Die gleichzeitige Verwendung von zwei Tools erwies sich als zeitaufwändig, ineffizient und kostspielig.

DerDelivery Manager musste Projekte an beiden Stellen anlegen und sie dann konfigurieren, je nachdem, ob der Schwerpunkt auf der Abrechnungs- und Kosten- oder der Personalplanung lag. Sobald Ressourcen zu einem Projekt hinzugefügt wurden, mussten sie erneut an zwei Stellen in Bezug auf Kapazität, Kosten oder Einnahmen konfiguriert werden.

"Es gab keine einfache Möglichkeit, Pläne mit der Realität zu vergleichen. In Float wurden die Leute gebucht und wechselten ständig zwischen Projekten, aber in Cost Locker spiegelte sich das nicht klar wider."

Jaroslaw Rafa - Delivery Manager bei testarmy

TestArmy wollte Datenquellen einfach zusammenführen und vergleichen, was in dieser Konfiguration nicht möglich war.

Außerdem kann ein Projekt bei TestArmy nur wenige Stunden dauern. Einer Person konnten innerhalb eines Tages sogar drei Projekte zugewiesen werden. Die dynamischen Änderungen in der Verfügbarkeit der Spezialisten zwangen die Manager, den Kalender ständig im Auge zu behalten und die Mitarbeiter manuell von einem Projekt zum anderen umzuverteilen.

Deshalb war TestArmy auf der Suche nach einem einzigen Tool, das alle benötigten Funktionen kostengünstig bereitstellt. Auf diese Weise würde das Unternehmen alle wichtigen Daten in einem System speichern, das perfekt integriert ist und einen ganzheitlichen Überblick über die Leistung von Mitarbeitern, Teams und Unternehmen bietet.

TestArmy suchte auch nach einem System, das in der Lage ist, automatisch Projektbudgets auf der Grundlage der Personalplanung zu erstellen. 

Lösung

Der COO von TestArmy, Wojciech Huminski, hat von Primetric als ganzheitlichem Business-Intelligence-Tool gehört, das Daten aus verschiedenen Quellen nahtlos kombiniert. Das Unternehmen beschloss, Float durch Primetric zu ersetzen, um die Lösung zu testen. Nach einer Weile wurde klar, dass Primetric auch Cost Locker ersetzen könnte.

"Primetric hat alles, was ein Manager braucht, um ein IT-Dienstleistungsunternehmen zu führen."

Wojciech Huminski - Betriebsleiter bei TestArmy

Um Cost Locker zu ersetzen, benötigte Primetric jedoch einige zusätzliche Funktionen - zum Beispiel eine detaillierte Kalenderansicht. Unser Team machte sich sofort an die Arbeit und fügte neue Funktionen hinzu und passte das Tool so an, dass es zu den einzigartigen Prozessen von TestArmy passte. Dadurch wurde auch der Übergang von Cost Locker zu Primetric viel einfacher.

Zusammenhang zwischen Finanzen und Personalplanung

Während unserer Zusammenarbeit erhielt TestArmy nicht nur eine Lösung, sondern ein ganzes Team, das dynamisch auf ihre Anforderungen reagiert und das System sofort anpasst.

Heute nutzt TestArmy Primetric, um Personalzuweisung, Kompetenzmanagement, Zeiterfassung und Finanzmanagement in einem einzigen Tool zu vereinen. 

Sobald das Vertriebsteam eine Anfrage erhält, kann der Delivery Manager in Primetric sofort sehen, ob es möglich ist, jemanden für eine Aufgabe in einem bestimmten Zeitraum zuzuweisen. Auf diese Weise kann TestArmy auch Überbuchungen vermeiden. Wenn der Lebenslauf eines Mitarbeiters von einem Teammitglied blind an einen Kunden geschickt wurde, wissen die anderen davon und weisen diesen Mitarbeiter erst dann einem anderen Projekt zu, wenn sie erfahren, dass sein Lebenslauf vom Kunden abgelehnt wurde. 

Ergebnisse

• 3x größere Kosteneinsparungen 
• Eine einzige Quelle der Wahrheit über Finanzen, protokollierte Zeit und die Verfügbarkeit von Spezialisten 
• Einfache und schnelle Visualisierung der wichtigsten Daten
• Fähigkeit zur schnellen Erstellung von Blind-Lebensläufen für Kunden
• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen