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Disponer de un presupuesto y realizar un seguimiento eficaz pone de manifiesto muchos problemas que afectan a tu empresa. Por ejemplo, si te pasas sistemáticamente del presupuesto, es probable que te enfrentes a un problema más grave, como la inexactitud de las tarifas horarias de los clientes.
Lo bueno del seguimiento es que te muestra exactamente dónde han ido mal las cosas y cómo solucionarlas para que no vuelvan a ocurrir.
Lea este artículo para obtener las respuestas a todas sus preguntas urgentes sobre la elaboración de un presupuesto inteligente y aprenda a hacer un seguimiento de su presupuesto con la ayuda de algunas herramientas bastante inteligentes.
De todos modos, ¿por qué se necesita un presupuesto para un proyecto?
TL;DR: Si fallas en la presupuestación de tu proyecto, éste puede fracasar(el 28% de los fracasos de proyectos provienen de estimaciones de costes inexactas) o puede que no te aporte el margen de beneficios que necesitas para mantener tu empresa a flote.
Permítanme explicar esto con más detalle.
Utilizamos el presupuesto para saber si un proyecto se ha completado con éxito o no. Pero no se trata solo de la finalización del proyecto y de la capacidad de su equipo para mantenerse dentro del presupuesto.
Hay muchas otras razones por las que los presupuestos son tan importantes.
Para empezar, el seguimiento del presupuesto le ayuda a controlar los costes del proyecto. Puedes medir el coste real del proyecto en comparación con tus estimaciones y ver la parte que ya has quemado.
Si su proyecto está hecho en un 50% pero ya ha quemado el 80% de su presupuesto estimado, sabrá que algo ha ido mal y tomará medidas inmediatamente.
Ahora que hemos sacado esto adelante, es hora de centrarnos en algunas cosas prácticas sobre la presupuestación de proyectos.
¿Qué es el presupuesto de un proyecto?
El presupuesto de un proyecto no es otra cosa que el total de los costes previstos que hay que soportar para completar un proyecto durante un periodo de tiempo determinado.
La idea es estimar los costes de un proyecto por fase y utilizar estos datos para fijar una tarifa de cliente que le aporte el margen de beneficio deseado.
El presupuesto típico de un proyecto incluye:
- costes de mano de obra (tarifas horarias de sus desarrolladores y otros especialistas),
- costes de material (desde licencias de software hasta monitores de ordenador),
- los gastos de funcionamiento (gastos generados por su departamento administrativo, ventas, marketing, etc.).
Tenga en cuenta que no es un documento estático: cambia con las revisiones y actualizaciones que se le aplican a lo largo del proyecto.
¿Qué es la gestión presupuestaria en la gestión de proyectos?
La gestión del presupuesto del proyecto es básicamente el proceso de estimar lo que se necesita, establecer límites y gestionar el gasto durante toda la duración del proyecto.
La mayoría de las veces, usted se ocupará de estas tareas de gestión
- Definir el presupuesto: prever las necesidades, identificar los recursos necesarios(planificación de recursos) y fijar el presupuesto.
- Seguimiento y gestión del presupuesto durante el progreso del proyecto, y gestión de los plazos para manejar los costes de la mano de obra.
- Actualizar el presupuesto: esto es lo que se hace cuando se observa que la realidad es diferente a los planes.
Empecemos con algo de teoría: 5 métodos habituales de elaboración de presupuestos
Un gestor de proyectos puede elegir entre varios métodos para establecer y seguir los presupuestos. El método que elija dependerá del tipo de proyecto que tenga entre manos, de la disponibilidad de datos históricos y de otros factores.
1. Estimación ascendente
Este es un método de estimación habitual en la industria tecnológica.
Y por una buena razón: aumenta la precisión y ayuda a eliminar los errores derivados de un descuido o de una visión poco detallada del proyecto.
La estimación ascendente se basa en estimar las partes individuales del plan del proyecto y luego sumarlas para crear la estimación final.
¿Qué son esas partes individuales del proyecto? Pueden ser tareas, hitos o fases del proyecto, dependiendo de cómo se estime la carga de trabajo del proyecto en general.
¿Existe algún inconveniente en este enfoque? Llegar hasta el más mínimo detalle del proyecto puede llevar mucho tiempo. Además, los requisitos del proyecto pueden cambiar incluso en este punto. Por eso estas estimaciones suelen pasar por varias iteraciones y refinamientos a lo largo de la duración del proyecto.
Cuanto mejor entienda el alcance de su proyecto, más precisa será su estimación. Esto significa que tendrás menos incertidumbre con la que lidiar a medida que el proyecto avanza.
2. Estimación descendente
Aquí damos un giro de 180 grados y empezamos desde el principio. Cuando se sigue este método, primero se calcula el número total de horas necesarias para completar el proyecto y luego se divide este número en tareas o hitos.
Todo comienza con el presupuesto total del proyecto. Por lo tanto, puede tener mucho sentido si trabajas con el modelo de facturación de precio fijo, en el que los recursos disponibles están grabados en piedra. Tu trabajo consiste en asegurarte de que el proyecto puede realizarse dentro de sus límites (y generar un margen de beneficio decente).
¿Alguna desventaja? Al principio del proyecto se acaban haciendo estimaciones poco precisas, porque entender el alcance del trabajo y establecer un plan de proyecto puede ser un reto.
Por no hablar de los posibles problemas que este enfoque podría causar entre sus equipos de ventas y de proyectos.
¿Cómo ganar este juego? Hay que saber cómo afectará cada tarea del alcance del proyecto al precio fijo inicial. Calcular esto manualmente es complicado porque te expones a errores potencialmente costosos.
3. Estimación análoga
Es probable que no seas un novato en la gestión de proyectos. Ya has gestionado presupuestos de proyectos y tienes una idea de lo que ha funcionado y lo que no.
Puede utilizar sus conocimientos y datos para crear nuevos presupuestos mediante el enfoque de estimación análoga. Combina los datos y las mejores prácticas de tus proyectos anteriores para crear una estimación sobre cuánto podría costar el proyecto actual al cliente.
Seguramente lo haces a menudo cuando creas las estimaciones iniciales que pasas a tu equipo de ventas, ¿verdad?
La estimación análoga puede llegar a consumir mucho tiempo, pero no tiene por qué hacerlo si dispone de un buen software de gestión de la cartera de proyectos. En Primetric, puede duplicar un proyecto para crear otro con tareas similares y luego ajustarlo para que se ajuste mejor a los requisitos del proyecto actual. Y luego utilizarlo para crear una estimación más precisa.
Aun así, recuerde que cada proyecto es único y, aunque puede encontrar similitudes, su decisión final no debe basarse únicamente en ellas.
4. Estimación paramétrica
En este enfoque, se utilizan datos y variables del proyecto para estimar el presupuesto total. Este método es más preciso que la estimación análoga porque se basa en las variables de coste o los puntos de datos de partes específicas de sus proyectos.
La estimación paramétrica toma más de un conjunto de datos y luego utiliza la relación estadística entre los datos históricos y sus variables.
El único problema es que esos datos pueden resultarle difíciles.
5. Estimación en tres puntos
Es sencillo: considere las estimaciones del mejor, peor y más probable caso para crear un presupuesto medio.
Esta es una de las técnicas más pragmáticas para estimar los presupuestos porque se toma una media ponderada de los mejores, peores y más probables escenarios.
También le inspira a considerar el proyecto desde múltiples perspectivas, de modo que pueda hacer una estimación de costes más realista y evitar salirse del presupuesto.
Tenga en cuenta que a veces puede llevar más tiempo que otros métodos de estimación, pero merece la pena el esfuerzo.
Cómo crear y seguir un presupuesto de proyecto para una empresa de servicios informáticos
1. Establezca su presupuesto
Empiece por dividir su proyecto en tareas e hitos. Necesita una lista de tareas para saber lo que su equipo tendrá que conseguir para llevar el proyecto a buen puerto. Naturalmente, este conocimiento es fundamental para gestionar los costes del proyecto.
Una vez que su lista de tareas esté lista, calcule cada elemento de la misma. Identifica toda la mano de obra y los materiales que necesitarás para completarlo y elabora una estimación.
Suma todas las estimaciones para calcular el presupuesto total. Asegúrate de añadir algunos costes de contingencia, impuestos y gastos generales para obtener una visión precisa de tus finanzas. Conociendo tus costes, podrás establecer la tarifa adecuada para tus clientes y asegurarte de que tu proyecto es rentable.
Obtenga más información al respecto aquí: ¿Cómo se incluyen los gastos generales en el precio de las horas facturables?
Factores a tener en cuenta durante la fase de planificación:
- Experiencia del cliente: debe saber si su cliente ya ha realizado un proyecto similar o ha utilizado los servicios de una empresa como la suya. Si es así, sabe cómo es esa colaboración y qué puede esperar de ella. La planificación para un cliente que no tiene ni idea de lo que puede esperar de la colaboración con usted debe tener en cuenta esa falta de experiencia y centrarse en aspectos como la comunicación.
- Experiencia del equipo - A continuación, hay que tener en cuenta la experiencia de nuestro equipo. Por lo general, un equipo de proyecto está formado por personas de distintos niveles de experiencia: desde los juniors, pasando por los de nivel medio, hasta los seniors. Si tu equipo está formado por desarrolladores de nivel medio y senior, tienes que hacer diferentes suposiciones sobre el número de horas que se necesitarán para entregar una función que cuando se trata de un equipo que consiste principalmente en juniors.
- Singularidad del proyecto: por último, considere el proyecto en cuestión. ¿Difiere de otros proyectos que haya realizado? La mayoría de las veces, los proyectos son similares a un cierto nivel de detalle, por lo que puede utilizar los datos históricos sobre proyectos anteriores en su favor a la hora de hacer sus estimaciones.
Las mejores prácticas para esta etapa:
- Añada los gastos generales de diseño a su cuenta
- Añada los gastos generales de la empresa: la rentabilidad a nivel de proyecto es importante, pero no es la imagen completa. El proyecto contribuye al margen de beneficios de toda la empresa.
- Desarrolle índices de ingresos medios como puntos de referencia basados en las funciones y la experiencia para ayudar a sus PMs a gestionar el proyecto. También puedes mostrarles el margen del proyecto añadiendo que no es posible bajar de un determinado margen).
- Para más información, lea este artículo: Cómo construir un proceso de planificación de proyectos para una empresa de software
2. Saber qué puede ir mal
¿Por qué los proyectos se salen del presupuesto? Hay muchas razones a tener en cuenta:
- La estimación del presupuesto no era realista
- El proyecto en cuestión es complejo y usted pasó por alto algunas tareas al presupuestar
- El proyecto tarda más de lo previsto y los costes de mano de obra se acumulan
- Los errores humanos hacen que las tareas sean más lentas y suponen un gasto innecesario
- El cliente cambia constantemente de requisitos
Aunque algunas cosas están fuera de su control, puede prepararse y mantener otras bajo control para asegurarse de que su proyecto se mantiene dentro del presupuesto.
Una de las cosas más inteligentes que puedes hacer es conseguir una solución de gestión de proyectos que te ayude a ver cómo se comportará el presupuesto de tu proyecto a largo plazo. De este modo, obtendrás una visibilidad total de los costes del proyecto y podrás tomar medidas cuando sea necesario, en lugar de limitarte a esperar que todo vaya según lo previsto.
Puede obtener este tipo de visión a largo plazo en Primetric:
3. Siga su presupuesto en tiempo real
Incluso los proyectos relativamente sencillos son difíciles de seguir si todo lo que tienes son eventos del calendario y listas de tareas.
Una solución específica puede seguir el progreso y los costes del proyecto en tiempo real. Los diagramas de Gantt son muy útiles porque muestran al instante cómo encajan las diferentes piezas del proyecto.
Otra ventaja de utilizar un software especial de gestión de proyectos es que le ofrece un práctico calendario de proyectos en el que puede crear tareas individuales.
Y una vez que todo esté listo, podrá hacer un seguimiento del tiempo por tarea. Primetric incluye funciones de seguimiento del tiempo integradas para ayudar a los gestores a mantener los presupuestos de los proyectos bajo control.
Obtener estos datos a tiempo es fundamental porque muestra si los costes laborales se están descontrolando y si el presupuesto está en peligro, de modo que pueda intervenir y abordar el problema antes de que se convierta en un problema masivo.
Además, puede utilizar estos datos más adelante para crear estimaciones más precisas para su próximo proyecto.
Las mejores prácticas para esta etapa:
- Fuente única de la verdad - lo que ayuda aquí en el seguimiento de un lugar donde todos los datos están sincronizados y constantemente actualizados. En un escenario ideal, los datos se basan en el tiempo de trabajo registrado (tanto para proyectos facturables como no facturables).
- Proceso de aprobación sólido: si desea que la reasignación de personal entre proyectos se realice sin problemas, debe proporcionar a sus PMs un proceso a seguir. Se acabaron las confusiones y las dobles reservas.
- Reuniones de estado relacionadas con el presupuesto: por último, conviene aumentar el ritmo de comunicación sobre los presupuestos del proyecto. Una reunión mensual con este objetivo te ayudará a controlar el presupuesto del proyecto.
4. Actualice su presupuesto
Una vez finalizada la fase del proyecto, actualice el documento presupuestario para reflejar lo que realmente se ha gastado.
Si ves que estás por debajo del presupuesto, puedes asignar una parte a fases posteriores. Si ves que has gastado más de lo previsto, decide cómo vas a solucionarlo.
¿Es el momento de comunicar a tu cliente que su nueva y brillante aplicación va a costar más de lo que habías previsto? ¿O puedes asegurarte de hacer recortes en las siguientes fases para ponerte al día con el presupuesto?
Vigile sus cambios porque le servirán de valiosos datos en el futuro cuando tenga que crear otra estimación presupuestaria.
Prepárese para afrontar algunos retos
El seguimiento de los costes y la elaboración de informes sobre ellos puede ser realmente difícil si todo lo que se tiene son hojas de cálculo.
Aun así, es necesario saber cómo funciona el presupuesto y qué ocurre en el proyecto.
Normalmente, los gestores de proyectos se ocupan de las siguientes cuestiones:
- No disponen de herramientas para vincular los datos de los proyectos a los objetivos más amplios de la organización: los datos de los proyectos se rastrean por separado de otros proyectos y fuera del contexto de la cartera de proyectos.
- Se ocupan de rellenar manualmente las hojas de cálculo, terminando con varias hojas de cálculo llenas de datos de costes y una enorme barrera para entender cómo se traducen estos costes en la realidad.
- Dedican mucho tiempo al seguimiento de los datos de costes de numerosas personas, dedicando horas a la actualización de documentos financieros y hojas de cálculo.
Muchas empresas de TI suelen disponer de algunas herramientas de gestión de proyectos, pero siguen gestionando las finanzas en hojas de cálculo.
Tal vez te hayas quedado con las hojas de cálculo porque es donde creaste el presupuesto de tu proyecto al principio.
Pero no puedes seguir así. Tendrás que dedicar mucho tiempo a actualizar las columnas y hacer copias manualmente antes de cada reunión. Analizar todos estos datos será casi imposible.
La solución adecuada para el seguimiento del presupuesto del proyecto puede resolver todos estos retos y ofrecerle información sobre los costes del proyecto que necesita para dirigir una empresa de servicios de TI rentable.
Y resolverlos con el software de gestión de proyectos adecuado
Utilizando un software como Primetric, puede ver cómo se comporta su presupuesto a largo plazo, cotejar sus planes con la realidad para mantener la rentabilidad bajo control, y planificar los presupuestos/asignar el personal de acuerdo con sus datos financieros.
Esto puede suponer una gran diferencia para su negocio. Consideremos la historia de la empresa de desarrollo de software FingoWeb. Sus gestores de proyectos se encontraron con que el control del presupuesto del proyecto era problemático mientras el proyecto estaba en marcha. Al implantar Primetric, la empresa puede hacer un seguimiento de la rentabilidad de todos los proyectos y descubrir posibles problemas antes de que se conviertan en amenazas reales.
También puede facilitar el seguimiento del presupuesto.
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