Cómo SovTech mejoró su rentabilidad con una vista de pájaro de todas las finanzas

Introducción 

SovTech es una empresa africana líder en desarrollo de software con sede en Londres y Ciudad del Cabo, que trabaja con numerosas tecnologías, entre ellas Web3. Es una de las empresas de software mejor valoradas según Software World. 

Debido a su carácter internacional, la empresa emplea a desarrolladores de todo el mundo, aunque la mayoría de sus especialistas se encuentran en Sudáfrica. A todas estas personas les unen sus excepcionales aptitudes, su flexibilidad y, sobre todo, su pasión por el trabajo, los valores que están en la base del éxito de SovTech. 

SovTech también se enorgullece de las oportunidades de desarrollo que ofrece a sus empleados. Además de la formación estándar, la empresa participa y organiza numerosos eventos del sector, como hackathones. 

La diversidad de la empresa también se refleja en su selección de clientes. SovTech atiende las necesidades de un abanico de clientes diferentes que van desde instituciones financieras a la agricultura, pasando por empresas comerciales y otras, como supermercados y empresas alimentarias. Hasta ahora, SovTech ha ayudado a empresas como Huawei, Deloitte y Standard Bank. 

"Creemos que el software es una combinación perfecta de arte, ingeniería y personas. Su dinámica nos permite construir software increíble".

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

En este caso práctico, aprenderá cómo SovTech: 

• mejora de la rentabilidad gracias a una sabia gestión de la utilización,
• tiene una visión global de la carga de trabajo de los empleados, la ejecución de los proyectos y el rendimiento financiero,
• sistematizó sus finanzas y mejoró su capacidad para gestionarlas a pequeña y gran escala, 
• mejoró la precisión de la asignación y, en consecuencia, la calidad del trabajo en los proyectos, así como su ejecución, 
• prever y planificar la capacidad de los especialistas sin errores que provoquen retrasos y problemas de horas extraordinarias.

Proyectos de SovTech

El enfoque de la empresa se refleja en sus operaciones, que se centran en la creación de software a medida para cualquier cliente que pueda estar interesado en sus servicios. Estos proyectos se ejecutan tanto con metodologías Waterfall como Agile, adaptadas a las necesidades de los clientes. En caso necesario, SovTech también se encarga del mantenimiento de productos existentes, o de proyectos de suscripción que requieren un desarrollo constante, así como de algunas operaciones de consultoría. 

Aparte de eso, SovTech también se enorgullece de poner en contacto a especialistas y desarrolladores con sus clientes, ya que la empresa se esfuerza por convertirse en la mejor reserva de talentos de la región. Como líder africano del sector, la empresa cuenta con diversas operaciones de contratación que amplían aún más sus posibilidades con los servicios de alquiler de carrocerías. 

Independientemente del tipo de proyecto, SovTech cubre todo el ciclo de vida del proyecto cuando es necesario. Gracias a la ayuda de estrategas, cada operación se analiza a fondo para proporcionar a todas las partes interesadas recomendaciones para el trabajo. Eso garantiza la máxima calidad de cada proyecto de la empresa. 

Herramientas de SovTech

Anteriormente, la empresa utilizaba tres herramientas para gestionar sus operaciones: Google Sheets, Harvest y Jira.

Las Hojas de Google se utilizaban para planificar a su gente con una perspectiva a largo plazo y gestionar las finanzas. Sin embargo, había que actualizarlas cada vez que cambiaba algo en los planes, y eso ocurría básicamente a diario. Como resultado, el proceso de planificación de recursos, así como las finanzas se estaban volviendo más y más tedioso cada hora. 

"Las cosas cambiaban a diario, semanalmente, mensualmente, y necesitábamos actualizar constantemente la hoja".

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

Por supuesto, SovTech no se quedó sin tecnología para ayudar en el proceso. La empresa también utilizaba Harvest, que se introdujo en la empresa para ayudar al seguimiento del tiempo. Aun así, no contenía mucha información que los directivos necesitaban, como las finanzas o la capacidad.

Además, con unos 25 proyectos en marcha en el momento de la implantación de Primetric, los propios procesos eran cada vez más complicados y propensos a errores. La asignación de personas requería un conocimiento exhaustivo de todas las actividades, y eso no podía proporcionarlo una hoja de Google. Para empeorar las cosas, las finanzas también estorbaban a los gestores, ya que las cambiantes tarifas horarias y las horas de seguimiento requerían cálculos separados. 

"Tardaba siglos en hacer las cosas bien. Por ejemplo, tardaba tres horas en calcular los costes de un mes y luego descubría que la tarifa por hora era incorrecta. Fue una pesadilla intentar calcular las finanzas y las personas".

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

El papel de Oliver en SovTech

Aunque es gestor de proyectos, Oliver desempeña funciones muy diversas en SovTech. Hasta ahora, también ha actuado como gestor de recursos e intermediario entre la empresa y la contabilidad. 

Entre sus principales responsabilidades figuran: 

• planificar la carga de trabajo de las personas para los proyectos y supervisar la utilización de las horas facturables y no facturables,
• supervisar los resultados financieros de los proyectos y sus presupuestos, 
• Actuaba como intermediario entre los gestores de proyectos, el Director Financiero y sus objetivos, ya que era responsable de analizar los indicadores clave de rendimiento de la empresa y traducirlos en decisiones. 

El abanico de responsabilidades de Oliver requería una visión de pájaro de todas las operaciones. Sin embargo, cuando empezó a trabajar para SovTech, solo disponía de Google Sheets. Eso le planteó una serie de retos que tuvo que superar en su camino hacia el éxito. 

"¿Por qué no funciona? ¿Se ha completado la tarea? ¿Por qué tarda más de lo previsto? ¿Qué podemos hacer para mejorarla? ¿Quién lo ha entregado? Estos eran mis retos diarios en aquel momento".

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

En resumen, Oliver necesitaba un único centro de mando para tener una visión global de las operaciones cruciales de la empresa y poder predecir mejor tanto las finanzas como la disponibilidad de personal. 

Principales retos 

Antes de implantar Primetric, SovTech se enfrentaba a numerosos retos que afectaban a su capacidad para organizar el trabajo de la forma más eficaz. Estos retos incluían: 

Falta de visibilidad de la disponibilidad de las personas

Cuando Oliver llegó a SovTech, dirigía a un centenar de desarrolladores, cada uno de ellos con habilidades y experiencia diferentes. Sin embargo, toda la información sobre las personas: 

• asignaciones y capacidad, 
• habilidades, 
• salarios y sus cambios, 
• costes de trabajo para cada especialista del proyecto, 

en las hojas de cálculo. 

Al mismo tiempo, la información sobre planes y tareas de los proyectos se almacenaba en Jira, lo que obligaba a los gestores a rebuscar en numerosas herramientas cada vez que había que hacer una asignación. 

"Si teníamos un nuevo proyecto, yo no tenía la posibilidad de encontrar rápidamente a alguien con experiencia y ver su capacidad disponible".

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

Falta de conexión entre las finanzas y la carga de trabajo de las personas 

Como la información sobre capacidad y finanzas se guardaba en hojas de cálculo separadas, a Oliver le resultaba difícil determinar la rentabilidad de determinados empleados y, por consiguiente, de sus proyectos. Si quería hacerlo, se enfrentaba a un proceso que llevaba mucho tiempo y era propenso a cometer errores. A la larga, esta situación hacía que las finanzas de la empresa estuvieran desdibujadas, lo que dificultaba aún más la obtención de indicaciones fiables necesarias para tomar decisiones críticas. 

Garantizar la rentabilidad de los empleados 

Además, conseguir el personal adecuado era un reto para la empresa, sobre todo teniendo en cuenta los gastos. Con numerosos proyectos cortos entre manos, a Oliver le preocupaban a menudo los costes de las personas que iban a quedar en el banquillo una vez finalizado el proyecto. Debido a la falta de asignaciones a largo plazo, no había forma de saber si el especialista puesto en pausa sería rentable a largo plazo, y el mismo problema se aplicaba a los empleados recién contratados. 

"Al contratar a una persona nueva, estaba seguro de que iba a trabajar en este proyecto durante, digamos, 6 meses. Pero ¿qué pasa después, qué pasa con los costes de esa persona? Tengo que saber si realmente podremos mantener a esa persona más adelante".

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

Las cosas no eran diferentes para los costes de las personas. El más mínimo cambio en los salarios podía hacer que todos los cálculos fueran incorrectos. 

Las hojas de cálculo masivas provocan el caos en las finanzas 

Las finanzas eran la niña de los ojos de Oliver. Sin embargo, para tener una mejor visión de ellas, necesitaba profundizar en las Hojas de Cálculo de Google.

Desde la perspectiva de un proyecto, le resultaba difícil establecer el margen de beneficio real del mismo y ver los costes del trabajo realizado en una operación determinada. Incluso con un cronómetro a mano, recopilar la información exigía muchos cambios en hojas de cálculo meticulosamente creadas. Como resultado, los cálculos eran propensos a errores y, lo que es peor, a cambios interminables. 

"Intentar prever costes, calcular los costes y horas de la gente, o los márgenes de un proyecto, cualquier cosa relacionada con las finanzas era difícil".

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

Falta de informes a la carta sobre las operaciones de la empresa

Como toda la información sobre la capacidad de las personas se guardaba en archivos y herramientas separadas, los gestores -incluido Oliver- no solían estar informados de los cambios clave de los esfuerzos. Tampoco podían ver los cambios en el progreso del proyecto, la disponibilidad de recursos, etc. Sencillamente, carecían de informes actualizados y a la carta que pudieran ayudarles a supervisar las operaciones de la empresa. Como resultado, no podían cambiar su perspectiva de inmediato, para ver el trabajo de determinados equipos, departamentos, clientes y más. 

¿La solución? Todos los datos reunidos en una sola herramienta

A medida que las hojas de cálculo se hacían más grandes y complejas, provocaban un caos cada vez mayor. Como consecuencia, los directivos empezaron a perder la confianza en las herramientas y cada vez se sentían más frustrados con su trabajo. 

Al ver esta tendencia, la empresa empezó a buscar una herramienta capaz de reunir toda la información en un único lugar. El nuevo sistema debía mejorar la transparencia de los datos y la precisión de todas las decisiones clave de la empresa. Fue entonces cuando SovTech se encontró con Primetric.  

¿Cómo utiliza SovTech Primetric? 

En la actualidad, SovTech utiliza Primetric para varios tipos de operaciones. Entre ellas: 

• importar y combinar datos de Jira y Harvest y convertirlos en informes intuitivos, gráficos y mucho más, 
• previsión, comprobación y gestión de la capacidad de las personas, 
• crear asignaciones precisas y editarlas de forma flexible, 
• seguimiento del progreso de los proyectos, así como de los costes del trabajo realizado en ellos, 
• calcular los indicadores financieros clave tanto de los proyectos como de la empresa en su conjunto,
• evitando que se queme el presupuesto. 

Integraciones sin fisuras para comparar los planes con la realidad

Desde el primer día, Primetric se ha integrado con otras herramientas de las que dispone SovTech. Al combinar la herramienta con Harvest, los gestores tuvieron acceso a la información sobre el total de horas seguidas. Primetric también se integró con Jira para reunir también en la herramienta toda la información sobre la gestión de proyectos. Como resultado, los gestores de proyectos y los ejecutivos no tuvieron que cambiar entre distintos programas mientras planificaban el trabajo y pudieron comparar los planes con la realidad para ver si eran precisos y si se ajustaban al presupuesto. 

Planificación y seguimiento de la carga de trabajo de los empleados

"Puedo ver cuántas horas puedo programar, cuántas horas tengo asignadas y cuántas horas me estoy pasando. También puedo ver cuándo la gente sale de los proyectos".

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

Primetric también ha proporcionado a Oliver una visión general de todas las asignaciones y de la carga de trabajo de las personas, así como la posibilidad de modificarlas a demanda. Gracias a la opción de arrastrar y soltar, pudo editar las asignaciones existentes o añadir otras nuevas con sólo hacer clic en un día determinado. También pudo ver el progreso del trabajo en la misma vista.

"La vista de calendario es muy agradable. Es genial poder echar un vistazo a todos los proyectos y ver cuál es la eficiencia. También puedo ver quién está asignado a los proyectos y cuáles son sus costes."

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

Mayor visibilidad de la rentabilidad en proyectos y asignaciones

Primetric proporcionó a SovTech una vista de pájaro de todas sus finanzas. 

Para las finanzas de toda la empresa, Primetric pudo generar los informes que mostraban la rentabilidad de todas las operaciones de la empresa, incluidas las horas no facturables que solían hacer mella en los márgenes de beneficio finales. 

"Primetric ofrece una forma mucho más sencilla de ver las finanzas. Los ejecutivos pueden mirar y ver rápidamente dónde está la empresa y dónde va a estar en los próximos 3 meses. Pueden decir de inmediato: esto es bueno, esto no es bueno, tenemos que hacer cambios aquí".

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

Para los proyectos, en cambio, Primetric pudo: 

• comparar las finanzas programadas con las rastreadas, 
• mostrar los costes de trabajo de cada persona implicada en el proyecto, 
• Calcular los resultados financieros del proyecto, es decir, el margen de beneficios, los costes de las obras, los ingresos, etc.

Gracias a ello, los jefes de proyecto pueden ahora controlar al detalle los presupuestos de su empresa, sin preocuparse de que se les pase el presupuesto en mitad del trabajo. También pueden

Además, los especialistas en contabilidad también utilizan Primetric para recopilar la información para las facturas. En la herramienta, pueden acceder tanto a las horas programadas como a las horas de seguimiento de un proyecto determinado y utilizar los datos para las facturas y otras liquidaciones. 

En el caso de SovTech, Primetric también está integrado con Harvest y Jira, e importa automáticamente los datos de las herramientas a su propio sistema, creando una imagen más amplia de todas las actividades. Si fuera necesario, los datos también se pueden exportar a Excel una vez recopilados. 

Centro de mando único para el estado de realización de los proyectos

Antes de Primetric, controlar el progreso de todos los proyectos era una gran carga para todas las personas implicadas, tanto en términos financieros como de asignaciones. Como los datos estaban disponibles en varias herramientas distintas, a los gestores les resultaba difícil combinarlos y obtener una visión más amplia de todas las operaciones. Con Primetric, eso cambió.

En el calendario de proyectos que ofrece la herramienta, los gestores de proyectos pueden ver las horas registradas en los proyectos a medida que se comunican en Harvest. Más tarde, pueden ir a la pestaña de presupuesto en el panel del proyecto para ver cómo el trabajo ha afectado a las finanzas. Para una visión más general, también pueden utilizar diversos informes, como el informe de progreso del proyecto, el informe de finanzas del proyecto y otros, para ver cómo van realmente sus operaciones. 

"Con Primetric, puedo ver rápidamente dónde se encuentran los proyectos en su estado actual, dónde estaban y hacia dónde se dirigen. Puedo ver cómo es el agotamiento del presupuesto del proyecto, cuál es el ETC y mucho más."

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

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Gestión de la utilización

La capacidad de ver la utilización supuso un verdadero cambio de juego para SovTech, porque les permitió ver cuántas horas se destinan al trabajo no facturable y al facturable. Fue esencial para mejorar la rentabilidad de toda la empresa.

"Si tenemos 160 horas en un mes, y algunas personas sólo hacen un seguimiento de 40 horas facturables, ¿a qué se debe? Ahora tenemos la capacidad de ver esos problemas y gestionarlos mucho mejor, obteniendo una mejor relación calidad-precio".

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

Al introducir esta función, Oliver pudo asegurarse de que los salarios por hora se corresponden realmente con los avances en los proyectos y ver si el dinero está contribuyendo realmente al éxito de la empresa. Eso cambió su perspectiva sobre las horas facturables y no facturables y les ayudó a tomar mejores decisiones sobre la asignación de especialistas valiosos y a optimizar el uso de la capacidad de las personas. 

"Después de ver las horas con los salarios, pude ver exactamente cómo se gastaba el dinero y pude gestionarlo mejor. En mi opinión, me ayudó mucho a mejorar la rentabilidad de nuestras operaciones."

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

Informes avanzados para una programación y presupuestación precisas

Antes de Primetric, todos los datos relacionados con la gestión de proyectos y recursos se guardaban en hojas de Google que eran difíciles de editar y no ofrecían información detallada a los gestores. Con Primetric, eso cambió. Gracias a los informes automatizados, las actualizaciones en tiempo real y las numerosas opciones de visualización, tanto los gerentes como los ejecutivos pueden ver exactamente cómo va el negocio, y por qué. 

"Con todos los proyectos programados correctamente, puedo ver los ingresos y los costes correctamente. Los más veteranos por encima de mí también pueden echar un vistazo y ver: aquí es donde vamos a estar en tres meses, aquí es donde vamos a estar en seis meses."

Oliver Green, Jefe de Proyecto en Sovtech

Las ventajas de Primetric

Hasta ahora, Primetric ha mejorado no solo el trabajo de Oliver, sino también las condiciones de toda la empresa en numerosos ámbitos. Entre ellas: 

• mejora de la rentabilidad gracias al uso óptimo tanto de los presupuestos como de los especialistas, 
• mejora de la programación de proyectos con visibilidad total de todas las asignaciones para una mayor precisión, 
• mejor gestión de la utilización y asignación de personal con presupuestos incluidos, 
• Vista de pájaro de todos los datos críticos en los procesos de toma de decisiones, incluidos los presupuestos. 
• gestionar las horas facturables y no facturables. Ahora, SovTech puede ver exactamente cuántas horas se dedican a proyectos no comerciales, y sus gestores pueden trabajar para mejorar ese porcentaje de forma más eficiente, 
• integración con Harvest. Gracias a esta función, Primetric puede recopilar la información de la herramienta y combinarla con información sobre tarifas horarias, creando una visión global de las actividades facturables.