What to Look for in Project Portfolio Management Software?

Ne biste vjerovali koliko IT tvrtki još uvijek koristi proračunske tablice za dodjelu ljudi projektima i upravljanje njihovim financijama.

Problem je u tome što se čak ni najmanja tvrtka vani ne može izvući s korištenjem proračunskih tablica. Možda će raditi dobro za ovdje i sada u vašem projektu, ali ne daju vam dugoročni pogled na radno opterećenje ili profitabilnost.

Ako ovo čitate, vjerojatno ste spremni prijeći preko jednostavnog alata za PM i prihvatiti integrirano rješenje koje donosi podatke o svim vašim projektima pod jednim krovom.

Ali kako odabrati pravo rješenje? Što biste trebali tražiti u softveru za upravljanje portfeljem projekata? 

Ne brinite, čuvam vam leđa.

Evo svega što trebate znati o softveru za upravljanje portfeljem projekata koji IT tvrtke poput vaše trebaju napredovati.

Zašto uopće koristiti softver za upravljanje portfeljem projekata?

Prvo, odgovorite si na ova pitanja:

• Jesu li vaši projekti profitabilni kako očekujete?
• Ima li netko u timu previše na tanjuru?
• Kako izgleda izgaranje proračuna i napredak vaših projekata?
• Možete li se opustiti oko rezervacije ovog novog projekta ili se trebate što brže otimati i zaposliti nove ljude?
  

Odgovoriti na sva ova pitanja teško je ako žonglirate s nekoliko proračunskih tablica zajedno s alatom za upravljanje projektima. Dobivanje potrebnih podataka postat će sve teže kako vaša tvrtka raste.

Softver za upravljanje portfeljem projekata može vas spasiti.

Evo što dobivate implementacijom rješenja koje odgovara vašim potrebama:

• Manje sastanaka za raspravu o tome tko je dostupan i kada,
• Jedan izvor istine za cijeli vaš tim koji pojačava suradnju i eliminira preklapanje rezervacija,
• More efficient resource management and allocation,
• Pametnije planiranje projekata,
• Poboljšano upravljanje projektima zahvaljujući uvidima u poslovnu inteligenciju,
• Osiguravanje profitabilnosti projekta na razini koja vam je potrebna,
• Lower risk of schedule conflict or overbooking resources,
• Better understanding of workload management thanks to allocation visualizations.
  

Sve navedeno zvuči sjajno, ali koliko će vas to koštati?

Pročitajte sljedeću točku kako biste vidjeli ima li dodavanje ove vrste softvera vašoj tvrtki smisla u smislu povrata ulaganja.

Koliko košta softver za upravljanje portfeljem projekata?

Trošak softvera za upravljanje portfeljem projekata ovisi o tri čimbenika:

1. Broj korisnika - neka rješenja naplaćuju po osobi ili dodjeljuju nekoliko korisnika po određenoj razini pretplate.
2. Značajke - neki softver možda nudi više funkcionalnosti za nižu cijenu.
3. Godišnja vs. mjesečna naplata - ovisno o obliku naplate koji odaberete, mogli biste uživati u popustima (koji obično dolaze kada plaćate unaprijed godinu dana, umjesto u mjesečnim ratama).
4. Troškovi implementacije - neki pružatelji softvera zahtijevaju početno plaćanje za proces implementacije. Pogotovo, ako imate prilagođene zahtjeve ili kompliciranu strukturu orgnizacije gdje su mnogi dionici uključeni u proces.

Kao što možete vidjeti, u većini slučajeva najveći utjecaj na troškove ima broj korisnika i vrste značajki koje su vam potrebne.

Dakle, izračunajmo prosječnu cijenu PPM alata

Pripremio sam brza istraživanja temeljena na 18 najboljih PPM alata na tržištu koja pokazuju koliko vas može koštati implementacija, ovisno o veličini vaše tvrtke.

Kao što možete vidjeti određena rješenja mogu se jako razlikovati, a na kraju dana najvažnija informacija je da vam je potreban postupak i zahtjevi najprikladniji alat.

‍

Ipak, možete primijetiti da mjesečni troškovi za:

• Tvrtka od 50 ljudi ~ 1 150 USD mjesečno
• Tvrtka od 200 ljudi ~ 4 500 USD mjesečno
• Tvrtka od 500 ljudi ~ 11 500 USD mjesečno

Sada, kada znamo približne troškove, možemo izračunati POVRAT ulaganja kako bismo utvrdili je li to financijski razumno (uvjeriti našeg cfo ;)).

Pročitajte ovu studiju slučaja i prosudite sami.

Primjer izračuna povrata ulaganja u stvarni život

Australska tvrtka za IT usluge od 50 ljudi HSD provela je projekte koji su dugoročni i višefazni, pretvarajući se iz razvoja (naplaćenog kao Vrijeme i materijal) u održavanje (naplaćeno kao podrška ili fiksna cijena). To čini osiguravanje da je projekt profitabilan tijekom svog trajanja zaista izazovnim.

Implementacijom Primetrica HSD je smanjio vrijeme provedeno radeći na proračunskim tablicama s 15 sati tjedno na 30 sekundi.

Zajedno s pametnijim planiranjem, poboljšanom komunikacijom između različitih odjela i izbjegavanjem izgaranja proračuna projekta, to je dovelo do povećane uštede i zarade na preko 200,000 USD godišnje.

Naravno, postojao je početni trošak koji su dionici potrošili na učenje o Primetricu, ali na kraju dana bio je stvarno mali, tako da ga možemo preskočiti.

‍

Što je s ROI-jem? Osjećam se glupo pisati ove brojeve jer zvuče kao tipične marketinške gluposti, ali... Ne možeš prevariti život.

ROI = 2800%

‍

Ako vas to ne uvjeri da softver za upravljanje portfeljem projekata vrijedi pokušati, ne znam što hoće. 

Kako možete reći da je vrijeme da nabavite softver za upravljanje portfeljem projekata?

Kao što sam rekao, čak i mala IT tvrtka može puno dobiti implementacijom softvera za upravljanje portfeljem projekata.

Zašto?

Jer prije ili kasnije, doći će vrijeme kada ćete biti prisiljeni na to. A dodavanje novog alata pod pritiskom nije najbolji način da se nastavi o tome.

Dakle, kako možete reći da bi vaše poslovanje moglo imati puno koristi od odgovarajućeg rješenja?

Evo nekoliko znakova na koje morate paziti:

• Vi i vaši kolege provodite puno vremena na sastancima. Posvećeni su odlučivanju tko će raditi na kojem projektu, kada i koliko dugo. Kladim se da imate pametnijeg posla sa svojim vremenom od ručne alokacije resursa.
• Nemate pogled iz ptičje perspektive na ono što se događa u društvu. Ljudi vam dolaze s pitanjima i morate svaki put zaroniti u svoje proračunske tablice kako biste preuzeli potrebne podatke. To počinje trajati previše vremena, sprječavajući vas da se usredotočite na ono što je najvažnije.
• Uopće nemate poslovnu inteligenciju o profitabilnosti projekta. Ne znate kako se resursi troše u vašem projektu. Da li goriš kroz dodijeljeno vrijeme? Ili je vaša procjena daleko od cilja? Ne može se reći.
• Nemate pojma koja je stopa iskorištenosti vašeg zaposlenika. Pati li netko od previše prekovremenih sati? Prije nego što se snađete, ovo će zasnježiti u veći problem poput pada motivacije koji se pretvara u lošije ishode.
• Nitko ne razumije vaše proračunske tablice. Prezauzeti su i nisu jednostavni za upotrebu proračunskih tablica. Treba im vječnost da se opterećuju. A budući da ste jedini koji zna kako se kretati njima, ljudi vas bombardiraju pitanjima.
• Članovi vašeg tima gube vrijeme na preklapajućem ili suvišnom radu koji proizlazi iz zabune oko dodjele.
  

Ako primijetite da barem jedno od gore navedenog vrijedi za vašu tvrtku, krajnje je vrijeme da počnete tražiti rješenje za upravljanje portfeljem projekata. Ne shvaćanje ovih problema prije skaliranja vaše tvrtke sigurno će to učiniti vrlo bolnim procesom za sve uključene.

Ali koje značajke ovaj softver treba da mora ispuniti svoju ulogu i stvarno vam pomoći da rastete? Više ću govoriti o tim bitnim funkcijama u sljedećoj točki.

Što biste trebali tražiti u najboljem softveru za upravljanje portfeljem projekata?

SaaS temeljen na oblaku u odnosu na lokalno

Mnoge tvrtke brinu o privatnosti i sigurnosti podataka u oblaku. Ali rješenja temeljena na oblaku i dalje su odličan izbor:

• Ažuriraju se i usluge u stvarnom vremenu bez dodatnih troškova na vašoj strani,
• Nove značajke uključene su u cijenu,
• Možete biti sigurni u sigurnosne kopije podataka,
• Brzo je i efikasno.
  

S druge strane, imate lokalna rješenja koja osiguravaju veću sigurnost (zahvaljujući vlastitom spremniku podataka) i prilagodbu (ako dobavljač to dopušta). No, lokalni softver dolazi s nekoliko važnih ograničenja:

• Vi ste odgovorni za postavljanje i održavanje vaših poslužitelja i aplikacija,
• Ne dobivate automatizirana ažuriranja (ili ih trebate dodatno platiti),
• U slučaju katastrofe, gubite kontinuitet poslovanja. 
  

Dakle, ako odaberete SaaS rješenje temeljeno na oblaku, provjerite:

• Dolazi s izvrsnom korisničkom podrškom,
• Radi u skladu s propisima poput GDPR-a,
• Omogućuje pjevanje DPA, SLA i MSA radi potpune sigurnosti,
• Osigurava sigurnosne kopije podataka i mogućnost izvoza podataka iz sustava,
• Uključuje SSO (relevantan ako upotrebljavate usluge Google ili Azure Active Directory).
  

U Primetricu smo se pobrinuli da naše rješenje uključuje sve gore navedeno.

Prilagodba, fleksibilnost, skalabilnost

Nema smisla ulagati u rješenje koje zahtijeva da promijenite način rada. Ovdje ste već neko vrijeme i imate neprobojni proces. Zato bi alat koji odaberete trebao biti dovoljno fleksibilan da odgovara vašim potrebama. 

Na primjer, u Primetricu uvijek prilagođavamo naše rješenje individualnim zahtjevima svakog klijenta i uvijek provodimo temeljitu analizu kako bismo došli do toga. Na taj način osiguravamo da je naša platforma savršeno usklađena s načinom na koji njihovo poslovanje funkcionira - i može primiti sve promjene kako tvrtka raste.

Integracija s drugim sustavima/API-jevima

Budimo iskreni, vjerojatno već koristite mnoštvo alata za upravljanje projektom. Dobivanje rješenja za upravljanje projektima koje se neprimjetno stapa s vašim ekosustavom pametan je potez. Integracije ubrzavaju proces implementacije, ali i osvajaju vam buy-in od članova tima koji se ne moraju prebaciti na potpuno novi alat.

Različite mogućnosti pristupa

Dobivate alat za upravljanje projektima jer ne želite stalno odgovarati na ista pitanja:

• Koliko dugo će ovaj programer raditi na projektu X?
• Hoće li ta osoba biti dostupna za početak rada na projektu Y za 2 tjedna?
• Kada počinje projekt Z?
  

Da biste to riješili, morate izgraditi jedan izvor istine za sve - uključujući voditelje projekata i sve ostale zaposlenike. U isto vrijeme, ne želite da svaki mali detalj bude dostupan svima - na primjer, satnice članova vašeg tima. Zato je dobivanje alata s različitim mogućnostima pristupa toliko važno. 

U Primetricu voditelji projekata mogu lako planirati i dobiti sve informacije, dok programeri vide samo svoje alokacije, a ne i financijske uvide o profitabilnosti projekta.

Planiranje projekata i raspoređivanje resursa 

Dobar alat za upravljanje projektima trebao bi uključivati nešto više od jednostavnih zadataka ljudi projektima u određenim vremenskim okvirima.

Ono što vam treba je mogućnost pokretanja simulacija različitih scenarija kako biste vidjeli kako će vaše odluke utjecati na profitabilnost projekta. Najbolji alati na tržištu daju vam mogućnost predviđanja stopa realizacije projekta, dostupnosti resursa ili broja slobodnih radnih mjesta.

Potrebna vam je ova dugoročna vizija za donošenje najpametnijih odluka za vaše poslovanje.

Pouzdano izvješćivanje 

Značajke izvješćivanja su kritične - kako ćete drugačije provjeriti zdravlje svog poslovanja? 

Ali evo zanimljivog dijela: izvještavanje najbolje funkcionira ako pokriva podatke o vašim projektima u odnosu na podatke o vašim ljudima.

A pod podacima mislim na sve vrste toga - od financijskih podataka do stopa iskorištenosti zaposlenika. Značajke vizualizacije podataka ubrzavaju proces izvlačenja uvida iz podataka. Tako ljudski mozgovi rade.

Značajke predviđanja

Važno je znati što se dogodilo u prošlosti. Iz povijesnih podataka o svojim projektima možete puno naučiti.

Ali mi se bavimo inovacijama, što znači budućnost.

A good solution should allow you to forecast a bunch of different metrics - employee allocation, employee utilization rates, your projects’ profitability, and more.

Tako možete formulirati točne i realistične planove, tako da kasnije ne dobijete nikakva iznenađenja.

Štoviše, tada možete usporediti planove sa stvarnošću i vidjeti gdje su vaše procjene krenule. Nikada više nećete ponoviti ovu pogrešku i poboljšati svoje mogućnosti planiranja.

Praćenje vremena

Kombiniranje funkcionalnosti praćenja vremena s upravljanjem projektima ključno je ako želite postati bolji u procjeni koliko će vremena trebati projektu i kako ga ocijeniti.

Najbolja rješenja pružaju vam praćenje vremena i vremenske tablice, ali i nadzornu ploču na kojoj možete vidjeti prediktivne vremenske tablice koje prikazuju zadatke na kojima bi ljudi trebali raditi. 

Također možete jednostavno provjeriti troškove i prihode koje ostvaruju članovi vašeg tima po projektu, klijentu ili određenom datumskom rasponu.

A kad smo kod troškova...

Financijski moduli

Konačno, rješenje za upravljanje portfeljem projekata trebalo bi vam omogućiti da duboko zaronite u financije projekta (i vašeg poslovanja). 

Pristupom tim podacima moći ćete reći hoće li projekt biti profitabilan, za koliko, a ako nije - što danas možete učiniti da promijenite taj budući ishod.

Kako odabrati sustav upravljanja portfeljem projekata?

1. Definirajte svoje zahtjeve

Kao što sam već rekao, ne kupujete alat koji vaš proces okreće naopako. Tražite rješenje koje se neprimjetno uklapa u vaše poslovanje.

Da bi se to dogodilo, morate znati:

• Kako vaš proces izgleda korak po korak,
• Koji su trenutni problemi u tome kako vaš tim radi,
• Što nedostaje u vašem procesu.

Gore možete učiniti pripremom popisa slučajeva upotrebe. Ovdje možete pronaći ogledni popis slučajeva upotrebe.

Kada istražujete tržište, uvijek se možete vratiti na ova pitanja i zapitati se: Rješava li ovo rješenje moje probleme?

Ako je odgovor ne, nemojte više trošiti vrijeme na istraživanje alata (bez obzira na to koliko su sjajne njegove demonstracije). To jednostavno nije pravi izbor za tebe.

Ako je odgovor potvrdan, imaš potencijalnog kandidata.  

2. Napravite domaću zadaću

Nakon što definirate svoje potrebe, vrijeme je da provjerite dostupne opcije. 

Evo nekoliko jednostavnih metoda istraživanja:

• Pitajte svoje kolege i prijatelje o alatima koje su voljeli koristiti ili ih i dalje koristiti,
• Razgovarajte s drugim voditeljima projekata u IT sektoru,
• Pogledajte preporuke na web stranicama posvećenim IT industriji, npr. G2.com / Capterra.com / Digital Project Manager.

3. Testirajte ga

Testirajte alat za sebe. Većinu vremena ćeš dobiti besplatno probno razdoblje. Okupite malu skupinu kolega kako biste zajedno upravljali alatom. Odaberite ljude s različitim radnim stilovima, morate prikupiti što je moguće raznolikija mišljenja.

To vam također daje priliku da testirate korisničku službu. Implementacija novog alata zahtijeva puno rada, tako da podrška pružatelja usluga može učiniti svu razliku. 

Također možete zatražiti demonstraciju i provesti vrijeme s prodajnim timom kako biste saznali više o tome kako koriste alat i koje funkcionalnosti ima. Postavite pitanje timu za podršku i pogledajte koliko im treba da odgovore. Istražite centar za pomoć i resurse da biste vidjeli njihovu kvalitetu.

4. Dobijte povratne informacije

Pitajte sve koji su bili dio pilota za njihove povratne informacije. Pitajte o stvarima kao što su:

• Je li to pomoglo u rješavanju problema X?
• Koliko je vremena potrebno za početak korištenja alata?
• Što im se najviše svidjelo, a najmanje u tome?

5. Nabavite buy-in

Prilikom implementacije novog rješenja ključno je da buy-in dobijete od ljudi koji će ga koristiti. 

Ne možete samo zamoliti desetak ljudi da iznenada promijene rutinu jer ste upravo dobili novi alat. Neće biti sretni zbog toga.

Otvoreno komunicirajte o procesu provedbe. Pokažite timu zašto vam je ovo rješenje potrebno. Ako patite od nekih problema koje sam gore naveo, pokažite im kako alat pomaže u njihovom uklanjanju. Uvedite promjenu postupno i nježno. 

6. Implementirajte ga

Izradite plan implementacije ili vam vaše rješenje neće donijeti sve prednosti koje tražite. Razmotrite ove probleme pri planiranju uvođenja:

• Kada ćeš htjeti sve povesti? 
• Hoćeš li ga raširiti ili sve odjednom?
• Trebaju li članovi vašeg tima obuku? Ako je tako, tko će ga osigurati?
• Kada ćete postaviti najvažnije integracije? Tko će biti odgovoran za njihovo postavljanje?
  

Jednom kad sve bude na svom mjestu, ne zaboravite dati dobar primjer. Koristite alat i budite njegov zagovornik za poticanje drugih voditelja projekata. Vjerujte mi, ako je vaša tvrtka iskusila bilo koji od gore navedenih problema, oni će vam zahvaliti.

7. Kontrolirajte i izvršavajte

Čak vam ni najbolji alat neće pomoći ako se ne koristi kontinuirano. Izgradite jednostavan proces koji ovo rješenje čini svakodnevnom podrškom u vašim dužnostima.

Zamotaj 

Pronalaženje pravog alata za upravljanje portfeljem projekata koji kombinira sve značajke koje su vam potrebne ne mora biti teško. 

‍

Ako primjer funkcionalnosti koje sam spomenuo odjekuju s vama, rezervirajte demo sa mnom i pogledajte kako Primetric pomaže u rješavanju najčešćih problema upravljanja u IT tvrtkama.