5 najlepszych praktyk planowania wydajności w zarządzaniu projektami

Jak zrównoważyć zapotrzebowanie klientów z możliwościami w zakresie każdej umiejętności?

Dyrektorzy w firmach IT wciąż zadają mi to pytanie.

Moja odpowiedź? Rozwiązaniem jest dobrze zorganizowany proces planowania wydajności. Daje on spojrzenie z lotu ptaka na dostępną wydajność, umożliwiając podejmowanie projektów z pewnością, że masz zasoby do ich rozpoczęcia. Daje to również szansę na wypełnienie wszelkich potencjalnych wakatów.

Planowanie oznacza próbę przewidzenia, jak będzie wyglądał popyt ze strony klientów i jak zareagujesz w oparciu o dostępne moce produkcyjne. 

‍

Po opanowaniu planowania długoterminowego(i uniknięciu typowych błędów w planowaniu długoterminowym) nigdy nie będziesz mieć do czynienia ze stresującymi rekrutacjami na ostatnią chwilę lub rosnącą ławką rezerwowych.

Przeczytaj ten artykuł, aby poznać podstawy planowania wydajności - dlaczego firmy IT z niego korzystają i co się dzieje, gdy tego nie robią. 

Czym jest planowanie wydajności w zarządzaniu projektami?

Planowanie wydajności to proces, który koncentruje się na osiągnięciu równowagi między dostępnymi godzinami pracy zespołów a potrzebami projektów. Ma to kluczowe znaczenie dla skutecznego planowania zasobów w zarządzaniu projektami.

Aby zaplanować pojemność, trzeba najpierw wiedzieć, jak obliczyć dostępną pojemność. 

Jak obliczyć całkowitą i dostępną pojemność?

Całkowita pojemność

Całkowita pojemność to liczba dostępnych osobogodzin w danym okresie, wliczając w to wszystkie rodzaje dni wolnych od pracy.

Całkowita wydajność = liczba dni roboczych * liczba godzin pracy * liczba pracowników

‍

Przykładowy wzór obliczeniowy dla pracownika pełnoetatowego:

Na przykład w maju 2021 r. w Wielkiej Brytanii mamy 19 dni roboczych. Normalnie byłoby to 21, ale są dwa święta państwowe przypadające w dni powszednie.

Tak więc całkowita wydajność w godzinach w maju 2021 r. wynosi 19 * 8 h = 152 h

Przykładowy wzór obliczeniowy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin:

Jeśli pracownik pracuje 4 godziny dziennie, całkowita wydajność w godzinach w maju 2021 r. wynosi 19 * 4 h = 76 h.

Dostępna pojemność

Dostępna wydajność to liczba dostępnych osobogodzin w danym okresie, w tym dni ustawowo wolne od pracy i urlopy.

Dostępna wydajność = całkowita wydajność - czas wolny

‍

Przykładowy wzór obliczeniowy dla pracownika pełnoetatowego

Na przykład w maju 2021 r. w Wielkiej Brytanii mamy 19 dni roboczych. Normalnie byłoby to 21, ale są dwa dni świąteczne przypadające w dni powszednie. Co więcej, nasz pracownik wziął 2 dni urlopu.

Zatem dostępna wydajność w godzinach w maju 2021 r. wynosi (19 * 8 h) - (2 * 8 h) = 136 h‍

Przykładowy wzór obliczeniowy dla firmy zatrudniającej 50 osób

Tak więc, jeśli nasza 50-osobowa organizacja znajduje się w Wielkiej Brytanii i obchodzi brytyjskie święta, w maju 2021 r. będziemy mieli 19 dni roboczych ze względu na wczesne majowe święto bankowe i wiosenne święto bankowe. 

Struktura zatrudnienia:

• 40 pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy (8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu),
• 10 pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin (4 godziny dziennie, 5 dni w tygodniu),
• dwóch pracowników (jeden w niepełnym wymiarze czasu pracy i jeden w pełnym wymiarze czasu pracy) wzięło 7 dni urlopu,
  

Jeśli chcemy obliczyć dostępne moce produkcyjne naszej firmy na maj 2021 r., musimy:

1. weźmy liczbę godzin pracy w tym miesiącu (łącznie z dniami wolnymi od pracy): 19 dni * 8h * 40 + 19 dni * 4h * 10 = 6840 h -> to nasza całkowita wydajność,
2. weź liczbę godzin wolnego w tym miesiącu: 7 dni * 8h + 7 dni * 4h = 84 h,
3. obliczyć całkowitą dostępną pojemność: 6840h - 84h = 6756h

Planowane obciążenie pracą / poziom wykorzystania

Po obliczeniu dostępnych mocy produkcyjnych jesteśmy gotowi do obliczenia planowanego wykorzystania - planowanego obciążenia pracą wybranych osób lub całej firmy w danym okresie czasu.

Dysponując dostępnymi mocami przerobowymi i planowaną utylizacją, możemy jedynie sprawdzić, ile godzin nasi specjaliści mają do dyspozycji i porównać te informacje z zapotrzebowaniem w projekcie.

Jeśli potrzebujesz więcej wskazówek na temat wykorzystania, zacznij tutaj: Jaki jest wzór na współczynnik wykorzystania dla firm programistycznych?

Uwaga: W przypadku niektórych firm sensowne jest przeliczenie dostępnej wydajności na ekwiwalent pełnego czasu pracy (EPC). Firmy zajmujące się leasingiem nadwozi często używają go do przydzielania pracowników do projektów swoich klientów.

Planowanie wydajności - projekt a poziom firmy 

W firmach IT planowanie wydajności odbywa się na dwóch poziomach: wewnątrz projektów i na poziomie całej firmy.

Kierownik projektu musi upewnić się, że członkowie zespołu pracują nad właściwymi zadaniami i że zadania te są odpowiednio zorganizowane. Wiąże się to bezpośrednio z planowaniem możliwości poszczególnych pracowników i przypisywaniem ich do zadań, które mogą wykonać.

Ten rodzaj szczegółowego podejścia świetnie sprawdza się podczas planowania sprintu lub gdy koncentrujemy się na zarządzaniu zadaniami. To właśnie wtedy zazwyczaj tworzymy listę zadań, a następnie rozważamy osoby, które mogą zostać przypisane do tych zadań - co pozwala nam oszacować wymaganą wydajność w projekcie w krótkim okresie czasu.

Takie podejście nie pozwala jednak na długoterminowe spojrzenie na projekt. Nie pomaga menedżerom, którzy chcieliby zobaczyć, jak operacje firmy będą wyglądać za kilka miesięcy.

Dlatego tak ważne jest planowanie wydajności z innej, długoterminowej perspektywy. Pomaga to zaplanować działania z wyprzedzeniem i uniknąć reagowania ad hoc.

‍

Dla dyrektora operacyjnego lub specjalisty ds. zasobów planowanie wydajności oznacza coś innego niż dla kierownika projektu. Ten rodzaj długoterminowego planu dotyczy sposobu przydzielania pracowników do projektów w całej firmie.

Dotyczy to zarówno zaplanowanych projektów, o których wiadomo, że się odbędą, jak i tych wstępnych, o których dopiero się mówi. Chodzi również o zarządzanie różnymi typami rezerwacji i wiedzę o tym, gdzie przydzielone są najcenniejsze zasoby, kiedy mogą rozpocząć pracę nad nowymi projektami, a kiedy nie są dostępne.

Korzyści z planowania wydajności na poziomie firmy

Znajomość dostępnej pojemności przynosi wiele korzyści w ogólnym procesie planowania. Poniżej przedstawiono jednak największe korzyści, które sprawiają, że planowanie pojemności jest tak cennym procesem dla firm IT.

1. Decyzje o zatrudnieniu oparte na danych

Proces ten zapewnia wgląd w to, które role należy obsadzić, aby podjąć się przyszłego projektu. Dzięki temu zespoły HR otrzymują jasny przegląd potrzeb rekrutacyjnych i mają wystarczająco dużo czasu na pozyskanie, rekrutację i wdrożenie nowych pracowników. W ten sposób proces ten pomaga firmom uniknąć wąskich gardeł w zasobach w przyszłości. 

2. Większa widoczność dla zespołu sprzedaży

Kolejna korzyść dotyczy pracy zespołu sprzedaży. Pomysł polega na zaoferowaniu przedstawicielom handlowym lepszego wglądu w pipeline produkcyjny. W ten sposób mogą dowiedzieć się, czy jest miejsce na więcej projektów w danym okresie i jakie umiejętności staną się dostępne.

3. Lepsze planowanie i prognozowanie

Dokładna planowana zdolność produkcyjna pozwala obliczyć prognozy zysków, ponieważ wiadomo, jakie projekty będą realizowane przez zespoły w najbliższej przyszłości. Licząc wstępne projekty, możesz tworzyć symulacje przyszłych przychodów, jeśli ostatecznie podpiszesz umowę z klientem.

4. Maksymalizacja wykorzystania

Obliczenie dostępnej wydajności jest pierwszym krokiem do zapewnienia doskonałego wykorzystania pracowników. Po co zostawiać ludzi na ławce, skoro można skupić się na przydzielaniu im odpowiednich projektów?

5. Ochrona zespołu

Jest to kolejny kluczowy powód, dla którego planowanie wydajności jest tak ważne dla firm IT, które dbają o swoich pracowników. Słaby proces może prowadzić do nadmiernej rezerwacji projektów. A kiedy tak się dzieje, firmy rzadko mogą zatrudnić odpowiednie zasoby na czas. Zamiast tego niektórzy z obecnych pracowników mogą być zmuszeni do pracy w nadgodzinach - a to nigdy nie działa dobrze na dłuższą metę.

Czynniki, które mogą mieć wpływ na planowanie wydajności na poziomie firmy

Czynniki wewnętrzne wpływające na planowanie wydajności:

• Rodzaj zatrudnienia - Czy Twoi specjaliści są zatrudnieni na pełny etat czy w niepełnym wymiarze godzin? Ten rodzaj zatrudnienia będzie miał bezpośredni wpływ na ich wydajność, a w konsekwencji na ogólną wydajność dostępną dla ciebie.
• Urlopy - niezależnie od tego, czy jest to urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe czy urlop macierzyński, wszystkie mają ten sam skutek. Zmieniają dostępną wydajność. Jeśli nie weźmiesz tego pod uwagę podczas planowania, przygotuj się na kłopoty.
• Zmiany organizacyjne - Przykładem może być rotacja personelu, gdy niektórzy członkowie zespołu mogą być dostępni do określonego czasu.  
• Kultura - Czy pracownicy akceptują pracę w nadgodzinach? A może będą szukać innej pracy, gdy poprosisz ich o pracę nad dwoma projektami w tym samym czasie? 
• Planowanie dnia - Czy zamierzasz uwzględnić przerwę obiadową w dostępnej przepustowości? Jest to kluczowe pytanie, które będzie miało ogromny wpływ na obliczenie dostępnej wydajności w firmie.
  

Czynniki zewnętrzne wpływające na planowanie wydajności:

• Rynek kandydatów - Wszyscy wiemy, że IT to trudny rynek pracy. Specjaliści są rzadkością, a w niektórych obszarach proces rekrutacji może trwać miesiącami (pomyśl o ekspertach DevOps). Nie ma sensu podpisywać umowy na projekt w czasie, który nie pozwala na znalezienie odpowiednich zasobów.

Ryzyko związane z niewłaściwym planowaniem wydajności

Niezdolność do podjęcia projektu

Zarządzanie wydajnością polega na podzieleniu lejka projektu. Rozważmy najpierw wstępne projekty. Musisz zacząć szacować prawdopodobieństwo realizacji tych projektów tak szybko, jak to możliwe. A jeśli widzisz wiele projektów w lejku, możesz podjąć działania i rozpocząć zatrudnianie. Jeśli nie zrobisz tego wystarczająco wcześnie, nie będziesz w stanie pokryć kosztów projektu lub zaakceptujesz go, tworząc konflikt harmonogramu.

Brak kontroli nad czasem pracy na stanowisku

Jeśli nie monitorujesz swojej wydajności, możesz przegapić moment, w którym Twoja ławka zacznie szybko rosnąć. Musisz wiedzieć, kiedy Twoim pracownikom kończą się projekty. W przeciwnym razie ryzykujesz utratę rentowności.

Odpady zasobów

Innym ryzykiem związanym z niewystarczającym planowaniem wydajności jest przydzielanie cennych zasobów do źle dopasowanych projektów - tylko dlatego, że w danym momencie nie było innych dostępnych zasobów. 

Wypalenie zespołu 

Słabe planowanie może prowadzić do przebookowania projektu i nadgodzin dla członków zespołu. Jeśli zdarza się to regularnie, istnieje ryzyko wypalenia zespołu. Wypalenie wpływa na motywację i produktywność pracowników. Z tego powodu bardziej prawdopodobne jest, że nie uda się osiągnąć wyznaczonych celów, co spowoduje straty w jakości projektu, kosztach lub harmonogramach.

5 najlepszych praktyk w zakresie planowania zdolności pracowników 

1. Zrozumienie dostępnej pojemności

Bez wiedzy na temat liczby godzin dostępnych do sprzedania każdego miesiąca, nie można rozpocząć konstruktywnej rozmowy z klientem. Co więcej, znając swój dostępny potencjał, możesz podjąć się odpowiednich projektów i dać rekruterom wystarczająco dużo czasu na znalezienie zasobów, jeśli ich brakuje.

2. Prognozowana wydajność a popyt 

Planowanie wydajności dotyczy przyszłości. Masz przed sobą kilka projektów, a teraz próbujesz sprawdzić, jak pasują one do posiadanych zasobów. Inteligentne planowanie wydajności pozwala na dokładniejsze przewidywania. A dzięki prognozowaniu można z wyprzedzeniem opracować plan zasobów projektowych.

3. Śledzenie i analizowanie matrycy umiejętności w czasie rzeczywistym

Rozważając dostępne możliwości, należy uważnie śledzić matrycę umiejętności w firmie. Musisz wiedzieć, jakie zestawy umiejętności są obecnie dostępne i kiedy inne kompetencje wkrótce się zwolnią. Informacje te są doskonałym przewodnikiem dla ukierunkowanych działań sprzedażowych lub strategii rekrutacyjnej.

4. Przewidywanie i poprawa ogólnego wykorzystania zasobów

Platforma oprogramowania, taka jak Primetric, umożliwia przeglądanie danych historycznych, ale także prognozowanie wykorzystania pracowników. Możesz szybko reagować na zmieniające się wykorzystanie, zatrudniając dodatkowych pracowników lub informując dział sprzedaży o dostępności zasobów, aby mogli znaleźć dla nich projekty.

5. Przewidywanie wakatów w projektach i osób na ławce rezerwowych

Wykorzystaj planowanie wydajności, aby zrozumieć, dokąd zmierzają twoje zasoby i jak długo będą zablokowane w swoich projektach. Jeśli negocjujesz nowy projekt z klientem, weź te informacje pod uwagę, a będziesz w stanie łatwo stwierdzić, czy realizacja tego projektu za 2 miesiące będzie wymagała zatrudnienia dodatkowych zasobów. 

To samo dotyczy stanowiska pracy - możesz skrócić czas pracy na stanowisku, jeśli wiesz, że niektórzy członkowie zespołu wkrótce zakończą projekt i będą dostępni do innych projektów.

Typowe błędy w planowaniu wydajności

Przecenianie dostępności pracownika 

Jeśli planujesz projekty nie wiedząc, że dyspozycyjność pracownika jest znacznie mniejsza niż myślisz (na przykład ma on zaplanowany urlop w środku projektu), przygotuj się na kłopoty. Będziesz musiał w ostatniej chwili pokryć ich część godzin pracy przez kogoś innego, a to nigdy nie jest dobry sposób na prowadzenie projektu.

Niedopasowanie umiejętności do projektów

Weźmy to pod uwagę: Nie każdy programista backendu zna PHP naprawdę dobrze. Jeśli więc przestaniesz planować na poziomie programisty backendu/frontendu, możesz później napotkać poważne problemy, jeśli okaże się, że ludzie, których przypisałeś do projektu, nie mają odpowiednich umiejętności.

Przeszacowanie możliwości projektu

Zapotrzebowanie w danym projekcie może się różnić w zależności od zasobów przypisanych do projektu. Powiedzmy sobie jasno, starszy programista często dostarcza wymagania klienta kilka razy szybciej niż młodszy programista. To z kolei wpływa na zdolność planowania i może skutkować błędną interpretacją prognoz. 

Korzystanie z oprogramowania do planowania wydajności

Do planowania wydajności na poziomie całej firmy potrzebne jest oprogramowanie do planowania wydajności zasobów, które zawiera wszystkie funkcje wymagane do planowania wydajności w IT.

Oto niezbędne funkcje każdego oprogramowania do planowania wydajności:

Skalowalne i konfigurowalne

Upewnij się, że wybrane przez Ciebie rozwiązanie będzie w stanie wspierać Cię w miarę rozwoju Twojej firmy i powiększania się Twoich zespołów zarówno pod względem liczby, jak i różnorodności umiejętności. Wybrane oprogramowanie powinno również umożliwiać skonfigurowanie go tak, aby pasowało do unikalnego charakteru Twojej firmy. W Primetric często dodajemy nowe funkcje, aby wspierać naszych klientów.

Prognozowanie rentowności 

Ważne jest, aby rozwiązanie oferowało szerokie możliwości prognozowania, które wykraczają poza wydajność i obejmują dostępność, przychody i rentowność.

Analityka BI w czasie rzeczywistym

Upewnij się, że wybrane przez Ciebie narzędzie generuje różnorodne raporty, które pomogą Ci w podejmowaniu mądrych decyzji opartych na danych. Powinno ono umożliwiać tworzenie zaawansowanych prognoz finansowych i symulacji w celu oceny wyników.

Integracja z innymi aplikacjami 

Narzędzia do planowania wydajności muszą być zintegrowane z systemami używanymi w firmie. Może to być ATS, oprogramowanie do zarządzania urlopami, narzędzia do zarządzania projektami i rozwiązania do zarządzania relacjami z klientami.

Podsumowanie

Obliczanie, planowanie i prognozowanie wydajności to dość złożone procesy, jeśli jedynym dostępnym narzędziem jest kilka arkuszy kalkulacyjnych.

Ale nie musi tak być. 

Stworzyliśmy Primetric, aby rozwiązać ten problem i pomóc firmom IT lepiej przewidywać ich rentowność. 

Zarejestruj się tutaj i upewnij się, że już nigdy nie przepłacisz za projekty.