.JPG)
Co to jest nadmierne wykorzystanie? Definicja
Nadmierne wykorzystanie w biznesie odnosi się do sytuacji, w której firma lub organizacja nadmiernie wykorzystuje swoje zasoby, aktywa lub możliwości poza zrównoważony lub optymalny poziom.
W branży usługowej nadmierne wykorzystanie zwykle odnosi się do posiadania zbyt małej liczby pracowników do wykonania zadań zaplanowanych w harmonogramie projektu. Może jednak występować również w różnych aspektach działalności, w tym w produkcji, operacjach lub zasobach finansowych.
Dlaczego nadmierne wykorzystanie może zaszkodzić firmie?
Choć może się to wydawać sprzeczne z intuicją, nadmierne wykorzystanie może prowadzić do negatywnych konsekwencji, a nie do poprawy wydajności lub produktywności.
Wbrew powszechnemu przekonaniu, zmuszanie pracowników do pracy ponad siły może pomóc firmie jedynie w perspektywie krótkoterminowej. Wielokrotnie proszeni o nadgodziny specjaliści stają się przepracowani i tracą zaufanie do umiejętności zarządczych swoich przełożonych. W rezultacie spada jakość ich pracy, a tym samym szanse na powodzenie projektu.
Rodzaje nadmiernego wykorzystania
Podczas gdy termin "nadmierne wykorzystanie" jest najczęściej używany w zarządzaniu zasobami, można go również zastosować do czegoś więcej niż tylko ludzi.
Najczęstsze typy nadmiernego wykorzystania obejmują:
- Nadmierne wykorzystanie produkcji: Gdy zakład produkcyjny działa z maksymalną wydajnością przez dłuższy czas bez wystarczających przestojów, może to skutkować awariami sprzętu, zwiększonymi kosztami konserwacji i obniżoną jakością produktu.
- Nadmierne wykorzystanie pracowników: Wymaganie od pracowników zbyt długich godzin pracy, bez odpowiedniego odpoczynku lub równowagi między pracą a życiem prywatnym, może prowadzić do wypalenia zawodowego, spadku produktywności i dużej rotacji pracowników.
- Nadmierne wykorzystanie środków finansowych: Ciągłe poleganie na zadłużeniu w celu finansowania działalności biznesowej bez zrównoważonego planu spłaty może prowadzić do niestabilności finansowej, wyższych kosztów odsetek i potencjalnie bankructwa.
- Nadmierne wykorzystanie zasobów: Wykorzystywanie ograniczonych zasobów lub surowców w niezrównoważonym tempie może prowadzić do niedoborów, zwiększonych kosztów i problemów środowiskowych.
Jakie są główne czynniki powodujące nadmierne wykorzystanie?
Do nadmiernego wykorzystania zasobów w firmie może przyczynić się kilka czynników. Czynniki te mogą się różnić w zależności od branży, wielkości firmy i konkretnych okoliczności, ale niektóre typowe przyczyny obejmują:
Wysoki popyt
Kiedy firma doświadcza szybkiego wzrostu lub niespodziewanie wysokiego popytu na swoje produkty lub usługi, może pojawić się pokusa, aby wykorzystać zasoby do granic możliwości, aby zaspokoić potrzeby klientów. Chociaż wzrost jest ogólnie pozytywny, może powodować wyższy wskaźnik rotacji, gdy jest osiągany kosztem cenionych specjalistów, którzy nie zapisali się na nadgodziny.
Słabe zarządzanie zasobami
Nieodpowiednie monitorowanie i kontrola zasobów może skutkować ich nadmiernym wykorzystaniem. Bez odpowiedniego śledzenia wykorzystania zasobów, firmy mogą nie zdawać sobie sprawy, kiedy przekraczają zrównoważone poziomy. W rezultacie stają się podatne na konflikty harmonogramów, a co za tym idzie, stresujące sytuacje wpływające na morale pracowników.
Brak planowania i prognozowania
Wiele firm planuje swoją pracę w 1- lub 2-tygodniowych sprintach, mających na celu zajęcie się najpilniejszymi kwestiami lub krytycznymi zadaniami. Jednak w ten sposób często nie prognozują popytu, wymagań dotyczących zasobów i potrzeb w zakresie wydajności, co prowadzi do nagłych skoków popytu, które obciążają zasoby i powodują nadmierne wykorzystanie.
Nieodpowiedni personel
Kiedy firma przejmuje nowy projekt, może po prostu nie mieć odpowiednich ludzi do pracy - a ponieważ niewielu specjalistów szuka pracy, może być trudno ich zwolnić. Ten niedobór personelu może prowadzić do przeciążenia obecnych pracowników pracą, co może ostatecznie doprowadzić do nadmiernego wykorzystania i wypalenia zawodowego.
Nierealistyczne cele
Każdy projekt ma swoje wzloty i upadki. Jednak gdy są one niewłaściwie oceniane pod względem wymaganych umiejętności lub zdolności, prosta operacja może przerodzić się w nieznośne nadmierne wykorzystanie. Dlatego tak ważne jest przygotowanie szczegółowego zakresu projektu; bez niego zagrożony może być nie tylko projekt, ale także jego rentowność!
Jak uniknąć nadmiernego wykorzystania zasobów?
Unikanie nadmiernego wykorzystania zasobów w biznesie ma zasadnicze znaczenie dla utrzymania wydajności, produktywności i zrównoważonego rozwoju. Dlatego kierownicy projektów powinni zwracać większą uwagę na:
Planowanie strategiczne i prognozowanie
Spójrz w bardziej odległą przyszłość swojej firmy, zanim zacznie ona ścigać ciebie i twoich przepracowanych pracowników. Opracuj kompleksowe plany biznesowe, które obejmują dokładne prognozowanie zasobów, wymagań i potrzeb w zakresie wydajności. Przewidując przyszłe potrzeby, możesz odpowiednio dostosować alokację zasobów i uniknąć nagłych skoków wykorzystania.
Efektywne zarządzanie zasobami
Wdrażanie systemów i procesów w celu efektywnego śledzenia i zarządzania wykorzystaniem zasobów. Regularne monitorowanie dostępności zasobów, identyfikowanie nieefektywności i wprowadzanie niezbędnych zmian w celu optymalizacji wykorzystania zasobów.
Pracując nad samym harmonogramem projektu, zwróć uwagę na wszelkie nakładające się alokacje lub niedobory mocy produkcyjnych. Jeśli uważasz, że nie da się tego zrobić w Excelu, zainwestuj w narzędzie do zarządzania zasobami, które poinformuje Cię za każdym razem, gdy spróbujesz przekroczyć możliwości specjalistów - tak jak robi to Primetric.
Zarządzanie obciążeniem pracą
Gdy tylko poczujesz, że Twoje plany coraz bardziej oddalają się od rzeczywistości, skorzystaj z procesu zarządzania obciążeniem pracą, aby to zmienić. Pomoże to zapewnić równomierne rozłożenie obciążeń pomiędzy pracownikami i działami, unikając jednocześnie przeciążania niektórych osób lub zespołów, ponieważ może to prowadzić do wypalenia i spadku produktywności.
Długoterminowa koncentracja
Planowanie zadań na dwa tygodnie do przodu to po prostu za mało, aby przewidzieć (i zapobiec) wszelkim wąskim gardłom w zasobach, których może doświadczyć Twoja firma. Zrównoważ krótkoterminowe cele z długoterminowym zrównoważeniem, prognozując zapotrzebowanie na pracowników i ilość projektów, nad którymi będzie pracować Twoja firma. Unikaj podejmowania decyzji opartych wyłącznie na natychmiastowych zyskach, jeśli mogą one doprowadzić do wyczerpania zasobów w przyszłości.
Elastyczność i skalowalność
Nie zakładaj, że arkusz kalkulacyjny Excel na zawsze wystarczy do planowania pracy Twojego zespołu. Wraz ze wzrostem liczby pracowników w firmie, tabele będą stawać się coraz bardziej skomplikowane, marnując czas i tworząc plany podatne na błędy. W takich okolicznościach lepiej jest wybrać narzędzie zdolne do projektowania procesów biznesowych i infrastruktury tak, aby były elastyczne i skalowalne. W ten sposób można dostosować się do zmian popytu bez nadmiernego obciążania zasobów.
Współpraca w czasie rzeczywistym
Gdy różne informacje są przechowywane w oddzielnych lokalizacjach, trudno jest mieć wszystkich na tej samej stronie. Dlatego też firma i jej narzędzia muszą promować współpracę i stałą wymianę informacji - najlepiej w wyznaczonym systemie. Może to prowadzić do lepszej koordynacji i alokacji zasobów, zapobiegając powielaniu wysiłków i niepotrzebnemu wykorzystaniu zasobów.
Ciągłe doskonalenie
Regularnie przeglądaj procesy i wskaźniki wydajności, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Inicjatywy ciągłego doskonalenia mogą z czasem zoptymalizować wykorzystanie zasobów.
Kontroluj swoje zasoby jak profesjonalista - skorzystaj z naszego know-how!
Czy chcesz kontrolować swoje zasoby jak profesjonalista, nie tracąc ani jednej godziny pracy?
Nie ma problemu - zarezerwuj demo z Primetric, aby dowiedzieć się więcej o naszym narzędziu i jego możliwościach!
Alternatywnie, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu zasobami, odwiedź nasz blog i przeczytaj o tym:
- kontrolowanie dostępności zasobów w firmie,
- różnice między planowaniem krótkoterminowym i długoterminowym,
- plan doskonalenia procesów, który firma może wykorzystać na swoją korzyść,
- rozliczalne wykorzystanie i jego tajne uprawnienia,
- Klątwa ławki pracowniczej - i magia jej unikania.
