Wyjaśnienie dostępności zasobów: Definicja i przykłady dla zarządzania projektami

Czym jest dostępność zasobów? Definicja

W branży usługowej dostępność zasobów odnosi się do stopnia, w jakim wymagani specjaliści lub inne niezbędne materiały są dostępne i gotowe do wykorzystania w razie potrzeby. Kompleksowa ocena dostępności zasobów obejmuje zarówno fizyczną dostępność zasobów, jak i zdolność organizacyjną do ich alokacji i efektywnego wykorzystania w razie potrzeby w danym zakresie projektu lub zarządzania projektem jako całością.

Formuła dostępności zasobów 

Formuła dostępności zasobów, którą kierownicy projektów mogą wykorzystywać w swojej codziennej pracy, jest następująca:

Gdzie:

• Całkowite dostępne zasoby reprezentują ilość lub pojemność zasobów, które są obecnie dostępne lub gotowe do użycia lub całej puli zasobów.
• Całkowite wymagane zasoby odnoszą się do ilości lub pojemności zasobów, które są niezbędne do wykonania określonego zadania, projektu lub operacji, znanej również jako zapotrzebowanie na zasoby.

Jednostki miary w tym równaniu mogą się różnić w zależności od preferowanego sposobu obliczania dostępności zasobów dla przydziałów projektów.

Jak obliczyć dostępność zasobów? Przykład

Rozważmy przykład obliczania dostępności zasobów do zarządzania projektami w branży IT.

Załóżmy, że jesteś kierownikiem projektu w projekcie rozwoju oprogramowania i musisz określić dostępność zasobów członków zespołu, aby przydzielić zasoby i rozpocząć projekt. Oto odpowiednie liczby:

Łączna liczba dostępnych pracowników: 15

Łączna liczba wymaganych pracowników: 12

Korzystając ze wzoru na dostępność zasobów, możemy obliczyć dostępność zasobów w następujący sposób:

W tym przykładzie dostępność zasobów w projekcie dla pracowników z branży IT wynosi 125%. Oznacza to, że w projekcie dostępnych jest 125% wymaganych pracowników, co wskazuje na nadwyżkę zasobów w całym cyklu życia projektu.

Czy dane są wystarczająco precyzyjne do zarządzania zasobami?

Pod warunkiem posiadania odpowiedniego procesu planowania dostępności zasobów, są to wszystkie dane potrzebne do dopasowania zasobów do realistycznego harmonogramu zasobów.

Dostępność zasobów może się jednak różnić w zależności od konkretnych potrzeb i okoliczności każdego projektu lub organizacji. Ważne jest, aby regularnie dokonywać ponownej oceny dostępności zasobów w miarę postępu projektów i zmiany wymagań dotyczących zasobów, co ma wpływ na harmonogram zasobów.

Ponadto należy codziennie śledzić dostępność zasobów, aby zarządzać dostępnością zasobów bez konfliktów harmonogramów w wielu projektach. W tym celu zalecamy korzystanie z narzędzi do zarządzania zasobami, ponieważ pojemność zespołu projektowego lub zasoby niezbędne do realizacji harmonogramu projektu mogą ulec zmianie. Wyznaczone programy zasobów finansowych i czasowych mogą na bieżąco informować kierowników projektów o wystąpieniu problemów z zarządzaniem dostępnością zasobów.

Co jeszcze muszę sprawdzić przed podjęciem decyzji o zasobach projektu?

Przed wyborem przydzielonych zasobów lub rozpoczęciem jakiegokolwiek innego procesu zarządzania projektem, należy skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, aby upewnić się, że pracownicy posiadają umiejętności dopasowane do zadań projektowych. W przeciwnym razie zrównoważenie dostępności zasobów może być niemożliwe, ponieważ wyspecjalizowani programiści mogą nie mieć wystarczających zasobów, aby dołączyć do zespołu zarządzającego projektem z kaprysu!

Jakie są korzyści z monitorowania dostępności zasobów? 

Pomiar dostępności zasobów oferuje kilka korzyści, w tym

1. Efektywne planowanie zasobów jest gwarantowane poprzez określenie ilości i rodzaju zasobów do ich dyspozycji przy jednoczesnym zapobieganiu konfliktom harmonogramu - po prostu nie użyjesz tego samego zasobu dwa razy!
2. Lepsze planowanie i podejmowanie decyzji. Dostępność zasobów pomaga w ustalaniu realistycznych celów i tworzeniu precyzyjnego harmonogramu projektu w oparciu o dostępność zasobów, umożliwiając organizacjom podejmowanie świadomych decyzji dotyczących wykonalności projektu, pozyskiwania zasobów, outsourcingu lub ustalania priorytetów. 
3. Identyfikacja ryzyka. Analiza zarządzania zasobami pomaga zidentyfikować potencjalne ryzyko związane z niedoborem zasobów, niedostępnością, stanowiskiem pracowników lub ograniczeniami i pozwala kierownikowi projektu na bezbłędną alokację zasobów.
4. Większa wydajność i produktywność. Zarządzanie dostępnością zasobów pomaga kierownikom projektów w optymalizacji zasobów, umożliwiając organizacjom maksymalizację produktywności i wydajności. 
5. Ocena wydajności. Organizacje i kierownicy projektów mogą śledzić dostępność zasobów i oceniać wydajność ludzi w zarządzaniu zasobami, porównując planowaną alokację zasobów z rzeczywistą dostępnością i wykorzystaniem.

Czy mogę zautomatyzować obliczanie dostępności zasobów? 

Tak! Korzystanie z narzędzia do zarządzania zasob ami w celu śledzenia dostępności zasobów jest najlepszym rozwiązaniem dla firmy, ponieważ oszczędza czas i zapewnia dokładne wyniki - oczywiście pod warunkiem, że masz narzędzie zdolne do pokrycia całej gamy różnych planów i scenariuszy zarządzania zasobami.

Zobaczmy, jak Primetric sobie z tym radzi! 

Dostępność zasobów w Primetric

W Primetric można monitorować zarówno dostępność poszczególnych osób, jak i całej firmy. 

Po pierwsze, możesz monitorować nieprzypisane godziny swoich pracowników w ich profilu, gdzie wyświetlany jest ich dostępny potencjał - tak jak w poniższym przykładzie. 

Następnie można użyć kalendarza do monitorowania dostępności zasobów dla kilku pracowników jednocześnie, zespołu lub tylko grupy specjalistów o określonych umiejętnościach. Wystarczy dostosować kalendarz, usuwając z niego nadmiar informacji, aby utworzyć mapę cieplną dostępności. 

Wreszcie, można monitorować zmiany i trendy w dostępności zasobów za pomocą niektórych raportów. Na przykład, dzięki raportowi utylizacji możesz dokładnie zobaczyć, ile godzin masz jeszcze do przydzielenia i który okres jest zagrożony nierentownością z powodu nadmiernej liczby pracowników. 

Chcę dowiedzieć się więcej o dostępności i pojemności! 

Świetnie - trafiłeś we właściwe miejsce! 

Nasz blog oferuje różnorodne zasoby wyjaśniające najważniejsze koncepcje w zarządzaniu zasobami, w tym: 

• plan wykorzystania zasobów i wszystkie wskazówki potrzebne do jego udoskonalenia, 
• dobry wskaźnik wykorzystania pracowników - i co on tak naprawdę oznacza w zależności od branży, 
• Prognozowanie zasobów, które może pomóc podczas każdego rodzaju kryzysu, 
• Kalkulowanie wykorzystania zespołu bez błędów, 

Lub, jeśli czujesz, że nasze narzędzie jest tym, czego potrzebujesz (lub potrzebujesz więcej informacji, aby się upewnić), po prostu zarezerwuj demo z naszymi doradcami i rozpocznij swoją podróż z Primetric!