.JPG)
Czym jest plan doskonalenia procesu? Definicja
Plan doskonalenia procesów to systematyczne i strategiczne podejście do identyfikacji, analizy i optymalizacji dowolnego istniejącego procesu w celu osiągnięcia lepszych wyników pod względem wydajności, skuteczności, jakości i zadowolenia klienta.
Co obejmuje plan doskonalenia procesów?
Plan doskonalenia procesów wymaga ustrukturyzowanego i opartego na danych podejścia do identyfikacji obszarów wymagających poprawy, wyznaczania celów i zadań, wdrażania zmian oraz monitorowania i mierzenia skuteczności ulepszeń w czasie. Dzięki dogłębnej analizie obejmującej wszystkie te czynniki, może pomóc zespołowi zarządzającemu projektem zidentyfikować nieefektywne procesy i stworzyć plany doskonalenia procesów w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej firmy.
Które procesy można usprawnić dzięki planowi doskonalenia procesów?
Zarówno istniejące procesy biznesowe, jak i nowe operacje mogą skorzystać na doskonaleniu procesów. Jednak w przypadku nowego procesu, plan ciągłego doskonalenia powinien zostać stworzony jeszcze przed rozpoczęciem operacji, aby zapewnić maksymalną wydajność procesu.
Dlaczego plan doskonalenia procesów jest tak ważny?
Wydajność
Plany doskonalenia procesów mają kluczowe znaczenie dla firm IT, ponieważ pomagają usprawnić operacje biznesowe, zwiększyć efektywność zasobów i zoptymalizować produktywność. Wraz z szybkim tempem postępu technologicznego, firmy IT muszą stale dostosowywać się, aby wyprzedzić konkurencję i zapewnić, że obecne procesy są nadal istotne i opłacalne. Skuteczny plan doskonalenia procesów może pomóc zidentyfikować obszary ulepszeń i zapewnić wydajność zasobów zarówno w bieżącym procesie, jak i w ich nowych odpowiednikach.
Dodatkowo, plany usprawniania procesów są również bardzo popularne wśród pracowników, ponieważ poprawiają satysfakcję pracowników, przejrzysty przepływ pracy i zaangażowanie pracowników oraz pozwalają kierownikowi projektu zbierać informacje zwrotne i wykorzystywać je do zarządzania określonymi zadaniami i operacjami, a także słabymi punktami i zaletami każdego trwającego procesu.
Elastyczność
Co więcej, wiele organizacji ma do czynienia z szerokim zakresem złożonych procesów biznesowych, które wymagają płynnej współpracy wielu zespołów i działów. Zespół ds. doskonalenia procesów może wnieść jeszcze większą wartość dodaną. Bez ich pomocy może być trudno upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie i pracują nad tymi samymi celami, zapewniając jednocześnie wydajność procesów w nowych i istniejących procesach.
Minimalizacja ryzyka
Plan doskonalenia procesów pomaga również firmom IT identyfikować i rozwiązywać potencjalne zagrożenia i problemy, zanim staną się one poważnymi problemami. Wdrażając regularne i bieżące procesy i przeglądy, firmy IT mogą wcześnie wykrywać i korygować problemy, minimalizując przestoje i zapewniając optymalne działanie systemów i procesów.
Zwiększona satysfakcja klientów
Ostatecznie, plan doskonalenia procesów może pomóc firmom IT zwiększyć zadowolenie klientów poprzez doskonalenie etapu realizacji każdego trwającego procesu i dostarczanie produktów i usług, które spełniają lub przekraczają oczekiwania klientów. Może to prowadzić do bardziej wydajnych operacji, zwiększonej wydajności zasobów, zwiększonej lojalności odpowiednich interesariuszy i klientów, lepszej reputacji marki i większego sukcesu na rynku.
Plan usprawnienia procesu krok po kroku
Kompleksowy plan doskonalenia procesów obejmuje zazwyczaj następujące elementy:
1. Ocena i analiza
Krok ten obejmuje ocenę obecnego stanu wybranego procesu, identyfikację wąskich gardeł, nieefektywności i obszarów wymagających poprawy.
Zazwyczaj ta część procesu obejmuje:
- prowadzenie analizy danych w oparciu o statystyki i dokumentację określającą stan projektu,
- mapowanie procesów,
- mapowanie strumienia wartości,
i inne narzędzia do gromadzenia danych ilościowych i jakościowych na temat procesu.
Krótko mówiąc, cel tego etapu procesu jest prosty: zdobycie wystarczającej ilości informacji o procesie biznesowym , aby znaleźć przyczynę jego problemów .
2. Wybór celów
Po zidentyfikowaniu obszarów wymagających poprawy, ustalane są konkretne i mierzalne cele i zadania dla procesu biznesowego. Cele te powinny być następujące:
- dostosowane do ogólnych celów strategicznych organizacji,
- możliwe do osiągnięcia w określonym czasie na poprawę,
- istotne dla części firmy lub firmy jako całości,
- ograniczone czasowo, aby zapewnić, że praca zajmie tylko krótki czas.
Co jeśli cele moich procesów biznesowych są niejasne?
W przypadku jakichkolwiek problemów z określeniem celów na tym etapie, zalecamy skorzystanie z metody SMART przy ustalaniu celów i zadań dla planu poprawy.
Pod koniec tego etapu powinieneś mieć listę do 5 celów, które chcesz osiągnąć poprzez usprawnienie wybranego procesu biznesowego.
3. Planowanie działań
Na tym etapie opracowywany jest szczegółowy plan wdrożenia ulepszeń. Może on obejmować:
- definiowanie zadań,
- przydzielanie obowiązków,
- ustalanie terminów,
- przydzielanie zasobów.
Plan powinien również uwzględniać potencjalne zagrożenia i wyzwania oraz zawierać plany awaryjne.
4. Wdrożenie
Na tym etapie usprawniania procesów, zmiany zidentyfikowane w planie działania są wprowadzane w życie w celu dokonania znaczących ulepszeń procesu. Może to obejmować:
- wprowadzanie zmian w procesach,
- procedury aktualizacji,
- szkolenie pracowników,
- wdrażanie nowych technologii lub narzędzi.
Proces wdrożenia powinien być ściśle monitorowany, aby zapewnić, że zmiany są skutecznie przeprowadzane, a proces biznesowy przebiega płynnie.
5. Monitorowanie i pomiary
Po wdrożeniu zmian plan doskonalenia procesu obejmuje monitorowanie i pomiar wydajności ulepszonego procesu. Może to obejmować gromadzenie danych, korzystanie z kluczowych wskaźników wydajności (KPI) i porównywanie rzeczywistych wyników z ustalonymi celami. Wszelkie odchylenia powinny być analizowane, a w razie potrzeby należy podjąć odpowiednie działania naprawcze.
6. Ciągłe doskonalenie
Plan doskonalenia procesu jest procesem ciągłym i iteracyjnym. Na tym etapie wnioski wyciągnięte z etapu monitorowania i pomiarów są wykorzystywane do dalszego udoskonalania i optymalizacji procesu. Plan jest stale weryfikowany i aktualizowany, aby napędzać kulturę ciągłego doskonalenia w organizacji.
7. Dokumentacja i komunikacja
W trakcie całego procesu planowania doskonalenia procesów niezbędna jest dokumentacja zmian, wyników i wyciągniętych wniosków. Informacje te są przekazywane interesariuszom, w tym pracownikom, kierownictwu i innym odpowiednim stronom, aby zapewnić przejrzystość i ułatwić uczenie się organizacji.
Jak usprawnić kluczowe procesy w branży IT?
Chociaż opisany powyżej plan doskonalenia procesów może być wykorzystany do udoskonalenia niemal wszystkich operacji w każdej firmie IT, istnieją pewne procesy, które nie wymagają żadnych dodatkowych przemyśleń - ich usprawnienia zostały po prostu opanowane przez ekspertów branżowych, którzy podzielili się swoją wiedzą na naszym blogu.
Oto kilka przykładów takich procesów!
Planowanie zasobów i wydajności
Główne procesy biznesowe, które warto usprawnić w tej kategorii to:
- zarządzanie wykorzystaniem zespołu,
- rozwiązywanie konfliktów harmonogramu,
- zarządzanie zasobami w Jira,
- optymalizacja siły roboczej,
- prognozowanie zasobów,
- zarządzanie obciążeniem pracą,
- proces planowania zasobów,
- zarządzanie wydajnością,
- alokacja zasobów w zarządzaniu projektami.
Zarządzanie finansami
Jeśli chodzi o zarządzanie finansami, istnieje kilka procesów biznesowych, które powinieneś rozważyć w swojej organizacji. Należą do nich:
- prognoza przychodów,
- zarządzanie ławką pracowników,
- analiza finansowa projektu,
- alokacja kosztów,
- oszacowanie kosztów.
Zarządzanie projektami
Wreszcie, jest kilka rzeczy, które warto zmienić w swoich działaniach związanych z zarządzaniem projektami. Zwykle obejmują one:
- definiowanie zakresu projektu,
- tworzenie osi czasu projektu lub harmonogramu projektu,
- wybór kamieni milowych projektu,
- zarządzanie cyklem życia projektu,
- prognozowanie zarządzania projektami.
Potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci we wszystkich tych procesach?
Nie ma problemu - jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc!
Wystarczy skorzystać z naszego rozwiązania, aby zautomatyzować zarządzanie zasobami, śledzenie czasu i zarządzanie projektami. Możesz od razu zobaczyć, jak możemy Ci pomóc - rozpocznij okres próbny z Primetric lub zarezerwuj demo z jednym z naszych doradców!
