Dlaczego wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami i zasobami jest koniecznością?

Co można zyskać, dodając takie oprogramowanie do swojego arsenału narzędzi do kontrolowania projektów i zasobów? I dlaczego przyszły kwartał to najlepszy czas, by to zrobić?

Czytaj dalej, aby odkryć wartość oprogramowania do zarządzania projektami i zasobami dla firmy IT takiej jak Twoja.

Dlaczego w ogóle warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami i zasobami?

Zacznijmy od introspekcji. Oto kilka pytań, na które musisz odpowiedzieć:

• Czy wszystkie twoje projekty są tak dochodowe, jak tego potrzebujesz? 
• Czy któryś z członków zespołu ma za dużo pracy i ciągle pracuje w nadgodzinach z powodu konfliktów w harmonogramie?
• Jak wygląda wypalenie budżetu projektu i postęp?
• Czy możesz spokojnie zarezerwować następny projekt, czy też musisz jak najszybciej zatrudnić nowych pracowników?
  

Kiedy żonglujesz arkuszami kalkulacyjnymi i przechowujesz informacje rozproszone w różnych systemach, udzielenie odpowiedzi na wszystkie te pytania z pewnością nie jest możliwe.

A wraz z rozwojem firmy, uzyskanie odpowiednich danych do analizy będzie coraz bardziej skomplikowane, jeśli będziesz trzymać się obecnego sposobu organizacji pracy i zasobów.

Wysokiej jakości oprogramowanie do zarządzania projektami i zasobami może przynieść oszczędności.

Oto, co zyskasz dzięki wdrożeniu rozwiązania, które odpowiada Twoim potrzebom:

• Będziesz miał mniej wymian komunikacyjnych, które stają się zagmatwane i zaczynają wymagać spotkania tylko w celu zorganizowania prostej logistyki.
• Twój zespół otrzyma jedno źródło prawdy, które usprawni pracę zespołową i zmniejszy liczbę overbookingów,
• Proces planowania i alokacji zasobów stanie się bardziej wydajny,
• Inteligentniejsze zarządzanie projektami dzięki analizie biznesowej,
• Zapewnienie rentowności projektu na wymaganym poziomie,
• Mniejsze szanse na podwójną rezerwację lub overbooking zasobów,
• Wizualizacje alokacji zasobów pomogą lepiej zrozumieć obciążenie pracowników.

Jak stwierdzić, czy nadszedł czas na zakup oprogramowania do zarządzania projektami i zasobami?

Mała firma świadcząca usługi IT może wiele zyskać dzięki wdrożeniu tego typu oprogramowania.

Jak to możliwe? Ponieważ prędzej czy później sama skala Twojej firmy zmusi Cię do zrobienia czegoś z tym. Dodawanie nowego rozwiązania pod presją nie jest idealnym rozwiązaniem.

Tak więc, jeśli chodzi o wdrażanie oprogramowania do zarządzania zasobami projektu, wcześniej jest lepiej niż później - ale później jest lepiej niż wcale.

Jak rozpoznać, że Twoja firma jest gotowa na tego rodzaju rozwiązanie?

Oto kilka znaków ostrzegawczych, na które należy zwrócić uwagę:

• Ty i Twoi współpracownicy spędzacie dużo czasu na spotkaniach lub rozmowach logistycznych. I nie chodzi tu o kreatywną burzę mózgów. Spotkania te mają na celu ustalenie, kto będzie pracował nad jakim projektem, kiedy i jak długo. Jestem pewien, że masz ważniejsze rzeczy do zrobienia ze swoim czasem niż ręczne przydzielanie zasobów.
• Nie masz wglądu z lotu ptaka w to, co dzieje się w firmie. Ludzie zadają ci pytania, a ty za każdym razem musisz przeglądać arkusze kalkulacyjne, aby uzyskać odpowiedzi. Zajmuje to zbyt wiele czasu i nie pozwala skupić się na tym, co naprawdę ważne.
• Nie masz żadnych informacji na temat rentowność. Nie masz pojęcia, jak wykorzystywane są zasoby projektu. Czy wykorzystujesz cały przydzielony czas? A może Twoje szacunki są bardzo błędne? Nie da się tego stwierdzić.
• Nie masz pojęcia, jaki jest wskaźnik wykorzystania pracowników. Czy ktoś pracuje za dużo w nadgodzinach? Może to szybko przerodzić się w większy problem, taki jak utrata motywacji, która prowadzi do spadku jakości usług.
• Twoje arkusze kalkulacyjne są niezrozumiałe dla nikogo. Nie są przyjazne dla użytkownika. Ich załadowanie zajmuje wieczność. Ludzie zasypują cię pytaniami, ponieważ tylko ty wiesz, jak się po nich poruszać.
• Z powodu nieporozumień związanych z ich zadaniami, członkowie zespołu tracą czas na nakładanie się lub powielanie zadań.
  

Jeśli przynajmniej jedno z powyższych stwierdzeń odnosi się do Twojej firmy, nadszedł czas, aby rozpocząć badanie oprogramowania do zarządzania zasobami projektu. 

Jeśli nie rozwiążesz tych problemów przed rozwojem firmy, życie stanie się niezwykle trudne dla wszystkich zaangażowanych.

Jakie jednak cechy musi posiadać to oprogramowanie, aby naprawdę przekształcić firmę? 

W poniższej sekcji omówię szczegółowo te krytyczne funkcje.

Jakich funkcji można oczekiwać od oprogramowania do zarządzania zasobami projektu?

1. SaaS w chmurze vs. rozwiązanie lokalne

Wiele firm obawia się o bezpieczeństwo i prywatność danych w chmurze. 

Jednak rozwiązania oparte na chmurze wciąż są fantastycznym wyborem:

• Są one aktualizowane w czasie rzeczywistym bez dodatkowych opłat.
• Koszt nowych funkcji jest wliczony w cenę.
• Możesz polegać na kopiach zapasowych danych, ponieważ oprogramowanie jest szybkie i wydajne.
  

Z drugiej strony, rozwiązania lokalne zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa i personalizacji (ze względu na własne centrum danych). Oprogramowanie lokalne ma jednak kilka istotnych wad:

• Jesteś odpowiedzialny za konfigurację i utrzymanie serwerów i aplikacji.
• Nie będziesz otrzymywać automatycznych aktualizacji (ani nie będziesz musiał za nie dodatkowo płacić),
• W przypadku katastrofy ciągłość działania firmy jest zagrożona. 
  

Jeśli wybierzesz rozwiązanie SaaS oparte na chmurze, upewnij się, że:

• Ma doskonałą obsługę klienta,
• Przestrzega przepisów takich jak RODO,
• Umożliwia śpiewanie DPA, SLA i MSA dla pełnego bezpieczeństwa,
• Posiada kopie zapasowe danych i opcję eksportu danych z systemu,
• Obejmuje SSO (istotne w przypadku korzystania z usług Google lub Azure Active Directory).
  

W Primetric upewniliśmy się, że nasze rozwiązanie zawiera wszystkie powyższe elementy.

2. Personalizacja, elastyczność i skalowalność

Nie ma sensu inwestować w rozwiązanie, które zmusza do zmiany stylu pracy. Robisz to od dawna i masz już niezawodny system. Narzędzie, którego używasz, powinno być wystarczająco elastyczne, aby spełnić Twoje wymagania.

Na przykład w Primetric stale dostosowujemy nasze rozwiązania do konkretnych potrzeb każdego klienta i zawsze przeprowadzamy kompleksowe badanie, aby to osiągnąć. 

W ten sposób zapewniamy, że nasza platforma jest w pełni dostosowana do sposobu, w jaki działa ich firma - i że może wspierać wszelkie przyszłe zmiany.

3. Integracja z innymi systemami lub interfejsami API

Prawdopodobnie korzystasz już z różnych narzędzi do zarządzania projektem. 

Inwestycja w narzędzie do zarządzania projektami, które bez trudu integruje się z Twoim środowiskiem, to mądra decyzja. 

Integracje przyspieszają proces wdrażania i pomagają uzyskać akceptację zespołu, ponieważ nie trzeba przechodzić na nową technologię i korzystać z poprzednich - takich jak alokacja zasobów Jira - wraz z nowymi narzędziami.

4. Różne opcje autoryzacji

Jednym z powodów, dla których menedżerowie tacy jak Ty wdrażają rozwiązanie do zarządzania zasobami projektu, jest to, że nie chcą ciągle odpowiadać na te same pytania: 

• Jak długo deweloper będzie pracował nad tym projektem?
• Czy ten specjalista będzie dostępny w ciągu dwóch tygodni, aby rozpocząć pracę nad moim projektem?
• Kiedy rozpocznie się projekt z tym klientem detalicznym?
  

Aby temu zaradzić, należy stworzyć jedno źródło prawdy dla wszystkich osób, w tym kierowników projektów, pracowników działu kadr, a nawet członków zespołu technicznego. 

Jednocześnie nie chcesz, aby każda informacja była widoczna dla wszystkich - pomyśl o stawkach godzinowych członków zespołu. Właśnie dlatego posiadanie narzędzia z różnymi opcjami dostępu ma kluczowe znaczenie.

Kierownicy projektów mogą łatwo planować i gromadzić informacje w Primetric. Jednak deweloperzy zobaczą tylko swoje przydziały, a nie wgląd w zarządzanie finansami projektu.

5. Alokacja zasobów i planowanie projektu

Chodzi tu o coś więcej niż tylko przydzielanie poszczególnych osób do zadań w określonym czasie.

Musisz być w stanie przeprowadzić symulacje różnych scenariuszy, aby ocenić, w jaki sposób Twoje wybory wpłyną na marżę zysku projektu. 

Najlepsze na rynku rozwiązania do zarządzania zasobami pozwalają przewidywać wskaźniki ukończenia projektu, dostępność zasobów i liczbę wolnych miejsc w projekcie.

Potrzebujesz tego długoterminowego planu, aby podejmować najlepsze decyzje dla swojej firmy.

6. Solidne funkcje raportowania

Jak inaczej możesz zrozumieć kondycję swojej firmy, jeśli nie masz funkcji raportowania?

Raportowanie jest najbardziej efektywne, gdy zawiera dane dotyczące projektów, a nie członków zespołu.

Mówiąc o danych, mam na myśli wszystko, od informacji finansowych po wskaźniki wykorzystania pracowników. Proces uzyskiwania wglądu w dane można znacznie przyspieszyć dzięki inteligentnym funkcjom, takim jak wizualizacja danych. W ten sposób możemy szybko uzyskać wgląd w dane - tak działają ludzkie mózgi.

7. Zdolność do dokładnego prognozowania

Możesz dowiedzieć się wiele o swoich projektach, patrząc na dane z przeszłości. Ale my zajmujemy się innowacjami - a to oznacza zwracanie uwagi na przyszłość i prognozowanie zasobów jako całości.

Przyzwoite rozwiązanie powinno umożliwiać przewidywanie różnych parametrów, takich jak alokacja zasobów, wskaźniki wykorzystania pracowników, rentowność projektu itp.

W ten sposób możesz tworzyć precyzyjne i realistyczne plany - aby później nie dać się zaskoczyć!

W Primetric można również porównać swoje plany z rzeczywistością, aby określić, gdzie szacunki były nieprawidłowe. Nigdy więcej nie popełnisz tego błędu, a twoje umiejętności planowania poprawią się z czasem.

Mówiąc o czasie...

8. Śledzenie czasu pracy

Jeśli chcesz lepiej przewidywać, jak długo potrwa projekt i jak go ocenić, musisz połączyć funkcje śledzenia czasu i zarządzania projektami.

Najlepsze rozwiązania zapewniają śledzenie czasu pracy i karty czasu pracy, ale także pulpit nawigacyjny, na którym można zobaczyć predykcyjne karty czasu pracy wyświetlające zadania, nad którymi powinni pracować ludzie. 

Możesz także łatwo sprawdzić koszty i przychody wygenerowane przez członków zespołu w podziale na projekty, klientów lub określony zakres dat.

9. Informacje finansowe i analiza biznesowa

Wreszcie, rozwiązanie do zarządzania projektami powinno umożliwiać dogłębne zapoznanie się z finansami projektu (i firmy). 

Analizując te dane w module Business Intelligence, będziesz w stanie stwierdzić, czy projekt będzie opłacalny, o ile, a jeśli nie - wymyślisz, co możesz zrobić już dziś, aby zmienić ten przyszły wynik.

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami i zasobami jest najmądrzejszym posunięciem

Dzięki Primetric podsumowanie kwartału będzie bardziej wnikliwe niż kiedykolwiek - zapisz się na demo.