Die größte Herausforderung, mit der itCraft konfrontiert war, war das Fehlen eines Gesamtüberblicks über die Vorgänge im Unternehmen und die Unfähigkeit, Daten zu verfolgen, zu messen und zu analysieren.
Leiterin der Auslieferung
itCraft wurde vor über einem Jahrzehnt gegründet und beschäftigt heute mehr als 110 Mitarbeiter, die sich auf die Entwicklung von Websites und mobilen Geräten spezialisiert haben. Das Unternehmen betreibt sechs Niederlassungen auf der ganzen Welt, darunter New York City, London, Stockholm und Warschau.
itCraft hat über 250 Projekte in den Bereichen Gesundheitswesen, Telekommunikation, Transport & Logistik, Unternehmenslösungen und M-Commerce für Unternehmen wie Makro Cash&Carry, Sodexo, Rossmann, Top Secret, Deloitte, Roche und DHL durchgeführt. Das Unternehmen konzentriert sich auf die herausragende Qualität der implementierten Prozesse, Dienstleistungen und alle sicherheitsrelevanten Aspekte, was durch die ISO 9001 / ISO 27001 Zertifikate und mehrere Auszeichnungen von Clutch, Tech Reviewer und The Manifest bestätigt wird.
Die größte Herausforderung, mit der itCraft konfrontiert war, war das Fehlen eines Gesamtüberblicks über das Geschehen im Unternehmen und die Unfähigkeit, Daten zu verfolgen, zu messen und zu analysieren. Das Unternehmen kann nun Indikatoren messen, die zuvor schwer zu verfolgen oder vorherzusagen waren, was zu einer besseren Einschätzung der Arbeitszeit und der Verfügbarkeit von Spezialisten führte.
Projektmanager können nun die Komplexität einer großen Anzahl von laufenden Projekten kontrollieren. Sie müssen nicht mehr ablenkende Fragen darüber beantworten, wer welchem Projekt wie lange zugewiesen ist - sie können einfach sagen: "Prüfen Sie es in Primetric." Lesen Sie weiter, um zu sehen, wie itCraft all dies erreicht hat.
Agnieszka, Head of Delivery bei itCraft, war für den gesamten Prozess der Projektabwicklung und -implementierung verantwortlich, einschließlich der Verwaltung von Mitarbeitern, Projektportfolios und Projektmanagern.
Ihre tägliche Herausforderung bestand darin, das Projektportfolio effizient zu verwalten, eine hohe Auslastungsrate zu gewährleisten, für eine angemessene Zuteilung zu sorgen, den Stand der Projektumsetzung zu analysieren und strategische Entscheidungen zu treffen.
Als allererste Projektmanagerin im Unternehmen war es auch Agnieszkas Aufgabe, Standards und Prozesse für die Zusammenarbeit zwischen Projektmanagern zu schaffen.
itCraft stellt in erster Linie Mitarbeiter auf langfristiger Basis ein. Normalerweise arbeitet ein einzelner Mitarbeiter an einem oder zwei abrechenbaren Projekten gleichzeitig. Jedes Projekt wird nach dem gelieferten Arbeitspaket aufgeteilt - zum Beispiel Design, Frontend-Entwicklung, Backend-Entwicklung, Testen usw.
Da es sich bei diesen Tätigkeiten um Querschnittstätigkeiten handelt, die häufig verschiedene Aspekte abdecken, werden die Schätzungen auf der Ebene der Projektphasen und nicht auf der Ebene der einzelnen Aufgaben vorgenommen.
"Wir arbeiten nach der Agile-Methode und verwalten die Aufgaben in Jira, aber wir schätzen nicht die Zeit, die für eine einzelne Aufgabe aufgewendet wird, und rechnen sie auch nicht ab. Stattdessen konzentrieren wir uns auf die Überwachung der Zeit auf der Ebene von Meilensteinen im Projekt in Übereinstimmung mit unseren Vereinbarungen mit den Kunden."
Als itCraft nicht mehr als 50 Mitarbeiter zählte, reichte eine Kombination aus Excel-Tabellen und Harvest für die Zuweisung und Zeiterfassung aus. Dies änderte sich jedoch, als das Unternehmen zu wachsen begann. Der Head of Delivery nahm sich des Problems an und implementierte Harvest Forecast, um die Zuweisung der Mitarbeiter zu erleichtern.
Es stellte sich jedoch schnell heraus, dass die neue Kombination itCraft dies nicht erlaubte:
Jeden Montagmorgen setzten sich alle Projektleiter zusammen und gingen die Zeitpläne der einzelnen Mitarbeiter durch, um zu erfahren, was sie in dieser Woche zu tun hatten. Manchmal dauerte es mehrere Stunden, um herauszufinden, was los war, wer für neue Projekte oder Phasen zur Verfügung stand, wer mit Arbeit überlastet war und wie die finanziellen Prognosen aussahen. Das sorgte für viel Verwirrung. Außerdem waren sich die Projektleiter nicht sicher, ob die Daten aktuell waren und man sich auf sie verlassen konnte.
Es war einfach unmöglich, die Auslastung der Mitarbeiter zu messen, sie zu überwachen oder die Pläne mit der Realität zu vergleichen. Darüber hinaus konnte Forecast nicht mit verschiedenen Währungen oder Abrechnungsmodellen umgehen - in solchen Szenarien musste das Team eine individuelle Lösung entwickeln.
"Unser vorheriges Tool lud und aktualisierte die Daten langsam und bot uns keine Möglichkeit, die Zuordnungsdaten nach verschiedenen Gesichtspunkten zu sortieren und zu filtern. Es hatte zum Beispiel keine benutzerdefinierten Felder, um Personen zu definieren. Außerdem gab es keine Datenblätter oder erweiterte Berichte, in die wir Daten hochladen und unsere Pläne mit dem vergleichen konnten, was bei einem bestimmten Projekt tatsächlich passiert ist."
Die Implementierung von Primetric wurde in mehrere Phasen unterteilt:
Phase I - Festlegung des Umfangs der Implementierung und der Methode für den Datenimport. Das Primetric-Team organisierte einen Workshop, um die Hauptziele der Implementierung, den Projektplanungsprozess und den Verantwortungsbereich zu definieren.
Phase II - Übertragung von Mitarbeiter- und Projektdaten, Testen von Primetric mit mehreren Personen und Integration mit Harvest Forecast. Nach Unterzeichnung der NDAs importierte das Primetric-Team Daten auf der Grundlage der aus den aktuellen Systemen exportierten Daten. Dabei wurde Primetric an realen Anwendungsfällen getestet.
Phase III - Nach der Implementierung der Daten zeigte das Primetric-Team, wie das System zu verwenden ist. In dieser Phase wurden die Projektmanager eingeladen, das Tool zu testen und Feedback einzuholen. Primetric führte außerdem zusätzliche Workshops durch, damit jeder wusste, wie man das System richtig nutzt.
Stufe IV - Der letzte Schritt bestand darin, die Produktionsmitarbeiter aufzufordern, die Arbeitszeiten zu erfassen.
"Das Kundensupport-Team von Primetric hat uns zu jeder Zeit wertvolle Unterstützung geleistet. Sie halfen bei der Konfiguration, dem Datentransfer und der Integration mit Harvest Forecast während der ersten Phase der Implementierung - und gingen dann weit darüber hinaus, um sicherzustellen, dass die Lösung unsere Anwendungsfälle zu 100 % abdeckt."
Mehr über die Rapid Implementation Methodology können Sie hier lesen.
itCraft nutzt Primetric sowohl für abrechenbare als auch für nicht abrechenbare Projekte. Das Unternehmen führt ziemlich viele nicht abrechenbare Projekte durch und Primetric unterstützt diese mit speziellen Funktionen.
Hier sind ein paar Beispiele für nicht abrechenbare Projekte bei itCraft:
Dank der Nachverfolgung nicht fakturierbarer Projekte kann itCraft die geplante Auslastung optimieren und die Kundentarife optimieren, um das richtige Maß an Rentabilität zu erhalten. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr zu erfahren: Wie lautet die Auslastungsformel für Softwareunternehmen?
"Unser gesamtes Wissen über die Projektdurchführung und die Kundenbeziehungen, das in die Arbeitsplanung einfließen kann, ist in Primetric enthalten. Außerdem sind diese Pläne direkt mit den Finanzen verknüpft, so dass wir unsere Umsatzprognosen leicht mit unseren Zielen in Beziehung setzen können."
Bemerkenswert ist, dass itCraft Primetric verwendet, um die Arbeitszeit nicht nur von Softwareentwicklern, sondern auch von Designern, Business-Analysten und Managern zu erfassen. Analysten, Designer oder Projektmanager haben keine in Jira organisierten Aufgaben, so dass sie nicht die für jede einzelne Aufgabe aufgewendete Zeit erfassen müssen. Dennoch kann das Unternehmen dank der Zeiterfassung in Primetric seine Auslastungsrate berechnen.
Primetric erleichterte itCraft die Messung verschiedener Indikatoren, die zuvor schwer zu verfolgen oder vorherzusagen waren. Die Berichte rationalisieren die Analyse der Mitarbeiterauslastung und -zuweisung und ermöglichen es dem Head of Delivery, diese Informationen mit finanziellen Erkenntnissen zu kombinieren.
"Vor der Einführung von Primetric musste ich diese und viele andere Aufgaben verwalten. Primetric hat mir geholfen, die Verantwortung an die richtigen Leute zu delegieren und einen Prozess dafür zu entwickeln."
Ein itCraft-Mitarbeiter kann jetzt seinen täglichen Zeitplan überprüfen und sogar sehen, was für die nächsten Wochen und Monate geplant ist. Zuvor mussten die Mitarbeiter oft nach ihren zukünftigen Aufträgen fragen. Jetzt können sie all diese Informationen an einem Ort abrufen und auch ihren Lebenslauf hochladen. Auf diese Weise ist jeder, der im System aufgeführt ist, mehr als nur ein Name, sondern eine Person mit spezifischen Fähigkeiten, die sich in ihrem Profil widerspiegeln.
"Primetric ist zum Basissystem für das Team- und Projektportfoliomanagement geworden, sowohl aus finanzieller als auch aus arbeitsbezogener Sicht. Es ist jetzt das Hauptsystem, das von unseren Projektmanagern verwendet wird, und die einzige Informationsquelle für mich als Head of Delivery. Ich kann problemlos auf einen einzelnen Mitarbeiter und auf ein Projekt sowie auf die Perspektive des gesamten Portfolios zoomen.
In naher Zukunft plant itCraft, Primetric zu nutzen, um den Prozess der Abrechnung mit Kunden zu rationalisieren, Projekt- und Finanzrisiken zu erfassen und weitere Berichte und Datenanalysefunktionen zu nutzen, um seine Prognosemöglichkeiten zu erweitern.
Dank der engen Zusammenarbeit und des ständigen Feedbacks implementierte das Primetric-Team benutzerdefinierte Dashboards und einen Projekt-RAG-Status, so dass itCraft die betriebliche Effizienz noch weiter verbessern kann.
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