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¿Qué es la utilización facturable? Definición
Por definición, la utilización facturable muestra la relación entre las horas dedicadas a actividades comerciales y todas las horas disponibles en el calendario de los miembros del equipo. Suele expresarse en porcentaje.
¿Por qué es tan importante el seguimiento del índice medio de utilización facturable?
El sentido de utilizar la utilización facturable es sencillo: ayuda a los directivos a ver cómo emplean sus empleados el tiempo facturable y no facturable y quiénes son las personas responsables de generar la mayor parte de los beneficios. Por lo tanto, el índice de utilización facturable es esencial para crear un plan de gestión de recursos y gestionar tanto las tareas facturables como las horas no facturables.
En las empresas de servicios, la utilización de la facturación es una palanca natural para mejorar la rentabilidad. También es uno de los indicadores clave de rendimiento: mantener alto el número de horas facturables es uno de los elementos clave de la gestión de empresas de servicios profesionales.
¿Cómo calcular los índices de utilización facturables?
En teoría, calcular la utilización facturable no es complicado. Sin embargo, cuando se analiza en detalle, la fórmula del índice de utilización facturable contiene algunas excepciones que debe tener en cuenta antes de lanzarse directamente a realizar los cálculos.
Veamos cómo utilizarlo para calcular un índice de utilización.
Fórmula de utilización facturable
La fórmula más sencilla de utilización facturable es la siguiente:
Entendiendo por capacidad total
Sin embargo, hay algunos errores comunes que puede encontrar al calcular los índices de utilización facturables en la práctica. Entre ellos se incluyen:
- Un número incorrecto de horas en capacidad total. Este valor debe calcularse individualmente para cada empleado, ya que cada especialista tiene un número diferente de horas disponibles. Esto se debe a que sus horas libres pueden diferir para cada persona, lo que repercute en la disponibilidad total.
- Un número incorrecto del total de horas facturables. La palabra "facturables" es la clave aquí, ya que el número no debe incluir las horas dedicadas a trabajo interno o a proyectos no comerciales en lugar de proyectos para clientes. La utilización total de recursos no es el valor correcto en este caso.
Pero no somos fans de la teoría, así que hemos preparado un ejemplo de utilización de la fórmula de utilización facturable en la práctica.
Cálculo de la utilización facturable - ejemplo
Los jefes de proyecto quieren calcular el índice de utilización facturable de John, un empleado medio de una empresa de desarrollo de software. Para calcular la utilización de este empleado, han recopilado un poco de información tanto sobre sus proyectos facturables como sobre su trabajo no facturable.
En primer lugar, John está a punto de empezar a trabajar en febrero, un mes que suele tener 160 horas de trabajo.
Sin embargo, también tiene algunos días libres: uno por festivo y tres para una escapada rápida a la ciudad que lleva meses planeando. Por tanto, el número total de horas disponibles se reducirá:
160 horas de trabajo en febrero - 32 horas de tiempo libre = 128 horas de capacidad total.
En función de sus horas disponibles, John fue asignado a dos proyectos:
- Un proyecto comercial facturable de 90 horas,
- un trabajo interno, no facturable, en proyectos internos durante 30 horas.
También tiene 8 horas no asignadas de tiempo no facturable.
En base a la información, la utilización facturable de John es:
90 horas facturables en un proyecto comercial / 128 de capacidad total * 100% = 70%.
Basándose en la información, los jefes de proyecto pueden comparar los índices de utilización de John con los índices de utilización objetivo y ver cuántas horas facturables se le deberían asignar.
¿Por qué debe controlar la utilización facturable?
Pero, de todos modos, ¿por qué te importa la utilización facturable? ¿No basta con el número de horas?
El índice de utilización facturable mejora la productividad y la rentabilidad
En primer lugar, la tasa de utilización facturable muestra la productividad y rentabilidad de sus empleados. Cuanto mayor sea el índice de utilización facturable, mayores serán los ingresos, y eso lo ha demostrado científicamente 2022 PSMB Projector.
Medir la utilización de los recursos evita el despilfarro
En segundo lugar, medir la utilización facturable puede ayudarle a prevenir el despilfarro en su empresa. Le muestra claramente las personas que están en el banquillo y sus especializaciones, para que pueda asegurarse de que tienen algo en lo que trabajar en el futuro. Como resultado, no tendrá que pagar a estos especialistas por estar ociosos.
Por otra parte, el índice de utilización facturable también es esencial para minimizar las horas extraordinarias. Si se calcula la utilización, también se pueden ver los empleados facturables que actualmente están sobrecargados de trabajo y tienen un índice de utilización de recursos superior al 100%.
Controle las horas facturables y dé forma a sus procesos de venta
Por último, el seguimiento de la utilización de la facturación es clave para la gestión de proyectos y la gestión de la cartera de ventas. Le permite ver la utilización de los recursos, ayudándole a determinar qué empleados están o estarán disponibles en el futuro. Como resultado, puede asegurarse de que dispone de algunas horas facturables para asignarles, influyendo en los procesos de ventas y orientándolos en la dirección correcta.
¿Tengo que calcular manualmente la utilización facturable cada vez?
Como puede imaginarse por el ejemplo de utilización facturable que hemos mostrado antes, cuanto mayor sea la empresa, más difícil será calcular rápidamente este indicador. En resumen, cuanta más gente haya a bordo, más tiempo se tarda en calcular la utilización de los recursos y controlar el tiempo facturable. Con 20, 50 o incluso 100 empleados, este proceso podría llevar horas, o incluso días, incluso con la mejor fórmula de utilización de recursos. Por eso lo hemos automatizado en nuestro software de gestión de recursos.
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En Primetric, puede asignar personas tanto a proyectos facturables como no facturables, diferenciando entre varias asignaciones. Este cambio es muy sencillo de realizar: basta con marcar una única casilla.
Posteriormente, la utilización facturable también se mostrará en el calendario del empleado. Alternativamente, si quieres controlarlo aún mejor, puedes añadir empleados no asignados a un proyecto Bench no facturable para ayudarte a controlar todas las horas no asignadas y el trabajo no facturable y mejorar las tasas de utilización facturable utilizándolo para el desarrollo del negocio.
Automatice ahora mismo el cálculo de la utilización facturable.
No vamos a mentir: calcular la utilización facturable por uno mismo puede ser agotador. Por eso lo hemos automatizado en nuestro sistema, ¡y ahora puedes ver cómo funciona también para tus organizaciones de servicios profesionales!
Sólo tiene que reservar una demostración con uno de nuestros asesores o iniciar una prueba con Primetric de inmediato para eliminar esa onerosa responsabilidad y obtener acceso a las tasas de utilización de recursos y otros datos de utilización, así como una amplia información sobre las tareas no facturables.
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