.JPG)
Co sprawia, że oferta jest zbyt późno rozpatrywana?
Kilka rzeczy po prostu musi znaleźć się w ofercie. Są to:
- Ogólny opis zakresu projektu.
- Szacunkowa liczba godzin wymaganych do ukończenia każdej części projektu.
- Zarys specjalistów i ich umiejętności potrzebnych do ukończenia projektu.
Szacunkowe koszty pracy i innego niezbędnego sprzętu, a także ostateczna cena projektu.
Na początku lista ta może wydawać się prosta. Jednak gdy menedżerowie próbują opracować konkretne wartości dla każdego z tych kroków, mogą szybko stracić cenny czas.
Ale dlaczego tak się dzieje?
Co powstrzymuje Cię przed przygotowaniem oferty w kilka minut?
Wyobraźmy sobie dynamicznie rozwijającą się firmę z około 70 osobami na pokładzie. Zazwyczaj mają oni pełne ręce roboty, ale firma chce pozyskać jeszcze jeden projekt.
Po otrzymaniu zakresu projektu menedżerowie muszą teraz przedstawić ofertę. Jednak ze względu na brak wyznaczonych narzędzi (z wyjątkiem starych niezawodnych arkuszy kalkulacyjnych, oczywiście):
- nie mają żadnych danych historycznych dotyczących czasu trwania podobnych projektów i operacji w przeszłości; w rezultacie nie mogą dokładnie ocenić liczby godzin potrzebnych do ukończenia najnowszego przedsięwzięcia.
- mają problemy z przypomnieniem sobie, jakie umiejętności posiadają ich pracownicy. W związku z tym, albo muszą spędzać godziny pytając o te informacje, albo opierać swoją ofertę na przeczuciu.
- nie wiedzą, ile dostępnych godzin ich zespoły mogą wykorzystać na nowy projekt. Nie mają jednego źródła prawdy o alokacjach i muszą opierać swój harmonogram projektu na założeniach i myśleniu życzeniowym.
- nie mają informacji na temat dokładnej ilości pracy, jaką każdy specjalista może włożyć w projekt. W związku z tym nie mogą od razu przewidzieć kosztów pracy i nie są w stanie ustalić ostatecznej ceny operacji.
Krótko mówiąc, menedżerom brakuje jednego źródła prawdy, a także powiązań między różnymi elementami ich działalności. W rezultacie:
- Albo muszą spędzać godziny na łączeniu arkuszy kalkulacyjnych, mając nadzieję, że nie popełnili przy tym żadnego błędu,
- lub przygotować ofertę w oparciu o własne założenia i subiektywną wiedzę, mając nadzieję, że ich założenia są prawidłowe.
Niezależnie od tego, którą opcję wybiorą, nadal mają do czynienia z procesem, który zajmie im co najmniej kilka dni. A każda sekunda spędzona nad tym procesem oddala ich coraz bardziej od przejęcia projektu...
Ale przygotowanie oferty było łatwe, kiedy zaczynaliśmy!
Tak, z pewnością było to łatwe - gdy firma zatrudniała co najwyżej kilkudziesięciu pracowników!
Małe firmy zwykle nie miały problemów z przygotowaniem oferty, ponieważ ich wiedza o pracownikach, a także ich umiejętnościach i możliwościach, często opiera się na osobistych relacjach między menedżerami a pracownikami. W małej firmie utrzymywanie takich kontaktów jest łatwe.
Jednak przy 50, 100 lub 200 pracownikach na pokładzie, znajomość każdej osoby, jej umiejętności i dostępności jest po prostu niemożliwa. W rezultacie zarządzanie zasobami staje się coraz trudniejsze, powodując konflikty harmonogramów i przyczyniając się do innych błędów w planie zarządzania zasobami.
W jaki sposób duże firmy przygotowują swoje oferty w zaledwie kilka minut?
Po prostu korzystają z narzędzi, które zapewniają im przegląd zarówno puli talentów, jak i dostępnych możliwości ich pracowników.
Duże firmy świadczące usługi IT - w tym nasi klienci - wdrożyły narzędzia, które łączą zarządzanie zasobami i umiejętnościami z zarządzaniem finansami. W rezultacie mogą one:
- tworzenie szacunków dla każdego etapu projektu na podstawie danych historycznych,
- sortują swoich pracowników według umiejętności, aby dopasować ich do projektu,
- sprawdzić ich dostępne możliwości i porównać je z potrzebami projektu,
- oszacować koszty pracy ze stawkami godzinowymi lub wynagrodzeniami powiązanymi z każdym z pracowników.
Brzmi jak marzenie? Oto jak może się spełnić.
Trochę niepewności? Nie ma problemu!
Najpierw zacznijmy od podstaw - utworzenia nowego projektu w systemie. Możesz to zrobić, nawet jeśli nie masz jeszcze pewności, czy Twoja firma go pozyska. Dzięki opcji projektu wstępnego możesz przygotować dowolny projekt bez konsekwencji dla rzeczywistych harmonogramów.
W tym momencie można również ustawić wiele innych szczegółów dotyczących potencjalnego projektu, w tym rodzaj finansowania, menedżerów i szansę na uruchomienie projektu.
Szacowanie zakresu projektu w Primetric
Po przygotowaniu podstawowego zarysu projektu można teraz podzielić go na kolejne etapy i oszacować czas trwania każdego z nich. Później możesz również dodać informacje finansowe do prognozy, aby sprawdzić, czy projekt jest w ogóle wart twojego wysiłku.
Oczywiście nie musisz samodzielnie obliczać rentowności projektu! W miarę wypełniania danych w polach pokazanych powyżej, pod szacunkami wyświetlany będzie wykres. Będzie się on dynamicznie zmieniał wraz z każdą wartością w tabeli, pokazując dokładnie koszty i zyski z danego przedsięwzięcia.
Jeśli projekt zostanie przejęty, później wykres będzie również zawierał rzeczywiste dane z projektu w miarę jego postępu. W rezultacie będziesz mógł śledzić zarówno pracę, jak i koszty na żywo, bez żadnych opóźnień.
Znalezienie odpowiednich umiejętności i dostępnych osób? Poświęć nam kilka sekund!
Ale co, jeśli chcesz sprawdzić, czy masz odpowiednich ludzi do tej pracy?
Zaledwie kilka centymetrów poniżej znajduje się pasek wyszukiwania, który pomoże ci to sprawdzić. Klienci Primetric mogą go używać do sortowania ludzi według ich umiejętności, doświadczenia i możliwości, aby znaleźć pracowników, którzy idealnie pasują do ich wymagań.
Oczywiście w tym przykładzie projekt jest nadal wstępny, a menedżerowie nie mogą być pewni, czy zostanie pozyskany. W takim przypadku nie muszą przypisywać specjalistów do aktywnych alokacji; zamiast tego mogą skorzystać z opcji testowania niektórych miękkich rezerwacji, aby zobaczyć, jak wyglądałaby firma z nowym projektem na pokładzie lub po prostu przetestować różne scenariusze.
Elastyczne wersje robocze i nieograniczone zmiany, kiedy tylko ich potrzebujesz
Oczywiście nie musisz później zarządzać wszystkimi przydziałami osobno - możesz po prostu użyć do tego kalendarza projektu.
W tej funkcji można po prostu przeciągnąć i upuścić każdą z alokacji, aby ją wydłużyć lub skrócić. Możesz także przeglądać wszystkie ich szczegóły i zmieniać je, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Budżet projektu? Już jest!
Jak te alokacje przekładają się na budżet projektu?
Odpowiedź brzmi: automatycznie!
Gdy tylko utworzysz przydział, czy to wstępny, czy stały, informacje o kosztach pracy danego specjalisty pojawią się w zakładce Budżet. Można tam znaleźć informacje o wszystkich wydatkach generowanych przez pracowników. Możesz również dodać tutaj koszty ogólne, aby jeszcze bardziej doprecyzować swój budżet!
Oczywiście, podobnie jak w przypadku wstępnych szacunków, zakładka Budżet przyda się również po rozpoczęciu projektu. Z każdą śledzoną godziną system będzie porównywał początkowe założenia z rzeczywistymi danymi dotyczącymi kosztów i ewidencji czasu pracy, zapewniając kompleksowy przegląd prac w projekcie.
Czy chcesz usprawnić inne procesy w swojej firmie?
Dla nas to żaden problem!
Na początek zalecamy przeczytanie naszych innych artykułów na podobne tematy, w tym:
- zarządzanie kosztami projektu,
- prognoza przychodów,
- poprawa rentowności firmy IT,
- zapobieganie przekraczaniu kosztów,
- strategie optymalizacji siły roboczej,
- tworzenie harmonogramu projektu.
Alternatywnie, jeśli już widzisz, że korzystasz z zaawansowanych funkcji zarządzania umiejętnościami w swojej firmie, po prostu rozpocznij okres próbny z Primetric lub zarezerwuj demo - z przyjemnością pokażemy Ci, jak możesz skorzystać z szybkich ofert!
