Jak sprzedawać projekty ze stałą ceną i nie stracić pieniędzy?

Dlaczego projekty ze stałą ceną wiążą się z ryzykiem finansowym?

Prawie każdy projekt może czasem przekroczyć budżet. Jednak projekty o stałej cenie są szczególnie podatne na takie problemy. Aby je rozwiązać, musimy najpierw zrozumieć, dlaczego tak się dzieje. 

Zakres pełzania

Projekty o stałej cenie działają w oparciu o ograniczony budżet. Jednakże, tak jak każdy inny projekt, są one podatne na scope crawl - nagłą zmianę w zakresie dostarczanych produktów, która często jest źródłem wszystkich opóźnień i problemów z budżetowaniem. W przypadku projektów o stałej cenie proces ten jest tak szkodliwy, jak to tylko możliwe, ponieważ często prowadzi do nierentowności operacji. 

Zmiany kosztów w czasie 

Długoterminowe projekty o stałej cenie nie zmieniają swojej ceny, ale ich koszty zmieniają się w czasie. Rzeczy takie jak: 

• zmiany w wynagrodzeniach i płacach, 
• inflacja, 
• zmiany kursów walut, 
• scope crawl, 

mają ogromny wpływ na koszty projektu - i często są nieuniknione, ponieważ wynikają z obecnych warunków gospodarczych w regionie. W rezultacie mogą one szybko zmienić nawet najbardziej dochodowe projekty w porażki. 

Nieoczekiwane wydatki 

Zakres projektu i czynniki ekonomiczne nie są jedynymi rzeczami, które mogą ulec zmianie w projekcie o stałej cenie. Czasami ukończenie takiej operacji wymaga dodatkowych, nieoczekiwanych wydatków, które nie były częścią prognozy finansowej, a jednak trzeba je ponieść. Rzeczy takie jak dodatkowy sprzęt, oprogramowanie lub po prostu pomoc innego specjalisty mogą generować ogromne koszty, przyczyniając się do niepowodzenia projektu. 

Jak dokładnie oszacować koszty projektu o stałej cenie? 

Jak widać na powyższych przykładach, projekty o stałej cenie są zagrożone głównie przez zmiany, na które są szczególnie podatne. Nie oznacza to jednak, że zmian tych nie można uwzględnić podczas planowania projektu. Oto jak to zrobić. 

Oszacuj koszt projektu na chwilę obecną. 

Zanim zdecydujesz się zaakceptować projekt, najpierw upewnij się, że koszt pracy nie przekroczy Twoich oczekiwań. Innymi słowy, utwórz harmonogram projektu, aby zobaczyć, ile pracy potrzebujesz, i dodaj kilka dodatkowych informacji, aby uzyskać szerszy obraz finansów projektu. 

Obejmuje to: 

• wynagrodzenia i stawki godzinowe pracowników, którzy zostaną przypisani do projektów (bez szacunków lub średnich wartości - wystarczy utworzyć projekt alokacji i obliczyć jej koszty, aby uniknąć błędów!), a także typowe zmiany tych wynagrodzeń w czasie, 
• dane historyczne dotyczące kosztów podobnych projektów w przeszłości, 
• koszty ogólne projektu, zarówno typowe, jak i specyficzne dla projektu,
• część kosztów ogólnych organizacji - mówiliśmy o nich szczegółowo w naszym artykule na temat alokacji kosztów. 

Na koniec dodaj trochę pieniędzy na pożądaną marżę zysku. Będzie to podstawa do dalszych obliczeń. 

Uwzględnienie zmian w czasie w szacunkach

Jak wspomnieliśmy wcześniej, koszty projektu o stałej cenie będą prawdopodobnie zmieniać się w czasie. Można to jednak uwzględnić, obliczając wartość bieżącą netto. 

Czym jest wartość bieżąca netto? 

Wartość bieżąca netto to wskaźnik, który może pomóc w określeniu, czy inwestycja (lub w tym przypadku projekt o stałej cenie) będzie opłacalna w czasie. Sumuje wszystkie wydatki i przychody, aby powiedzieć menedżerom, czy po zakończeniu projektu pozostaną jakieś dodatkowe pieniądze. 

Wzór na wartość bieżącą netto

Możesz obliczyć wartość swojego projektu w czasie, korzystając z poniższego wzoru:

W tej formule: 

• Przepływy pieniężne to suma pieniędzy wydanych i zarobionych na inwestycji lub projekcie w danym okresie.
• n to liczba okresów czasu. 
• r jest stopą dyskontową.

Jak interpretować wartość bieżącą netto? 

Wartość bieżąca netto ma trzy potencjalne wyniki:

• Dodatnie NPV - projekt jest opłacalny. Gratulacje!  
• Ujemne NPV: - Twój projekt przynosi straty i zdecydowanie musisz to naprawić. 
• Zerowa wartość NPV: Zerowa wartość NPV oznacza, że projekt lub inwestycja nie jest ani opłacalna, ani kosztowna. Może jest coś, co można zrobić, aby pomóc w generowaniu zysków? 

Jakie rodzaje projektów ze stałą ceną mogą być opłacalne? 

Oczywiście nie wszystkie projekty o stałej cenie są uważane za nieudane pod względem finansowym. Istnieją takie operacje, które przynoszą ogromne zyski - i można je wykorzystać na korzyść swojej firmy. 

Szybkie poprawki

Istnieją projekty, które po prostu wymagają krótkiego okresu intensywnej pracy i mają niewielką szansę na zmianę ich zakresu. Takie projekty są powszechnie znane jako szybkie poprawki i zazwyczaj są idealnym kandydatem do projektu o stałej cenie.

To dlatego, że tak: 

• bardzo ograniczony zakres prac, który prawdopodobnie nie ulegnie zmianie, 
• Są odporne na inflację i korekty finansowe w czasie, ponieważ zwykle trwają do 3 miesięcy, 
• Zazwyczaj dotyczą one prostych problemów, które można rozwiązać za pomocą gotowego produktu lub prostej implementacji. 

W związku z tym szybkie rozwiązania mają bardzo przewidywalne koszty i zyski. 

Projekty dla siwowłosych 

Szare projekty to te, które firma zna bardzo dobrze, ponieważ realizowała je już wielokrotnie. Są to najbezpieczniejsze projekty, które można sprzedać za stałą cenę: 

• można bardzo dokładnie oszacować zarówno pod względem budżetu, jak i czasu, 
• nie wymagają zatrudniania dodatkowych specjalistów - pracując przy podobnych projektach, prawdopodobnie masz już na pokładzie bardzo doświadczonych pracowników, 
• prawdopodobnie zostaną ukończone przed zaplanowanym czasem, generując dodatkowe zyski, 
• Można je przyspieszyć, używając kodu, który był wcześniej używany w podobnych rozwiązaniach. 

Innymi słowy: siwowłose projekty mają ogromną szansę na sukces i generowanie zysków. 

Co jeszcze mogę zrobić, aby moje projekty były opłacalne? 

Oczywiście, czasami przekroczenie budżetu jest po prostu nieuniknione. Można jednak zapobiec nieprzyjemnym konsekwencjom takich sytuacji, a nawet całkowicie im zapobiec. 

Po pierwsze, można ograniczyć liczbę projektów ze stałą ceną do minimum. Ten rodzaj finansowania powinien być wybierany tylko w przypadku siwych projektów i szybkich poprawek; inne rodzaje projektów są bardzo mało opłacalne, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej nie pracowałeś nad podobnymi operacjami. 

Po drugie, można precyzyjnie opisać zakres prac w umowie z klientem, jednocześnie zaznaczając, że wszelkie zmiany w projekcie będą skutkować dodatkowymi kosztami. Może nie przyciągnie to nowych klientów, ale z pewnością zapobiegnie utracie pieniędzy. 

Wreszcie, co nie mniej ważne, można po prostu przekonać klientów do przejścia (lub wybrania) projektów Time and Material. Są one optymalnym rozwiązaniem zarówno dla dostawcy, jak i klienta, ponieważ pozwalają na elastyczne zarządzanie zakresem prac bez grożenia obu stronom nieoczekiwanymi opłatami.

Co powinienem zrobić, jeśli mój projekt ze stałą ceną jest już nieopłacalny? 

Niestety, jeśli już rozpocząłeś pracę nad projektem, który później okaże się nieopłacalny, niewiele możesz zrobić. Oczywiście, że można: 

• próbują ograniczyć koszty pracy, zastępując droższych pracowników tańszymi, 
• wykorzystanie kodu z poprzednich projektów w celu przyspieszenia lub uproszczenia pracy, 
• ograniczenie kosztów ogólnych projektu do minimum. 

Metody te mogą jednak często nie wystarczyć, aby odwrócić rentowność projektu. W takim przypadku renegocjacja umowy może być najlepszym sposobem na uniknięcie utraty pieniędzy, nawet jeśli oznacza to pewne problemy organizacyjne po drodze. 

Jak mogę jeszcze lepiej zarządzać finansami w moich projektach? 

Oczywiście z naszą pomocą! 

Przygotowaliśmy obszerny poradnik dla wszystkich tych, którzy chcą poszerzyć swoją wiedzę na temat finansów w biznesie. Aby to zrobić, wystarczy odwiedzić nasz blog lub przejść bezpośrednio do naszych artykułów: 

• poprawa rentowności firmy IT, 
• zaoszczędzić trochę pieniędzy na ławce pracowniczej, 
• alokacja kosztów, 
• pomiar wyników finansowych, 
• godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu. 

Lub, jeśli już szukasz systemu zdolnego do obliczania rentowności projektu o stałej cenie (nawet w dłuższej perspektywie!), przetestuj nasze funkcje finansowe w Primetric lub zarezerwuj demo z naszymi doradcami - pokażą Ci wszystko, co musisz wiedzieć!