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¿Cuáles son los gastos generales?
Los gastos generales son todos los gastos continuos de funcionamiento de la empresa, excluidos los costes directos de desarrollar un producto o prestar un servicio, o los llamados gastos de explotación.
En el caso de la empresa de servicios informáticos, los gastos generales suelen ser los costes indirectos de todo menos el trabajo de los propios empleados, ya que son los responsables de prestar un servicio a un cliente. Todo lo que les sirve de apoyo para hacerlo suele considerarse un gasto adicional.
Tipos de gastos generales
Para facilitar las cosas, los gastos generales de las empresas de servicios informáticos suelen dividirse en dos categorías: gastos generales del proyecto y gastos generales de la empresa o administrativos.
He aquí algunos ejemplos de gastos generales.
Gastos generales del proyecto
Los gastos generales del proyecto son todos los costes adicionales vinculados directamente a su proyecto que necesita cubrir para completarlo. Naturalmente, al igual que en la definición de gastos generales, esto no incluye los costes del trabajo. Es importante destacar que los gastos generales del proyecto sólo afectan a la rentabilidad del proyecto en el que se generaron: los demás proyectos no necesitan cubrir ninguna parte de estos costes.
Gastos generales de la empresa
Por otro lado, los gastos generales de la empresa o negocio son una categoría mucho más amplia. Por lo general, incluye todos los gastos que la empresa tiene que cubrir para seguir funcionando sin problemas, como los gastos de funcionamiento (es decir, marketing, ventas, administración, dirección ejecutiva) y las facturas básicas (es decir, alquiler de espacio de oficina, servicios públicos, impuestos, material de oficina, otros equipos de oficina, gastos de publicidad, pero también artículos y dispositivos esenciales, como impresoras, papel y nuevos equipos).
Es importante señalar que estos gastos generales no están directamente vinculados a ningún proyecto concreto que se esté llevando a cabo en su empresa. En muchos casos se tratará de gastos generales fijos.
Como todo proyecto facturable se beneficia de los gastos generales de la empresa (por ejemplo: talleres para que sus empleados mejoren sus competencias), estos gastos siempre se reparten proporcionalmente entre los proyectos. Para ello, debes imputar los gastos generales mediante la fórmula de imputación de costes.
¿Es el salario un gasto general?
La respuesta a esta pregunta es: depende de lo que cubran los gastos generales de la empresa y de lo que sean responsables.
¿Qué define los gastos generales?
La posición del empleado y su situación actual en la empresa es lo que separa los salarios de los gastos generales. En general, si el trabajo del empleado es facturable -un cliente paga por él-, su salario no es un gasto general.
Sin embargo, llevar esa teoría a la práctica es un poco más complicado. Por eso, hemos preparado unos cuantos ejemplos sencillos que ilustran los casos más habituales con los que te puedes encontrar en la empresa de TI.
¿El salario de un desarrollador es un gasto general?
Para responder a esta pregunta, tenemos que considerar dos casos: un desarrollador que trabaja activamente en un proyecto facturable y un desarrollador actualmente en el banquillo.
Mientras el desarrollador participe en proyectos comerciales, su salario no es un gasto general, ya que es directamente responsable de generar beneficios para la empresa; en otras palabras, su trabajo es facturable y el cliente lo paga.
Sin embargo, hay algunos casos en los que el salario de un desarrollador puede incluirse en la suma de gastos generales. Por ejemplo, cuando un desarrollador está en el banquillo o se le asigna un proyecto interno o no facturable, su trabajo no contribuye a los beneficios de la empresa. Por lo tanto, su salario es un gasto general.
¿Es el salario de marketing un gasto general?
Sí, los salarios de marketing suelen ser gastos generales.
Las actividades de marketing no son directamente responsables de la entrega de productos o servicios ni de la generación de beneficios de ninguno de los proyectos. Por lo tanto, se incluyen en los gastos generales de la empresa. Lo mismo ocurre con otros salarios administrativos, como los de ventas, los gastos legales y los honorarios contables.
¿Es el salario del CEO o ejecutivo un gasto general?
Sí. Los directivos de alto nivel, al igual que los miembros de los departamentos de apoyo, no participan directamente en el trabajo en proyectos comerciales facturables. Como tales, sus salarios son gastos generales por definición.
¿Por qué debe hacer un seguimiento de los gastos generales, aunque no repercutan directamente en su proyecto?
Aunque en algunos casos puedan parecer pequeños, los gastos generales pueden alterar drásticamente los costes de un proyecto, o incluso hacer que deje de ser rentable. No son palabras vacías: así es como funciona en el mundo real.
¿Cómo varía la rentabilidad del proyecto en función de los gastos generales?
Imaginemos un proyecto por el que un cliente paga 150 000 dólares. Se calcula que el trabajo del proyecto costará 50 000 $, lo que deja a la empresa un margen de beneficio del 66%.
Aun así, este proyecto también necesita cubrir 60 000 $ de gastos generales mensuales, determinados mediante la fórmula de imputación de costes. Tras deducir de los ingresos tanto los costes de trabajo como los gastos generales, el proyecto genera 40 000 $ de beneficios. Por tanto, su margen de beneficio final es de alrededor del 26%, ¡mucho menos que el inicial!
¿Cómo puedo controlar los gastos generales en todo momento?
Con tantos tipos de gastos generales, calcularlos resulta a veces difícil, al menos en hojas de cálculo u otras soluciones improvisadas. Sin embargo, algunas soluciones son más adecuadas para estar al tanto de todos los costes adicionales. Primetric es una de ellas.
En Primetric, puede añadir tanto gastos generales recurrentes como puntuales a sus proyectos y controlar su impacto en la rentabilidad de la operación. Además, también puede incluir los gastos generales de la empresa en la ecuación y compartirlos entre todos sus proyectos.
De este modo, podrá hacerse una idea completa de todos los gastos de su empresa y acceder a previsiones y cálculos financieros realistas, ¡todo ello con sólo unos clics!
¿Quiere controlar sus gastos generales como los responsables de TI?
No hay problema: hay una forma fácil de hacerlo.
En primer lugar, familiarícese con nuestros otros artículos sobre rentabilidad y gastos generales, incluidos los que tratan sobre:
- gestión de los costes del proyecto,
- previsión de ingresos,
- errores presupuestarios que arruinan sus márgenes de beneficio,
- mejorar la rentabilidad de una empresa de TI,
- incluir los gastos generales en el precio de las horas facturables,
- calcular los gastos generales por miembro del equipo.
...y aprenda a calcular los gastos generales y a gestionar los gastos indirectos y directos de su empresa.
O, si ya necesita ayuda con los gastos generales de su negocio, puede hacerlo en Primetric. ¡Reserve una demostración o inicie una prueba con nuestra herramienta para ver su potencial para los procesos financieros!
