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1. Pagos excesivamente complicados = costes adicionales
Muchas empresas, sobre todo las pequeñas, tienden a cambiar el precio de las horas de trabajo a lo largo del proyecto; cuantas más horas, más bajo es su precio. Otras tienden a combinar proyectos de tiempo y material con proyectos de precio fijo en las liquidaciones de un único proyecto. Sin embargo, este enfoque de la presupuestación de proyectos puede ser muy poco rentable, ¡y puede que ni siquiera lo sepas!
Cuanto más sencilla sea la estructura, mejor serán las finanzas
Aunque bajar el precio a medida que avanza el proyecto puede ser tentador para un cliente, para un proveedor puede convertirse rápidamente en un desastre. Un precio tan cambiante:
- hace muy difícil prever los costes de un proyecto,
- es una de las causas principales de todo tipo de errores en las facturas finales y puede ser un motivo de pérdida de confianza en la relación empresa-cliente,
- hace que cada hora de trabajo sea menos rentable,
- genera miles de dólares en costes adicionales de sólo calcular los valores,
- hace que sus procesos no sean escalables; con ellos, su empresa sencillamente no puede crecer.
En otras palabras: los pagos demasiado complicados pueden atraer a los clientes, pero también pueden arruinar el presupuesto de su empresa.
¿Cómo simplificar las finanzas?
El 70% de nuestros clientes simplifican su estructura financiera a medida que crecen, y crecen aún más rápido con procesos muy básicos. No es casualidad: es sencillamente la mejor respuesta a cualquier coste generado por procesos demasiado complicados.
Las mayores empresas con las que cooperamos sólo tienen tres tipos de proyectos financieros:
- precio fijo,
- tiempo y material,
- retenedores.
Como resultado, perfeccionaron su seguimiento financiero y llegaron a ser capaces de controlar hasta el último céntimo sin malgastar miles de dólares en cálculos inútiles.
2. Venta de proyectos a precio fijo = caída de la rentabilidad
Pero, ¿y si algunos tipos de financiación de los proyectos fueran más arriesgados que otros?
Eso es lo que ocurre con los proyectos de precio fijo. Aunque sin duda son una ganga para los clientes, para las empresas de servicios informáticos pueden ser difíciles de rentabilizar, sobre todo a más largo plazo. Por ejemplo, algunos de nuestros clientes se sorprendieron al descubrir que sus proyectos a precio fijo generaban un 4% de pérdidas.
¿Por qué los proyectos a precio fijo pueden resultar poco rentables?
Hay pocas razones para ello:
- su margen de beneficios cambia con la inflación a lo largo de los años,
- a menudo generan costes adicionales que se incluyen en el alcance del proyecto, pero no en el presupuesto,
- debían completarse independientemente de los costes, a menos que el contrato estipulara lo contrario.
En resumen, no son lo bastante flexibles para adaptarse a los cambios del entorno.
¿Qué proyectos de precio fijo son los más rentables?
No hay que demonizar todos los proyectos de precio fijo: algunos también pueden tener mucho éxito.
Las llamadas soluciones rápidas o los proyectos pequeños basados en productos suelen ser algunos de los más rentables. Al tratarse generalmente de proyectos a corto plazo, su alcance puede evaluarse y valorarse con precisión, lo que brinda a las empresas la oportunidad de generar enormes beneficios.
Algunos de los proyectos de precio fijo a largo plazo también pueden ser rentables, siempre que su empresa tenga experiencia en realizarlos. Los llamados proyectos "canosos" (o simplemente proyectos que su empresa ha entregado con éxito en numerosas ocasiones) pueden estimarse con precisión y llevarse a cabo de forma predecible, convirtiéndose en una fuente fiable de beneficios.
3. No incluir los tiempos libres en los planes del proyecto = retrasos inevitables
En algunos casos, la comparación de los márgenes previstos y reales del proyecto puede ser una experiencia dura. Pero, ¿por qué?
Según nuestra experiencia, los planes poco realistas suelen ser los culpables. Numerosas empresas planifican a su personal para 160 horas al mes, sin tener en cuenta su disponibilidad real, que se ve enormemente afectada por las vacaciones, las bajas por enfermedad y otras responsabilidades. Como resultado, los costes de trabajo y las asignaciones adicionales crecen, al igual que los retrasos, haciendo mella en los presupuestos de los proyectos.
Y lo que es más importante, no estamos hablando de pequeñas diferencias financieras; en algunos casos, las empresas experimentaron una caída del 25% en sus márgenes, perdiendo efectivamente una cuarta parte de sus beneficios.
¿Cómo puedo hacer que mis planes y márgenes sean más realistas?
Para asignar las personas adecuadas al proyecto, tienes que calcular la capacidad real (el número máximo de horas disponibles que un empleado puede dedicar a trabajar en un periodo determinado) de un especialista que quieras asignar, y compararla con su utilización, o el tiempo que seguro que dedica a otras responsabilidades. La diferencia entre ambos valores le dará información sobre el número de horas disponibles que un empleado puede dedicar a su proyecto.
Alternativamente, no es necesario calcular estos valores manualmente. Algunas herramientas de planificación de la capacidad, entre ellas Primetric, utilizan los planes y la información sobre tiempo libre para calcular la disponibilidad de todos los empleados y proporcionársela a los gestores cuando buscan a las personas adecuadas para el puesto.
4. Asignaciones demasiado optimistas = retrasos y costes adicionales
Según nuestra experiencia, muchas empresas deciden utilizar datos aproximados sobre el número de horas necesarias para completar un encargo, así como su coste. Sin embargo, este planteamiento rara vez resulta rentable.
Imaginemos un gestor que quiere asignar un especialista a un proyecto muy sencillo. Sin embargo, no ha echado un vistazo ni al calendario ni al presupuesto y, basándose en su experiencia, ha supuesto que la tarifa media por hora de un desarrollador de este tipo es de 30 dólares. También se basó en sus proyectos anteriores para estimar que esta operación le llevará 100 horas.
Según los datos, el proyecto costaría 3.000 dólares. Contentos con el resultado, pidieron al cliente que pagara 5000 dólares por la operación, quedándose con un margen del 66%.
Sin embargo, cuando el director estaba a punto de programar oficialmente un proyecto, se dio cuenta de que los desarrolladores con una tarifa por hora inferior a 30 dólares simplemente no estaban disponibles. Como resultado, tuvo que conformarse con un empleado más caro, que costaba 40 dólares la hora.
Para empeorar las cosas, el desarrollador ha descubierto que no podrá completar el proyecto en sólo 100 horas: necesita al menos 120 horas. Por lo tanto, los costes del proyecto han aumentado repentinamente a 4800 $, dejando al demasiado optimista gestor con sólo 200 $ de beneficios; lo suficiente para enjugar sus lágrimas.
¿Cómo asignar personas y costes sin cometer errores?
Sólo hay una forma de evitar los problemas que el directivo de la historia anterior tiene en su trabajo: es trabajar con los datos reales en lugar de con suposiciones e ilusiones.
A la hora de planificar un proyecto -¡o incluso de adquirirlo en primer lugar! - compruebe la disponibilidad de su personal y utilice esa información para asignarlo. Haz lo mismo con sus sueldos o salarios para completar el presupuesto. ¡Sólo así evitarás arruinar tus márgenes de beneficio!
5. Seguimiento incorrecto del tiempo = gastos varios
Hace unos años, había una empresa que quería hacer un seguimiento del tiempo y utilizar la información para calcular los costes del trabajo. Sin embargo, decidieron que sus empleados solo harían un seguimiento de 7 horas al día, en lugar de 7, ya que de todos modos pierden parte de su tiempo en descansos y tareas de organización.
Sin embargo, cuando llegó el momento de resumir las finanzas de la empresa, resultó que se había gastado alrededor de medio millón de dólares en actividades desconocidas, ya que las horas no contabilizadas seguían generando costes.
Y no te gustaría ser tú quien perdiera medio millón de dólares, ¿verdad?
¿Cómo controlar correctamente el tiempo y combinarlo con las finanzas?
Para ello hay que seguir algunos pasos.
En primer lugar, asigne un salario por hora a todos los empleados. Si tienen un salario mensual, calcula su tarifa horaria en función del número de horas que pasen trabajando.
A continuación, introduzca el proceso de seguimiento del tiempo en su empresa. Recuerde educar a los empleados sobre su importancia: muchos de ellos lo considerarán una burocracia y se negarán a participar en el proceso. Enséñeles que su tiempo repercutirá directamente en las facturas.
Además, simplifique al máximo el control del tiempo. No obligue a sus empleados a registrar su tiempo con demasiado detalle o en dos herramientas al mismo tiempo. Sólo conseguirá aumentar su resistencia.
Por último, pero no por ello menos importante, no tema imponer el control del tiempo a sus empleados. Si es necesario, vincule las horas controladas a sus salarios, o pruebe otras ideas que puedan ayudar a su empresa y que hayan tenido éxito en las empresas de nuestros clientes.
6. Sin datos históricos = sin beneficios
Imagínese que tiene un proyecto de retención que supuestamente le llevará 10 horas al mes e, independientemente del esfuerzo, el cliente pagará el mismo precio. Sin embargo, cuando miras el tiempo empleado en el proyecto en los últimos meses, descubres que sólo tardó 6 horas en completarse. En otras palabras, tu jefe podría haber hecho 4 horas más de trabajo facturable y tú simplemente no lo sabías. Desde luego, no te alegrarías de semejante giro de los acontecimientos, ¿verdad?
¿Y si eso ocurre en docenas de proyectos diferentes?
Suponiendo que la proporción entre horas reales trabajadas y horas previstas se mantenga igual, la empresa perderá el 40% del tiempo de sus empleados, y perderá la oportunidad de adquirir más proyectos que podrían generar beneficios.
¿Cómo aprovechar las horas libres para generar beneficios?
En primer lugar, necesitas saber cuántas horas puedes utilizar para generar beneficios adicionales.
Para ello, su equipo debe hacer un seguimiento diario del tiempo y prestar atención a la cantidad de tiempo que dedican a cada una de las tareas asignadas. A continuación, puedes empezar a buscar algunas horas libres en sus hojas de horas para determinar qué proyectos llevan menos tiempo del estimado previamente.
A continuación, puedes utilizar los datos para:
- cree una planificación más precisa de los proyectos que ya gestiona y optimice sus costes asignándoles menos horas,
- evalúe el número de horas que sus empleados podrían dedicar a otros proyectos,
- adquirir o ampliar proyectos que requieran sus competencias y utilizar el tiempo de los especialistas para generar beneficios en dichos proyectos en lugar de gastarlo en asignaciones ociosas.
7. ¿Quiere gestionar aún mejor sus márgenes de beneficio?
Ha venido al lugar adecuado.
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