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¿Qué es el análisis financiero de proyectos?
El análisis financiero de proyectos es un examen exhaustivo de la situación financiera de un proyecto en un momento dado. Es un elemento clave de la gestión de proyectos.
Y lo que es más importante, no tiene por qué realizarse únicamente cuando un proyecto se ha completado o cuando aún se encuentra en fase de planificación (lo que se denomina análisis financiero posterior al proyecto); un análisis financiero adecuado también puede utilizarse para mostrar el estado del proyecto mientras aún está en marcha. De hecho, puede desempeñar un papel clave en la optimización del proyecto de forma regular.
¿Por qué es importante el análisis financiero para la gestión de proyectos?
El análisis financiero de un proyecto es la espina dorsal de toda la operación, ya que garantiza el cumplimiento de su objetivo final: aportar beneficios a la empresa .
Aunque esto puede sonar bastante obvio, el análisis del flujo de caja tiene aún más ventajas si nos fijamos en sus detalles. El análisis financiero de proyectos puede ayudarle:
- determinar si debe plantearse la realización de un proyecto determinado,
- calcular los costes y beneficios potenciales del proyecto,
- ver si un proyecto a largo plazo será rentable en el futuro,
- Predecir los costes de explotación de un proyecto, teniendo en cuenta todos los posibles factores que pueden afectarle,
- evaluar la situación financiera de todo el proyecto y de sus partes mientras se completa,
- supervisar los principales indicadores de resultados financieros del proyecto,
- comprobar si el proyecto se ajusta al presupuesto,
- mejorar los indicadores financieros en un proyecto determinado y en operaciones futuras.
¿Le parece bien? Estupendo. Veamos ahora cómo crear un análisis financiero de proyectos, tanto futuros como existentes.
Análisis financiero de un proyecto en perspectiva
El análisis financiero de un proyecto debe comenzar incluso antes de que se inicie, ya que permite a los gestores de proyectos determinar si deben o no empezar a trabajar en él.
Etapas del análisis financiero de un proyecto
Todo ciclo de vida de un proyecto comienza con un análisis financiero. Aun así, no es un proceso uniforme. En general, los expertos coinciden en que consta de dos partes principales.
Parte 1: Proceso de análisis coste-beneficio
El análisis coste-beneficio en el análisis financiero de un proyecto tiene un objetivo muy sencillo: determinar si un proyecto será o no rentable para su empresa. Como tal, es extremadamente útil para los gestores de proyectos.
Esta parte del análisis se centra en el cálculo de las medidas clave capaces de evaluar los proyectos prospectivos mediante indicadores objetivos. Entre estos indicadores figuran:
Retorno de la inversión
El rendimiento de la inversión (o tasa interna de rentabilidad), también conocido como ROI, es la columna vertebral de todo análisis financiero de un proyecto. Su objetivo es comparar el coste del proyecto con la cantidad de dinero que se espera que la empresa gane con él. En general, el ROI se expresa en porcentaje; cuanto mayor sea el porcentaje, mejor será el ROI.
Retorno de la inversión - ejemplo
Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene un proyecto. Sobre la base de las horas registradas y otros costes, el proyecto ha generado $150000 en gastos de proyecto. Sin embargo, cuando miras las liquidaciones, resulta que el cliente pagó 200000 $ por el trabajo. Por lo tanto, el ROI es igual a $200000 dividido por la inversión inicial - $150000, lo que te deja con un 133% de ROI.
Coste de oportunidad
¿Te has preguntado alguna vez qué otros proyectos podrías haber completado mientras estabas ocupado con éste? El coste de oportunidad puede ayudarte a medir la diferencia y ver si has tomado la decisión correcta.
Para calcular el coste de oportunidad, compruebe qué empresas existentes y futuras espera tener entre manos cuando el proyecto en cuestión deba llevarse a cabo. A continuación, compara sus costes y beneficios estimados para ver si hay alguna oportunidad más valiosa que puedas considerar. Si el proyecto en cuestión es la mejor opción por el momento, ¡no deje de incluirlo en su cartera de proyectos!
Coste de oportunidad - ejemplo
A efectos de este ejemplo, imaginemos que la empresa de TI recibe una oferta para realizar un proyecto por valor de 200000 $. Sin embargo, según el proceso de planificación de recursos, el mismo equipo también podría trabajar en otro proyecto por valor de 150.000 $, siendo el coste del trabajo el mismo en ambos casos: 500.000 $. Por lo tanto, los costes de oportunidad son inexistentes para el primer proyecto; de hecho, también es mucho más rentable. Por lo tanto, desde una perspectiva financiera, debería ser el elegido por la empresa.
Margen de beneficios
Si trabajas en una empresa de TI, el margen de beneficio máximo de un proyecto es probablemente la niña de tus ojos. Sin embargo, en contra de la creencia popular, el margen de beneficio no es necesariamente la diferencia entre los costes de trabajo y tecnología del proyecto, y la cantidad que un cliente ha aceptado pagar por la ejecución del proyecto.
En el sector informático, el margen final debe incluir todos los demás costes empresariales que deben cubrir todos los proyectos. Eso incluye:
- costes y beneficios del trabajo de las personas,
- gastos generales del proyecto, como equipos adicionales, suscripciones, etc.; tanto recurrentes como puntuales,
- gastos generales de la empresa, como facturas, alquiler, compras necesarias, etc,
- costes generados por otros departamentos que apoyan el trabajo del proyecto, como ventas, marketing, administración, etc,
- costes de proyectos y operaciones internas.
Por supuesto, cada proyecto debe cubrir una parte proporcional de todos los costes que hemos mencionado antes. Explicamos cómo dividir esa suma en nuestro artículo sobre la imputación de costes.
Margen de beneficios - ejemplo
La empresa ha decidido realizar un proyecto a precio fijo por 500 000 dólares. Los costes del proyecto incluyen:
- los costes del trabajo: 200 000 dólares,
- costes de los dispositivos electrónicos adquiridos para el proyecto: 10 000 dólares,
- coste de otros gastos generales del proyecto: $5000,
- la parte del proyecto en los costes de toda la empresa, como departamentos de apoyo, alquiler, facturas, etc.: 8.000 dólares.
Por lo tanto, el margen de beneficio del proyecto es la suma de todos los costes (223 000 $) dividida por los ingresos (o beneficio del proyecto - 500 000 $) y multiplicada por 100. A continuación, deducimos el resultado del cálculo del 100%. En este caso, el margen de beneficio es del 55,4%, ¡y está muy bien!
Valor actual neto
El valor actual neto es especialmente importante para las empresas que tienen previsto trabajar en un proyecto determinado durante bastante tiempo, o que optan por trabajar en proyectos a plazos.
Este indicador se utiliza habitualmente en el análisis financiero de proyectos para este tipo de operaciones, ya que muestra la diferencia entre el valor actual del efectivo y el valor que tendrá en el futuro. En otras palabras, puede ayudar a determinar si el valor futuro y el beneficio real del proyecto compensarán la inversión inicial.
Parte 2: Crear una estimación del proyecto
Si ya se ha asegurado de que un proyecto concreto tiene muchas posibilidades de ser rentable, ahora puede profundizar en más detalles creando una estimación del proyecto para toda la operación y todas sus fases.
Para crear con éxito un presupuesto para un proyecto, es necesario:
- crear un alcance del proyecto que describa todas las etapas, tareas y recursos necesarios,
- dividir el proyecto en etapas y estimar el número de horas necesarias para completar cada etapa,
- crear una previsión de recursos para un proyecto y estimar su coste,
- añada los costes de toda la empresa que el proyecto deba cubrir.
Un ejemplo de estimaciones financieras en Primetric
Sin embargo, esa lista puede ser incluso más detallada en función de sus necesidades. Profundizamos en el tema de las estimaciones de costes en otro de nuestros artículos.
Evaluación financiera de un proyecto existente
El análisis financiero de proyectos también puede resultar útil cuando el proyecto ya está en marcha o a punto de completarse. Para entonces, también puede supervisar las finanzas del proyecto en su operación utilizando varios indicadores que pueden ayudarle a evaluar el estado de su proyecto. Veámoslos.
Medidas clave para el análisis financiero de un proyecto existente
Rentabilidad del proyecto
Al igual que en el ejemplo anterior con el margen de beneficios, la rentabilidad del proyecto no sólo depende de la relación entre el coste del trabajo y los beneficios previstos, sino también de los costes de otras actividades de la empresa que el presupuesto del proyecto tiene que cubrir. Para tener una visión más amplia de todas las finanzas mientras el proyecto sigue en marcha o está a punto de terminar, hay que tener en cuenta factores como:
- Coste del trabajo basado en el número de horas de seguimiento(la herramienta de seguimiento del tiempo puede ayudarle a recopilar esa información),
- coste de las compras adicionales para el proyecto, es decir, dispositivos electrónicos, programas informáticos, suscripciones, gastos de viaje necesarios, etc,
- la parte del proyecto en los gastos generales de toda la empresa, como costes de facturas, departamentos de apoyo, alquiler, etc. (aprenda a calcular estos costes en nuestro artículo sobre imputación de costes),
- cualquier otro coste que afecte tanto al proyecto como a la empresa en su conjunto.
Cada uno de estos factores puede actuar también como indicador financiero independiente para su análisis posterior al proyecto.
Sólo después de deducir todos estos gastos de los beneficios previstos o liquidados verá exactamente cuánto ha ganado (¡o perdido!) su proyecto.
Por supuesto, este proceso puede automatizarse; por ejemplo, Primetric recopila los datos en tiempo real para crear un informe completo de rentabilidad siempre que lo necesite.
El informe mensual de rentabilidad en Primetric resume las finanzas de todo el proyecto
Rentabilidad del proyecto - ejemplo
Al igual que en el ejemplo del margen de beneficios, para calcular la rentabilidad de un proyecto necesitamos disponer de información sobre todos los costes que debe cubrir. En este caso, se incluyen:
- los costes del trabajo: 200 000 dólares,
- costes de los dispositivos electrónicos adquiridos para el proyecto: 10 000 dólares,
- coste de otros gastos generales del proyecto: $5000,
- la parte del proyecto en los costes de toda la empresa, como departamentos de apoyo, alquiler, facturas, etc.: 8.000 dólares.
Al mismo tiempo, el cliente aceptó pagar 500.000 dólares por los proyectos.
Por lo tanto, para determinar la rentabilidad del proyecto, tenemos que deducir todos los costes del precio del proyecto. Según la información de que disponemos, la rentabilidad del proyecto es de 277 000 $.
Rentabilidad de los empleados
Como puede ver en la lista anterior, la rentabilidad incluye docenas de factores financieros diferentes. Centrémonos en el más importante de ellos: los costes laborales.
¿Qué debe incluirse en el cálculo de la rentabilidad de los empleados?
En las empresas de servicios, el trabajo de las personas es la principal fuente de ingresos y gastos. Sin embargo, en algunos casos contribuye más a estos últimos: por ejemplo, cuando una persona dedica demasiado tiempo a una tarea mundana, o cuando un especialista senior trabaja en una función sencilla que podría haber elaborado su colega junior.
Por lo tanto, para garantizar la rentabilidad del proyecto en su conjunto, en el análisis financiero del proyecto hay que comprobar:
- quién genera costes demasiado elevados y por qué (¡a veces es necesario gastar más!),
- si hay retrasos u otros problemas que puedan haber causado un repentino aumento de los costes del trabajo,
- si hay alguna persona que haya terminado su trabajo mientras le quedan algunas horas en su horario.
¿Cómo calcular la rentabilidad de los empleados?
Calcular la rentabilidad de un empleado concreto de un determinado especialista es bastante sencillo. Para ello, se necesita una información sobre:
- salario de una persona en un periodo determinado - x,
- el número de horas seguidas durante un periodo determinado - y,
- salarios por hora en los proyectos en los que la persona realizó el seguimiento del tiempo - z.
A continuación, se calcula la rentabilidad mediante la fórmula (y*z)/x.
Por supuesto, los gestores de proyectos también pueden encontrarse con casos más complicados. Si eso ocurre, se recomienda incluir la capacidad en la ecuación para llegar a una tarifa horaria razonable para el especialista.
Índice de rentabilidad
El índice de rendimiento de costes es un elemento del análisis financiero de proyectos capaz de mostrarle exactamente cómo va el proyecto en comparación con su presupuesto. Este indicador muestra si el número de horas del proyecto ha superado las expectativas. Por lo tanto, este indicador puede utilizarse posteriormente para mostrar la fracción del presupuesto que queda por utilizar.
Índice de rentabilidad - ejemplo
Supongamos que la mitad del proyecto A ya está hecha. Se suponía que iba a llevar 1.600 horas. Sin embargo, completar el trabajo hasta este punto ha llevado 750 horas. Por lo tanto, tenemos que multiplicar el progreso (en este caso, es 0,5, porque 1 significa un proyecto totalmente terminado) por 1600 horas estimadas y, a continuación, dividir el resultado por 750. En este caso, el IPC es 1,07: el proyecto ha utilizado un 7% más de presupuesto de lo previsto.
¿Cómo puedo medir todas estas cosas?
Naturalmente, calcular a mano todos estos indicadores para el análisis financiero de un proyecto es sencillamente imposible, o al menos llevaría siglos. Además, los cálculos manuales suelen dar lugar a errores que pueden afectar a las decisiones que tomes (y seguro que no te gustaría tener que tomar malas decisiones).
Afortunadamente para los gestores de proyectos, estos cálculos no tienen por qué hacerse sobre papel. En su lugar, puede utilizar herramientas que combinan la inteligencia empresarial con la contabilidad de proyectos para mostrarle exactamente cómo es su presupuesto. Primetric es una de esas herramientas.
¿Qué puede hacer en Primetric?
Primetric ofrece una variedad de herramientas financieras que puede utilizar para crear un análisis financiero del proyecto en sólo unos minutos.
La herramienta puede ayudarte:
- recopilar la información sobre el tiempo registrado y convertirla en costes utilizando la información sobre sueldos y salarios incluida en el sistema,
- estimar los costes de cada fase del proyecto,
- asignar recursos que se ajusten al presupuesto del proyecto: una barra de búsqueda le ayudará a hacerlo si especifica el salario máximo de un especialista que esté buscando,
- controlar los costes de las obras a medida que avanza el proyecto,
- controlar los costes adicionales del proyecto, así como los gastos generales de la empresa que deben incluirse en los cálculos de rentabilidad,
- gestionar los asentamientos,
- compare los costes reales con los previstos para asegurarse de que su proyecto se ajusta al presupuesto.
El informe de progreso del proyecto en Primetric puede mostrarle exactamente cómo van sus operaciones y cuánto cuestan.
Y eso es sólo una parte de las funciones incluidas en Primetric. Puede descubrirlas todas ahora mismo: simplemente reserve una demostración, durante la cual nuestros asesores le mostrarán todas las posibilidades incluidas en nuestro software, o inicie una prueba para ver de lo que somos capaces por sí mismo.
¿Quiere saber más sobre la financiación de proyectos?
Hemos preparado numerosos recursos que puede utilizar para ampliar sus conocimientos.
Visite nuestro blog y lea más sobre:
- resultados financieros y cómo medirlos,
- Facturas de Jira y otras funciones financieras,
- horas facturables y no facturables (y por qué debe utilizarlas),
- medir el rendimiento empresarial,
- previsión de ingresos.
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