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¿Qué son las herramientas de planificación de la capacidad?
El software de planificación de la capacidad es una herramienta capaz de calcular y gestionar el rendimiento máximo por hora de los empleados teniendo en cuenta todos sus compromisos anteriores, actuales y futuros, incluidas las ausencias, los días festivos y otros proyectos.
A juzgar por la extensión de la definición anterior, es fácil ver que este proceso es bastante problemático y requiere mucho tiempo. De hecho, estamos de acuerdo con esa evaluación del proceso; en nuestro artículo sobre cómo planificar y gestionar la capacidad, exploramos todas las posibilidades y escenarios que un gestor de proyectos necesita cubrir para crear un plan de capacidad exacto.
En resumen, las herramientas de planificación de la capacidad simplifican el proceso de planificación de recursos y lo hacen mucho más llevadero.
¿Qué debe tener una herramienta de planificación de la capacidad?
El software de planificación de la capacidad combina la gestión de los recursos con el seguimiento del tiempo, los días libres, los días festivos y la elaboración de informes avanzados en tiempo real: sólo con todos estos datos pueden calcular la capacidad con precisión.
Para ello, un software de planificación de la capacidad perfecto debe tener:
- un calendario flexible con mapa de calor de disponibilidad, información sobre las asignaciones de personas y su nivel de utilización, perspectiva de personas / proyectos, función de arrastrar y soltar para reasignaciones rápidas,
- una base de datos de los días festivos de diferentes países para elegir,
- informes dinámicos de utilización, disponibilidad y hojas de tiempo,
- Módulo de seguimiento del tiempo o integración con herramientas de seguimiento del tiempo (como los plugins de seguimiento del tiempo de Jira),
- descripción detallada del trabajo, incluyendo las horas facturables y no facturables,
- las vacaciones y las ausencias (gestión de las vacaciones),
- información sobre las aptitudes de las personas: en el mejor de los casos, CV con experiencia e historial de proyectos,
- notificaciones para eventos inesperados, como el exceso de reservas,
- tipo e historial de contratos con información sobre la capacidad de compromiso (número de horas disponibles).
Mejores herramientas de planificación de la capacidad: clasificación
Ya sabemos lo que debe tener un software de planificación de la capacidad perfecto: es hora de encontrar el que realmente lo tenga todo.
Primetric
Primetric ofrece un enfoque integral de la planificación de la capacidad, con numerosas funciones adicionales a su alcance. Sin embargo, lo que realmente hace que esta herramienta destaque es su capacidad para resolver incluso los problemas más complejos con la mayor automatización físicamente posible.
Pero empecemos con una visión más general de esta herramienta de planificación de la capacidad: ¿cómo funcionan todas estas funciones juntas y cómo atraen a los usuarios?
Aclaremos esto: El principal objetivo de Primetric, además del número y la calidad de las funciones, es su UX. No importa qué módulos busques; una interfaz transparente e intuitiva con numerosas guías e instrucciones te ayudará sin duda a encontrarlos. Además, si tiene alguna duda, el soporte de Primetric, así como el centro de ayuda, siempre agradecerán cualquier consulta.
La interfaz bien diseñada de Primetric va acompañada de una gran variedad de funciones. Aquellos que buscan una herramienta de planificación de la capacidad avanzada estarán encantados de saber que el software tiene módulos para:
- días festivos personalizados, días laborables y categorías de tiempo libre,
- calendario automatizado con los días festivos de numerosas regiones a elegir,
- Seguimiento de las vacaciones con ventana de aprobación de las mismas,
- gestión de contratos con plazos y salarios,
- historial de empleo y contratos,
- seguimiento exhaustivo del tiempo con asignaciones.
Gracias a la variedad de soluciones disponibles, Primetric puede reflejar todo tipo de proyectos y facturaciones sin dejar de ser preciso, una ventaja que cualquier gestor desearía tener a su lado.
Sin embargo, esta lista es sólo la punta del iceberg. Esto es porque Primetrics también tiene una serie de características de acompañamiento que, cuando se combina con la planificación de la capacidad, ofrecen una amplia gama de posibilidades. Esto incluye:
- planificación de recursos y gestión de competencias,
- gestión de la cartera de proyectos,
- inteligencia empresarial,
- la contabilidad de los proyectos,
- seguimiento del tiempo.
En cuanto a las integraciones, Primetric también tiene muchas virtudes que un cliente potencial puede esperar. Por el momento, el sistema se puede combinar con herramientas como: JIRA, Redmine, Tempo Timesheets, Teamwork y Calamari, entre otras. También ofrece una API abierta para aquellos que quieran intentar hacer sus propias integraciones.
En definitiva, Primetric tiene todo lo que un directivo puede necesitar en su trabajo, y no son sólo palabras vacías. Primetric tiene una calificación media de 4,9/5 tanto en G2.com como en Capterra, lo que la convierte en una de las mejores herramientas de su categoría.
Lunes.com
Monday.com es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares del mercado, pero ¿sabía que también tiene una función de planificación de la capacidad?
La herramienta es sin duda muy flexible. Según sus creadores, es capaz de reflejar cualquier entorno que un gestor pueda desear eligiendo módulos e integraciones que adapten las herramientas a sus expectativas.
Sin embargo, aunque Monday.com puede ofrecer servicios bastante completos, todos ellos forman parte de un entorno muy caótico. Para un usuario nuevo, es difícil encontrar las funciones que uno busca, y es aún más difícil ordenarlas de manera lógica - y las opiniones de los clientes en Internet lo confirman.
En lo que respecta a las funciones de planificación de la capacidad, Monday también se queda corto. Ahora mismo, ofrece funciones como:
- gestión de tareas,
- la contabilidad de los proyectos,
- Diagrama de Gantt con calendario,
- seguimiento del tiempo.
Sin embargo, aunque es alabado por su gestión de tareas, el hecho de que Monday se centre en una operación concreta y a corto plazo es problemático para el cálculo de la capacidad. Esto se debe a que, según la guía de Monday, la gestión de la capacidad se basa en la duración estimada del proyecto y no en la disponibilidad de un empleado. En consecuencia, un plan de gestión de recursos creado en Monday puede no reflejar la disponibilidad real de los recursos. Es más, la capacidad real no se muestra en ningún sitio, incluso la guía oficial de la función afirma que las asignaciones se basan en las suposiciones del gestor.
Además de las funciones típicas de las herramientas de planificación de la capacidad, Monday también ofrece una amplia variedad de gestión de recursos. Sin embargo, aunque son definitivamente útiles para la planificación a corto plazo, no proporcionan a los gestores de proyectos una visión general de las operaciones. La herramienta tampoco es buena para quienes se enorgullecen de su enfoque analítico: no hay informes capaces de resumir el trabajo a largo plazo.
Sin embargo, en el lado positivo, Monday.com definitivamente puede estar orgulloso de sus integraciones. En este momento, se puede conectar con numerosas herramientas diferentes, incluyendo Outlook, Microsoft Teams, Slack, Zoom, Google Calendar, Google Drive, Zapier, Jira, y más.
En general, las capacidades de Monday obtuvieron una calificación media de 4,6/5 en Capterra, y de 4,7/5 en G2. Sin embargo, cabe destacar que la mayoría de estas reseñas provienen de pequeñas empresas; las grandes empresas pueden tener que buscar en otra parte sus soluciones de planificación de la capacidad preferidas.
Mavenlink
Mavenlink es otra opción popular para los gestores interesados en herramientas de planificación de la capacidad. Sin embargo, aunque consiguió más de 1400 opiniones en G2, sus características apenas fueron suficientes para garantizarle una calificación de 4,1/5. Entonces, ¿qué es lo que le falta a Mavenlink?
Empecemos por la UX. Aunque a primera vista puede parecer acogedora, algunos clientes informan de problemas de interfaz en algunos de los módulos ofrecidos en la herramienta. Además, a muchos usuarios les molestó su falta de flexibilidad: según los comentarios en línea, había empresas que simplemente no podían reflejar su estructura de forma adecuada.
En cuanto a las funciones de planificación de la capacidad, Mavenlink no parece mejor. Su enfoque de las opciones relacionadas con la capacidad se centra casi exclusivamente en los informes, y no en el uso de los datos para mejorar los planes de gestión de recursos.
Por ejemplo, Mavenlink ofrece a sus usuarios la opción de comprobar las asignaciones por semana de determinados empleados o de toda la plantilla, así como la disponibilidad y el calendario con los proyectos con y sin personal. Sin embargo, no se pueden editar los datos reales de los informes, ya que no se muestran en el calendario. En otras palabras, cada cambio que pueda resultar de los datos tiene que hacerse manualmente en una pestaña separada.
El lado positivo es que Mavenlink ofrece otras herramientas que van bien con el software de planificación de la capacidad que incluye. Sin embargo, el seguimiento de proyectos, la gestión de recursos y la gestión de proyectos disponibles en la herramienta están separados de la planificación de la capacidad, lo que dificulta la realización de cambios. Además, se dice que esta herramienta de planificación de la capacidad tiene algunos problemas con las actualizaciones automáticas instantáneas de los datos y puede proporcionar resultados incorrectos durante las operaciones en tiempo real.
Mavenlink tampoco es ajeno a las integraciones. Esta herramienta de planificación de la capacidad puede conectarse con programas populares, como Slack, Jira y Asana, entre otros.
Sin embargo, las numerosas integraciones no fueron suficientes para impresionar a los usuarios. A pesar de la popularidad de Mavenlink, solo ha conseguido una puntuación de 4,1 tanto en G2 como en Capterra, lo que demuestra que su popularidad no resolvió sus evidentes defectos.
Wrike
Wrike es un software de programación de proyectos que ha añadido la gestión de la capacidad a su oferta. Sin embargo, ¿es esa adición suficiente para gestionar eficazmente los problemas de los ejecutivos?
A primera vista, Wrike parece una herramienta fácil de usar con una interfaz acogedora. Sin embargo, esta primera impresión es, en este caso, engañosa. Eso es porque la multitud de opciones que ofrece este software de planificación de la capacidad hace que sea difícil encontrar las características necesarias. Como resultado, la curva de aprendizaje de esta herramienta fue descrita como empinada por numerosos usuarios que dejaron sus comentarios en línea.
En cuanto a las funciones de planificación de la capacidad, Wrike tiene bastantes opciones que ofrecer. La herramienta incluye:
- Diagramas de Gantt con la carga de trabajo de los empleados,
- sistema de asignación de recursos con seguimiento del tiempo,
- panorámicas e informes de capacidad y disponibilidad,
- calendario del equipo.
Sin embargo, incluso estas características bastante prometedoras tienen sus limitaciones. Los usuarios afirman haber encontrado algunos problemas con las asignaciones y la creación de proyectos, lo que dificulta la gestión rápida de los procesos relacionados con la capacidad.
Sin embargo, el mayor reto que plantea Wrike es su calendario. Según las guías de este software de planificación de la capacidad, hay que crearlo por separado para cada equipo (aunque la configuración pueda utilizarse luego como plantilla). Además, un gestor también tiene que añadir manualmente todos los días festivos al calendario, lo que supone un gran problema para la planificación de la capacidad.
Aparte de las herramientas de planificación estrictamente de la capacidad, Wrike también ofrece otras características que un gerente puede encontrar útiles. Esto incluye la gestión de la cartera de proyectos, el seguimiento del tiempo, la analítica, la facturación y las listas de tareas. Sin embargo, muchos usuarios mencionan que, a pesar de tener todas estas características en el sistema, tienen dificultades para encontrarlas.
Además, Wrike ofrece una multitud de integraciones diferentes. Puede conectarse a JIRA, GitHub y Azure, por nombrar algunas. Sin embargo, no compensan los problemas de accesibilidad que hemos mencionado antes.
En definitiva, según los usuarios, Wrike sólo merece una calificación de 4,2 en G2 y de 4,3 en Capterra. En otras palabras, si quieres centrarte en la planificación de la capacidad, puede que no sea la opción para ti.
Asana
Asana es conocido por sus funciones de gestión de tareas. Sin embargo, ¿puede utilizarse también como herramienta de planificación de la capacidad?
Al ver Asana por primera vez, es fácil notar que su interfaz trata de ser amigable con el usuario y al mismo tiempo incorporar tantas características como sea físicamente posible. Este objetivo se consigue bastante bien, al menos mientras el usuario utilice esta herramienta de planificación de la capacidad en una pantalla ligeramente más grande.
Sin embargo, a pesar de sus mejores esfuerzos, Asana puede parecer desalentador para los nuevos usuarios. Al igual que en el caso de Wrike, la herramienta trata de ser un gato de todos los oficios y no logra organizar su contenido de una manera accesible para un nuevo cliente promedio.
La UX no es, naturalmente, lo único que ofrece Asana. En cuanto a sus herramientas de planificación de la capacidad, el software tiene algunas características que naturalmente atraen a las personas interesadas en el campo. Estas incluyen:
- análisis de capacidad por proyecto y especialista,
- asignaciones de arrastrar y soltar,
- gestión de tareas,
- plazo ampliado.
Sin embargo, sólo con mirar la lista corta se puede ver ciertamente que el enfoque de Asana para las herramientas de planificación de la capacidad es poco ortodoxo, por decir lo menos.
Asana, como típica herramienta de gestión de tareas, se centra en un enfoque más a corto plazo en lugar de asignaciones a largo plazo. Por ello, la herramienta hace hincapié en la gestión de la capacidad de las tareas y en las asignaciones a corto plazo. Además, este punto de vista también dio lugar a características analíticas muy limitadas que presentan poco o ningún valor para los gerentes.
Por si fuera poco, Asana también tiene problemas con su vista de calendario, que es fundamental para la gestión de la capacidad. Al igual que en Wrike, los calendarios tienen que ser creados manualmente para cada equipo o proyecto, y no pueden servir como una única fuente de verdad para toda la empresa. Tampoco contienen los días festivos, ya que deben ser añadidos manualmente por los gestores. En consecuencia, esta herramienta de planificación de la capacidad es propensa a los errores humanos.
Otras características no hacen que Asana parezca mejor. Al igual que en el caso de la planificación de la capacidad, Asana se centra principalmente en las tareas y la planificación a corto plazo, una oferta que seguramente puede ser tentadora para una pequeña empresa, pero no para un negocio floreciente. Si bien el software tiene capacidades de seguimiento del tiempo, no ofrece gestión de contratos, seguimiento de permisos o incluso análisis avanzados.
Algunos pueden argumentar que todas las características que faltan pueden ser reemplazadas con integraciones - no se puede negar que Asana tiene un montón de ellas. Sin embargo, estas integraciones pueden ser la causa de costes adicionales que muchas empresas querrían evitar.
En resumen, Asana puede ser una buena opción para aquellos que buscan un rastreador de tareas, pero decepcionaría a los gerentes que desean comprar una herramienta de planificación de la capacidad. Esto se confirma con algo más que nuestra opinión. Los usuarios de Asana calificaron el software con un 4,2 en G2 y un 4,3 en Capterra, lo que deja mucho que desear a sus posibles clientes.
Gurú de los recursos
En su descripción en el sitio web, Resource Guru afirma ser una mezcla de todas las características necesarias para una gestión rápida y eficiente de los recursos. Sin embargo, es una historia diferente cuando se trata de la planificación de la capacidad.
A primera vista, Resource Guru parece sencillo y agradable de usar. La interfaz no es definitivamente confusa o engañosa, pero, en comparación con otras herramientas en este ranking, también parece vacía. Esto se debe a que Resource Guru se centra en la gestión de recursos con pocas características adicionales, lo que naturalmente dio lugar a que su UX sea más sencilla.
Sin embargo, su especialización debería convertir a Resource Guru en un maestro de la planificación de la capacidad, al menos en teoría. Por desgracia, sus características reales pueden ser decepcionantes para quienes buscan un enfoque integral.
En este momento, Resource Guru ofrece herramientas de planificación de la capacidad como:
- planificación de la carga de trabajo,
- informes de capacidad,
- Diagramas de Gantt con asignaciones.
Sin embargo, aunque la lista de herramientas de planificación de la capacidad incluida en Resource Guru puede parecer algo prometedora, rápidamente se descubre que el software tiene carencias en este campo. Los usuarios afirman que la opción de añadir un día festivo al calendario es muy limitada (¡que es una información crítica para una planificación precisa de la capacidad!),
Otras características de Resource Guru tampoco son perfectas. Aparte de las herramientas de planificación de la capacidad, el software también incluye la gestión de permisos, proyectos y recursos. Sin embargo, algunas opciones simplemente no se han añadido al sistema. Por ejemplo, los clientes informan de que no hay programación masiva, tareas repetitivas o visualizaciones que se esperan de un sistema de gestión de recursos como éste.
El enfoque de Resource Guru en la gestión de recursos le ayudó a obtener calificaciones bastante buenas, con 4,7 estrellas en G2 y 4,6 estrellas en Capterra. Sin embargo, es fácil notar que estas opiniones se centran principalmente en las características relacionadas con los recursos. Esta es, de hecho, una descripción muy reveladora de Resource Guru como herramienta de planificación de la capacidad: aunque su enfoque en la planificación puede parecer atractivo, sólo tiene unas pocas cosas que ofrecer a quienes desean perfeccionar los procesos de capacidad en su empresa.
Flotador
Float combina la gestión de recursos con la de tareas, ofreciendo a sus clientes una perspectiva detallada de las asignaciones a corto plazo. Aun así, este enfoque puede no ser una buena opción para quienes buscan herramientas de planificación de la capacidad.
Empecemos por la UX. La interfaz de Float no es muy diferente de otras herramientas disponibles en el mercado. Lo que realmente la hace destacar de la competencia es su barra de menú minimalista. Sin embargo, este enfoque más moderno de la UX no ha dado sus frutos: muchos usuarios afirman tener problemas para encontrar las funciones que buscan. Además, algunos usuarios incluso informan de problemas de estabilidad que hacen que el software se congele de forma regular.
Cuando se trata de la planificación de la capacidad, Float también tiene algunos problemas. Ahora mismo, la herramienta ofrece funciones como:
- tiempo libre y horarios de trabajo personalizados,
- informes en tiempo real,
- calendario con una opción para importar los días festivos,
- estado de la carga de trabajo del equipo.
Sin embargo, a pesar de ser un conjunto de opciones bastante prometedoras, estas funciones pierden bastante en los acercamientos. Entre los principales problemas que presentan se encuentra la navegación: acercar y alejar el zoom o cambiar la vista de mes a semana se describió como algo engorroso para muchos usuarios.
Además, Float no incluye muchas opciones que los clientes esperan que tenga. Las tareas repetitivas, la gestión de contratos o la programación masiva están ausentes de la herramienta, lo que dificulta mucho la planificación de la capacidad.
Sin embargo, estas funciones por sí solas seguirían siendo una buena adición a cualquier herramienta de gestión de recursos. Sin embargo, no se combinan bien con otras funciones presentes que incluyen la programación de recursos y la planificación de proyectos. Esto se debe a la falta de módulos de análisis en profundidad y de gestión de habilidades que son necesarios para el éxito de las asignaciones.
Todos estos problemas parecen ser remediados por una variedad de integraciones que tiene Float. Sin embargo, como probablemente sepas a estas alturas, cada una de estas integraciones tiene un coste adicional para las características que esperarías encontrar en una sola herramienta.
Las virtudes y defectos de Float se reflejan en su puntuación en G2 y Capterra. Con una puntuación de 4,2 y 4,5 estrellas, Float definitivamente debería llamar la atención, pero no de aquellos que buscan una herramienta de planificación de la capacidad - en ese campo requiere una mejora significativa.
Teamdeck
Teamdeck se describe a sí misma como una herramienta integral de gestión de recursos que combina las hojas de tiempo con la planificación de proyectos y la elaboración de presupuestos. Pero, ¿había espacio para algunas herramientas de planificación de la capacidad, también?
En el caso de Teamdeck, responder a esta pregunta no es fácil. Esto se debe a que el sistema, aunque sea agradable a la vista, carece de estabilidad. Los tiempos de carga de la mayoría de las secciones disuaden al usuario de analizar el contenido de la herramienta. Las repetitivas ventanas emergentes no hacen más que aumentar esta molestia, y las constantes congelaciones alimentan aún más la irritación.
Sin embargo, la experiencia del usuario no es todo lo que un gestor busca en una herramienta de planificación de la capacidad. Entonces, ¿son mejores las funciones de planificación de la capacidad? La respuesta es: desgraciadamente no.
Teamdeck contiene las siguientes características para la gestión de la capacidad:
- seguimiento del tiempo,
- gestión de las vacaciones,
- programación de recursos y proyectos,
- utilización de recursos y gestión de la carga de trabajo.
Por muy buena que parezca esta lista, estas funciones todavía requieren mucho desarrollo por parte del equipo de Teamdeck. Esto se debe a que son simplemente engorrosas de usar y a veces generan registros innecesarios que confunden a muchos de los usuarios que han decidido dejar su opinión en línea. Los mismos problemas son también visibles en otros módulos de la herramienta, incluyendo el seguimiento del tiempo y la gestión de las vacaciones.
Sin embargo, la peor cara de Teamdeck es su analítica. Según las opiniones de algunos usuarios en Capterra y G2, los informes proporcionados por esta herramienta tienen problemas de actualización en tiempo real, lo que hace que se presenten cifras incorrectas en las tablas. Para los gerentes, resultó ser un desafío simplemente imposible de superar.
En definitiva, Teamdeck tiene carencias como herramienta de planificación de la capacidad, y los clientes lo han notado, dejando el software con 4,3 y 4,4 puntos de partida en G2 y Capterra respectivamente.
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