How Resource Management Software Helps to Avoid the 8 Most Common PM Pains

Si dirige una pequeña empresa, probablemente no haya experimentado todos los problemas que surgen a escala (¡todavía!). 

Y si usted dirige una operación de mayor envergadura, probablemente conozca todos los problemas que voy a mencionar en este artículo. 

Siga leyendo para ver cómo la solución adecuada puede ayudarle a resolver estos puntos conflictivos habituales de la gestión de proyectos y qué características debe tener en cuenta cuando busque un software de gestión para su empresa. 

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos es el proceso de planificación, programación y asignación de recursos de la manera más eficiente posible. 

Seguramente sabrá que la gestión de recursos no es un trabajo puntual que se realiza sólo al principio del proyecto. Es algo que se hace desde el principio hasta el final del proyecto. 

En última instancia, el objetivo de la gestión de recursos es cumplir todos los objetivos a nivel de tareas individuales, proyectos y toda la empresa. La idea es alcanzarlos con la mayor eficiencia de recursos posible en el camino.

¿Por qué invertir su tiempo en la gestión de recursos?

• It provides you with an overview of everyone and everything involved in your project – this type of knowledge is critical when you’re booking new projects, negotiating with clients, or planning the next quarters. Without it, you’re running the risk of schedule conflict and scrambling at the last minute to hire new talent (and we all know how time-consuming that is).
• It enables creating a resource utilization plan – another great advantage of resource management is that it allows you to control the amount of work your people have on their plates. Underutilizing and overutilizing your resources both have dire consequences. In the former, your developers get bored and might start looking for another job. In the latter, they’re overwhelmed with work and have no energy left to be innovative. By having a clear idea about employee utilization rate, you can avoid these problems and enjoy your high retention rate at your company.

• Hace que el proceso de planificación y gestión sea más transparente: esta ventaja es especialmente importante para las empresas que tienen un equipo de gestores de proyectos. No querrás acabar en una situación en la que un proyecto esté casi reservado, y tu recurso principal sea asignado de repente a otra tarea. La falta de transparencia en la asignación de recursos y en la programación conduce a la falta de comunicación entre los gestores de proyectos y a la frustración general de todo el equipo.
• It helps you see problems before they start – a good resource planning solution will give you plenty of insights to anticipate problems before they snowball into massive issues. For example, if you notice that senior backend developers are constantly overutilized in your project, you will know who to recruit next and offload them.
• It gives you control over the project – you know who is assigned to the project, how long it will take them to complete project milestones, and their next steps.

Diferentes tipos de gestión de recursos

Programación de recursos

Resource or project scheduling is about making sure that you have the right capacity available for projects. It means that no employee is double-booked, or your PM forgets that your DevOps engineer is on vacation this week. 

A good project scheduling software helps you avoid problems like double bookings and properly manage talents and figure out the expectations of your people to increase your retention rate. 

Planificación de recursos

Resource planning doesn’t only consider the current projects but the future. It’s about getting the right resources for the right project at the right time. 

Gracias a una solución de planificación de recursos, puede planificar proyectos y asignar personas a los mismos con meses de antelación. Disponer de este tipo de conocimientos tiene un valor incalculable a la hora de negociar acuerdos con nuevos clientes. 

Obtenga más información aquí: Planificación de recursos en la gestión de proyectos: ¿por qué merece la pena hacerlo (bien)?

Gestión de recursos

En esta área se asignan los recursos y se controla su tasa de utilización. Aquí también se llevan a cabo prácticas como la nivelación de recursos y la suavización de recursos. La planificación a largo plazo y la gestión estratégica de su cartera de productos también entran en este ámbito de la gestión de recursos.

8 puntos débiles comunes de la gestión de recursos (y cómo resolverlos)

1. Falta de responsabilidad

Uno de los problemas más comunes con los que se encuentran las empresas de servicios informáticos es el de responsabilizar a los gestores de proyectos de las personas a las que asignan un proyecto. 

¿Siguen su índice de utilización? ¿Conocen los directivos la capacidad disponible de cada miembro del equipo? ¿Son responsables de la gestión de su talento? 

Puede resolver fácilmente este problema implantando un sistema que proporcione información transparente sobre cada empleado. De este modo, puedes organizar tu departamento de gestión de proyectos y desarrollar una cultura que promueva la propiedad entre los gestores de proyectos. 

2. No hay capacidad de desarrollo ni de gestión del talento

Muchas empresas de TI simplemente no tienen capacidad de gestión cuando se trata de ayudar a las personas a crecer en sus puestos de trabajo. 

¿Dispone de un sistema que permita a los empleados comunicar lo que les interesa? ¿Sabe qué habilidades quieren desarrollar? 

Las herramientas de asignación de recursos también ayudan a fomentar el desarrollo de los empleados. Puede añadir información a un perfil de empleado y añadir todo el historial de la experiencia y el desarrollo de un empleado. Esta información le resultará útil cada vez que los asigne a un nuevo proyecto y esté vinculado. 

El perfil también puede incluir sus habilidades y objetivos de desarrollo. De este modo, puedes hacer un seguimiento de su rendimiento y aumentar la tasa de retención asegurándote de que se les asigna el proyecto que mejor se ajusta a sus intereses y objetivos profesionales.

3. Falta de alineación entre los empleados y su estrategia empresarial

¿Puede decir con un 100% de certeza que su plantilla está alineada con su estrategia empresarial global? Si no es así, prepárese para los problemas. 

Aquí es también donde las herramientas de asignación de recursos pueden ayudar mucho. Al saber qué talentos necesita su empresa para crecer, su departamento de RRHH puede crear un sistema de recomendación para sus empleados. Esto también añadirá una capa de transparencia a tu proceso de contratación. 

4. Falta de coherencia en la ejecución

Es probable que ya cuente con algunos procesos básicos, como la planificación de la plantilla. Pero, ¿en qué medida está ejecutando estos procesos? ¿Cómo mide su éxito? 

A good project management solution gives you a source of historical data you can dig into to check how your plans compare to reality. You can also get all the insights coming from projects in the past and check how many hours that given task or milestone took to deliver. 

Una herramienta de gestión de recursos le muestra cómo se utilizan las diferentes competencias duras y blandas en su empresa. Por ejemplo, puede descubrir que el 50% de los recursos se utilizan todo el tiempo debido a sus competencias clave. Estas personas son más propensas a verse desbordadas. Puedes intervenir y evitar que se agoten. 

5. No existen herramientas de análisis

La gestión de recursos es como cualquier otro proyecto. Si haces un seguimiento de los objetivos de recursos humanos y financieros, ¿por qué no hacer lo mismo con la gestión de recursos?

En realidad, hay que vigilar todas las métricas que importan, como la tasa de utilización, la capacidad disponible y otras. 

Es inteligente medir la eficacia de sus programas de gestión del talento o la cantidad de trabajo que tiene la gente frente a sus habilidades. Todas estas son métricas importantes que te dirán si las cosas van en la dirección correcta y si estás invirtiendo en las habilidades que te aportan el mayor ROI.

6. No hay vista de pájaro de su cartera de proyectos

Este tipo de software también le ofrece una visión general de alto nivel de todo lo que ocurre en su cartera de proyectos. Lo bueno es que te permite planificar a largo plazo. 

Y este tipo de planificación es clave para las empresas de TI que buscan tener más control sobre su destino.

7. Problemas de comunicación

Al implementar un software de gestión de recursos nunca tendrá que lidiar con problemas como la doble reserva o los problemas de comunicación entre los PMs sobre los proyectos tentativos. Su empresa será capaz de soportar escenarios más dinámicos.

8. Falta de capacidad de previsión

Con una solución de gestión de recursos, puede mantener todos sus datos en un solo lugar. Esto le aporta una gran cantidad de información y le ayuda a prever el futuro. 

Sabrá qué miembro del equipo trabajará en cada proyecto y durante cuánto tiempo. Tener toda esta información formalizada y en un solo lugar le ayudará a estimar con precisión su capacidad disponible en el próximo mes y a incorporar rápidamente a nuevas personas cuando los nuevos proyectos llamen a su puerta. 

Reserve una demostración conmigo para ver cómo funciona esta solución en la vida real. Te mostraré cómo convertirte en un gurú de la gestión de recursos para tu empresa.