¿Qué es el plan de utilización de recursos? Definición
En el sector informático, un plan de utilización de recursos es un documento exhaustivo que describe cómo se asignarán y utilizarán las personas de forma eficiente y eficaz para alcanzar las metas y objetivos de los proyectos.
¿Por qué es tan importante calcular la utilización de los recursos?
Un plan típico de utilización de recursos proporciona una hoja de ruta para gestionar y optimizar los recursos con el fin de garantizar que se utilizan de la manera más óptima para lograr los resultados deseados, teniendo en cuenta al mismo tiempo limitaciones como el tiempo (también conocido como capacidad de recursos), el presupuesto y la disponibilidad.
En otras palabras, permite a los gestores de proyectos y a los miembros de sus equipos lograr una utilización óptima de los recursos , y es un elemento esencial de una gestión eficaz de los proyectos.
¿Cómo calcular la utilización de los recursos?
Calcular el índice de utilización de los recursos es sencillo: puede aprender a medir la utilización con nuestro artículo sobre la utilización eficaz de los recursos. También puedes encontrar allí una fórmula típica de utilización de recursos.
Sin embargo, también existen diferentes índices de utilización, incluida la utilización facturable y no facturable. También hablamos de ellos en nuestro blog y añadimos docenas de valiosos consejos para los gestores de recursos que deseen mejorar la planificación y el rendimiento de los recursos en sus empresas.
¿Cuál es el objetivo de crear un plan de utilización de recursos?
Un plan de utilización de recursos bien diseñado sirve de guía a los gestores de proyectos. Les ayuda a:
- gestionar y controlar eficazmente los recursos,
- garantizar su uso óptimo,
- evitar cuellos de botella o retrasos relacionados con los recursos.
También es útil para mantener un enfoque equilibrado en la asignación de recursos, maximizar la productividad y minimizar el banco de empleados, lo que en última instancia conduce a la finalización con éxito del proyecto dentro de las limitaciones definidas, como el tiempo o el presupuesto.
¿Qué debe incluir un plan de utilización de recursos?
Un plan de utilización de recursos suele incluir:
- detalles sobre los tipos de miembros del equipo que se necesitan, ahora y en los próximos periodos,
- asignación de recursos entre diferentes tareas o actividades,
- el calendario de utilización de los recursos,
- el gestor del proyecto responsable de gestionar y supervisar el uso de los recursos.
También puede incluir:
- estrategias para gestionar los conflictos de calendario,
- hacer frente a la escasez o sobrecarga de recursos,
- optimizar la utilización de los recursos a lo largo de todo el proyecto.
Creación de un plan de utilización de recursos paso a paso
La creación de un plan de utilización de recursos implica varios pasos clave para asignar y gestionar eficazmente los recursos de un proyecto o tarea. A continuación te explicamos cómo hacerlo en unos sencillos pasos.
Paso 1: Definir el alcance y los objetivos del proyecto
Empiece por la parte más obvia de la gestión de recursos y especifique qué quiere hacer y qué personas necesitará para completar la tarea.
En esta fase, hay que centrarse en la planificación del proyecto y definir su alcance y objetivos. La creación de un plan de proyecto con hitos también sería útil, ya que le ayudará a entender:
- objetivos y principales resultados,
- calendario del proyecto,
- cualquier otro detalle que deba tener en cuenta antes de iniciar el proyecto.
Paso 2: Identificar los recursos necesarios
Una vez preparada la lista de operaciones previstas, le resultará fácil asignar las personas a las etapas previstas.
Simplemente haga una lista de todos los especialistas necesarios para su proyecto o tarea. Si es necesario, también puedes añadir la información sobre recursos adicionales que puedas necesitar durante el proyecto, como suscripciones, software o dispositivos.
Paso 3: Estimar los recursos necesarios
Una vez que haya terminado de especificar el tipo de especialistas que necesitará para un proyecto, intente estimar la cantidad y duración de cada asignación en función del alcance y los objetivos del proyecto. En este punto, no necesita saber exactamente cuántos puestos a tiempo completo requerirá el proyecto; en su lugar, intente determinar cuánto tiempo llevará cada fase del proyecto, tal y como se muestra a continuación.
Un ejemplo de estimación de proyectos en Primetric
Paso 4: Evaluar los recursos disponibles
Antes de pasar a la asignación de recursos, determine la disponibilidad de recursos de cada miembro del equipo y asegúrese de que no existen obstáculos que puedan afectarla más adelante durante el proyecto. Tales obstáculos pueden incluir:
- otras tareas y asignaciones facturables,
- largas vacaciones,
- dimisiones o despidos previstos,
- permisos parentales,
- cualquier otra ausencia prevista,
- vacantes.
Si es posible, los jefes de proyecto deben utilizar programas informáticos específicos de gestión de recursos -como Primetric- para ver la tasa de utilización de recursos de todos los miembros del equipo y determinar si su capacidad de recursos les permite o no ser asignados al proyecto.
Paso 5: Gestión de recursos
Basándose en las necesidades de recursos estimadas y en su disponibilidad, asigne los recursos a tareas o actividades específicas en el calendario de su proyecto. Una vez más, asegúrese de que no haya conflictos de programación, ausencias u otras asignaciones que puedan interferir con sus planes. Si es posible, utilice un programa que pueda informarle de cualquier asignación que se solape.
La notificación de overbooking en Primetric evita que los gestores se equivoquen en las asignaciones
Paso 6: Medir la utilización de los recursos
Medir periódicamente la utilización de recursos en todo el proyecto, tarea o incluso en la empresa en su conjunto para garantizar que todos los miembros del equipo utilicen al máximo su utilización facturable. Para ello, deben realizar un seguimiento de la utilización de los recursos que permita a sus responsables comparar el uso real de los recursos con la asignación prevista, identificar cualquier limitación o problema general de utilización de los recursos y realizar los ajustes necesarios.
La mejor manera de hacerlo es
- realizar un seguimiento de la utilización de los recursos utilizando los datos de seguimiento temporal para ver el progreso del proyecto y reaccionar ante cualquier cambio negativo,
- utilizar informes automatizados que le proporcionen una visión general de la utilización efectiva de los recursos y sus cambios a lo largo del tiempo.
Paso 7: Optimizar la utilización de los recursos
Por supuesto, el plan de utilización de recursos no termina cuando la última persona hace un seguimiento de sus horas. Optimice continuamente la utilización de los recursos para garantizar una asignación eficiente y eficaz. Esto puede implicar reasignar personas en función de las necesidades cambiantes del proyecto, resolver conflictos de recursos o identificar y abordar cualquier cuello de botella.
¿Cómo debe ser un plan de utilización de recursos?
A un nivel muy general, el plan de utilización de recursos debe mostrar exactamente qué personas están disponibles y cuáles tienen exceso de trabajo o simplemente están ocupadas con diversas tareas facturables. También debe proporcionar a las personas involucradas en la gestión de proyectos una visión general de la utilización general de los recursos y las tasas de utilización de todos los recursos. Este es el aspecto de una herramienta profesional de gestión de recursos.
Por ejemplo, en este mapa de disponibilidad simplificado, puede ver tanto las horas registradas (barra superior en la sección de cada empleado; las barras grises indican que no se han registrado horas) como las horas planificadas (barra inferior en la sección de cada empleado; el verde indica la utilización máxima, mientras que el morado indica los tiempos extraordinarios). Juntas muestran a los responsables un índice exacto de utilización de cada empleado, lo que permite a los responsables crear un plan de utilización de recursos sin errores y mejorar la utilización estratégica de recursos en el conjunto de la empresa.
A un nivel más detallado, el plan de utilización de recursos debe incluir aún más información. Por ejemplo, en Primetric cubre:
- el tipo de asignación (activa, borrador, reservada), así como la programación completa de recursos y la gestión de la cartera de proyectos actuales y futuros,
- cargo y salario de la persona,
- su longitud,
- fase del proyecto (si procede),
- costes de trabajo (costes de las horas seguidas/costes de las horas previstas),
- porcentaje de utilización disponible.
¿Quiere saber más sobre la gestión de la utilización?
Tenemos algunos recursos que pueden resultarle útiles.
Visite nuestro blog para obtener más información:
- gestionar la utilización del equipo,
- optimización de la mano de obra,
- previsión de recursos,
- gestión de la carga de trabajo,
- gestión de la capacidad,
- asignación de recursos en la gestión de proyectos.
O, si desea pasar directamente a la acción y mejorar sus propios procesos, inicie una prueba con Primetric o reserve una demostración con nuestros asesores: ¡le mostrarán la mejor forma de perfeccionar su utilización!
