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Con técnicas sólidas de planificación y programación de proyectos. Incluso Abe Lincoln reconoció la importancia de la planificación. Incluso es famosa su frase: "Si tuviera que cortar un árbol en 4 horas, pasaría 3 horas afilando mi hacha": "Si tuviera que cortar un árbol en 4 horas, pasaría 3 horas afilando mi hacha". En nuestro caso, una programación adecuada del proyecto es como afilar el hacha: el resto irá mucho más suave si lo hacemos bien. Veamos cómo hacerlo exactamente.
¿Cómo definir la programación de un proyecto?
La programación de un proyecto puede definirse como la creación de una lista de objetivos, entregables e hitos para un proyecto, y su utilización para preparar un plan de proyecto completo con un calendario detallado del proyecto y un esquema de la ruta crítica del mismo.
¿Cuáles son los tipos de calendarios en la gestión de proyectos?
La programación en la gestión de proyectos puede ser muy granular en función de su finalidad. En consecuencia, podemos dividir dichos planes en tres categorías:
- Programación general del proyecto que actúa como una visión general de todas las actividades necesarias para completar el proyecto.
- Programación del proyecto por hitos que se centra en los objetivos principales de cada etapa o periodo del proyecto.
- Programación detallada del proyecto que profundiza en los detalles de cada parte del trabajo, mostrando las tareas consecutivas y las personas responsables de cada una de ellas.
5 pasos para crear un proceso de programación de proyectos perfecto
La programación de un proyecto no tiene por qué ser una experiencia caótica alimentada por un flujo de información incoherente y un pensamiento ilusorio. De hecho, todo el proceso puede organizarse en unos pocos pasos, como los que se indican a continuación.
1. Identificar el alcance del proyecto
Before you start project scheduling, you need to know what you are scheduling your resources for. For that, you have to identify the project scope.
Muchas fuentes definen el alcance del proyecto como una lista de objetivos que debe cumplir un proyecto. Sin embargo, no es tan sencillo: eso es sólo una ilusión.
¿Cómo crear una descripción detallada del proyecto?
Para ejecutar el proyecto correctamente, es necesario tener una descripción muy detallada de la operación. Es necesario identificar una ruta crítica para el proyecto. El esquema debe incluir:
- lista de objetivos y resultados específicos para todo el proyecto y sus fases posteriores,
- una visión general de las tareas y las habilidades necesarias para completarlas,
- coste estimado de todas y cada una de las operaciones incluidas en el proyecto,
- los plazos preferidos para todo el proyecto y sus fases,
- criterios de aceptación,
- limitaciones del proyecto.
Alcance del proyecto: ¿cómo mejorar su precisión?
Además, para que todas estas conclusiones sean precisas (y para que el calendario del proyecto también lo sea), la identificación del alcance del proyecto requiere una comunicación constante con las partes interesadas, una documentación excelente y un enfoque abierto. Por lo tanto, no es de extrañar que a muchos directores de proyecto les resulte muy pesada esta parte de la programación del proyecto.
Sin embargo, el método del camino crítico y la estructura de desglose del trabajo son esenciales para identificar el objetivo clave del calendario del proyecto, y es uno de los principales factores de éxito del proyecto. Por lo tanto, recomendamos encarecidamente centrarse en esa parte del proceso por el bien de los miembros de su equipo.
2. Preparar las estimaciones
Utilizando la información que ha reunido en los pasos anteriores, tanto con el método del camino crítico como con la estructura de desglose del trabajo, ahora puede colocar los hitos y los objetivos principales en el calendario, creando el primer borrador del calendario del proyecto.
Determinar la línea de tiempo correcta
Aun así, la creación de un calendario del proyecto requiere algo más de análisis. Para completarlo, primero hay que echar un vistazo a las operaciones existentes y:
- determinar cuándo puede comenzar y terminar el proyecto, si es posible. Este es el caso, sobre todo, de los proyectos en cascada que terminan al cabo de un determinado periodo. Si tiene problemas con eso, lea nuestro artículo sobre la planificación de la capacidad.
- determinar cuántas horas al mes van a dedicar sus especialistas a trabajar en el proyecto de un cliente. Este enfoque es más popular en el sector de las TI, ya que es habitual en proyectos ágiles, como el desarrollo o el mantenimiento de software.
Al mismo tiempo, trate de definir los hitos tanto del proyecto como de sus finanzas, ya que son la clave para crear estimaciones precisas para la programación del proyecto.
Pasar a la previsión
Una vez hecho esto, haz una previsión de los costes de todas las operaciones por tu parte y compáralos con los ingresos estimados del proyecto. Acuérdate de controlar el margen de beneficio, pues de lo contrario podrías quedarte sin ingresos adicionales.
Basándose en la previsión, sabrá exactamente qué recursos y habilidades se necesitan para completar el proyecto o una parte de él. Por lo tanto, le resultará más fácil completar un proceso de gestión de recursos.
3. Gestión de recursos
Having finished the resource forecasting, you can also see what skills and, consequently, what specialists are necessary to bring the idea to life, and when they are necessary. That means you can start allocating resources.
Gestión de recursos: factores clave
Sin embargo, la planificación de recursos no es una tarea fácil. Para llevarla a cabo con éxito, hay que tener en cuenta numerosas variables. Entre ellas:
- los días festivos,
- ausencias individuales,
- asignaciones preexistentes en otros proyectos,
- capacidad y utilización de los especialistas,
y más.
Asignación de recursos
Una vez obtenida la información, puede asignar los miembros del equipo a las etapas consecutivas del proyecto. Le recomendamos encarecidamente que utilice diagramas de Gantt o calendarios para hacerlo, ya que son perfectos para mostrar las dependencias y las conexiones entre los proyectos, incluso con algunos datos más complejos, como las asignaciones de tiempo parcial y las horas de seguimiento. Un software de programación de proyectos como Primetric puede ayudarle a hacerlo.
Además, Primetric también utiliza las asignaciones para prever el coste total del trabajo en el proyecto. A medida que se incorporan nuevas personas, el sistema utiliza sus tarifas horarias o salarios mensuales para crear gráficos en tiempo real con cálculos de costes. Luego, puede compararlos con las estimaciones y actuar cuando sea necesario.
4. Crear el cronograma final
If you allocated the resources successfully with our project scheduling techniques and made no mistake, you can finally take a look at the final project timeline.
Si utiliza una herramienta de programación de proyectos como Primetric, la línea de tiempo se generará automáticamente en el calendario del proyecto. Si no utiliza este tipo de herramientas, puede probarlas ahora o hacerlo manualmente en Excel o en otra herramienta de su elección.
5. Seguir el progreso y hacer los cambios necesarios
Naturalmente, las cosas no siempre salen según lo previsto y no podemos evitarlo ni siquiera con las mejores técnicas de programación. Afortunadamente para ti, con la programación de proyectos incluida en tu trabajo, puedes gestionar fácilmente los cambios en el calendario del proyecto y utilizarlos en tu beneficio.
Tiempo en pista
El primer paso para ello es el seguimiento del tiempo. Por muy sencillo que parezca, el seguimiento del tiempo permite a los gestores de proyectos estar al tanto del trabajo planificado y ver si todo funciona según lo previsto.
Cuando las horas trabajadas aparezcan en el sistema, podrá identificar problemas importantes, como las horas extra o la falta de recursos para el trabajo. Por supuesto, para que esa característica funcione correctamente en relación con su estructura de desglose del trabajo, necesitará un software de programación de proyectos de alta gama: recomendamos utilizar Primetric para ello.
Supervisar el progreso
Luego, a un nivel más general, puede supervisar el progreso del proyecto y compararlo con el calendario del mismo. Puede hacerlo analizando tanto las horas de seguimiento como las programadas. Además, también le recomendamos que haga lo mismo con el presupuesto incluido en el calendario del proyecto: eso puede ayudarle a evitar beneficios mínimos en caso de que haya algún contratiempo.
Con la información recopilada durante el análisis, ya puede actualizar el calendario del proyecto. Empieza por el presupuesto: cualquier problema sobre el terreno debe requerir tu atención inmediata.
A continuación, cuando esté seguro de que las finanzas satisfacen los requisitos de su empresa, puede analizar también el estado del proyecto en busca de otros problemas. Entre los más populares se encuentran: el exceso de reservas, los empleados ociosos o las ausencias inesperadas que pueden provocar retrasos en el proyecto.
Programación de proyectos: ejemplos prácticos
Muy bien, ya conoce la teoría, ahora es el momento de poner ejemplos que pueda utilizar en su gestión de proyectos de inmediato.
Ejemplos de programación de proyectos por metodología
Por supuesto, el calendario del proyecto puede variar en función de diversas circunstancias. El tipo de metodología utilizada para el proyecto es una de ellas. Veámoslo con más detalle.
Programación de proyectos en cascada
Los proyectos en cascada tienen su fecha de inicio y su fecha de finalización fijadas por los gestores del proyecto incluso antes de empezar. Por tanto, pueden planificarse de principio a fin en su conjunto.
Para llevar a cabo con éxito la gestión del proyecto en cascada, hay que empezar con un alcance detallado del proyecto. A continuación, calcule el tiempo necesario para completar cada etapa del proyecto durante toda su duración, de principio a fin: los diagramas de Gantt son una herramienta perfecta para ello.
Una vez hecho esto, asigna los miembros del equipo y calcula sus costes (incluye también los gastos generales de la empresa y del proyecto).
El resultado será un calendario completo del proyecto con un presupuesto. Con él a mano, podrá comprobar si la rentabilidad del proyecto es lo suficientemente buena para su negocio, y hacer los cambios pertinentes.
Programación de proyectos ágiles
Los proyectos ágiles se dividen en sprints que marcan su finalización con el desarrollo de nuevas características u otros incrementos. Por lo tanto, la gestión de proyectos para ellos es un poco diferente a la de los proyectos en cascada.
Alcance del proyecto frente al proyecto ágil
Al igual que en cualquier otro tipo de programación de proyectos, su empresa debe comenzar con un alcance del proyecto. A continuación, el alcance se divide en periodos correspondientes al desarrollo de nuevas funciones o cualquier otro hito que los clientes consideren crucial. Éstos suelen determinarse mediante una ruta crítica.
Después, el proceso de programación del proyecto se centra en los períodos determinados en lugar de en la totalidad de las operaciones. Por lo tanto, si está utilizando un software de programación de proyectos, debe dividir el calendario del proyecto en períodos que utilizará para la evaluación y revisión del programa. Para ello, recomendamos utilizar los diagramas de Gantt.
A continuación, puedes asignar a los miembros del equipo a determinados sprints y calcular el presupuesto para cada fase consecutiva, creando numerosos calendarios de proyectos más pequeños. Después, puedes utilizar esa información para estimar las finanzas y los plazos de todo el proyecto.
Ejemplos de programación de proyectos por tipo de facturación
Pero, ¿y si la metodología no es el único problema? ¿Y si el presupuesto también se interpone?
El calendario del proyecto también puede ajustarse a este caso. Veamos algunos ejemplos.
Programación de proyectos para proyectos T&M
Los proyectos de tiempo y material pueden parecer sencillos: calculamos el número de horas trabajadas y las facturamos al cliente. Sin embargo, ¿cómo afecta este enfoque a la programación del proyecto?
Para este tipo de proyectos, el proceso de programación del proyecto es el mismo que el común que le hemos presentado anteriormente. Sólo hay una diferencia: el calendario del proyecto se crea una vez cada ciclo de facturación, sea cual sea.
Gestión de proyectos de T&M
Por ejemplo, para un proyecto de tiempo y material que se paga cada mes, la programación del proyecto comienza antes de que empiece el mes. Al igual que en los casos anteriores, comienza con la determinación del camino crítico del proyecto y la elección de sus objetivos clave. El resultado es un esquema del trabajo que hay que realizar durante ese tiempo, incluidas las personas y sus costes, para esa fase del proyecto. Normalmente se muestran en diagramas de Gantt en una herramienta de programación de su elección.
A continuación, la información se combina con los gastos generales para crear un calendario completo con presupuesto que puede utilizarse como calendario del proyecto.
Programación de proyectos a precio fijo
Los proyectos de precio fijo tienen un presupuesto limitado que tiene que ser suficiente para cubrir el trabajo y dejar a la empresa con unos beneficios decentes. Aun así, es más fácil decirlo que hacerlo.
La programación típica de un proyecto de precio fijo comienza con el alcance del proyecto. Sin embargo, en este caso los gestores de proyectos tienen que prestarle aún más atención.
Esto se debe a que el precio del proyecto debe cubrir todos los gastos incluidos en el alcance. Para ello, recomendamos una descripción detallada de las operaciones.
El proceso de estimación y planificación de recursos es aún más importante para la programación de proyectos de precio fijo. Esto se debe a que, a medida que se asignan personas al proyecto, los costes aumentan, poniendo en riesgo el margen de beneficios.
Además, muchos gestores de proyectos ponen en peligro sus operaciones porque no incluyen los gastos generales en el presupuesto del proyecto. También es necesario hacerlo durante la programación del proyecto.
Por lo tanto, para evitar que los gastos se disparen, las estimaciones deben hacerse con informes en tiempo real a mano. Son la mejor manera de identificar cualquier obstáculo o, peor aún, operaciones infravaloradas.
Programación de proyectos para proyectos de retención
Los proyectos Retainer suelen incluir el mantenimiento de un desarrollo lento. Desde el punto de vista financiero, son como una suscripción: un cliente paga una suma de dinero cada mes para obtener una serie de servicios incluidos en su paquete.
Pero, ¿cómo se refleja este paquete en el calendario del proyecto?
A nivel muy general, la programación de los proyectos retenidos funciona igual que la programación de los proyectos T&M. Sin embargo, en lugar de calcular los datos de todo el proyecto, los gestores de proyectos sólo tienen que centrarse en las estimaciones de un único periodo de facturación.
Técnicas de programación de proyectos: ¿qué hacer para tener éxito?
La base de la programación de proyectos en la gestión de proyectos es siempre la misma. Pero, ¿y si quieres asegurarte aún más de que todo sale bien?
A continuación, le presentamos algunas técnicas que puede utilizar para mejorar aún más el proceso de gestión de horarios y evitar problemas adicionales.
- Apóyese en las partes interesadas pertinentes desde el principio. No negocie con decenas de personas vagamente interesadas en cooperar; encuentre un único responsable del proyecto por parte del cliente para mejorar la comunicación.
- Utilice los datos históricos para mejorar los planes y las estimaciones. Recoge la información en las herramientas de planificación y programación sobre la marcha y saca conclusiones para mejorar en el futuro.
- Incluya en el plan todas las etapas, tareas e hitos. No asuma que algunas partes del proyecto pueden ser obsoletas. Utilice tableros Kanban o diagramas de Gantt para crear dependencias de tareas y planes de proyecto transparentes.
- No dé por sentado que las cosas se desarrollan al 100% según el plan. Reserva el 80% de la capacidad de los especialistas, añade algo de tiempo a cada fase del proyecto y deja algo más de espacio para los imprevistos.
- Defina los objetivos críticos. Algunas tareas son simplemente mucho más importantes que otras. Identifícalas y céntrate en ellas a medida que avanzas para conseguir mejores resultados.
- Incluya los gastos generales de la organización en los cálculos de rentabilidad. Los costes de las tecnologías, los equipos de oficina y el personal de apoyo también afectan a tus márgenes.
- Tenga en cuenta los costes de las personas y los recursos. Al final, lo que se busca son los beneficios y, para conseguirlos, hay que tener en cuenta las finanzas al preparar un plan de gestión de recursos.
- Utilice herramientas capaces de visualizar los datos, como líneas de tiempo, carga de trabajo y progreso. Puedes probar Primetric, ¡si no tienes nada más en mente!
¿Pueden las herramientas de programación de proyectos ayudarme a hacer todo eso?
La respuesta es sí, por supuesto.
Las herramientas de programación de proyectos ofrecen docenas de funciones que se adaptan perfectamente a las necesidades de los gestores de proyectos. Entre ellas se encuentran:
- planificación de recursos,
- gestión de competencias,
- gestión de la cartera de proyectos,
- la contabilidad de los proyectos,
- seguimiento del tiempo,
- inteligencia empresarial.
...y muchos más.
Pero no tiene que confiar en nuestra palabra. En nuestro blog hemos preparado un completo resumen de las herramientas de programación de proyectos, para que pueda elegir su software de gestión perfecto.
Como alternativa, si todavía tiene problemas para decidirse, también puede leer nuestra guía sobre cómo elegir la herramienta de programación de proyectos adecuada.
Beneficios de la programación de proyectos en la gestión de proyectos
La programación de proyectos ofrece una serie de ventajas que pueden utilizarse no sólo para completar el proyecto, sino también para mejorar la calidad del trabajo en toda la empresa. Estas ventajas incluyen:
- Mejora de la gestión de la cartera de proyectos. Se garantiza una mejor planificación, una mejor asignación de recursos y una mayor fiabilidad para cada proyecto.
- Fácil seguimiento del progreso del proyecto. Si una comparación de los datos reales con el calendario del proyecto muestra algunos cambios, puede reaccionar ante ellos y encontrar el problema antes de que afecte al proyecto.
- Comunicación transparente para todas las partes implicadas. El calendario del proyecto ayuda a todas las partes interesadas a estar en sintonía con el proveedor.
- Mejor gestión del riesgo. Con un software de programación de proyectos basado en el camino crítico, podrá detectar fácilmente cualquier incoherencia, retraso o falta de recursos y resolverlos antes de que se conviertan en una amenaza para las operaciones de la empresa.
- Asignación de proyectos más sencilla. La disponibilidad de recursos deja de ser un enigma cuando se puede ver toda la información en un único plan.
- Rentabilidad claramente definida. La elaboración de un presupuesto siempre es un reto, pero con el calendario del proyecto es mucho más predecible, y beneficioso.
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