¿Sabe lo que paga? Gestionar los costes de un proyecto paso a paso

¿Sabes qué hiciste mal en ese último análisis financiero?

Por supuesto, a todos los gestores de proyectos les ocurren errores, pero en tiempos de crisis evitarlos es aún más importante que antes. Por eso, la gestión de costes de proyectos debe convertirse en una parte inevitable de tu gestión, y aquí te explicamos cómo utilizar el proceso para generar beneficios.

¿Qué es la gestión de costes de proyectos? 

La gestión de costes en un proyecto incluye la planificación, gestión y control del presupuesto del proyecto y de todos sus costes, desde una estimación inicial hasta un resumen al final del proyecto. En resumen, proporciona una cobertura completa de todos los costes en el ámbito del proyecto y es una base para la gestión del proyecto con fines financieros.

El objetivo de la gestión de costes es muy sencillo, pero crucial para las empresas de TI: se trata de garantizar la rentabilidad del proyecto en todas las fases de su ciclo de vida. 

4 etapas que debe tener su proceso de gestión de costes 

Al igual que cualquier otro proceso que se supone que abarca todo el ciclo de vida del proyecto, el plan de gestión de costes también se divide en unas cuantas etapas que un gestor de proyectos puede utilizar para controlar aspectos financieros críticos, como los sobrecostes o los costes variables. En resumen, el plan de gestión de costes se diseñó para ayudar a los gestores de proyectos a mantener el control de la operación independientemente de sus cambios en el tiempo, la planificación de recursos o los costes futuros del proyecto. 

Estas etapas incluyen: 

Planificación de recursos 

El proceso de planificación de recursos tiene un objetivo muy sencillo: dividir el proyecto en fases y tareas, asignar el personal adecuado a cada una de ellas y facilitar la evaluación de los costes reales a los jefes de proyecto interesados en un perfecto control de costes.

El proceso requiere una estructura de desglose del trabajo o un alcance detallado del proyecto que sirva de base para las asignaciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, ambos documentos son propensos a cometer errores humanos o a desviarse del alcance, lo que provoca retrasos y problemas de asignación. He aquí algunos ejemplos y consejos para evitarlos. 

Principales retos de la planificación de recursos

Los procesos de planificación de recursos suelen adolecer de problemas como: 

• falta de datos históricos sobre proyectos similares que puedan ayudar a evaluar de forma realista la cantidad de trabajo en cada tarea o fase. Le recomendamos encarecidamente que adquiera proyectos en los que su empresa tenga cierta experiencia; de lo contrario, su operación puede ser propensa a arrastrarse o a no ser rentable, ya que su presupuesto de proyecto puede cambiar con el trabajo adicional, 
• desconocimiento de la disponibilidad de las personas a lo largo de la duración del proyecto, lo que provoca overbooking o lagunas en las asignaciones. Esto suele acabar con personas no disponibles asignadas a un proyecto, ¡y que no podrán completarlo! 
• crear un plan de proyecto basado en la propia percepción del gestor en lugar de consultar con otros expertos. El software de gestión de proyectos puede ayudarle a resolver ese problema y mejorar los presupuestos de sus proyectos.
• subestimar la cantidad de trabajo necesaria para completar el proyecto, 
• no incluir retrasos o riesgos en el plan de recursos y, como consecuencia, crear calendarios de proyecto poco realistas. 

Estimación de costes

Si ya ha terminado de crear su plan de recursos y ha incluido algo de tiempo adicional para posibles retrasos menores, ahora puede empezar a calcular los costes de todo el proyecto. 

En este punto, debe intentar calcular los costes del trabajo utilizando las tarifas horarias reales o los salarios de los empleados que sugirió asignar al proyecto en su plan de recursos. Esto es vital para la exactitud de nuestras estimaciones, ya que la elección de distintos especialistas puede afectar tanto a los costes del trabajo como a su ritmo debido a la disponibilidad de los recursos. 

Esta estimación de costes debe realizarse de forma muy precisa, ya que servirá de base para la posterior comparación con los datos reales recopilados a lo largo de la gestión de costes del proyecto. 

Principales retos de la estimación de costes

Aun así, aunque la estimación de costes en la gestión de costes de proyectos pueda parecer sencilla, existen algunos problemas cruciales que conviene evitar al llevar a cabo el proceso. Entre ellos se incluyen: 

• utilizar datos poco realistas para sus cálculos. Nada de tarifas horarias medias ni de suposiciones; trabaja solo con la información real del plan de recursos para no cometer errores. 
• utilizar en sus cálculos un plan de recursos demasiado optimista. Una vez más, le instamos a que deje margen en el proyecto para imprevistos. 

Presupuestación de costes 

Una vez preparadas unas estimaciones precisas, puede pasar a elaborar el presupuesto del proyecto. 

¿Qué debe incluirse en el presupuesto de costes para la gestión de proyectos?

Tus cálculos deben incluir: 

• costes de trabajo calculados a partir de los sueldos o salarios por hora reales de los empleados asignados a un proyecto y sus fases. No utilices aquí tarifas medias: no son lo bastante precisas como para ofrecerte estimaciones correctas. 
• gastos generales del proyecto, como costes de equipos, programas informáticos o viajes relacionados con el proyecto, 
• fracción de los gastos generales de organización que el proyecto deberá cubrir con sus beneficios. Hemos explicado cómo dividir y calcular estos costes en nuestro artículo sobre imputación de costes, 
• costes de cualquier factor de riesgo adicional que su proyecto pueda necesitar cubrir. 

Dicho presupuesto se utilizará en una fase posterior de la gestión de costes del proyecto como base de comparación con los costes reales de la operación. 

Principales retos de la presupuestación de costes

Entre los principales errores que se pueden cometer al elaborar el presupuesto de un proyecto figuran los siguientes: 

• no incluir el precio de los gastos generales en su presupuesto,
• sin dejar margen para errores o retrasos aleatorios. Recuerde que estas cosas pueden ocurrir sin motivo aparente y no hay que ignorarlas. 
• No disponer de información sobre los gastos generales. Si no lleva un registro de estos datos, debería empezar a hacerlo; de lo contrario, podría llevarse una desagradable sorpresa al evaluar los resultados financieros de su empresa. 

Control de costes 

Por último, pero no por ello menos importante, hay que controlar los gastos a lo largo de todo el proyecto para asegurarse de que no deje de ser rentable al cabo de un tiempo. Para ello, puedes:

Utilizar el análisis financiero del proyecto 

Cuando el proyecto aún está en marcha, puedes utilizar los elementos del análisis financiero del proyecto para ver si su presupuesto no se ha agotado hasta ahora. La mejor forma de hacerlo es calcular el índice de rentabilidad. 

Este indicador muestra si el número de horas del proyecto ha superado las expectativas. Por lo tanto, este indicador puede utilizarse posteriormente para mostrar una fracción del presupuesto que queda por utilizar. 

Índice de rentabilidad - ejemplo

Supongamos que la mitad del proyecto A ya está hecha. Se suponía que iba a llevar 1.600 horas. Sin embargo, completar el trabajo hasta este punto ha llevado 750 horas. Por lo tanto, tenemos que multiplicar el progreso (en este caso, es 0,5, porque 1 significa un proyecto totalmente terminado) por 1600 horas estimadas y, a continuación, dividir el resultado por 750. En este caso, el IPC es 1,07: el proyecto ha utilizado un 7% más de presupuesto de lo previsto. 

Sigue tus progresos con herramientas especializadas 

Por supuesto, en el siglo XXI no es necesario calcular a mano el avance del proyecto diariamente. Algunas herramientas avanzadas, como Primetric, pueden utilizar el tiempo de seguimiento del proyecto para calcular el coste del trabajo automáticamente, proporcionándole los costes reales de su proyecto en tiempo real. 

Principales retos del control de costes

Al igual que cualquier otra parte de la gestión de costes de un proyecto, el control de costes también presenta algunas cuestiones que conviene evitar en su proceso. Entre ellos se incluyen: 

• no imponer un seguimiento suficiente del tiempo en su empresa. No habrá ningún coste sin un seguimiento del tiempo, por lo que es esencial convencer a todos los empleados de que rellenen sus hojas de horas. 
• utilizar salarios erróneos o medios para los cálculos. No nos cansaremos de repetirlo: ¡cualquier error aquí afectará a todos los cálculos! 
• dedicar demasiado tiempo a los cálculos. El tiempo del gestor también es valioso y debe ahorrarse siempre que sea posible. Por ello, recomendamos encarecidamente utilizar herramientas especializadas para estos cálculos: ¡son capaces de automatizar todo el proceso! 

Ventajas de la gestión de costes de proyectos 

Llegados a este punto, puede que se pregunte: ¿pero para qué sirve todo esto? 

La gestión de costes de proyectos tiene numerosas ventajas que deberían convencerle para utilizar este proceso a diario. Estas ventajas incluyen: 

• evitando sobrecostes y garantizando que sus proyectos sean lo más rentables posible,
• ayudarle a calcular con precisión el precio de un proyecto, 
• evitar riesgos y problemas presupuestarios en el futuro, 
• Ayudar a los gestores a encontrar los problemas financieros del proyecto y resolverlos antes de que se conviertan en asuntos más acuciantes. 

¿Quiere llevar su gestión de costes a un nivel completamente nuevo? 

Podemos ayudarle a hacerlo, y también le echaremos una mano con algunas otras cosas. 

Visite nuestro blog para obtener más información: 

• reduciendo el banco de empleados y ahorrando miles de dólares, 
• mejorar la rentabilidad de una empresa de TI, 
• sobrecostes y evitarlos, 
• medir los resultados financieros de la empresa, 
• incluir los gastos generales en el precio de las horas facturables, 

y muchos más. 

O, si ya cree que podría mejorar sus procesos financieros con una nueva herramienta, reserve una demostración con nuestros asesores o inicie una prueba con Primetric ahora mismo.