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¿Qué es la rentabilidad? Definición
La rentabilidad es una medida de los beneficios obtenidos por una empresa o una parte de sus actividades, por ejemplo, un proyecto. La rentabilidad es un factor importante a la hora de analizar los resultados financieros y es uno de los principales indicadores del éxito de la empresa para la mayoría de los negocios.
En este artículo, sin embargo, nos centraremos en la rentabilidad más general, la que se calcula para toda la empresa y toda su base de clientes.
¿Cómo mejorar los márgenes de beneficio de una empresa?
Simplificar las liquidaciones
¿Sabe qué tienen en común los servicios informáticos más rentables y de mayor crecimiento? La sencillez del presupuesto y los ingresos recurrentes que les permiten responder a diario a las preguntas clave sobre sus finanzas.
¿Cómo encontrar las operaciones altamente rentables en su empresa?
Calcule los costes de cada jornada laboral de cada desarrollador para estimar con precisión los costes del trabajo. Del mismo modo, también puedes asegurarte de que no pierden el tiempo en tareas no facturables.
Utilice la misma información para asignar personal y no salirse del presupuesto. Al mismo tiempo, también simplificará las liquidaciones con los clientes y minimizará el riesgo de utilización no facturable.
Intenta asignar los proyectos con una perspectiva a más largo plazo y, si es posible, utiliza el modelo SaaS que te proporciona unos ingresos estables y recurrentes. Cualquier trabajo adicional fuera del alcance inicial puede liquidarse por separado cuando sea necesario.
Control de las horas facturables y no facturables
La mayoría de las empresas de TI trabajan tanto en proyectos comerciales como internos. Sin embargo, algunas de ellas parecen no darse cuenta de que el trabajo interno puede comerse todos los beneficios generados por los proyectos encargados por los clientes.
Control de la facturación de tareas específicas
Para asegurarse de que se realiza la mayor parte del trabajo en los proyectos encargados por los clientes actuales, debe controlar tanto las horas facturables como las no facturables, especialmente en el caso de las personas clave de sus proyectos Si la proporción entre horas facturables y no facturables está disminuyendo, es posible que sus proyectos comerciales pronto no puedan cubrir los costes de todas las operaciones, lo que pondría a su empresa en una situación difícil.
Cálculo de la rentabilidad de los proyectos mediante la fórmula de imputación de costes
En las empresas de servicios informáticos, los proyectos son la principal fuente de ingresos, mientras que las personas que los completan son la fuente de costes. Por lo tanto, debes calcular su rentabilidad no solo después de que terminen, sino también antes de que empiecen y mientras están en curso.
¿Cómo calcular los márgenes de beneficio de los clientes existentes?
Aun así, es más fácil decirlo que hacerlo. Esto se debe a que los proyectos tienen que cubrir no sólo los costes de las horas de trabajo y el equipo básico, sino también una parte de los gastos de toda la empresa, como el alquiler, las facturas o las operaciones de los departamentos de apoyo, como marketing o ventas. Por lo tanto, encontrar los clientes más rentables con altos márgenes de beneficio puede ser un poco complicado.
Tener en cuenta todas estas características puede cambiar drásticamente el rendimiento financiero de sus proyectos, así como su margen de beneficios y el estado de su tesorería, y para eso sirve una fórmula de imputación de costes. Si quieres saber más sobre cómo repartir los costes operativos de forma equitativa en todos tus proyectos, ¡esta es sin duda una fuente para ti!
Preparar un análisis que incluya todos estos factores no es pan comido; por eso escribimos un artículo aparte sobre el análisis financiero de proyectos: ¡no dude en leerlo ahora!
Control de la utilización
La mayoría de las empresas de servicios sacan provecho del tiempo de sus empleados. Sin embargo, en algunos casos, no se aprovecha al máximo, generando menos dinero del esperado. Supervisar la utilización puede ayudarle a evitar que eso ocurra.
¿Cómo calcular la utilización?
Para calcular la utilización por empleado, basta con dividir el tiempo que han dedicado a proyectos facturables por el número máximo de horas que estarán trabajando en un periodo determinado.
Es importante tener en cuenta que el índice de utilización deseable puede variar en función de la antigüedad del empleado. Por ejemplo, un desarrollador junior debería estar ocupado el 95% del tiempo de trabajo, ya que suele trabajar en un único proyecto que no requiere ninguna otra acción para ser procesado. Un desarrollador senior, en cambio, tiene una utilización en torno al 50-65%, ya que, además de codificar, participa en diversas actividades adicionales, como reuniones con el cliente, talleres y actividades internas.
Debido a estas diferencias, la tasa media de utilización de una empresa debería situarse en torno al 75-85%, en función del número de empleados de alto nivel.
¿Cómo controlar la utilización?
Aunque todos intentamos esforzarnos por mejorar el índice de utilización, a veces simplemente no es el que esperamos. Pero, ¿qué puede hacer un directivo para cambiarlo?
En primer lugar, debe verificarse el número de actividades no facturables. Aunque las pausas y las reuniones son necesarias, algunas actividades deben omitirse, ya que no generan beneficios ni para la empresa ni para sus clientes. Recuerde que cada hora de trabajo cuesta dinero, mientras que sólo las horas facturables generan beneficios.
En segundo lugar, planifique y controle la carga de trabajo. Utiliza herramientas específicas para ser lo más preciso posible, evitar conflictos de horarios y detectar a los empleados ociosos antes de que se conviertan en una fuente de costes adicionales sin generar beneficios.
Por último, pero no por ello menos importante, reduzca el número de empleados en el banquillo. Sigue siendo necesario pagarles, pero sólo generarán beneficios cuando estén asignados al proyecto. Busca nuevos proyectos si ves que un grupo numeroso de desarrolladores está a punto de aburrirse en el trabajo.
¿Puedo prever la utilización?
Sí, por supuesto.
Con las herramientas de gestión de recursos, puede planificar su trabajo, supervisar su progreso y ver cuándo terminan los proyectos. Como resultado, en colaboración con el departamento de ventas, puede empezar a buscar nuevos proyectos antes de que el banco de su empresa se llene. Las mismas herramientas pueden utilizarse también para encontrar empleados ineficaces o simplemente personas que serían mucho más rentables en otro lugar.
Medir el coste de los empleados en el banquillo
Muchos directivos del sector informático tienden a pensar que no tienen suficientes especialistas. Sin embargo, esto puede ser sólo una ilusión: cuando su utilización no se calcula correctamente, los trabajadores pueden parecer mucho más ocupados de lo que realmente están. Como resultado, pasan la mitad de su tiempo parados, generando costes.
¿Cómo evitar los costes innecesarios de los bancos?
Para evitar que los costes del banco crezcan exponencialmente, mida los costes de las personas que no están asignadas a proyectos activos. Si ves que tu banco empieza a estar abarrotado, intenta encontrar un nuevo proyecto para las personas que van a estar inactivas en un futuro previsible. De este modo, te aseguras de que el dinero de la empresa no se gasta en mantener a los empleados, ¡e incluso puedes ganar algo de dinero adicional con los nuevos proyectos!
Además, con la recesión a la vuelta de la esquina, el número de proyectos puede descender aún más, ampliando exponencialmente el banco. Calcular la utilización en ese caso es especialmente importante, ya que puede mostrarte los costes de los empleados ociosos y ayudarte a tomar mejores decisiones.
Mejorar la eficacia de los procesos
Como propietario o gestor de una empresa, debe saber que algunos costes no valen lo que cuestan y que podrían -y deberían- eliminarse de su presupuesto. Otros, en cambio, pueden ser ineficaces y hacer que su empresa pierda clientes. En ambos casos, es posible detectarlos mediante un análisis exhaustivo.
¿Cómo encontrar los indicadores clave de eficacia?
Para mejorar el margen de beneficios de su empresa, analice periódicamente sus estados financieros. En este proceso, debe centrarse en encontrar:
- los gastos que pueden eliminarse de inmediato, ya que no son necesarios,
- gastos desconocidos que deben asignarse y evaluarse,
- cualquier operación que no se haya incluido en el presupuesto de un departamento, equipo o de toda la empresa (dependiendo de la situación),
- procesos comerciales con pequeños márgenes de beneficio,
- cualquier otro proceso responsable de generar gastos adicionales sin tener ingresos significativos.
Después de encontrar cualquiera de los costes anteriores, analícelos a fondo para determinar si eran realmente necesarios y simplemente valían el dinero. Si no lo son, ¡es hora de tacharlos de futuros presupuestos!
Presupuestos constantes
Todo gestor de proyectos y ejecutivo sabe que todo proyecto, equipo y departamento, así como toda la empresa, necesita tener un presupuesto. Sin embargo, algunos de ellos olvidan a menudo que el presupuesto no es un documento más destinado a acumular polvo en la estantería del fondo de la oficina. Los presupuestos deben controlarse, evaluarse y modificarse cuando sea necesario.
¿Cómo mejorar la rentabilidad de la empresa mediante la elaboración de presupuestos?
Para controlar mejor su tesorería y, en consecuencia, mejorar la rentabilidad de su empresa, debe:
- inicie el seguimiento del tiempo en sus proyectos. En la mayoría de los casos, el tiempo de seguimiento es lo que genera la mayor parte de los costes en los proyectos. Haz un seguimiento y utiliza las tarifas por hora y los salarios para determinar el coste real del trabajo en tiempo real.
- Incluir los gastos generales en los presupuestos. Tanto los gastos puntuales, como nuevos equipos y materias primas, como los recurrentes, como las suscripciones, deben incluirse en el presupuesto. Sin ellos, puedes tener la impresión de que tus gastos de explotación son inferiores a lo previsto.
- controlar los cambios en el presupuesto. A medida que avanza el proyecto, aumentan los costes de la obra y otros gastos, y el control de calidad puede ir cuesta abajo. Utiliza la combinación de cronómetro y presupuesto para estar al tanto de estos cambios y reaccionar siempre que aparezca un repunte brusco de los costes.
Estudio de mercado continuo
Las empresas de servicios, y las de TI en particular, están sujetas a cambios constantes. Aun así, no puede dejar que su empresa se sorprenda una y otra vez cuando aparecen estos cambios. Tiene que prepararse para el futuro para aumentar la rentabilidad, y en eso consiste la investigación de mercado.
El objetivo del estudio de mercado es ayudar a los gestores de proyectos y ejecutivos a hacerse una idea de lo que quieren los clientes ahora, cómo cambian sus necesidades y qué pueden querer en el futuro, así como qué nuevos mercados pueden estar interesados en su categoría de productos. En otras palabras, una simple encuesta o informe puede ayudarles a ver cómo pueden mejorar sus productos y servicios para atraer a nuevos clientes y aumentar la rentabilidad.
Mejorar la satisfacción y el compromiso de los empleados
Si alguna vez ha tenido algún contacto con especialistas en RRHH, sin duda sabrá que contratar a un nuevo especialista no sólo es una carga, sino también una tarea muy costosa. Por eso puede mejorar la rentabilidad de su empresa garantizando las tasas de rotación más bajas posibles.
Aumentar la rentabilidad con una moral más alta: ¿cómo hacerlo?
Unos salarios suficientes, un desarrollo de los empleados de alto nivel, un entorno agradable y responsabilidades gratificantes son la clave para atraer a nuevos empleados y convencer a los actuales de que permanezcan más tiempo en la empresa. Además, todas estas cosas también son valiosas desde el punto de vista empresarial: permiten ahorrar dinero en la contratación de nuevos especialistas y mejoran la rentabilidad al aumentar el valor de su trabajo.
Eliminar los factores no esenciales
¿Es realmente necesaria la nueva cafetera? Y qué decir de esa herramienta: ¿realmente necesitamos otra plataforma para el diseño gráfico? Además, no creo que asistir a esta conferencia merezca la pena... Aumentar la rentabilidad puede consistir en deshacerse de estos factores, ya que su valor percibido puede ser mayor de lo que es en realidad.
¿Cómo eliminar estos factores de los procesos empresariales?
Admitámoslo: independientemente del tamaño de la empresa, algunos gastos adicionales e innecesarios simplemente se producen. Sin embargo, basta con poner fin a algunos de ellos (por supuesto, algunos pueden resultar realmente útiles).
Cuando intente mejorar la rentabilidad de su empresa, preste especial atención a estos gastos adicionales. Aunque puedan parecer muy pequeños, sumados pueden ser responsables de que desaparezca una gran cantidad de dinero de tu cuenta bancaria.
Encontrar y adquirir tipos de proyectos rentables
No todos los proyectos son iguales: algunos pueden ser más rentables que otros. Tu objetivo es sencillo: ¡encontrarlos y asegurarte de que haya más!
¿Cómo mejorar el margen bruto eligiendo mejor los proyectos?
Analizando la situación financiera de todos los proyectos (por ejemplo, utilizando un informe que mostramos a continuación) puede ver exactamente cuáles son los más rentables y cuáles han resultado menos satisfactorios. Observando un resumen de este tipo, puede elegir los tipos de proyectos que obtienen mejores resultados y centrarse en su adquisición en el futuro, impulsando la rentabilidad de la empresa, encontrando mejores ofertas y reduciendo los costes de productos o servicios de los que otras empresas se han deshecho años antes.
Aumentar la productividad
Reducir costes, por supuesto, tiene sentido para aumentar la rentabilidad, pero no es la única forma de crear productos rentables o de hacer que los proyectos sean rentables. En el sector de las TI, las competencias y el trabajo de las personas son la principal fuente de beneficios. Por lo tanto, aumentar la productividad es la forma más fácil de mejorar también la rentabilidad.
¿Cómo ganar más dinero aumentando la productividad?
Para ello, es necesario:
- planificar de forma realista la capacidad de las personas. Sólo debería asignarse a un proyecto en torno al 80% de la capacidad de un especialista. El resto del tiempo se dedicará a la organización, las pausas y las reuniones.
- controlar las horas facturables y no facturables. Puede que algunos empleados simplemente pierdan el tiempo en proyectos internos mientras podrían estar ganando dinero con los comerciales. Asegúrate de que no sea así.
- evite las horas extraordinarias y los tiempos muertos. Aunque a veces son inevitables, las horas extra y los tiempos muertos tienen un enorme impacto negativo en la motivación y la productividad de las personas. Por lo tanto, asegúrate de que estos problemas ocurran en el calendario del proyecto lo menos posible.
- evitar conflictos de calendario. Por errores o falta de personal, algunos especialistas pueden verse asignados a dos o más proyectos, y no podrán hacer tanto trabajo.
¿Cómo puedo hacer todas estas cosas?
Coge un trozo de papel y... será mejor que lo vuelvas a meter en el cajón.
Cálculos tan complejos no pueden hacerse en un cuaderno o en un Excel: hay demasiados factores que pueden afectar a sus resultados finales. Por eso, la mayoría de las empresas de TI utilizan herramientas más complejas, como Primetric.
¿Qué características financieras ofrece Primetric?
Primetric incluye diversas herramientas que pueden ayudarle a evaluar la situación financiera de su empresa tanto en general como en detalle. Entre sus funciones se incluyen:
- estimaciones temporales y financieras de proyectos nuevos o futuros,
- presupuestación avanzada y liquidaciones para proyectos que ya están en marcha,
- una opción para calcular diferentes grados de margen, en función de sus necesidades,
- los costes de trabajo en un proyecto calculados en tiempo real a partir de la cantidad de horas trabajadas y la información sobre sueldos o salarios incluida en el sistema,
- información financiera detallada de cada uno de sus proyectos, incluidos los gastos generales del proyecto, los gastos generales de la empresa, etc,
- una amplia gama de informes avanzados, como los de rentabilidad, productividad, etc.
Por supuesto, esto es sólo una parte de las funciones que puede encontrar en Primetric: también ofrecemos seguimiento del tiempo, inteligencia empresarial, gestión de la cartera de proyectos y mucho más.
Naturalmente, no tiene por qué fiarse de nuestra palabra.
¿Quiere saber más sobre finanzas para su empresa?
No hay problema: tenemos algunos artículos que pueden resultarle útiles. En nuestro blog puedes leer sobre:
- resultados financieros y cómo medirlos,
- Facturas de Jira y otras funciones financieras,
- horas facturables y no facturables (y por qué debe utilizarlas),
- medir el rendimiento empresarial,
- previsión de ingresos.
O, si ya está buscando una herramienta que pueda ayudarle a gestionar sus finanzas, simplemente reserve una demostración con los expertos de Primetric o inicie una prueba ahora mismo.
