Czym jest planowanie zasobów i jak dzięki niemu usprawnić zarządzanie projektami?

Czym jest planowanie zasobów? Definicja

Planowanie zasobów odnosi się do efektywnej alokacji zasobów i zarządzania nimi. W tym procesie kierownicy projektów starają się dopasować zasoby, takie jak personel, sprzęt, materiały lub obiekty, aby stworzyć harmonogram projektu i ukończyć zadania, projekty lub działania w określonych ramach czasowych. W związku z tym planowanie zasobów jest kluczowym aspektem zarządzania projektami i planowania operacyjnego w celu maksymalizacji wykorzystania zasobów przy jednoczesnym spełnieniu celów i terminów projektu.

Doskonały proces planowania zasobów w 5 krokach

Aby zaplanować zasoby, potrzebujesz czegoś więcej niż tylko przeczucia. Potrzebujesz również informacji na temat dostępności zasobów i zapotrzebowania na nie, a także innych krytycznych szczegółów, których możesz nie znaleźć w stosie dokumentów na biurku. Mimo to wiemy, jak je znaleźć i stworzyć idealny harmonogram zasobów.

Krok 1: Identyfikacja krytycznych zasobów wymaganych do realizacji projektów

Każdy projekt jest inny, a jego kierownik projektu musi wziąć to pod uwagę, zanim przejdzie od razu do planowania zasobów. Zanim to zrobisz, potrzebujesz kompleksowej identyfikacji zasobów, znanej również jako planowanie popytu.

Jak określić, jakie i ile zasobów jest wymaganych dla tego projektu?

Planowanie zasobów musi być ściśle oparte na wymaganiach określonych w zakresie projektu lub strukturze podziału pracy. Jak mogłeś przeczytać w linku, który dodaliśmy tutaj, taki dokument określa dokładnie, czego potrzebuje operacja i jej elementy, ogólny harmonogram projektu i jakie umiejętności są wymagane do wykonania krytycznych zadań na czas. Możesz - i powinieneś - wykorzystać te informacje, aby zwiększyć dokładność planowania zasobów.

W oparciu o przyszłe wymagania projektu zawarte w jego zakresie, należy utworzyć listę zasobów technicznych i ludzkich oraz ich umiejętności potrzebnych w trakcie całej operacji. Dla jasności sugerujemy wyrażenie tych wymagań w godzinach i dniach - tak jak robią to narzędzia do planowania zasobów.

Krok 2: Identyfikacja ograniczeń projektu i ograniczeń wpływających na planowanie zasobów

Harmonogram projektu nie zawsze jest łaskawy dla kierownika projektu. Terminy, priorytety, kamienie milowe projektu i zależności w zadaniach projektowych drastycznie ograniczają liczbę członków zespołu, których można dodać do harmonogramów zasobów. Wykorzystaj informacje o takich czynnikach, aby określić, kiedy dokładnie będziesz potrzebować określonych zasobów i co może Ci w tym przeszkodzić.

Krok 3: Analiza dostępności, wydajności i kosztów zasobów

Po przygotowaniu listy umiejętności wymaganych w projekcie, należy przejść do analizy przyszłej dostępności pracowników, których będziemy potrzebować.

Oczywiście nie wszystkie z nich zmieszczą się w harmonogramie projektu. W przypadku niektórych z nich dostępność zasobów będzie niska lub nawet nie będzie ich wcale. Na tym etapie procesu należy przejść do planowania pojemności zasobów, aby sprawdzić, czy członek zespołu, którego potrzebujesz, ma wolny czas na udział w operacji.

A co z ograniczeniami zasobów finansowych?

Niestety, budżet projektu może również stanąć na drodze planowania zasobów w projekcie. W rzeczywistości może to być czynnik, który najbardziej ograniczy metody planowania zasobów.

Aby uniknąć planowania zasobów, które są po prostu zbyt drogie dla danej operacji, zdecydowanie zalecamy sprawdzenie wynagrodzeń lub stawek godzinowych pracowników, którym planujesz przypisać zadania. Następnie upewnij się, że ich praca nie obciąży planowanych kosztów zasobów, co spowoduje, że budżet będzie zbyt mały, aby pomyślnie ukończyć operację.

Krok 4: Przydzielenie zasobów projektu

Po ustaleniu, których pracowników menedżerowie zasobów mogą wykorzystać do prawidłowego planowania zasobów, można rozpocząć tworzenie planu pracy dla zadań projektowych - i całego projektu.

Aby to zrobić, otwórz preferowane oprogramowanie do planowania zasobów projektu i utwórz oś czasu projektu. Następnie użyj zakresu projektu z pierwszego kroku, aby określić, ile zasobów będzie wymagał harmonogram zasobów. Na koniec przypisz do nich zadania i sprawdź, czy ich zależności zostały uwzględnione w wizji kierownika projektu.

Na tym etapie efektywnego planowania zasobów, arkusz kalkulacyjny Excel może być wystarczający dla mniejszych projektów, aby wesprzeć zarządzanie zasobami. Zdecydowanie zalecamy jednak korzystanie z bardziej zaawansowanego oprogramowania do planowania zasobów, które może wykorzystywać informacje o zapotrzebowaniu na zasoby, aby pomóc kierownikom projektów w planowaniu w zarządzaniu projektami. Ponadto, oprogramowanie do planowania zasobów może również wykryć wszelkie nakładające się alokacje, nadmierne wykorzystanie i inne typowe problemy oraz zapewnić terminową realizację projektu.

Krok 5: Potwierdzenie poprawności alokacji zasobów

Kompetentna alokacja zasobów nie kończy się wraz z włączeniem oprogramowania do zarządzania zasobami. Co więcej, takie narzędzia (lub, w prostszych przypadkach, arkusze kalkulacyjne Excel) mogą dodatkowo zapewnić, że nie popełniłeś błędu w planowaniu wydajności zasobów lub harmonogramie zasobów.

Niezależnie od wyboru systemu planowania zasobów do zarządzania projektami, po zakończeniu planowania zasobów należy ponownie sprawdzić, czy plan nie zawiera błędów. Powszechne błędy wśród kierowników projektów obejmują:

• zbyt wysokie wykorzystanie zasobów, skutkujące przekroczeniem limitu czasu,
• Niewystarczające możliwości lub umiejętności zasobów - czy jesteś pewien, że młodszy programista może wykonać pracę seniora?
• przyszłych projektów, które kolidują z Twoim harmonogramem,
• wszelkie planowane nieobecności, które mogą zmusić cię do poszukiwania dodatkowych zasobów dla twojego projektu,
• nie biorąc pod uwagę lokalnych świąt lub innych dni wolnych, które mogą kolidować z harmonogramem projektu.

Jeśli napotkasz którykolwiek z tych problemów (lub kilka innych) w swoim harmonogramie zasobów, przejdź do naszego artykułu na temat rozwiązywania konfliktów harmonogramu - omawiamy tam więcej rozwiązań problemów.

Harmonogram zasobów jest gotowy!

Teraz czas na główną część zarządzania projektem - sam projekt!

Oczywiście może zaistnieć potrzeba zaplanowania zasobów również w trakcie trwania projektu - na przykład, gdy pracownik weźmie zwolnienie lekarskie lub projekt stanie się ofiarą rozszerzenia zakresu. W takim przypadku należy po prostu powtórzyć te kroki, aby ponownie utworzyć nowy harmonogram zasobów lub dostosować istniejący.

Jak mogę usprawnić proces zarządzania zasobami?

Ale co, jeśli masz już jakieś doświadczenie w zarządzaniu zasobami?

W takim przypadku istnieje kilka rzeczy, które można przeanalizować, aby usprawnić proces i naprawić typowe błędy w planowaniu zasobów.

Wypróbuj wygładzanie zasobów (lub wyrównywanie poziomu zasobów)

Nadgodziny lub luki w harmonogramie projektu są powszechne w zarządzaniu zasobami? Wygładzanie zasobów może to zmienić.

Znane również jako planowanie z ograniczeniami czasowymi (TCS) lub planowanie z ograniczeniami zasobów, wygładzanie zasobów jest narzędziem zarządzania produktem służącym do optymalizacji obciążenia pracą w projekcie.

Narzędzia do planowania zasobów mogą jednak znacznie ułatwić ten proces kierownikom projektów, automatyzując jednocześnie monitorowanie kluczowych informacji. Idea wygładzania zasobów polega na dostosowaniu wszystkich działań zaplanowanego projektu do wymagań dotyczących zasobów, zapewniając, że nie wykraczają one poza limity zasobów już wstępnie zdefiniowane podczas planowania.

Przeczytaj więcej na ten temat w naszym artykule.

Czy mogę używać programu Excel do planowania zasobów?

Excel może być przydatny dla kilku członków zespołu - choć nie jest to optymalne rozwiązanie z kilku powodów.

Dlaczego program Excel jest niewystarczający do planowania zasobów?

Przede wszystkim kierownicy projektów spędzają godziny na tworzeniu i edytowaniu tabel, podczas gdy mogliby skupić się na lepszym planowaniu zasobów lub być może na zupełnie nowym projekcie. Jest to jednak bardzo czasochłonny proces.

Po drugie, trudno jest monitorować projekty za pomocą takich narzędzi. Trudno byłoby również śledzić zasoby i czas poświęcony na ich zadania.

Wreszcie, takie dokumenty nie są automatycznie aktualizowane - to również wymaga czasu. Ale zanim ten czas minie, harmonogram zasobów może stać się nieistotny i nieprawidłowy, zagrażając pracy kierowników projektów.

Ale dość o wadach obecnego systemu planowania zasobów - co by się zmieniło, gdybyś miał idealne oprogramowanie do planowania zasobów?

Co oferuje oprogramowanie do planowania zasobów Primetric?

Oprogramowanie do zarządzania zasobami, takie jak Primetric, jest kluczem do planowania zasobów w dużych instytucjach lub zespołach, ponieważ umożliwia kierownikom projektów przygotowanie dokładnych planów dla wszystkich przyszłych projektów i przekształcenie ich w rzeczywistość.

Przede wszystkim Primetric można wykorzystać do oszacowania rzeczywistego czasu spędzonego na zadaniach przypisanych do danej operacji. Korzystając z tych informacji, kierownicy projektów mogą określić, jakie zasoby ludzkie będą potrzebne do ukończenia projektu.

Następnie Primetric może wykorzystać dane z istniejących przydziałów do obliczenia wydajności i dostępności wymaganych do planowania zasobów. W rezultacie może pomóc w znalezieniu członków zespołu, których można natychmiast przypisać do projektu.

Co najważniejsze, Primetric może być wykorzystywany do zarządzania zasobami. To oprogramowanie do planowania zasobów może być używane do przydzielania ludzi, weryfikowania ich zdolności i edytowania ich zadań według własnego uznania. Dzięki intuicyjnym powiadomieniom system zadba również o to, by nie popełnić żadnego błędu.

Jakie są korzyści z planowania zasobów?

Planowanie zasobów przynosi korzyści organizacjom i projektom, poprawiając wydajność, produktywność i ogólny sukces. Niektóre z jego kluczowych zalet obejmują:

1. Optymalne wykorzystanie zasobów: Efektywne planowanie zasobów zapewnia, że zasoby są odpowiednio przydzielane, unikając nadmiernego lub niedostatecznego wykorzystania i maksymalnie wykorzystując pojemność zasobów. Poprawia to produktywność i zmniejsza ilość odpadów, prowadząc do oszczędności kosztów.
2. Lepsze planowanie projektu: Planowanie zasobów pomaga tworzyć realistyczne harmonogramy projektów i zapewnia, że zadania są przypisywane do odpowiednich zasobów we właściwym czasie, usprawniając ogólny proces planowania projektu.
3. Terminowa realizacja projektów i zwiększona wydajność projektów: Dzięki efektywnemu przydzielaniu zasobów i zarządzaniu zależnościami zadań, planowanie zasobów pomaga ukończyć projekty zgodnie z harmonogramem i spełnić oczekiwania klientów.
4. Lepiej zarządzanie obciążeniem pracą: Planowanie zasobów pomaga równomiernie rozłożyć obciążenie pracą pomiędzy członków zespołu, zapobiegając wypaleniu zawodowemu i zapewniając bardziej zrównoważone środowisko pracy.
5. Ograniczanie ryzyka: Skuteczne planowanie zasobów pozwala na identyfikację i łagodzenie potencjalnego ryzyka związanego z dostępnością zasobów, umiejętnościami lub możliwościami, zmniejszając ryzyko opóźnień lub niepowodzeń projektu.
6. Planowanie adaptacyjne: Dzięki dobrze zdefiniowanemu harmonogramowi zasobów kierownicy projektów mogą łatwiej dostosowywać się do zmieniających się okoliczności lub dostosowań zakresu, minimalizując zakłócenia w projekcie.
7. Zarządzanie kosztami: Optymalizując alokację zasobów, planowanie zasobów pomaga zarządzać kosztami projektu, zapobiegając nadmiernym wydatkom na niepotrzebne zasoby.

Chcę mieć wszystkie korzyści z planowania zasobów!

Świetnie - Twoja decyzja to pierwszy krok w kierunku lepszego planowania zasobów i harmonogramowania projektów.

Zacznij od znalezienia odpowiedniego oprogramowania do planowania zasobów - tak się składa, że znamy takie, które jest idealnie dostosowane do potrzeb zarówno zasobów ludzkich, jak i kierowników projektów. Wystarczy zarezerwować demo z Primetric, aby dowiedzieć się więcej o profesjonalnym zarządzaniu projektami.

Alternatywnie, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu zasobami lub ich wykorzystaniu, przejdź do naszego bloga i przeczytaj o tym:

• prognozowanie zasobów w zarządzaniu projektami,
• harmonogramowanie projektów dla profesjonalistów,
• krytyczne czynniki sukcesu projektu, które mogłeś przeoczyć,
• najlepsze oprogramowanie do planowania projektów na rynku,
• planowanie i zarządzanie wydajnością dla każdego krytycznego zasobu.