.JPG)
Czym jest analiza obciążenia pracą? Definicja
Analiza obciążenia pracą, znana również jako ocena obciążenia pracą lub ocena obciążenia pracą, jest procesem systematycznego badania i rozumienia wymagań i wymagań dotyczących zadań i czynności wykonywanych w ramach określonego stanowiska, roli lub organizacji.
Jaki jest główny cel wdrożenia analizy obciążenia pracą?
Celem analizy obciążenia pracą jest uzyskanie wglądu w to, w jaki sposób pracownicy lub zasoby są wykorzystywane, zidentyfikowanie potencjalnych obszarów poprawy i zapewnienie, że obciążenie pracą jest zrównoważone i możliwe do zarządzania dla osób i zespołów pracujących nad scenariuszami zadań.
W jaki sposób analiza obciążenia pracą może pomóc w zarządzaniu bieżącym obciążeniem pracą?
Metody analizy obciążenia pracą nie są tylko kolejnym sloganem - mogą naprawdę pomóc w zarządzaniu wszystkimi danymi potrzebnymi do planowania zasobów bez konfliktów harmonogramu. Oto kilka rzeczy, które można osiągnąć dzięki temu procesowi.
Optymalizacja zasobów
Optymalizacja zasobów lub optymalizacja siły roboczej jest jedną z wiodących technik zarządzania ludźmi bez stresu i konfliktów. Dzięki zrozumieniu rozkładu obciążenia pracą, organizacje mogą skuteczniej alokować zasoby. Obejmuje to przypisywanie zadań odpowiednim osobom w oparciu o ich umiejętności i wiedzę specjalistyczną, co może prowadzić do poprawy produktywności i wydajności.
Zwiększona produktywność
Analiza obciążenia pracą pomaga zidentyfikować nieefektywności i wąskie gardła w procesach, umożliwiając organizacjom usprawnienie przepływu pracy i zwiększenie ogólnej produktywności. Koncentrując się na zadaniach o wysokim priorytecie, zespoły mogą osiągnąć więcej w krótszym czasie.
Redukcja nadgodzin i kosztów
Zoptymalizowane obciążenie pracą może zmniejszyć wydatki na nadgodziny, ponieważ pracownicy mogą wykonywać swoje zadania w regularnych godzinach pracy. Może to również zminimalizować potrzebę zatrudniania dodatkowych pracowników, prowadząc do oszczędności kosztów.
Lepsze zarządzanie ryzykiem
Przeciążeni pracownicy mogą być bardziej podatni na błędy i pomyłki, co może skutkować kosztownymi przeróbkami lub obniżeniem jakości. Poprzez efektywne zarządzanie obciążeniem pracą, organizacje mogą zmniejszyć ryzyko błędów i utrzymać wyższe standardy jakości.
Szablon analizy obciążenia pracą: przykład idealnego procesu
Jeśli chcesz zmierzyć obciążenie psychiczne swoich pracowników, nie potrzebujesz różnych technik fizjologicznych - potrzebujesz tylko doskonałego procesu monitorowania wydajności użytkownika.
Krok 1: Identyfikacja i sortowanie zadań
Stwórz zakres projektu, aby lepiej zrozumieć, co nas czeka. W trakcie tego procesu nakreśl wszystkie zadania i działania, które składają się na pracę lub projekt. Korzystając z informacji o obciążeniu pracą, utwórz listy zadań dla każdego etapu projektu.
Następnie podziel zadania na kategorie w oparciu o ich charakter, złożoność i priorytet. Niektóre zadania mogą być rutynowe i powtarzalne, podczas gdy inne mogą wymagać specjalnych umiejętności lub podejmowania decyzji. Nie bój się używać subiektywnych miar, gdy jest to konieczne, zwłaszcza w przypadku zależności - czasami twoje doświadczenie w zarządzaniu takimi obowiązkami może być cenniejsze niż jakiekolwiek raporty.
Krok 2: Pomiar obciążenia pracą dla każdego zadania
Na tym etapie planowania obciążenia zespołu należy spróbować zmierzyć ilość pracy umysłowej lub fizycznej, którą trzeba będzie rozdzielić między pracowników. Aby to zrobić, zmierz ilość pracy generowanej w określonym okresie, takim jak dzień, tydzień lub miesiąc. Może to pomóc w określeniu ogólnego obciążenia pracą.
Jednocześnie należy ocenić złożoność różnych zadań i ich wpływ na czas i wysiłek wymagany do ich wykonania. Powinieneś także zmierzyć obciążenie pracą każdego zadania i określić czas, jaki zespół będzie potrzebował na ich wykonanie. Korzystanie z takich prostych, podstawowych pomiarów zadań powinno dostarczyć wszystkich informacji potrzebnych do planu zarządzania zasobami - w tym kluczowych informacji o tym, ile osób potrzebuje Twój projekt, aby osiągnąć jakikolwiek postęp.
Krok 3: Określ pojemność swoich zasobów
Przed utworzeniem harmonogramu projektu należy skupić się na dostępności zespołu. W tym celu należy ocenić zdolność i możliwości pracowników do skutecznego radzenia sobie z bieżącym obciążeniem pracą. Obejmuje to uwzględnienie takich czynników jak umiejętności, doświadczenie i wiedza specjalistyczna. Jednak przede wszystkim członkowie zespołu, których chcesz wybrać do pracy, powinni pasować do podstawowych pomiarów zadań pod względem ich dostępności; w przeciwnym razie zadania mogą pozostać bez godzin pracy, aby je ukończyć!
Krok 4: Znajdź przeszkody i wąskie gardła
Spójrzmy prawdzie w oczy: aktywność mózgu, wydajność i efektywność zespołu spada, gdy ma on na głowie zbyt wiele zadań. Na szczęście nie trzeba monitorować aktywności oczu, ruchów ciała czy tętna pracowników, aby stwierdzić, kiedy mają trudności; wystarczy przewidzieć wszelkie przeszkody i rozwiązać je, zanim zespół zażąda przerwy na nadgodziny.
Na tym etapie należy ocenić potencjalne czynniki stresu i zmęczenia związane z obciążeniem pracą. Sprawdź, czy jakiekolwiek nakładające się na siebie projekty mogą kolidować z Twoimi działaniami (zwłaszcza z przewidywanym czasem ich trwania). W razie potrzeby zapytaj innych menedżerów, jakie mają plany i czy mogą one wpłynąć na pracę Twojego działu.
Ze względu na dokładność zdecydowanie zalecamy korzystanie z narzędzia do zarządzania zasobami w tym procesie. Takie oprogramowanie może automatycznie łączyć dane z różnych operacji i odzwierciedlać rzeczywistą sytuację w dziale. Jednocześnie może powiadamiać kierowników projektów o błędach w ich planach, oszczędzając im niekończącej się papierkowej roboty - tak jak pokazano na poniższym przykładzie.
Krok 5: Przydzielenie zasobów
W oparciu o analizę obciążenia pracą należy podejmować świadome decyzje dotyczące alokacji zasobów, takie jak poziomy zatrudnienia, przypisywanie zadań i ustalanie priorytetów. Co ważne, powinieneś tworzyć wizualne zadania na wykresach Gantta lub innych wyznaczonych narzędziach, aby umożliwić ciągłe monitorowanie planowanej pracy i uniknąć błędów w ocenie obciążenia pracą.
Krok 6: Monitorowanie subiektywnych miar obciążenia pracą w projekcie
Oczywiście praca nad analizą obciążenia nie kończy się wraz z zakończeniem podstawowej analizy obciążenia. Techniki oparte na wydajności, takie jak ta, polegają na stałym monitorowaniu projektu i wydajności użytkownika, ponieważ dane te mogą być później wykorzystane do opracowania nowych rozwiązań dla istniejących problemów.
Aby zrobić to z dużą dokładnością i połączyć wiele obszarów pracy (tj. zasoby, finanse, projekty, wydajność i inne), zdecydowanie zalecamy korzystanie z wyznaczonego narzędzia do oceny obciążenia pracą - takiego jak Primetric. Oprogramowanie to może dostarczyć kierownikom projektów informacji na temat:
- wykonywanie obowiązków każdego pracownika,
- wydajność całego projektu,
- status każdego z zadań,
- dane finansowe projektu i wykonanej w nim pracy,
i nie tylko.
W rezultacie takie narzędzia mogą pomóc w analizie wszystkich kluczowych elementów analizy obciążenia pracą bez dodatkowego obciążenia psychicznego dla menedżerów.
Chcesz dowiedzieć się więcej o analizie obciążenia pracą?
Mamy wszystko pod kontrolą!
Odwiedź nasz blog, aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu zasobami w naszych artykułach:
- obliczanie wykorzystania zespołu,
- dobry wskaźnik wykorzystania pracowników,
- prognozowanie zasobów,
- wydajny proces zarządzania obciążeniem pracą,
- proces zarządzania zasobami.
