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Was sind KPIs? Definition
KPIs (Key Performance Indicators) sind messbare Werte, mit denen Unternehmen ihre Fortschritte bei der Erreichung bestimmter Ziele und Vorgaben bewerten. Mit Hilfe von KPIs lässt sich die Leistung in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens wie Vertrieb, Marketing, Finanzen, Kundendienst und Betrieb verfolgen und bewerten. Sie dienen als quantifizierbare Messgrößen, mit deren Hilfe Unternehmen erkennen können, wie gut sie arbeiten und ob sie auf dem richtigen Weg sind, ihre Ziele zu erreichen.
Die gängigsten Agentur-KPIs
Unabhängig davon, ob Sie Marketingagenturen oder andere auf Projektmanagement spezialisierte Unternehmen vertreten, müssen Sie die Leistung Ihrer Agentur überwachen. Hier sind einige Indikatoren, die Ihnen helfen können, den Fortschritt Ihres Unternehmens anhand von verwertbaren Daten zu messen.
Auslastungsrate
Die Auslastungsrate ist ein Maß dafür, wie effizient eine Ressource, z. B. Ausrüstung, Personal oder Einrichtungen, innerhalb eines bestimmten Zeitraums genutzt wird. Sie quantifiziert das Ausmaß, in dem eine Ressource im Verhältnis zu ihrer maximalen Kapazität oder Verfügbarkeit genutzt wird. In Dienstleistungsunternehmen bezieht sie sich auf die Zeit, die Ihre Mitarbeiter einem Projekt zugewiesen sind, verglichen mit der maximalen Zeit, die sie arbeiten können.
Formel für die Verwendungsrate
Der Auslastungsgrad kann nach folgender Formel berechnet werden:
Auslastungsrate = (tatsächliche Nutzung / maximale Kapazität) * 100
In dieser Formel:
- Die tatsächliche Nutzung bezieht sich auf die Zeit oder Menge, in der die Ressource während des angegebenen Zeitraums aktiv genutzt oder belegt wird.
- Die maximale Kapazität stellt die gesamte verfügbare Zeit oder Menge dar, die die Ressource im gleichen Zeitraum hätte nutzen können.
Das Ergebnis wird als Prozentsatz ausgedrückt, der angibt, wie hoch der Anteil der Kapazität der Ressource ist, der genutzt wird.
Wichtig ist, dass der Auslastungsgrad nur selten manuell berechnet wird; in den Tools wie Primetric können Sie den Überblick über die Auslastung in Ihrem Unternehmen in einem umfassenden Bericht sehen.
Wenn Sie jedoch mehr darüber erfahren möchten, wie sich die Nutzungsrate auf Ihr Projekt- oder Marketingteam auswirken kann, lesen Sie unseren Artikel über die Verwaltung der abrechenbaren Nutzung.
Kapazität der Ressourcen
Die Ressourcenkapazität ist die maximale Menge einer bestimmten Ressource, z. B. Personal, Ausrüstung oder Einrichtungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums zur Verfügung steht. Die Formel zur Berechnung der Ressourcenkapazität variiert je nach der betrachteten Ressource.
Formel für die Ressourcenkapazität
Hat ein Unternehmen beispielsweise 50 Mitarbeiter, die in einem Monat für die Arbeit zur Verfügung stehen, beträgt die monatliche Personalkapazität 50 Mitarbeiter/Monat.
Natürlich können Sie auch andere Einheiten zur Kapazitätsberechnung verwenden - weitere Beispiele für solche Berechnungen finden Sie in unserem Artikel über Kapazitätsplanung.
Gewinnspannen oder Projektgewinnspannen
Die Gewinnspanne ist eine finanzielle Kennzahl, die die Rentabilität eines Unternehmens oder eines bestimmten Produkts/einer bestimmten Dienstleistung angibt. Sie misst den Prozentsatz der Einnahmen, der nach Abzug aller mit der Produktion, dem Betrieb und dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen verbundenen Kosten als Gewinn übrig bleibt.
Die Formel zur Berechnung der Gewinnspanne lautet wie folgt:
Das Ergebnis wird als Prozentsatz ausgedrückt, der den Anteil der Einnahmen widerspiegelt, der in Gewinn umgewandelt wird.
Die Projektgewinnspanne hingegen bezieht sich auf die erwartete oder prognostizierte Gewinnspanne für ein bestimmtes Projekt oder Vorhaben. Sie schätzt die Rentabilität eines Projekts vor dessen tatsächlicher Fertigstellung, indem sie die Einnahmen und Ausgaben prognostiziert.
Die Formel zur Berechnung der Projektgewinnspanne ähnelt der Formel für die reguläre Gewinnspanne:
Der Schlüssel zu diesen Berechnungen liegt jedoch in der Verwendung der tatsächlichen Projektkosten und der tatsächlichen Unternehmenskosten anstelle der geschätzten Kosten. Denn zusätzliche Kosten, wie z. B. die Gemeinkosten des Unternehmens (d. h. Marketingkampagnen, Rechnungen, Miete, Support-Abteilungen usw.), können die Nettomarge beeinträchtigen und sowohl das Projekt als auch in manchen Fällen das Unternehmen unrentabel machen.
In unserem E-Book, das Sie jetzt herunterladen können, gehen wir auf die Einzelheiten solcher Berechnungen ein.
Kundenakquisitionskosten (CAC)
Die Kundenakquisitionskosten (CAC) sind die Gesamtkosten, die einem Unternehmen oder einer Organisation entstehen, um einen neuen Kunden zu gewinnen. Sie stellen die Ausgaben dar, die mit Marketing, Werbung, Verkaufsbemühungen und anderen Aktivitäten verbunden sind, um potenzielle Kunden zu gewinnen und in zahlende Kunden zu verwandeln.
Formel für die Kundenakquisitionskosten
Es gibt zwar keine allgemeingültige Formel für die Berechnung der CAC, die für alle Unternehmen gilt, aber eine häufig verwendete Formel ist die folgende:
Wichtig ist, dass die Kundenakquisitionskosten als Maßstab für den Erfolg von Marketingagenturen dienen können. Wenn diese Kosten zu hoch sind, könnte dies darauf hindeuten, dass die Marketingmaßnahmen und der Verkaufsprozess nicht auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt sind, was zusätzliche Kosten verursacht und den Cashflow des Unternehmens beeinträchtigt.
Tatsächliche Projektzeit gegenüber Schätzungen
In Marketingagenturen und IT-Unternehmen neigen manche Projekte dazu, länger zu dauern als erwartet, was die Lebensdauer des Kunden verlängert und im Falle von Festpreisprojekten zusätzliche Kosten verursacht. Wenn die tatsächliche Projektdauer jedoch immer die Erwartungen der Projektmanager übersteigt, sollten Sie eingreifen und verhindern, dass Ihr Unternehmen Geld verliert.
Der einfachste Weg, ein solches Problem zu erkennen, ist die Verwendung spezieller Projektportfoliomanagement-Tools zur Erstellung eines Berichts, in dem die Schätzungen mit den tatsächlichen Werten verglichen werden. In Primetric können Sie zum Beispiel sowohl die erwartete als auch die tatsächliche Projektzeit, die Kosten und die Terminabweichung in Echtzeit sehen - wie in der Abbildung unten dargestellt.
Qualifizierte Leads
Qualifizierte Leads sind potenzielle Kunden oder Interessenten, die aufgrund bestimmter Kriterien oder Eigenschaften mit größerer Wahrscheinlichkeit in zahlende Kunden umgewandelt werden können. Diese Leads haben ein echtes Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung gezeigt und sind eher bereit, sich auf weitere Interaktionen einzulassen und schließlich einen Kauf zu tätigen.
Die Interpretation solcher KPIs für Marketingagenturen ist einfach: Je mehr qualifizierte Leads das Unternehmen hat, desto besser gibt das Marketing sein Geld aus. Wenn jedoch die Zahl der qualifizierten Leads plötzlich sinkt, könnte Ihr Unternehmen Gefahr laufen, in Zukunft unrentabel zu werden - und dann sollten Sie vielleicht eingreifen und neue Marketingkampagnen starten
Anzahl der Neukunden
Wie im obigen Beispiel ist die Zahl der Neukunden der einfachste, aber auch einer der effektivsten KPIs, die eine Agentur haben kann. Je mehr Aufträge Sie anziehen, desto besser - allerdings können viele Neuakquisitionen darauf hindeuten, dass es notwendig ist, neue Fachkräfte einzustellen und die Marketingbemühungen eine Zeit lang auf die Personalbeschaffung zu konzentrieren.
Abwanderungsrate
Die Abwanderungsrate ist im Grunde das Gegenteil der Zahl der Neukunden. Sie ist der Prozentsatz oder die Rate, mit der Kunden oder Abonnenten ihre Beziehung zu einem Unternehmen beenden oder dessen Produkte oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht mehr nutzen. Sie misst die Kundenabwanderung oder den Verlust von Kunden im Laufe der Zeit.
Die Abwanderungsrate wird häufig als Schlüsselkennzahl für die Bewertung der Kundenbindung und -treue verwendet. Eine hohe Abwanderungsrate deutet darauf hin, dass viele Kunden abwandern, was für ein Unternehmen kostspielig sein kann, da es sich auf den Umsatz, die Rentabilität und die langfristige Nachhaltigkeit auswirkt. Die Gründe dafür können unterschiedlich sein: von einer sinkenden Kundenzufriedenheit über Probleme mit dem digitalen Marketing bis hin zu einer plötzlichen Marktveränderung.
Formel für die Abwanderungsrate
Um die Abwanderungsrate zu berechnen, können Sie die folgende Formel verwenden:
Monatlich wiederkehrende Einnahmen
Der monatlich wiederkehrende Umsatz (Monthly Recurring Revenue, MRR) ist der Gesamtumsatz, den ein Unternehmen jeden Monat von seinen Abonnementkunden erwarten kann.
Die MRR ist eine wichtige Kennzahl für abonnementbasierte Unternehmen, da sie ein klares Bild von den laufenden Einnahmen des Unternehmens und der Stabilität des Kundenstamms vermittelt. Durch die Verfolgung der MRR können Unternehmen ihre finanzielle Gesundheit beurteilen, das Wachstum messen und fundierte Entscheidungen in Bezug auf Preisgestaltung, Kundengewinnung und Kundenbindungsstrategien treffen.
Die MRR kann berechnet werden, indem die monatlichen Abonnementgebühren oder wiederkehrenden Gebühren aller aktiven Kunden addiert werden. Einmalige oder nicht wiederkehrende Einnahmequellen wie Einrichtungsgebühren oder einmalige Käufe werden dabei nicht berücksichtigt. Wenn die Preisstruktur für verschiedene Abonnementstufen oder -pläne variiert, sollte die MRR-Berechnung die spezifischen wiederkehrenden Einnahmen berücksichtigen, die mit jedem Plan verbunden sind. Auf ähnliche Weise können Sie auch den monatlich wiederkehrenden Gewinn berechnen.
Verkaufsabschlussquote
Dies ist ein wichtiger KPI für Ihr Vertriebsteam. Die Abschlussquote, auch bekannt als Win-Rate oder Konversionsrate, bezieht sich auf den Prozentsatz der Verkaufschancen oder Leads, die ein Vertriebsmitarbeiter oder ein Vertriebsteam erfolgreich in abgeschlossene Geschäfte oder Verkäufe umwandelt. Sie misst die Effektivität und Effizienz des Verkaufsprozesses in Bezug auf den Abschluss von Geschäften und die Umwandlung von Interessenten in Kunden.
Formel für den Verkaufsabschluss
Die Abschlussquote wird nach der folgenden Formel berechnet:
Lebensdauer des Kunden
Die Kundenlebensdauer bezieht sich auf die Zeitspanne, in der ein Kunde mit einem Unternehmen oder einer Marke in Kontakt bleibt und Geschäfte tätigt. Sie stellt die Dauer der gesamten Beziehung des Kunden zum Unternehmen dar, von der ersten Interaktion oder dem ersten Kauf bis zur letzten Transaktion oder dem Ausstieg.
Die Kundenlebensdauer lässt sich einfach berechnen, indem man die Dauer der Kundenbeziehungen misst und den durchschnittlichen Zeitwert für alle Transaktionen ermittelt. Je länger die Beziehung, desto besser für Sie, denn das bedeutet, dass Ihr operativer Cashflow unabhängig von der Anzahl der verkaufsfähigen Leads konstant bleibt.
Wert der Kundenlebensdauer
Der Customer Lifetime Value (CLV) ist eine Kennzahl, die den geschätzten Gesamtwert oder Umsatz darstellt, den ein Kunde während seiner gesamten Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen generiert. Er quantifiziert den langfristigen finanziellen Wert eines Kunden für ein Unternehmen, indem er sein Kaufverhalten, den durchschnittlichen Transaktionswert und die Dauer seiner Bindung berücksichtigt.
Der CLV ist eine wichtige Geschäftskennzahl, da sie hilft, die Rentabilität und den wirtschaftlichen Wert der Kundenakquise und -bindung zu verstehen. Durch die Analyse des CLV können Unternehmen datengestützte Entscheidungen in Bezug auf Kundenakquisitionskosten, Marketingstrategien und Kundenbeziehungsmanagement treffen, um die Kapitalrendite (ROI) zu maximieren und das Geschäftswachstum zu optimieren.
Formel für den Customer Lifetime Value
Der CLV kann mit verschiedenen Methoden berechnet werden, eine gängige Formel lautet jedoch:
Lebenslange Kundenkosten
Lebenslange Kundenkosten, auch bekannt als Customer Lifetime Costs oder Customer Acquisition Costs (CAC), beziehen sich auf die Gesamtkosten, die einem Unternehmen während der gesamten Beziehung zu einem Kunden entstehen. Sie stellen die kumulativen Kosten dar, die mit der Gewinnung, Betreuung und Bindung von Kunden über deren gesamte Lebensdauer an das Unternehmen verbunden sind.
Natürlich müssen Sie sicherstellen, dass die Kosten für Ihre Kunden so niedrig wie möglich sind, um Gewinne zu erzielen. Übertreiben Sie es jedoch nicht mit dieser Annahme, denn eine Senkung der Kosten könnte sich auf die Qualität Ihrer Dienstleistungen und damit auf die Kundenzufriedenheit auswirken.
Marketing KPIs
Je nach Art Ihres Unternehmens möchten Sie vielleicht die Ergebnisse Ihrer Marketingstrategie oder Marketingkampagne täglich messen. Dazu benötigen Sie Google Analytics und einige Kenntnisse über grundlegende Marketing-Leistungsindikatoren und Marketingkanäle, wie z. B.:
- monatlicher Website-Traffic - oder die Gesamtzahl der Besuche oder Interaktionen, die eine Website innerhalb eines bestimmten Kalendermonats erhält,
- organischer Verkehr - oder der Verkehr, der über die Suchmaschinen erworben wird, oft mit Hilfe einer SEO-Strategie,
- die Ergebnisse von bezahlten Anzeigen (oder Konversionsraten),
- Anzahl der Follower,
oder andere Ergebnisse von Tools, die Ihr Unternehmen verwendet - dies sind nur einige Beispiele.
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- einen perfekten Plan zur Prozessverbesserung,
- Messung der Unternehmensleistung in Ihrem Unternehmen,
- Software für Projektprognosen, die Sie für Ihre Analyse verwenden können,
- einen Gemeinkostenzuschlagssatz,
- Einnahmenprognose.
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