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Was kann die Zeiterfassung von Jira leisten?
Die Zeiterfassung in Jira bietet eine Reihe grundlegender Funktionen, die Ihnen bei der Zeiterfassung und der Überwachung der für das Projekt aufgewendeten Zeit helfen können. Diese Funktionen umfassen:
- Zeiterfassung für einzelne Mitarbeiter,
- Zeiterfassung für Projekte und Aufgaben,
- monatliche und wöchentliche Jira-Zeiterfassungsbögen ohne Zeiterfassungsbögen oder Finanzdaten,
- Visualisierung des Zeitaufwands für Projekte und Aufgaben.
Welche Funktionen sind in der Jira-Software nicht enthalten?
Wie wir jedoch in unserem Artikel über die Zeiterfassung in Jira festgestellt haben, deckt Jira nur einen Bruchteil der Funktionen ab, die für die Zeiterfassung benötigt werden (d. h. Kapazität, Produktivität und Projektbuchhaltung) und alle darauf folgenden Aktionen, einschließlich Projektbuchhaltung, Ressourcenmanagement und Projektportfoliomanagement. Auch die Zeiterfassungsberichte sind in dem System sehr begrenzt. Sollten Sie fortgeschrittenere Jira Zeiterfassungstools benötigen, können Sie Primetric ausprobieren!
Wie aktiviert man die Zeiterfassung in Jira?
Die Zeiterfassung ist in Jira standardmäßig aktiviert. In manchen Fällen schaltet sich diese Option jedoch von selbst aus - zum Beispiel, wenn Sie andere Einstellungen im System bearbeiten. Wenn das passiert, ist es zum Glück sehr einfach, die Funktion wieder einzuschalten.
Um das zu tun:
- Gehen Sie auf das Symbol Verwaltung in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms.
- Wählen Sie die Registerkarte Ausgaben, und gehen Sie zu Ausgabenfunktionen.
- Fahren Sie mit der Zeiterfassung fort.
- Aktivieren Sie die Funktion mit einem einzigen Klick.
Voilà! Ihre Zeiterfassungsfunktion ist in Ihr Jira zurückgekehrt, und Sie können nun Zeit darin erfassen :)
Wenn Sie Ihre Meinung ändern, können Sie die Zeiterfassung auf derselben Registerkarte auch deaktivieren.
Wie konfiguriere ich die Zeiterfassungseinstellungen in Jira?
Natürlich kann die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen von den Standardeinstellungen für die Jira Zeiterfassung abweichen. Keine Sorge - auch das können Sie ändern.
Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über das Verwaltungssymbol (ein kleines Gitter) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie das Ausgabefenster.
Öffnen Sie dann einfach die Seite "Zeiterfassung" auf dem Bildschirm "Ausgabefunktionen" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktivieren".
In diesem Bereich können Sie auch andere Optionen für die Zeiterfassung in Jira konfigurieren, z. B:
- Stunden pro Tag - die Anzahl der Stunden, die Ihre Mitarbeiter an einem einzigen Arbeitstag erfassen sollen,
- Tage pro Woche - die Anzahl der Arbeitstage in einer Woche,
- Zeitformat oder Standardzeiteinheit - wählen Sie, ob Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit in Tagen, Minuten oder Stunden angeben sollen.
Dazu müssen Sie jedoch zunächst die Zeiterfassung in Jira deaktivieren, damit die Änderungen in Kraft treten können. Nachdem Sie die Funktion wieder aktiviert haben, können Ihre Mitarbeiter die Zeit anhand der von Ihnen festgelegten Einschränkungen erfassen.
Auch wenn Sie einige Details der Zeiterfassung in Jira an Ihre Vorlieben und Bedürfnisse anpassen können, fehlen in Jira doch einige wesentliche Funktionen, die Sie im Laufe Ihrer Arbeit sicherlich benötigen werden. Zum Beispiel können Sie in Jira nicht:
- die Anzahl der Arbeitstage für Teilzeitbeschäftigte konfigurieren. Alle oben genannten Konfigurationsdetails gelten für das gesamte Unternehmen und können nicht für bestimmte Gruppen von Mitarbeitern geändert werden. Infolgedessen wird Jira Ihnen ungenaue Daten für Teilzeitbeschäftigte liefern.
- Überstunden verwalten. Ihre Mitarbeiter können Überstunden erfassen, aber Sie können die Details nicht einsehen oder eine Quelle dafür finden, geschweige denn sie in die Buchhaltung aufnehmen.
- Freizeit verwalten. Jira hat keine Funktionen für die Verwaltung von Feiertagen oder individuellen Auszeiten. Daher ist es nicht in der Lage, Ihnen Informationen über die tatsächliche Kapazität der einzelnen Mitarbeiter zu liefern,
- Berichte für Projektmanagementzwecke zu analysieren. Die App verfügt über einige Berichte, die als Zusammenfassung für das Projekt dienen; was jedoch die Stundenzettel betrifft, sind die Funktionen begrenzt. Daher können Sie die Daten des gesamten Teams nicht sehen, und auch das Durchsuchen der Daten für einzelne Mitarbeiter ist schwierig.
Wie verwaltet man Berechtigungen in der Jira Zeiterfassung?
Die Zeiterfassungsfunktion kann auch in Bezug auf die Zugriffsebenen bearbeitet und angepasst werden. In demselben Panel können Sie die Details der Berechtigungen für die Zeiterfassung in Jira ändern. Es gibt einige Arten von Berechtigungen, die Sie auswählen können:
- Arbeit an Issues - Benutzer können die Zeit für ein Issue verfolgen.
- Eigene Worklogs löschen - Benutzer können ihre eigenen Worklogs löschen.
- Alle Arbeitsprotokolle löschen - Benutzer können alle Arbeitsprotokolle löschen.
- Eigene Worklogs bearbeiten - Benutzer können ihre eigenen Worklogs bearbeiten.
- Alle Arbeitsprotokolle bearbeiten - Benutzer können alle Arbeitsprotokolle bearbeiten.
Keine Genehmigung? Kein Problem
Diese Zugangsstufen decken jedoch zahlreiche Anwendungsfälle nicht ab, die in Dienstleistungsunternehmen üblich sind. Zum Beispiel erlauben sie nicht für:
- Zugang zu nicht-organisatorischen Managern oder Managern von außerhalb des Teams,
- Personen, die dem Projekt nicht zugewiesen sind, die Möglichkeit zu geben, Zeit zu erfassen (z. B. im Falle von Beratungen),
- die Weitergabe der Details der erfassten Zeit an andere Manager, z. B. in der Buchhaltung oder der Personalabteilung.
All diese Funktionen - und mehr - finden Sie in Primetric.
Wie kann ich die Zeiterfassung in Jira deaktivieren?
Wenn Sie die Zeiterfassung aus dem einen oder anderen Grund deaktivieren möchten, müssen Sie die Einstellungen von Jira ändern. Gehen Sie dann auf die Registerkarte "Issues" und "Issue Features" und suchen Sie die Registerkarte "Time Tracking". Schalten Sie dort die Zeiterfassung aus.
Wie beginnt man mit der Zeiterfassung in der Jira-Software?
Um mit der Zeiterfassung in Jira zu beginnen, müssen Sie dem Projekt einige weitere Details als nur den Namen hinzufügen.
Beginnen Sie mit der Erstellung eines detaillierten Problems. Nachdem Sie es zu einem Projekt hinzugefügt haben, füllen Sie die 4 grundlegenden Metriken für die Zeiterfassung in Jira aus:
- Ursprüngliche Schätzung - die Gesamtzeit, die Sie voraussichtlich für die Erledigung der Aufgabe benötigen werden.
- Verbleibende Schätzung (geschätzte verbleibende Zeit) - die aktuelle Schätzung der verbleibenden Zeit, die für die Erledigung dieser Ausgabe benötigt wird.
- Verwendete Zeit - Zeit, die bereits in der Ausgabe verfolgt wurde.
- Genauigkeit - die Differenz zwischen Schätzung und tatsächlichen Daten.
Nachdem Sie alle Details eingegeben haben (und natürlich eine Aufgabenbeschreibung und andere Informationen, falls erforderlich), können Sie und Ihr Team mit der Erfassung der für ein Problem aufgewendeten Zeit beginnen.
Um zu sehen, wie die Arbeit voranschreitet, öffnen Sie die Aufgabe, für die jemand bereits seine Stunden erfasst hat, oder erfassen Sie selbst die Zeit in dieser Aufgabe. In der Vorgangsansicht finden Sie auf der rechten Seite eine ursprüngliche Schätzung sowie eine kurze Zusammenfassung der Aufgabe im Abschnitt Zeiterfassung. Dort finden Sie auch einen Fortschrittsbalken, der Ihnen den genauen Fortschritt der geplanten Arbeit anzeigt.
Die Jira-Zeiterfassung für eine Aufgabe wird nicht angezeigt - wie kann ich sie hinzufügen?
Es besteht die Möglichkeit, dass Sie, nachdem Sie ein Problem erstellt und alle Details hinzugefügt haben, den Fortschrittsbalken auf der rechten Seite nicht sehen. Glücklicherweise ist es möglich, ihn mit nur wenigen Klicks hinzuzufügen.
Öffnen Sie dazu die Registerkarte "Ausgabe " und klicken Sie auf die Schaltfläche " Konfigurieren" in der unteren rechten Ecke des Fensters. Sie sehen dann den unten abgebildeten Bildschirm.
Wie Sie sehen können, ist diese Ansicht in zwei Teile unterteilt: Auf der linken Seite befinden sich die Details, die Sie bereits in Ihrer Aufgabe sehen können. Auf der rechten Seite befinden sich Felder, die Sie hinzufügen können.
Ziehen Sie dazu die Felder einfach per Drag & Drop von rechts nach links und speichern Sie die Änderungen. Sie können dieselbe Ansicht verwenden, um Details aus der Aufgabe zu löschen - ziehen Sie sie einfach von der linken Seite nach rechts und legen Sie sie ab.
Die Jira-Zeiterfassung wird in einem Projekt nicht angezeigt - was ist zu tun?
Obwohl die Jira-Software weit verbreitet ist, funktioniert die Funktion manchmal nicht wie vorgesehen und der Fortschrittsbalken wird in einem Projekt nicht angezeigt. Manchmal wird die verfolgte Zeit nicht angezeigt, obwohl bereits einige Zeit im System erfasst wurde!
Was ist zu tun, wenn ich die Zeit nicht erfassen und im Projekt durchsuchen kann?
Wenn das mit Ihrem Jira passiert, können Sie es versuchen:
- Prüfen Sie, ob Ihre Jira Zeiterfassung aktiviert ist. Die Zeiterfassung sollte standardmäßig aktiviert sein. Wenn Sie jedoch den Verdacht haben, dass die Funktion ausgeschaltet ist, können Sie versuchen, die Zeiterfassung in Jira zu aktivieren - wie das geht, haben wir in einem der obigen Absätze erklärt.
- Überprüfen Sie, ob Sie die Zeiterfassung zu allen relevanten Vorgangsarten hinzugefügt haben. Es kann vorkommen, dass diese Funktion für einige Arten von Problemen ausgeschaltet ist. Um dies zu verhindern, sollten Sie die Details ändern.
- Bearbeiten Sie Ihre Kanban-Tafel (falls Sie sie für Ihr Projekt verwenden). Auf der Kanban-Tafel sind die Gesamtzahl der Aufgaben und die abgeschlossenen Aufgaben für Ihr Epos und Ihre Schätzungen nur sichtbar, wenn Sie sie zum Layout der Aufgabenkarte hinzufügen. Wenn das der Fall ist, können Sie einfach das Epos bearbeiten und die entsprechenden Felder hinzufügen. Gehen Sie einfach auf Kartenlayout und fügen Sie die Felder hinzu, die Sie interessieren.
- Hinzufügen von Schätzungen zu einem Scrum Board. Wenn Sie ein Scrum Board verwenden, haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Schätzung in Zeit oder in Story Points erfolgen soll. Der gewählte Wert wird dann auch in Ihrem epischen Panel und in der gleichen Zeile wie Ihre Zusammenfassung auf den Issue Cards angezeigt.
Dies sind jedoch nur die gängigsten Lösungen für diese Probleme. Wenn Sie sie ausprobiert haben und sie fehlgeschlagen sind, sollten Sie sich an den Jira-Support wenden - er wird Ihnen sicherlich weitere Informationen geben.
Jira Zeiterfassung nach Benutzer
Die Zeiterfassung von Jira nach Benutzern ist eine der Funktionen, die die Benutzer von dem System erwarten. Leider müssen wir Sie hier enttäuschen: Jira hat keine Funktion, die es uns ermöglicht, alle von einem einzelnen Mitarbeiter geleisteten Arbeiten einzusehen. Es gibt auch keinen Zeiterfassungsbericht für einen Benutzer. Das Gleiche gilt auch für die Berichte über die erfasste Zeit für Gruppen von Personen - sie sind in der Grundversion von Jira nicht vorhanden.
Jira kann jedoch in andere Tools integriert werden, die eine solche Möglichkeit bieten. Primetric ist eines von ihnen!
Haben Sie genug von der Jira-Zeiterfassung? Versuchen Sie etwas Besseres!
Wenn Sie nicht gefunden haben, wonach Sie suchen, haben wir eine schlechte Nachricht für Sie - Jira verfügt möglicherweise nicht über die Funktionen, die Sie suchen. Zum Glück gibt es andere Lösungen, die das System erweitern können.
Loggen Sie die Arbeit mit Primetric ein und erweitern Sie die Jira-Software!
Abgesehen von all den Funktionen, die bei der Zeiterfassung in Jira fehlen, bietet Primetric auch diese:
- Freizeitmanager mit Feiertagen und Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter,
- Zeiterfassung mit Löhnen und Kosten,
- Ziehen und Ablegen von Zuweisungen in einem auf einem Gantt-Diagramm basierenden Kalender,
- automatisch berechnete Kapazität für Teammitglieder (einschließlich Abwesenheiten und Urlaub),
- fortschrittliche Berichte für alle Schlüsselfaktoren, die Ihre Projekte beeinflussen,
- Qualifikationsmanagement mit Informationen über Erfahrung, Fähigkeiten und Zertifizierungen der Mitarbeiter,
- eine umfassende Übersicht über alle Projekte und die an ihnen beteiligten Personen,
- Warnungen und Benachrichtigungen bei wichtigen Problemen, einschließlich Überbuchungen,
- ständige Unterstützung durch die Berater von Primetric.
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Alternativ können Sie auch mehr über Jira in unseren Artikeln über erfahren:
