Jira-Ressourcenzuweisung: Aufgaben und andere Funktionen erklärt

Jeder Mitarbeiter, der schon einmal das Vergnügen hatte, mit Jira zu arbeiten, kennt die Aufgaben, die Sie mit diesem Tool verwalten können. Aber reichen diese aus, um eine vollständige Ressourcenzuweisung durchzuführen? Wir haben eine Antwort auf diese Frage.

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Ressourcenplanung

17/11/2022

Ressourcenzuweisung in Jira. Wie kann ich Aufgaben und andere Funktionen nutzen?

Inhaltsübersicht

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Welche Funktionen zur Ressourcenzuweisung sind in Jira verfügbar? 

Die Funktionen von Jira zur Ressourcenzuweisung sind recht begrenzt. Im Allgemeinen ermöglicht Jira nur zwei Arten von Zuweisungen: eine Zuweisung zu einem Projekt und zu einer bestimmten Aufgabe oder Teilaufgabe. Daher sind die Möglichkeiten der Personaloptimierung begrenzt.

Schauen wir uns an, wie diese beiden Optionen im System aussehen. 

Wie weist man Teammitglieder der Aufgabe zu?

Um der Aufgabe Ressourcen zuzuweisen, gehen Sie einfach zu der bestehenden Aufgabe oder erstellen Sie eine neue. In beiden Fällen sehen Sie ein sehr ähnliches Fenster mit grundlegenden Informationen über das Projekt. Normalerweise sieht es so aus:

Jira-Ressourcenzuweisung in Aufgaben
Die Jira-Ressourcenzuweisung in der Aufgabe befindet sich auf der rechten Seite der Aufgabenansicht

Es ist wichtig, dass das Fenster auch weniger Informationen enthält als in der Abbildung oben. Zusätzliche Funktionen können hinzugefügt werden, indem Sie auf die Schaltfläche Konfigurieren in der rechten unteren Ecke klicken. 

Unabhängig von den Einstellungen des Aufgabenfensters sehen Sie auf der rechten Seite immer die Felder Empfänger und Berichterstatter, so wie oben dargestellt. Bearbeiten Sie das Feld Empfänger, um eine Person auszuwählen, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist; bearbeiten Sie das Feld Berichterstatter, um ihren Vorgesetzten auszuwählen. 

Über die Option Konfigurieren können Sie der Aufgabe außerdem einen Kostenvoranschlag sowie ein Zeiterfassungsfeld hinzufügen. Diese Informationen haben jedoch keinen Einfluss auf die Kapazität der Teammitglieder - Jira ist nicht in der Lage, solche Informationen zu verarbeiten. 

Wie werden die Teammitglieder dem Projekt zugewiesen? 

Die Ressourcenzuweisung für ein Projekt sieht ähnlich aus wie die für eine Aufgabe. Um dem Projekt Personen zuzuweisen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Projektdetails auf der rechten Seite. Ihre Jira-Ressourcenzuweisung zeigt ein Fenster ähnlich dem unten stehenden an. 

Jira-Ressourcenzuweisung für Projekte
Zu den grundlegenden Projekteinstellungen in Jira gehört die Ressourcenzuweisung

Wie Sie in der Abbildung sehen können, können Sie dem Projekt zwei Arten von Ressourcen zuweisen: einen Projektleiter und einen Standardbeauftragten. In beiden Fällen können Sie ein Projekt jedoch nicht einer Gruppe von Personen zuweisen; Sie können nur zwei Personen auswählen, die für die Durchführung des Projekts verantwortlich sind. 

Welche Funktionen der Ressourcenzuweisung fehlen in Jira? 

Es ist leicht zu erkennen, dass Jira, obwohl es oft für seine Projektmanagement-Funktionen gelobt wird, nur sehr begrenzte Optionen für das Ressourcenmanagement bietet. Das liegt daran, dass sich der Ansatz auf ein einzelnes Projekt konzentriert und nicht auf die Ressourcen des Unternehmens als Ganzes. 

Aus diesem Grund bietet Jira keine Ressourcenzuweisung: 

  • eine Information über die verfügbare Kapazität der Teammitglieder, die Sie dem Projekt zuweisen möchten, 
  • Jira-Zeiterfassung, die die Informationen über geplante und erfasste Zeit in allen geplanten Projekten kombiniert, 
  • Informationen über falsche Zuteilungen, wie Überbuchungen oder Bänke, 
  • Freizeit und Urlaub, die sich auf die Dauer der Aufgaben auswirken können, 
  • jede flexible Möglichkeit, Zuweisungen in Bezug auf Projekte oder die Arbeit anderer Personen zu ändern, 
  • erweiterte Berichte über Arbeitsstunden, Produktivität und mehr, 
  • Informationen über die Finanzen der Zuweisungen, einschließlich abrechenbarer und nicht abrechenbarer Stunden

Wofür sollte die Jira-Ressourcenzuweisung verwendet werden? 

Wie Sie aus der Liste der verfügbaren und nicht verfügbaren Funktionen für die Jira-Ressourcenzuweisung ersehen können, ist das System auf eine kurzfristige, projektzentrierte Perspektive beschränkt. Daher kann die Jira-Ressourcenzuweisung nur in kleinem Maßstab erfolgen - zum Beispiel in den Projekten oder ihren Teilen. 

Die Funktionen von Jira sind nur in der Lage, Mikrostrukturen abzubilden, nicht aber das Unternehmen als Ganzes. Sein sprintbasierter Ansatz ist besonders nützlich für Teams, die an Aufgaben und Projekten arbeiten. Für Führungskräfte und Manager ist es jedoch unbrauchbar, da das Tool keinen Überblick über Kapazitäten, Arbeitsbelastung, Finanzen oder Abhängigkeiten bietet. Daher kann es ihnen bestenfalls helfen, die Arbeit ein paar Tage im Voraus zu planen. 

Können in Jira langfristige Zuweisungen vorgenommen werden? 

Nein - Die Jira-Ressourcenzuweisung bietet keine Funktionen, die einen langfristigen Ansatz unterstützen. Dazu gehören: flexible Kalender, Kapazitätsmanagement und Ressourcenprognosen, Finanzen, Auslastung und mehr. Infolgedessen liefert Jira möglicherweise nur unzureichende Informationen, was zu Überbuchungen und folglich zu Verzögerungen führt. 

Jira bietet jedoch umfangreiche Integrationen, die diese Funktionen erheblich erweitern können. Wenn Sie also eine Führungskraft sind, die die Aufgaben- und Zeiterfassungsinformationen von Jira in etwas anderes umwandeln möchte, sollten Sie auf jeden Fall eine dieser Integrationen in Betracht ziehen: Primetric. 

Wie sieht die Ressourcenzuweisung in Primetric aus? 

Primetric ist ein umfassendes Projekt- und Ressourcenmanagement-Tool, mit dem Sie sicherstellen können, dass Ihre Teammitglieder den richtigen Projekten zur richtigen Zeit zugewiesen werden. Es ist darauf spezialisiert, eine langfristige Perspektive zu bieten, die für Führungskräfte und Manager von Interesse sein könnte, um ihre Aktivitäten zu sichern. 

Aber das ist noch nicht alles - sehen wir uns an, wie Primetric die Ressourcenzuweisung in echten Anwendungsfällen handhabt. 

Kompetenzmanagement in Primetric

Im Gegensatz zu Jira gibt es bei Primetric einen eigenen Bereich, in dem Mitarbeiterinformationen gespeichert und zur Verbesserung der Zuweisungsqualität genutzt werden können. 

Wenn ein Mitarbeiter dem System hinzugefügt wird, kann sein Profil mit Informationen über seine Ausbildung, Erfahrung, Zertifizierungen und mehr gefüllt werden. Auch das Niveau der einzelnen Fähigkeiten kann im System angegeben werden.

Später, wenn ein Projekt erstellt wird, werden die Informationen verwendet, um Personen den Projekten und ihren Phasen zuzuweisen. Über eine Suchleiste auf der Projektseite können Sie nach Teammitgliedern mit bestimmten Fähigkeiten suchen und sie aus der gefilterten Liste auswählen - wie unten dargestellt. 

Kompetenzmanagement in Primetric
Liste der Personen, ihrer Fähigkeiten und ihrer verfügbaren Einsatzmöglichkeiten bei Primetric

Kapazitätsmanagement in Primetric

Wie bereits angedeutet, kann Primertic Ihnen auch dabei helfen, die Kontrolle über die Arbeitszeiten zu gewinnen, die Ihre Mitarbeiter für die Projekte Ihres Unternehmens aufwenden können. 

Auf der Grundlage der ebenfalls im System verfügbaren Freizeit und Urlaubstage errechnet das Tool die maximal verfügbare Arbeitszeit des Mitarbeiters und trägt sie in sein Profil ein. Später, wenn ein Spezialist einem Projekt zugewiesen wird, wird seine Kapazität entsprechend angepasst. 

Wichtig ist, dass die Informationen über die Kapazität nicht nur im System versteckt sind, sondern auch dann angezeigt werden, wenn Sie sie am dringendsten benötigen. Wenn Sie eine neue Zuweisung vornehmen, sehen Sie die Informationen über die verfügbare Kapazität eines bestimmten Spezialisten. Sie werden auch über die Möglichkeit einer Überbuchung informiert. 

Überbuchungsmeldung in Primetric
Überbuchungswarnung erscheint, wenn ein Spezialist keine Kapazität mehr hat

Verwaltung von Zuweisungen in Primetric

Was ist, wenn eine Zuweisung bereits erfolgt ist? In diesem Fall können Sie sie ebenfalls im System verwalten. 

Wenn Sie ein Projekt oder einen Personenkalender auswählen, werden Sie zu einem Gantt-Diagramm mit Tagen, Wochen und Monaten weitergeleitet, das Ihnen alle bestehenden Zuweisungen mit ihrer Dauer, ihren Kosten und anderen wertvollen Informationen anzeigt. Dank dieses Tools können Sie Abhängigkeiten verfolgen und die Arbeit überwachen, während sie bereits läuft. Die Projektmanager können die Zuweisungen bei Bedarf auch ändern - sie können sie einfach per Drag & Drop nach Belieben verschieben. 

Projektkalender mit der Möglichkeit, eine Zuweisung zu verlängern
Erweitern einer Zuordnung in Primetric

Dieses Tool kann jedoch auch für vorläufige Zuweisungen verwendet werden. Wenn Sie Personen einem Entwurfsprojekt zuweisen, wählen Sie einfach die richtige Art der Zuweisung (Entwurf, vorläufig oder aktiv), um verschiedene Lösungen für Ihr Unternehmen zu testen. 

Entwurf der Zuweisungen in Primetric
Entwurfszuweisungen in Primetric haben ein anderes Design, das es Projektmanagern ermöglicht, sie von aktiven Zuweisungen zu unterscheiden.

Erweiterte Berichterstattung in Primetric

Primetric kann Ihnen auch dabei helfen, die in Projekten geleistete Arbeit zu bewerten, nachdem diese abgeschlossen sind - oder sogar, wenn sie bereits laufen. 

Im System finden Sie Berichte für: 

  • Zeiterfassungsbögen mit Budgetierung - so wie der unten abgebildete, 
  • Budget des Projekts, 
  • Produktivität, 
  • Kapazität und Auslastung, 
  • Rentabilität und Gewinnspannen, 

und viele mehr. 

Darüber hinaus können Sie auch Ihre eigenen Berichte erstellen - verwenden Sie einfach die Funktion für benutzerdefinierte Berichte! 

Zeiterfassungsberichte in Primetric
Zeiterfassungsberichte in Primetric

Was kann man in Primetric noch tun? 

Neben den oben genannten Tools verfügt Primetric über weitere Funktionen, die Sie zum Vorteil Ihres Unternehmens nutzen können. Dazu gehören: Ressourcenplanung, Business Intelligence, Kompetenzmanagement und Projektbuchhaltung

Wir werden in diesem Artikel nicht auf diese Funktionen eingehen, aber wir geben Ihnen die Möglichkeit, sich auf andere Weise mit ihnen vertraut zu machen. Buchen Sie einfach eine Demo mit unserem Berater oder starten Sie selbst eine Testversion von Primetric, um zu sehen, wie es Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann! 

Möchten Sie mehr über Jira erfahren? 

Sie sind sich immer noch nicht sicher, ob Jira wirklich das Zeug dazu hat, Ihr Unternehmen voranzubringen? 

Keine Sorge - wir haben alles für Sie. 

Besuchen Sie einfach unseren Blog und lesen Sie darüber: 

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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