What to Look for in Project Portfolio Management Software?

Sie glauben gar nicht, wie viele IT-Unternehmen immer noch Tabellenkalkulationen verwenden, um Mitarbeiter Projekten zuzuweisen und ihre Finanzen zu verwalten.

Das Problem ist, dass selbst das kleinste Unternehmen nicht mit Tabellenkalkulationen auskommt. Sie mögen für das Projekt hier und jetzt gut funktionieren, aber sie bieten keinen langfristigen Überblick über die Arbeitsbelastung oder die Rentabilität.

Wenn Sie dies lesen, sind Sie wahrscheinlich bereit, über ein einfaches PM-Tool hinauszugehen und eine integrierte Lösung anzunehmen, die Daten über alle Ihre Projekte unter einem Dach vereint.

Aber wie wählt man die richtige Lösung aus? Worauf sollten Sie bei einer Projektportfolio-Management-Software achten? 

Keine Sorge, ich halte Ihnen den Rücken frei.

Hier finden Sie alles, was Sie über Projektportfoliomanagement-Software wissen müssen, die IT-Unternehmen wie das Ihre benötigen, um erfolgreich zu sein.

Warum sollte man überhaupt eine Software für das Projektportfoliomanagement einsetzen?

Beantworten Sie sich erstens diese Fragen:

• Sind Ihre Projekte so rentabel, wie Sie es erwarten?
• Hat jemand im Team zu viel zu tun?
• Wie sieht es bei Ihren Projekten mit dem Budget für Burnout und Fortschritt aus?
• Können Sie dieses neue Projekt entspannt angehen oder müssen Sie sich beeilen und so schnell wie möglich neue Mitarbeiter einstellen?
  

Die Beantwortung all dieser Fragen ist schwierig, wenn Sie mit mehreren Tabellenkalkulationen und einem Projektmanagement-Tool jonglieren. Die Beschaffung der benötigten Daten wird mit dem Wachstum Ihres Unternehmens immer schwieriger.

Eine Software für das Projektportfolio-Management kann Sie retten.

Das erhalten Sie, wenn Sie eine Lösung implementieren, die Ihren Anforderungen entspricht:

• Weniger Sitzungen, in denen besprochen wird, wer wann verfügbar ist,
• Eine einzige Quelle der Wahrheit für Ihr gesamtes Team, die die Zusammenarbeit fördert und Überbuchungen vermeidet,
• More efficient resource management and allocation,
• Bessere Projektplanung,
• Verbessertes Projektmanagement dank der Erkenntnisse der Business Intelligence,
• Sicherstellung der Projektrentabilität auf dem von Ihnen benötigten Niveau,
• Lower risk of schedule conflict or overbooking resources,
• Better understanding of workload management thanks to allocation visualizations.
  

Das hört sich alles sehr gut an, aber wie viel wird es Sie kosten?

Lesen Sie den nächsten Punkt, um herauszufinden, ob es sich für Ihr Unternehmen lohnt, diese Art von Software einzusetzen, und wie hoch der ROI ist.

Wie viel kostet eine Projektportfolio-Management-Software?

Die Kosten für Projektportfolio-Management-Software hängen von drei Faktoren ab:

1. Anzahl der Nutzer - einige Lösungen berechnen pro Person oder weisen mehrere Nutzer pro bestimmter Abonnementstufe zu.
2. Funktionen - manche Software bietet mehr Funktionen für einen niedrigeren Preis.
3. Jährliche vs. monatliche Abrechnung - je nachdem, für welche Form der Abrechnung Sie sich entscheiden, kommen Sie möglicherweise in den Genuss von Preisnachlässen (die in der Regel gewährt werden, wenn Sie für ein Jahr im Voraus bezahlen, anstatt in monatlichen Raten).
4. Implementierungskosten - einige Softwareanbieter verlangen eine Anfangszahlung für den Implementierungsprozess. Insbesondere, wenn Sie kundenspezifische Anforderungen oder eine komplizierte Organisationsstruktur haben, bei der viele Beteiligte in den Prozess involviert sind.

Wie Sie sehen können, hat die Anzahl der Nutzer und die Art der benötigten Funktionen in den meisten Fällen den größten Einfluss auf die Kosten.

Berechnen wir also die durchschnittlichen Kosten für das PPM-Tool

Ich habe eine Kurzstudie über die 18 besten PPM-Tools auf dem Markt erstellt, aus der hervorgeht, wie viel Sie die Implementierung je nach Größe Ihres Unternehmens kosten kann.

Wie Sie sehen können, können spezifische Lösungen sehr unterschiedlich sein, und am Ende des Tages ist die wichtigste Information, dass Sie den Prozess und die Anforderungen finden müssen, die am besten geeignet sind.

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Dennoch können Sie feststellen, dass die monatlichen Kosten für:

• Unternehmen mit 50 Mitarbeitern ~ 1 150 $ pro Monat
• Unternehmen mit 200 Mitarbeitern ~ 4 500 $ pro Monat
• Unternehmen mit 500 Mitarbeitern ~ $11 500 pro Monat

Nun, da wir die ungefähren Kosten kennen, können wir den ROI berechnen, um festzustellen, ob es finanziell sinnvoll ist (um unseren CFO zu überzeugen ;)).

Lesen Sie diese Fallstudie und urteilen Sie selbst.

Ein Beispiel für die Berechnung des ROI aus der Praxis

Das australische IT-Dienstleistungsunternehmen mit 50 Mitarbeitern HSD führt langfristige und mehrphasige Projekte durch, die von der Entwicklung (abgerechnet nach Zeit und Material) bis zur Wartung (abgerechnet nach Support oder Festpreis) reichen. Dies macht es zu einer echten Herausforderung, die Rentabilität eines Projekts während seiner gesamten Laufzeit zu gewährleisten.

Durch die Implementierung von Primetric konnte HSD die Zeit, die für die Bearbeitung von Tabellenkalkulationen aufgewendet wurde, von 15 Stunden pro Woche auf 30 Sekunden reduzieren.

Zusammen mit einer intelligenteren Planung, einer verbesserten Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und der Vermeidung von Projektbudget-Burnout führte dies zu höheren Einsparungen und Erträgen von über 200.000 Dollar pro Jahr.

Natürlich gab es anfänglich Kosten für die Beteiligten, die für die Einarbeitung in Primetric aufgewendet wurden, aber letztendlich waren diese Kosten sehr gering, so dass wir sie überspringen können.

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Wie sieht es mit dem ROI aus? Ich komme mir dumm vor, wenn ich diese Zahlen schreibe, denn sie klingen wie typisches Marketing-Kauderwelsch, aber... man kann dem Leben nichts vormachen.

ROI = 2800%

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Wenn Sie das nicht davon überzeugt, dass Projektportfoliomanagement-Software einen Versuch wert ist, dann weiß ich nicht, was Sie überzeugen wird. 

Woran erkennen Sie, dass es an der Zeit ist, eine Software für das Projektportfoliomanagement anzuschaffen?

Wie ich bereits sagte, kann selbst ein kleines IT-Unternehmen durch die Einführung einer Projektportfolio-Management-Software viel gewinnen.

Warum?

Denn früher oder später wird der Zeitpunkt kommen, an dem Sie dazu gezwungen sind. Und ein neues Werkzeug unter Druck einzuführen, ist nicht die beste Art, damit umzugehen.

Woran können Sie also erkennen, dass Ihr Unternehmen von einer passenden Lösung profitieren könnte?

Hier sind ein paar verräterische Anzeichen, auf die Sie achten sollten:

• Sie und Ihre Kollegen verbringen viel Zeit in Besprechungen. Dort wird entschieden, wer wann und wie lange an welchem Projekt arbeiten soll. Ich wette, Sie haben Besseres mit Ihrer Zeit anzufangen als die manuelle Zuweisung von Ressourcen.
• Sie haben keinen Überblick über das Geschehen im Unternehmen. Die Leute kommen mit Fragen zu Ihnen, und Sie müssen jedes Mal in Ihre Tabellenkalkulationen eintauchen, um die benötigten Daten abzurufen. Das nimmt zu viel Zeit in Anspruch und hindert Sie daran, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
• Sie haben keinerlei Informationen über die Rentabilität Ihres Projekts. Sie wissen nicht, wie die Ressourcen in Ihrem Projekt verbraucht werden. Verbrauchen Sie die zugewiesene Zeit? Oder liegt Ihre Schätzung weit daneben? Sie können es nicht sagen.
• Sie haben keine Ahnung, was Ihr Mitarbeiter Auslastungsquote ist. Leidet jemand unter zu vielen Überstunden? Bevor Sie es merken, wird sich dies zu einem größeren Problem auswachsen, wie z. B. einem Rückgang der Motivation, der sich in schlechteren Ergebnissen niederschlägt.
• Niemand versteht Ihre Tabellenkalkulationen. Sie sind zu unübersichtlich und nicht benutzerfreundlich. Sie brauchen ewig, um zu laden. Und da Sie der Einzige sind, der weiß, wie man sie navigiert, werden Sie mit Fragen bombardiert.
• Ihre Teammitglieder verlieren Zeit durch sich überschneidende oder überflüssige Arbeiten, die sich aus der Unklarheit über ihre Zuweisungen ergeben.
  

Wenn Sie feststellen, dass mindestens einer der oben genannten Punkte auf Ihr Unternehmen zutrifft, ist es höchste Zeit, sich nach einer Lösung für das Projektportfolio-Management umzusehen. Wenn Sie diese Probleme nicht lösen, bevor Sie Ihr Unternehmen skalieren, wird es für alle Beteiligten ein sehr schmerzhafter Prozess werden.

Aber welche Funktionen muss diese Software haben, um ihre Aufgabe zu erfüllen und Ihnen wirklich zu helfen, zu wachsen? Ich werde im nächsten Punkt mehr über diese wesentlichen Funktionen sprechen.

Worauf sollten Sie bei der besten Projektportfoliomanagement-Software achten?

Cloud-basierte SaaS vs. On-Premises

Viele Unternehmen sorgen sich um den Datenschutz und die Sicherheit in der Cloud. Aber Cloud-basierte Lösungen sind immer noch eine gute Wahl:

• Sie werden in Echtzeit aktualisiert, ohne dass für Sie zusätzliche Kosten anfallen,
• Die neuen Funktionen sind im Preis inbegriffen,
• Sie können sich auf die Datensicherung verlassen,
• Es ist schnell und effizient.
  

Auf der anderen Seite gibt es lokale Lösungen, die mehr Sicherheit (dank eines eigenen Datenkanals) und Anpassungsmöglichkeiten (sofern der Anbieter dies zulässt) bieten. Aber die lokale Software ist mit einigen wichtigen Einschränkungen verbunden:

• Sie sind derjenige, der für die Einrichtung und Wartung Ihrer Server und Anwendungen verantwortlich ist,
• Sie erhalten keine automatischen Updates (und müssen auch nicht extra dafür bezahlen),
• Im Falle einer Katastrophe verlieren Sie die Geschäftskontinuität. 
  

Wenn Sie sich also für eine Cloud-basierte SaaS-Lösung entscheiden, stellen Sie sicher, dass:

• Es gibt einen hervorragenden Kundendienst,
• Arbeitet im Einklang mit Vorschriften wie GDPR,
• Ermöglicht das Singen von DPA, SLA und MSA für volle Sicherheit,
• Sicherstellung von Datensicherungen und Möglichkeit zum Export von Daten aus dem System,
• Beinhaltet SSO (relevant, wenn Sie Google- oder Azure Active Directory-Dienste verwenden).
  

Wir bei Primetric haben dafür gesorgt, dass unsere Lösung alle diese Punkte umfasst.

Anpassbarkeit, Flexibilität, Skalierbarkeit

Es macht keinen Sinn, in eine Lösung zu investieren, bei der Sie Ihre Arbeitsweise ändern müssen. Sie sind bereits seit einiger Zeit im Geschäft und haben ein bewährtes Verfahren eingeführt. Deshalb sollte das Tool, für das Sie sich entscheiden, flexibel genug sein, um sich Ihren Bedürfnissen anzupassen. 

So passen wir bei Primetric unsere Lösung stets an die individuellen Anforderungen jedes Kunden an und führen dazu eine gründliche Analyse durch. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass unsere Plattform perfekt auf die Arbeitsweise des Unternehmens abgestimmt ist - und dass sie alle Änderungen mitmachen kann, wenn das Unternehmen wächst.

Integration mit anderen Systemen/APIs

Seien wir ehrlich: Wahrscheinlich verwenden Sie bereits eine Vielzahl von Tools zur Verwaltung Ihrer Projekte. Eine Projektmanagementlösung, die sich nahtlos in Ihr Ökosystem einfügt, ist ein kluger Schachzug. Integrationen beschleunigen nicht nur den Implementierungsprozess, sondern sorgen auch dafür, dass Ihre Teammitglieder sich nicht auf ein völlig neues Tool umstellen müssen.

Verschiedene Zugangsmöglichkeiten

Sie kaufen ein Projektmanagement-Tool, weil Sie nicht immer wieder die gleichen Fragen beantworten wollen:

• Wie lange wird dieser Entwickler an Projekt X arbeiten?
• Wird diese Person in 2 Wochen mit der Arbeit an Projekt Y beginnen können?
• Wann beginnt das Projekt Z?
  

Um dieses Problem zu lösen, müssen Sie eine einzige Quelle der Wahrheit für alle schaffen - einschließlich der Projektmanager und aller anderen Mitarbeiter. Gleichzeitig wollen Sie aber nicht, dass jedes kleine Detail für alle zugänglich ist - zum Beispiel die Stundensätze Ihrer Teammitglieder. Deshalb ist es so wichtig, ein Tool mit verschiedenen Zugriffsoptionen zu haben. 

In Primetric können Projektmanager einfach planen und alle Informationen abrufen, während Entwickler nur ihre Zuweisungen sehen, aber keine finanziellen Erkenntnisse über die Rentabilität des Projekts.

Projektplanung und Ressourceneinsatzplanung 

Ein gutes Projektmanagement-Tool sollte mehr beinhalten als die einfache Zuweisung von Personen zu Projekten innerhalb bestimmter Zeiträume.

Was Sie brauchen, ist die Möglichkeit, verschiedene Szenarien zu simulieren, um zu sehen, wie sich Ihre Entscheidungen auf die Rentabilität des Projekts auswirken werden. Die besten Tools auf dem Markt bieten Ihnen die Möglichkeit, die Projektrealisierungsraten, die Ressourcenverfügbarkeit oder die Anzahl der offenen Stellen im Projekt zu prognostizieren.

Sie brauchen diese langfristige Vision, um die klügsten Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.

Zuverlässige Berichterstattung 

Berichtsfunktionen sind von entscheidender Bedeutung - wie wollen Sie sonst den Zustand Ihres Unternehmens überprüfen? 

Aber jetzt kommt der interessante Teil: Die Berichterstattung funktioniert am besten, wenn sie sich auf Daten über Ihre Projekte und nicht auf Daten über Ihre Mitarbeiter bezieht.

Und mit Daten meine ich alle Arten von Daten - von Finanzdaten bis zur Auslastung der Mitarbeiter. Datenvisualisierungsfunktionen beschleunigen den Prozess der Gewinnung von Erkenntnissen aus Daten. So funktioniert eben das menschliche Gehirn.

Vorhersagefunktionen

Es ist wichtig zu wissen, was in der Vergangenheit passiert ist. Aus historischen Daten können Sie viel über Ihre Projekte lernen.

Aber wir sind im Bereich der Innovation tätig, und das bedeutet Zukunft.

A good solution should allow you to forecast a bunch of different metrics - employee allocation, employee utilization rates, your projects’ profitability, and more.

Auf diese Weise können Sie genaue und realistische Pläne formulieren, damit Sie später keine Überraschungen erleben.

Außerdem können Sie dann die Pläne mit der Realität vergleichen und sehen, wo Ihre Schätzungen daneben lagen. Sie werden diesen Fehler nie wieder machen und Ihre Planungsfähigkeiten verbessern.

Zeiterfassung

Die Kombination von Zeiterfassungsfunktionen mit dem Projektmanagement ist unerlässlich, wenn Sie besser abschätzen wollen, wie viel Zeit ein Projekt in Anspruch nehmen wird und wie Sie es bewerten sollen.

Die besten Lösungen bieten Ihnen Zeiterfassung und Stundenzettel, aber auch ein Dashboard, auf dem Sie vorausschauende Stundenzettel sehen können, die die Aufgaben anzeigen, an denen die Mitarbeiter arbeiten sollten. 

Sie können auch ganz einfach die von Ihren Teammitgliedern generierten Kosten und Einnahmen pro Projekt, Kunde oder bestimmten Datumsbereich überprüfen.

Und wo wir gerade von Kosten sprechen...

Finanzielle Module

Schließlich sollte Ihre Projektportfoliomanagementlösung Ihnen einen tiefen Einblick in die Finanzdaten des Projekts (und Ihres Unternehmens) ermöglichen. 

Anhand dieser Daten können Sie feststellen, ob und in welchem Umfang das Projekt rentabel sein wird, und wenn nicht, was Sie heute tun können, um dieses Ergebnis zu ändern.

Wie wähle ich ein Projektportfolio-Management-System aus?

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen

Wie ich bereits sagte, suchen Sie nicht nach einem Tool, das Ihren Prozess auf den Kopf stellt. Sie suchen nach einer Lösung, die sich nahtlos in Ihr Unternehmen einfügt.

Dazu müssen Sie es wissen:

• Wie Ihr Prozess Schritt für Schritt aussieht,
• Was sind die aktuellen Probleme in der Arbeitsweise Ihres Teams?
• Was fehlt in Ihrem Prozess?

Sie können dies tun, indem Sie eine Liste von Anwendungsfällen erstellen. Hier finden Sie eine Beispielliste von Anwendungsfällen.

Wenn Sie sich auf dem Markt umsehen, können Sie immer wieder auf diese Fragen zurückkommen und sich selbst fragen: Löst diese Lösung meine Probleme?

Wenn die Antwort "Nein" lautet, sollten Sie keine weitere Zeit auf die Erforschung des Tools verwenden (egal, wie glänzend die Demos sind). Es ist einfach nicht die richtige Wahl für Sie.

Wenn die Antwort ja lautet, haben Sie einen potenziellen Kandidaten.  

2. Machen Sie Ihre Hausaufgaben

Sobald Sie Ihre Bedürfnisse definiert haben, ist es an der Zeit, die verfügbaren Optionen zu prüfen. 

Hier sind einige einfache Forschungsmethoden:

• Fragen Sie Ihre Kollegen und Freunde nach Tools, die sie gerne benutzt haben oder noch benutzen,
• Sprechen Sie mit anderen Projektleitern im IT-Sektor,
• Schauen Sie sich die Empfehlungen auf Websites an, die der IT-Branche gewidmet sind, z. B. G2.com / Capterra.com / Digital Project Manager.

3. Testen Sie es

Testen Sie das Tool selbst. Meistens werden Sie eine kostenlose Testversion erhalten. Versammeln Sie eine kleine Gruppe von Kollegen, um das Tool gemeinsam zu testen. Wählen Sie Personen mit unterschiedlichen Arbeitsstilen aus, denn Sie müssen möglichst viele verschiedene Meinungen einholen.

Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, den Kundendienst zu testen. Die Implementierung eines neuen Tools ist mit viel Arbeit verbunden, daher kann der Support des Anbieters den entscheidenden Unterschied ausmachen. 

Sie können auch eine Demo anfordern und Zeit mit dem Vertriebsteam verbringen, um mehr darüber zu erfahren, wie sie das Tool verwenden und welche Funktionen es hat. Stellen Sie dem Support-Team eine Frage und sehen Sie, wie lange es dauert, bis es antwortet. Informieren Sie sich über das Help Center und die Ressourcen, um deren Qualität zu prüfen.

4. Feedback einholen

Bitten Sie alle, die an dem Pilotprojekt teilgenommen haben, um ihr Feedback. Fragen Sie nach Dingen wie:

• Hat es zur Lösung von Problem X beigetragen?
• Wie lange dauert es, bis ich das Tool benutzen kann?
• Was hat ihnen am besten und am wenigsten gefallen?

5. Zustimmung erhalten

Bei der Einführung einer neuen Lösung ist es wichtig, dass die Mitarbeiter, die die Lösung nutzen werden, sie auch annehmen. 

Sie können nicht einfach von einem Dutzend Menschen verlangen, dass sie plötzlich ihre Routine ändern, nur weil Sie ein neues Werkzeug haben. Darüber werden sie nicht glücklich sein.

Kommunizieren Sie offen über den Implementierungsprozess. Zeigen Sie dem Team, warum Sie diese Lösung brauchen. Wenn Sie unter einigen der oben genannten Probleme leiden, zeigen Sie ihnen, wie das Tool hilft, diese zu beseitigen. Führen Sie die Änderung schrittweise und behutsam ein. 

6. Umsetzung

Entwickeln Sie einen Implementierungsplan, sonst bringt Ihnen Ihre Lösung nicht alle gewünschten Vorteile. Berücksichtigen Sie diese Punkte bei der Planung der Einführung:

• Wann werden Sie alle mitnehmen wollen? 
• Werden Sie es auf mehrere Tage verteilen oder alles auf einmal machen?
• Benötigen Ihre Teammitglieder Schulungen? Wenn ja, wer wird sie anbieten?
• Wann werden Sie die wichtigsten Integrationen einrichten? Wer wird für die Einrichtung verantwortlich sein?
  

Sobald alles eingerichtet ist, sollten Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Nutzen Sie das Tool und setzen Sie sich für es ein, um andere Projektmanager zu ermutigen. Glauben Sie mir, wenn Ihr Unternehmen mit einem der oben genannten Probleme konfrontiert ist, wird es Ihnen dankbar sein.

7. Kontrolle und Ausführung

Selbst das beste Tool hilft Ihnen nicht, wenn es nicht ständig genutzt wird. Entwickeln Sie einen einfachen Prozess, der diese Lösung zu einer täglichen Unterstützung bei Ihren Aufgaben macht.

Einpacken 

Es muss nicht schwer sein, das richtige Projektportfoliomanagement-Tool zu finden, das alle von Ihnen benötigten Funktionen vereint. 

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Wenn Sie sich von den genannten Beispielfunktionen angesprochen fühlen, buchen Sie eine Demo mit mir und sehen Sie, wie Primetric die häufigsten Managementprobleme in IT-Unternehmen lösen kann.