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Lo cierto es que todas esas cuestiones también mermaron la capacidad de esas empresas para encontrar nuevas fuentes de beneficios o evitar pérdidas dentro de su organización.
Pero he aquí la cuestión. Hay empresas de servicios informáticos de rápido crecimiento que ya han superado esos problemas.
He aquí los ejemplos de resultados que han obtenido:
- +10% de rentabilidad en toda la cartera de proyectos
- se duplica el número deempleados.
- Aumento del 20% del tiempo facturable
Les preguntamos, observamos y trabajamos con ellos a diario para identificar qué les diferencia del resto y qué les ha permitido crecer en términos de plantilla, rentabilidad y estabilidad.
En consecuencia, a continuación encontrará el resumen de los 7 problemas más comunes que se producen en las empresas de servicios informáticos, junto con consejos sobre cómo gestionarlos y superarlos.
#1 Falta de visión sobre la carga de trabajo a largo plazo y la disponibilidad de las personas
Origen del problema
A menudo basadas en sprints de 2 semanas, las asignaciones a corto plazo son algo natural con herramientas de gestión de proyectos como Jira o Clickup, que, hasta cierto punto, te obligan a organizar tu trabajo de esta manera en torno a sus funciones.
El problema de utilizar herramientas de gestión de proyectos para la gestión de recursos empieza cuando se intenta mirar más allá del sprint actual, ver la disponibilidad general (no ligada a un proyecto concreto) y prever la carga de trabajo futura para ver en cuánto tiempo se pueden asumir nuevos proyectos o predecir cuándo se debe contratar a nuevos empleados.
Las herramientas de gestión de proyectos simplemente no admiten este tipo de visibilidad a largo plazo, pero las empresas acostumbradas a trabajar con ellas no ven una solución clara cuando surge el problema.
Quién sufre en su empresa
- Los directivos desconocen la capacidad real de su empresa y cuándo debe contratarse nuevo personal
- Los gestores de proyectos tienen que perder tiempo en averiguar quién está disponible para sus proyectos o no consiguen prever la demanda
- Los desarrolladores no pueden estar seguros de en qué trabajarán en el futuro
- El departamento de ventas no puede saber cuándo estarán disponibles los recursos de su empresa para asumir un proyecto.
¿Cómo solucionarlo?
La mayoría de las empresas intentan solucionar sus problemas de visibilidad de la carga de trabajo trasladando sus datos a hojas de cálculo o herramientas independientes de gestión de recursos.
Además, se trata de soluciones efímeras y aisladas que provocan problemas de mantenimiento y dificultan la obtención de una visión de pájaro sobre cómo se utiliza y planifica el tiempo disponible de los empleados para dirigir una empresa cada vez más rentable.
En su lugar, puede probar una solución que presentará y comparará claramente la capacidad a largo plazo de toda la empresa (incluidos los días libres y las vacaciones) con el trabajo planificado y realizado en una vista de calendario de nivel superior.
Resultados
Conseguir una transparencia total (entre equipos y ejecutivos) de la carga de trabajo y la disponibilidad a largo plazo basada en datos siempre actualizados a los que sólo se necesita acceder con dos clics.
Lea cómo Monterail, una de las empresas de TI de más rápido crecimiento en Europa Central y Oriental, implantó soluciones que le permiten comprobar la disponibilidad de más de 180 personas en 30 segundos.
#2 No hay integración entre las herramientas de seguimiento del tiempo, planificación de recursos y finanzas
Origen del problema
A medida que las empresas de TI crecen, naturalmente añaden más y más herramientas a su pila tecnológica para gestionar diferentes partes de su negocio.
Aparece la necesidad de empezar a hacer un seguimiento del tiempo para los pagos a los clientes, la planificación de recursos a largo plazo para las previsiones y el seguimiento de los datos financieros con fines de control.
Conectar esas áreas para ver cómo unas afectan a otras y encontrar el equilibrio perfecto entre la carga de trabajo de los recursos, la demanda del mercado y las ambiciones económicas se hace casi imposible.
Quién sufre en su empresa
- Los ejecutivos tienen que tomar decisiones basadas en datos "parcheados" que pueden no ser exactos y no existe una perspectiva de alto nivel de todas las operaciones para tomar decisiones basadas en datos.
- Los directivos y empleados pasan horas fusionando los datos de varias herramientas, verificándolos y reintroduciéndolos varias veces.
¿Cómo solucionarlo?
Hay tres formas de obtener una visión unificada de los datos de seguimiento del tiempo, recursos y finanzas:
- Desarrollar una aplicación de BI muy personalizada que necesite integraciones a medida
- Utilizar una herramienta de APS que le obligue a dejar de utilizar las mejores aplicaciones o a integrarlas, lo cual es contrario a la idea de APS.
- Pruebe una solución de fuente única de la verdad (como Primetric) que combine y mejore los datos de múltiples herramientas de primera línea.
Resultados
Utilizando cualquiera de estos métodos, puede mejorar tanto la transparencia como el flujo de información en su empresa, facilitando el seguimiento, la evaluación y la gestión de las operaciones en cuestión de segundos.
Descubra cómo TestArmy lo hizo y fusionó la planificación de recursos y la presupuestación en una única fuente de verdad.
#3 Gestionar y controlar las finanzas y los recursos con Excel
Origen del problema
Las empresas de servicios informáticos suelen gestionar eficazmente sus finanzas y recursos con Excel cuando aún son relativamente pequeñas.
Sin duda es una buena opción para cálculos básicos y operaciones a baja escala. Pero a medida que tu empresa crece, rápidamente se vuelve demasiado compleja para gestionarla con hojas de cálculo.
Empiezas a notar errores humanos en los cálculos, falta de control de acceso a ciertas partes de tus hojas de cálculo y te ves desbordado por el trabajo de mantenimiento.
Pero incluso en este punto no está claro para casi ¾ de las empresas qué se puede hacer con ella, ya que no saben que existe una solución específica para sus necesidades.
Quién sufre en su empresa
Ejecutivos y directivos que necesitan mantener hojas de cálculo, solicitar constantemente nuevos datos a sus empleados y no disponen de un sistema automatizado para realizar un seguimiento del estado de las facturas de los clientes y de su corrección.
¿Cómo solucionarlo?
Al igual que muchas otras partes de la empresa, las hojas de cálculo de Excel pueden sustituirse por cálculos automatizados realizados por herramientas más avanzadas como Primetric. Pueden recopilar datos de toda la empresa y convertirlos en informes, tablas y gráficos en tiempo real.
Resultados
Datos coherentes y transparentes que se actualizan automáticamente cada vez que algo cambia, lo que permite mejorar los procesos de supervisión y toma de decisiones.
Un gran ejemplo de empresa que lo ha conseguido es Capco, que ha liberado a sus ejecutivos de la gestión de hojas de cálculo y puede prever con precisión su capacidad para asumir nuevos proyectos y planificar sus presupuestos.
#4 No saber que se pierde hasta un 20% de tiempo en trabajo interno y operativo
Origen del problema
Los proyectos internos y el trabajo operativo no son gratuitos: siguen generando costes que deben ser cubiertos por sus homólogos comerciales.
Pero la mayoría de las empresas, aunque hagan un seguimiento del tiempo dedicado a tareas específicas, no tienen forma de verificar cuánto tiempo se emplea específicamente en actividades no facturables y cuánto dinero se deja sobre la mesa.
Incluso Netgen, una de las empresas de servicios informáticos más respetadas de la CEE, solía perder hasta un 20% de su tiempo en tareas operativas relacionadas con herramientas ineficaces.
La verdad es que nunca verían la magnitud del problema si no empezaran a identificar el tiempo dedicado a tareas facturables y no facturables.
¿Cómo solucionarlo?
Para resolver el problema, las mayores empresas:
- limitar el número de proyectos no facturables. Por supuesto, algunos de ellos, como los de ventas o administración, son esenciales. Sin embargo, hay proyectos que pueden limitarse al mínimo o eliminarse por completo del calendario.
- controlar en qué se emplean las horas no facturables. En algunos casos, las horas no facturables resultan ser reuniones innecesarias o iniciativas internas que no sirven para nada. El tiempo invertido en ellas puede emplearse en proyectos más valiosos.
Resultados
Mayor rentabilidad y más tiempo para dedicar a proyectos comerciales.
Por ejemplo, Netgen consiguió aumentar el tiempo facturable de sus mejores especialistas al descubrir que ⅕ de su tiempo se dedicaba solo a actualizar herramientas obsoletas.
#5 No hay capacidad para profundizar en las dependencias entre los datos de rentabilidad y utilización
Origen del problema
Ésta es aún más importante en tiempos de desaceleración económica e incertidumbre, para que las empresas de servicios de TI puedan tener una visión real de su situación financiera y del uso de sus recursos.
¿Por qué las empresas de TI tienen problemas para analizar cómo la utilización y la rentabilidad se afectan mutuamente a nivel de proyecto, equipo, cliente o empleado individual?
Porque requiere cálculos complejos y automatizados y datos siempre actualizados de múltiples fuentes, y la pila tecnológica "estándar" de las empresas de TI (como Jira + herramientas de seguimiento del tiempo + hojas de cálculo) no proporciona nada de eso.
La rentabilidad y la utilización son dos métricas que por sí solas pueden indicarle no sólo lo bien que está gestionando a su personal y sus finanzas a nivel granular, sino también lo bien que está gestionando una empresa en su conjunto.
Quién sufre en su empresa
- Los ejecutivos no pueden ver con detalle las principales fuentes de ingresos y gastos generales para aumentar los beneficios y evitar pérdidas
- Los directivos no tienen una visión general de los empleados con exceso de trabajo o en el banquillo y no pueden ver la rentabilidad del proyecto del que son responsables.
- Los empleados pueden perder la motivación y agotarse si su utilización es demasiado elevada.
¿Cómo solucionarlo?
Implantar soluciones que fusionen datos ya disponibles en la empresa (registros de trabajo, tarifas horarias, capacidad), apliquen cálculos automatizados y muestren informes de rentabilidad y utilización en tiempo real(Primetric es una solución de este tipo).
Resultados
La capacidad de ver la utilización puede suponer un verdadero cambio de juego, porque permite ver cuántas horas se destinan a trabajo no facturable y facturable. Es esencial para mejorar la rentabilidad de toda la empresa.
Lea cómo SovTech abordó el problema y consiguió una visibilidad total de su utilización y rentabilidad.
#6 No comparar los planes económicos y de resultados a largo plazo con la realidad
Origen del problema
El 73% de las empresas no disponen de las herramientas adecuadas para comparar los planes financieros y de carga de trabajo con la ejecución, o simplemente no realizan un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas.
Por lo tanto, no pueden ver los progresos (o la falta de ellos) ni evaluar su capacidad de ejecución. Así tampoco pueden ver los costes del trabajo de sus empleados.
Quién sufre en su empresa
Los directivos, que no pueden ver cómo van los proyectos y si se mantienen dentro del presupuesto, y los empleados, que a menudo se enteran demasiado tarde de cualquier problema y necesitan resolverlo enseguida.
¿Cómo solucionarlo?
El seguimiento del tiempo es una base para comparar los planes con la realidad. Para traducirlo en progreso del proyecto, se necesita una herramienta capaz de combinar la información sobre el tiempo registrado y el calendario del proyecto. Por último, pero no por ello menos importante, la herramienta también debe ser capaz de calcular los costes del trabajo basándose en los partes de horas, proporcionando a los gestores una visión global de las finanzas del proyecto.
Resultados
Los gestores pueden ver si sus planes eran precisos, detectar incoherencias y evitar que surjan problemas; también pueden utilizar la información para mejorar futuros proyectos.
Incluso itCraft, una empresa de desarrollo de software puntera que ya contaba con procesos para realizar un seguimiento de métricas avanzadas como la utilización de la cartera de proyectos, alcanzó un nuevo nivel de eficiencia operativa gracias a la capacidad de comparar los planes a largo plazo con los datos reales.
#7 Sin previsiones dinámicas de rentabilidad y utilización que se actualizan automáticamente en función de las simulaciones de proyectos y cargas de trabajo.
Origen del problema
Este es el resultado de la combinación de los problemas mencionados en este artículo, así como de la falta de soluciones dedicadas a la gestión de empresas de servicios informáticos.
No disponen de una herramienta que les permita manipular libremente los factores que intervienen en sus previsiones financieras y de carga de trabajo y ver cómo cambian automáticamente en función de distintos escenarios.
No pueden realizar fácilmente simulaciones para responder a preguntas como:
- ¿Qué composiciones de equipo darán como resultado la mejor rentabilidad del proyecto?
- ¿Cuál será el beneficio previsto de un proyecto futuro mes a mes?
- Si un proyecto previsto no sale adelante, ¿tendré otros proyectos a los que pueda trasladar a mis desarrolladores? ¿O tendré que despedirlos?
- ¿Cuándo tengo que adquirir nuevos proyectos para mantener ocupados a mis empleados?
Quién sufre en su empresa
- Ejecutivos que no pueden prepararse para varios escenarios financieros futuros
- Directivos que no pueden asignar personal a los proyectos más rentables o prepararse para contratar o despedir personal para realizar futuros proyectos y rentabilizar los actuales.
¿Cómo solucionarlo?
Prepare un Excel increíblemente avanzado, desarrolle un BI muy personalizado (ambos le llevarán de vuelta a las cuestiones nº 2 y nº 3), o implante un sistema dedicado a las empresas de servicios informáticos que le permita crear borradores de proyectos y asignaciones para ejecutar simulaciones financieras y de carga de trabajo con unos pocos clics.
Resultados
La principal ventaja de resolver este problema es conseguir un sistema que pueda predecir las previsiones financieras y la carga de trabajo de las personas con precisión quirúrgica y luego compararlas con los datos reales (como hizo Makimo, donde el Director de Operaciones necesitaba exactamente eso: una capacidad para ver dinámicamente cómo se combinan las finanzas con la carga de trabajo).
