.JPG)
Čak i najmanja IT tvrtka ne može si priuštiti dugoročno korištenje proračunskih tablica. Excel vam je možda kratkoročno prijatelj, ali proračunske tablice nisu praktične za crtanje dugoročnog prikaza radnog opterećenja ili profitabilnosti jer nisu:
a) skalabilno
b) jednostavan za korištenje
c) jasno
d) i teško ih prilagoditi ulogama u organizaciji i odobriti/dobiti pristup.
Ako vodite veću tvrtku za IT usluge, vi ili vaš premijer vjerojatno trebate nadograditi s jednostavnih proračunskih tablica ili aplikacija za upravljanje projektima na integrirano rješenje koje centralizira ključne financijske podatke i podatke o dodjeli za sve vaše projekte.
Ali kada je pravo vrijeme za implementaciju ove vrste softvera? Kako možete reći da to više nije lijepo imati, već kritična potreba vašeg poslovanja? Nastavite čitati kako biste saznali.
Što je softver za financijsko upravljanje projektima?
Softver za financijsko upravljanje projektima krovni je pojam za rješenja koja uključuju specifične funkcionalnosti projektnog i financijskog upravljanja.
In an ideal scenario, such a solution can become a single source of truth for the whole company. That’s why it reduces schedule conflicts, eliminates many meetings, and improves teamwork.
Thanks to such business intelligence insights, PMs can increase project financial performance and keep profit margins at the level your business needs to grow.
Koliko je potrebno za implementaciju sustava financijskog praćenja?
Implementacija alata za financijsko upravljanje proces je koji nikada ne biste trebali brzo i bez obraćanja pozornosti na detalje. To je zato što ćete donositi neke prilično važne odluke na temelju podataka koji teku iz ovog softvera.
Koliko je vremena realno potrebno od trenutka kada odlučite implementirati platformu do lansiranja u cijeloj vašoj tvrtki? Bolje se pripremite za dugi proces koji može trajati i nekoliko mjeseci.
Ali vjeruj mi, uzimanje vremena je najbolja stvar koju možeš učiniti ovdje.
Ako implementirate rješenje za upravljanje projektima što je brže moguće i bez obraćanja pozornosti na detalje poput tijeka rada vaše tvrtke, riskirate rasipanje puno novca.
Sustav financijskog praćenja koji dobijete na kraju možda se neće savršeno uskladiti s vašim procesom. Dakle, morat ćete izmijeniti svoj tijek rada (a zašto biste trebali kada već radi jako dobro za posao?) ili još gore - provesti implementaciju sve iznova. Vjerojatno ne želiš trošiti vrijeme i novac na to.
Sada vidite zašto implementacija sjajnog novog alata neće učiniti vaše poslovanje trenutno uspješnim.
Da biste asirali upravljanje financijskim projektima, morate izgraditi borbeno testirani tijek rada za sve dionike projekta. A onda pronađite rješenje koje se savršeno usklađuje s njim.
Počnite primjenjivati svoje rješenje prije nego što bude prekasno
As a PPM or COO, you have to be prepared for the future, not just be busy putting down fires.
Ako razmišljate o implementaciji platforme za upravljanje projektima koja za vas rješava financije, to je znak da vam je potrebna više nego što mislite.
Pobijedit ćeš samo tako što ćeš rano implementirati taj alat. Što duže čekate, veća je vaša tvrtka i skuplja je ova implementacija.
Pravi trenutak za implementaciju je i kada pripremate tvrtku za skaliranje ili kada se u vašem poslovanju pojavi signal da je vrijeme za rast. Takvi signali mogu biti:
- Ukrcali ste se na više klijenata u određenom vremenskom periodu nego prije,
- Vaši PM-ovi se bore da dobiju programere za svoje projekte,
- PM-ovi ne mogu podnijeti više projekata od onoga s čime se danas bave.
Ako taj signal dolazi iz financijskog odjela koji ukazuje na problem, to znači da ste već zakasnili s ovom provedbom. Nemojte čekati da vaš financijski tim dođe k vama - počnite planirati implementaciju čim vidite ljestvicu svoje tvrtke.
Kada znati da je krajnje vrijeme da imate sustav financijskog praćenja?
Kako možete znati je li vrijeme za implementaciju rješenja za financijsko upravljanje projektom? Evo nekoliko problema koji su jasni pokazatelji ove potrebe u vašem poslovanju.
Vaše proračunske tablice su nerazumljive (čak ni vi)
Imate posla s više proračunskih tablica za koje je potrebno zauvijek učitavanje. Otkrivanje bilo čega počinje oduzimati puno vremena jer morate integrirati podatke.
I sve više i više ljudi dolazi k vama s pitanjima jer ste jedini koji se zna snaći u njima.
Optimizacija ovog područja može postati velika pobjeda. Australska IT tvrtka HSD implementirala je Primetric i smanjila vrijeme potrebno za dobivanje podataka s 15 sati tjedno na 30 sekundi. Ušteda i zarada tvrtke povećali su se za više od 200,000 USD godišnje!
Nemate niti jedan izvor istine o dodjelama
Nesporazum oko zadataka može uzrokovati da članovi vašeg tima gube vrijeme na zadatke koji se preklapaju ili dupliciraju.
Ponekad morate premjestiti ljude iz jednog projekta u drugi. Ako PM-ovi nemaju uspostavljen sustav za to, mogu se pojaviti problemi kao što su nerazumijevanje dodjele ili preklapanje rezervacije (i stvoriti vam još više posla).
Here is the screenshot from the extensive document created by one of our clients to save time and optimize the allocation process. If you’d like to download this part to implement it in your organization, you can do it here: Allocation process
Vi i vaši PM-ovi provodite puno vremena na sastancima
I nije da ste zauzeti kreativnim kreativnim brainstormingom. Samo se međusobno ažurirate o tome tko će raditi na kojem projektu, kada i koliko dugo. Stalno.
Siguran sam da imate važnije stvari za ostvariti sa svojim vremenom nego ručno dodijeliti resurse.
Nemate pogled iz ptičje perspektive na ono što se događa u vašem poslu
Kada vam ljudi postavljaju pitanja, svaki put morate proći kroz svoje proračunske tablice da biste dobili odgovore. Ovo vam počinje oduzimati previše vremena i drži vas podalje od onoga što je stvarno važno.
Niste sigurni koliko su vaši projekti zapravo profitabilni
Nemate pojma kako se koriste resursi vašeg projekta. Trošiš li svo svoje dodijeljeno vrijeme? Ili si daleko od cilja sa svojom procjenom? Nemoguće je reći nemate li pri ruci rješenje za upravljanje projektima.
Stopa iskorištenosti resursa je misterija
Ima li netko tko radi previše prekovremeno? Prije nego što to shvatite, ovo bi moglo zasnježiti u veći problem i uzrokovati probleme poput gubitka motivacije.
If at least one of the issues listed above resonates with you, it’s high time you invested in a financial tracking system that can show you your resource utilization rate. Failing to solve these issues before growing your business will have a negative impact on the entire company.
Koje značajke možete očekivati od kvalitetnog softvera za upravljanje projektima? Evo odgovora.
Oprostite se od proračunskih tablica
Implementacija softvera za financijsko upravljanje projektima u pravo vrijeme uštedjet će vam mnogo problema. Što duže čekate, teže ćete biti pogođeni kada pokušavate kontrolirati kaos raspodjele, korištenja i financija.
Želite li napraviti prvi korak danas? Zakažite demo sa mnom kako biste vidjeli kako vam Primetric može pomoći u rješavanju najrasprostranjenijih upravljačkih i financijskih problema u IT tvrtkama.
