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¿Qué hace que una oferta llegue demasiado tarde para ser tenida en cuenta?
En una oferta hay que incluir algunas cosas. Estas son:
- Descripción general del alcance del proyecto.
- Número estimado de horas que requiere la realización de cada parte del proyecto.
- Un esquema de los especialistas y sus competencias necesarias para completar el proyecto.
Estimación de los costes de las obras y otros equipos necesarios, así como el precio final del proyecto.
Esta lista puede parecer sencilla a primera vista. Sin embargo, cuando los directivos intentan desarrollar valores específicos para cada uno de estos pasos, pueden quedarse rápidamente sin un tiempo precioso.
Pero, ¿por qué ocurre?
¿Qué le impide preparar una oferta en minutos?
Imagine una empresa en crecimiento dinámico con unas 70 personas a bordo. Normalmente están muy ocupados, pero la empresa está dispuesta a adquirir un proyecto más.
Tras recibir el alcance del proyecto, los gestores tienen que presentar una oferta. Sin embargo, debido a la falta de herramientas designadas (a excepción de las viejas hojas de cálculo fiables, por supuesto), ellos:
- no disponen de datos históricos sobre la duración de proyectos y operaciones similares en el pasado; en consecuencia, no pueden evaluar con precisión el número de horas necesarias para completar el último esfuerzo.
- tienen problemas para recordar qué competencias tienen sus empleados. Por lo tanto, o bien tienen que pasarse horas pidiendo esa información, o bien tienen que basar su oferta en una corazonada.
- no saben cuántas horas disponibles pueden utilizar sus equipos para el nuevo proyecto. No disponen de una única fuente de información sobre las asignaciones y tienen que basar el calendario del proyecto en suposiciones e ilusiones.
- no disponen de información sobre la cantidad exacta de trabajo que cada especialista puede dedicar al proyecto. En consecuencia, no pueden prever de entrada los costes de los trabajos y no son capaces de fijar el precio final de la operación.
En resumen, los directivos carecen de una única fuente de verdad, así como de las conexiones entre los diversos elementos de su negocio. Como resultado, ellos:
- o bien pasar horas fusionando las hojas de cálculo, con la esperanza de no haber cometido ningún error al hacerlo,
- o preparar la oferta basándose en sus propias suposiciones y conocimientos subjetivos, con la esperanza de que sus suposiciones fueran correctas.
Independientemente de la opción que elijan, siguen enfrentándose a un proceso que les llevará al menos unos días de su tiempo. Y cada segundo que le dedican les aleja más y más de la adquisición del proyecto....
Pero preparar una oferta solía ser fácil cuando empezamos.
Sí, ciertamente era fácil, ¡cuando tu empresa tenía unas pocas docenas de empleados en el mejor de los casos!
Las pequeñas empresas no suelen tener problemas para preparar una oferta, ya que su conocimiento de los empleados, así como de sus aptitudes y capacidad, suele basarse en las relaciones personales entre directivos y empleados. En una empresa pequeña, mantener esas conexiones es fácil.
Sin embargo, con 50, 100 o 200 empleados a bordo, conocer a cada persona, sus competencias y su disponibilidad es sencillamente imposible. En consecuencia, la gestión de recursos se hace cada vez más difícil, lo que provoca conflictos de calendario y contribuye a otros errores en el plan de gestión de recursos.
¿Cómo preparan las grandes empresas sus ofertas en cuestión de minutos?
Simplemente utilizan las herramientas que les proporcionan una visión general tanto de la reserva de talento como de la capacidad disponible de su personal.
Las grandes empresas de servicios informáticos, incluidos nuestros clientes, han implantado herramientas que combinan la gestión de recursos y competencias con la gestión financiera. Como resultado, pueden:
- crear estimaciones para cada fase del proyecto basándose en los datos históricos,
- clasificar a sus empleados por competencias para adecuarlos al proyecto,
- comprobar su capacidad disponible y compararla con las necesidades del proyecto,
- estimar los costes de trabajo con tarifas horarias o salarios vinculados a cada uno de los empleados.
¿Te parece un sueño? He aquí cómo puede hacerse realidad.
¿Un poco de incertidumbre? No hay problema.
En primer lugar, empecemos por lo básico: crear un nuevo proyecto en el sistema. Puede hacerlo incluso si aún no está seguro de que su empresa vaya a adquirirlo. Gracias a la opción de proyecto provisional, puede redactar cualquier proyecto sin consecuencias para los calendarios reales.
En este punto, también puede establecer otros detalles para su posible proyecto, como el tipo de financiación, los gestores y la posibilidad de que el proyecto se ponga en marcha.
Estimación del alcance del proyecto en Primetric
Una vez preparado el esquema básico de un proyecto, puede dividirlo en fases consecutivas y estimar la duración de cada una de ellas. Más adelante, también puedes añadir información financiera a la previsión para ver si el proyecto merece o no tu esfuerzo en primer lugar.
Por supuesto, ¡no es necesario que calcule la rentabilidad del proyecto por su cuenta! A medida que rellene los datos de los campos anteriores, aparecerá un gráfico debajo de la estimación. Cambiará dinámicamente con cada valor de la tabla, mostrándole exactamente los costes y beneficios de un determinado esfuerzo.
Si se adquiere el proyecto, más adelante el gráfico también incluirá los datos reales del proyecto a medida que avanza. De este modo, podrá seguir en directo tanto el trabajo como los costes, sin retrasos.
¿Encontrar las competencias adecuadas y las personas disponibles? Denos unos segundos.
Pero, ¿y si quiere ver si cuenta con las personas adecuadas para el trabajo?
Unos centímetros más abajo encontrará una barra de búsqueda que le ayudará a averiguarlo. Los clientes de Primetric pueden utilizarla para clasificar a las personas por sus habilidades, experiencia y capacidad para encontrar empleados que se ajusten perfectamente a sus requisitos.
Por supuesto, en este ejemplo, el proyecto aún es provisional, y los gestores no pueden estar seguros de si se va a adquirir. En tal caso, no necesitan asignar especialistas a las asignaciones activas; en su lugar, pueden utilizar una opción para probar algunas reservas blandas para ver cómo sería el negocio con un nuevo proyecto a bordo, o simplemente para probar diferentes escenarios.
Borradores flexibles y cambios ilimitados siempre que los necesite
Por supuesto, no es necesario que gestione posteriormente todas las asignaciones por separado: puede utilizar simplemente el calendario del proyecto para hacerlo.
En esta función, basta con arrastrar y soltar cada una de las asignaciones para ampliarla o acortarla. También puedes consultar todos sus detalles y modificarlos si fuera necesario.
¿Presupuesto del proyecto? Ya está aquí.
¿Y cómo se traducen estas asignaciones en el presupuesto del proyecto?
La respuesta es: automáticamente.
En cuanto cree una asignación, ya sea provisional o permanente, la información sobre los costes de trabajo de un determinado especialista aparecerá en la pestaña Presupuesto. Allí encontrará información sobre todos los gastos generados por sus empleados. También puede añadir aquí algunos gastos generales para que su presupuesto sea aún más preciso.
Por supuesto, al igual que en el caso de las estimaciones iniciales, la pestaña Presupuesto también resultará útil una vez iniciado el proyecto. Con cada hora de seguimiento, el sistema comparará los supuestos iniciales con los datos reales de los costes y las hojas de horas, lo que le proporcionará una visión global del trabajo en su proyecto.
¿Quiere mejorar otros procesos de su empresa?
No es un problema para nosotros.
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- previsión de ingresos,
- mejorar la rentabilidad de una empresa de TI,
- evitar el sobrecoste,
- estrategias de optimización de la mano de obra,
- crear un calendario del proyecto.
Alternativamente, si ya está utilizando algunas funciones avanzadas de gestión de habilidades en su empresa, inicie una prueba con Primetric o reserve una demostración: estaremos encantados de mostrarle cómo puede beneficiarse de las ofertas rápidas.
