Budżet projektu: Jak go stworzyć? Szablon i instrukcje

Czym jest budżet projektu? Definicja

Budżet projektu to kompleksowy przegląd szacowanych lub przydzielonych zasobów finansowych wymaganych do zaplanowania, wykonania i ukończenia określonego projektu. Reprezentuje całkowitą kwotę pieniędzy, która jest przydzielona do różnych działań, zadań i zasobów potrzebnych do osiągnięcia celów projektu w określonych ramach czasowych.

Jakie koszty projektu są uwzględnione w budżecie projektu?

Budżet projektu zazwyczaj obejmuje:

1. Koszty zasobów - pensje, wynagrodzenia, świadczenia i inne koszty pracy,
2. Koszty bezpośrednie - koszty bezpośrednio związane z działaniami projektu, takie jak zakup oprogramowania, prowadzenie badań lub wynajem przestrzeni roboczej,
3. Koszty pośrednie lub koszty ogólne nie są bezpośrednio związane z konkretnym działaniem projektu, ale nadal przyczyniają się do jego ogólnego kosztu. Przykłady obejmują wydatki administracyjne, media, wynajem biura i ogólne dostawy,
4. Rezerwa na nieprzewidziane wydatki - część budżetu odłożona na nieprzewidziane zdarzenia lub ryzyka, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu. Służy jako bufor na pokrycie nieoczekiwanych wydatków lub zmian w zakresie projektu.
5. Różne wydatki: Ta kategoria obejmuje wszelkie dodatkowe wydatki, które mogą pojawić się w trakcie projektu, ale nie zostały uwzględnione w innych pozycjach budżetowych. Pozwala ona na elastyczne reagowanie na nieprzewidziane koszty lub zmiany w wymaganiach projektu.

Jak stworzyć budżet projektu?

Proces budżetowania projektu składa się z kilku kroków, które mają kluczowe znaczenie dla oszacowania rzeczywistych kosztów operacji, a także przychodów wymaganych do powodzenia projektu. Oto jak tworzyć budżety projektów w każdej branży.

Krok 1: Określenie zakresu projektu

W zarządzaniu projektami cele i kamienie milowe odgrywają kluczową rolę. Co ważne, mają one również największy wpływ na budżetowanie projektu - dlatego też kierownicy projektów powinni zwracać dużą uwagę na tę część zarządzania budżetem projektu.

Aby upewnić się, że wszystkie cele zostały uwzględnione w planie projektu, należy utworzyć zakres projektu lub kompleksowy przegląd wszystkich zadań projektowych, które muszą zostać wykonane w ramach operacji. Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, aby umieścić te elementy projektu na osi czasu projektu i stworzyć jasną ścieżkę prowadzącą do sukcesu projektu.

Wreszcie, co nie mniej ważne, skonsultuj zakres projektu z interesariuszami projektu lub starszymi członkami ewentualnego zespołu projektowego, aby upewnić się, że jesteście na tej samej stronie i możecie stwierdzić, czy Twoja firma może z powodzeniem zakończyć operację. Użyj danych historycznych z poprzednich projektów lub bieżących podobnych projektów, aby opis całego projektu był dokładniejszy. Jest to szczególnie ważne w przypadku projektów o stałej cenie, które w dużej mierze zależą od dokładnych szacunków, zapobiegających przekroczeniu budżetu projektu!

Krok 2: Utworzenie struktury podziału pracy

Innymi słowy, podziel pracę na konkretne działania lub zadania. Upewnij się, że cele będą stopniowo osiągane w miarę postępów projektu bez opóźnień i innych możliwych do uniknięcia zagrożeń. Dobrze zdefiniowany plan projektu powinien również określać zależności, priorytety i ryzyko, jakie kierownik projektu może napotkać w trakcie trwania operacji.

Krok 3: Zarządzanie zasobami

Jest to etap w procesie tworzenia budżetu projektu, w którym należy zacząć przekładać cele na czas ludzi, który później stanie się podstawą do budżetowania projektu.

Aby stworzyć nawet podstawowy budżet projektu, należy określić, jakie zasoby będą potrzebne. Kompleksowy plan zarządzania zasobami powinien zawierać informacje na temat:

• umiejętności i specjalizacja osób wymaganych w projekcie,
• czas, jaki według kierowników projektów będzie potrzebny ich zespołowi na wykonanie wszystkich zadań,
• dostępność i pojemność pożądanych zasobów,
• maksymalne lub szacunkowe koszty ich pracy,
• wszelkie zasoby fizyczne, których zespół może potrzebować w trakcie trwania projektu.

Korzystając z tych informacji, możesz przypisać zasoby do listy zadań i sprawdzić, czy masz ich wystarczająco dużo w stosunku do potrzeb projektu.

Krok 4: Tworzenie szacunkowego budżetu

Zanim przejdziesz do oficjalnego budżetu projektu, spróbuj przewidzieć rzeczywiste koszty projektu, korzystając z szacunków kosztów.

Uwzględnienie wspólnych kategorii kosztów projektu w zarządzaniu projektem, takich jak

• rzeczywisty koszt pracy - staraj się nie używać szacunków, ale rzeczywistych wynagrodzeń pracowników, których chcesz przypisać do swojego projektu,
• koszty ogólne projektu i firmy - dokładne wartości można obliczyć za pomocą naszego wzoru alokacji kosztów,
• koszty administracyjne.

W razie wątpliwości nie wahaj się skonsultować ze starszymi pracownikami, mistrzami projektu, innymi kierownikami projektu lub jakimkolwiek planem budżetu projektu dla poprzednich operacji, aby stworzyć szczegółowe oszacowanie. Koszty projektu obliczone teraz będą miały wpływ na ostateczny wynik projektu; dlatego też wszelkie nieoczekiwane koszty są bardziej niż niepożądane!

Krok 5: Utworzenie rezerw awaryjnych (lub funduszu awaryjnego)

Nawet najlepszy szablon budżetu projektu może nie być wystarczająco dokładny w momencie rozpoczęcia projektu - i żadne oprogramowanie do zarządzania projektami nie jest w stanie tego przewidzieć. Dlatego też do kierownika projektu należy ocena potencjalnego ryzyka lub niepewności w budżetowaniu projektu i przydzielenie rezerwy na nieprzewidziane wydatki lub, po prostu, dodatkowych pieniędzy, których projekt może potrzebować na pokrycie nieprzewidzianych wydatków związanych z projektem. Bufor ten pomoże pokryć nieoczekiwane wydatki lub zmiany w zakresie projektu.

Jeśli to możliwe, wykorzystaj informacje zdobyte podczas tworzenia budżetu projektu w poprzednich projektach lub podobnych projektach, o których słyszałeś, aby zidentyfikować najczęstsze przeszkody, z którymi może się spotkać Twój nowy projekt w przyszłości.

Oczywiście dokładne szacunki z jednego z poprzednich kroków mogą już złagodzić to ryzyko; jednak rzeczywisty budżet może nadal być pełen niespodzianek. Dlatego zawsze należy uwzględnić dodatkowe środki w budżecie projektu.

Krok 6: Tworzenie budżetu projektu

Po przygotowaniu wszystkiego, czego potrzebujesz do budżetu projektu, możesz samodzielnie utworzyć przykład budżetu projektu.

W tym celu należy użyć oprogramowania do zarządzania projektami z opcjami finansowymi - na przykład Primetric - aby skompilować wszystkie szacunki kosztów w kompleksowy dokument budżetowy. Pogrupuj koszty z całego projektu według kategorii (np. personel, sprzęt, materiały) w celu łatwiejszego śledzenia i analizy. Uwzględnienie kosztów ogólnych w celu stworzenia dokładnego budżetu. W razie potrzeby wykorzystaj informacje z poprzednich lub bieżących projektów o podobnych specyfikacjach lub inne dane historyczne, aby zawęzić scenariusze, które należy uwzględnić w celu śledzenia kosztów.

Co powinien zawierać ostateczny budżet projektu?

Jak widać na powyższym przykładzie budżetu projektu, budżetowanie projektu powinno obejmować:

• Szczegółowy podział kosztów związanych z każdym rezultatem lub etapem,
• Rzeczywisty koszt pracy zespołu projektowego,
• Osoba odpowiedzialna za każdy składnik budżetu,
• Kompleksowe podsumowanie wydatków na projekt, w tym indywidualne sumy dla każdego zaangażowanego budżetu działu, jeśli dotyczy,
• Przepis dotyczący śledzenia rzeczywistych i budżetowanych kosztów po rozpoczęciu projektu.

Krok 7: Monitorowanie budżetu projektu

W zarządzaniu projektami budżety projektów nie są dokumentami, które mogą spędzić resztę swojego życia ukryte głęboko w szufladach. Zamiast tego należy kontrolować koszty projektu po rozpoczęciu operacji.   

Aby mieć pod ręką całkowity budżet projektu, niezależnie od okoliczności, zalecamy skorzystanie z automatycznie generowanego raportu budżetowego zawartego w Primetric. Narzędzie to może śledzić czas przepracowany nad projektem, importować go z innych narzędzi i obliczać powiązane koszty dla każdego zadania. Następnie dane są gromadzone w jednym raporcie z postępu projektu, aby zapewnić kluczowym interesariuszom informacje na temat budżetu bieżącego projektu lub wielu projektów jednocześnie - tak jak pokazano w przykładzie.

Szablony budżetów projektów: twórz własne budżety projektów!

Oczywiście do stworzenia budżetu projektu nie potrzeba tylu słów, ile użyliśmy w tym artykule. Potrzebujesz po prostu szablonu budżetu projektu, który możesz dostosować do swoich potrzeb!

Nie musisz szukać dalej - po prostu kliknij tutaj i stwórz budżet projektu w zaledwie kilka minut.

Wskazówki dotyczące budżetowania projektów: usprawnij zarządzanie budżetem projektu już teraz!

Twój budżet projektu jest wciąż daleki od ideału? Oto jak możesz go poprawić dzięki naszym wskazówkom dotyczącym budżetowania projektów.

Zaangażowanie kluczowych interesariuszy

Współpracuj z interesariuszami projektu, w tym członkami zespołu, starszymi specjalistami i ekspertami finansowymi, aby zebrać opinie i spostrzeżenia podczas budżetowania. Ich perspektywa może dostarczyć cennych informacji i zapewnić zgodność z celami organizacyjnymi.

Przeprowadzenie szczegółowego oszacowania kosztów

Poświęć czas na oszacowanie kosztów każdego działania, zadania i wymaganego zasobu. Skorzystaj z danych historycznych, wzorców branżowych, opinii ekspertów i ofert dostawców, jeśli ma to zastosowanie, aby Twoje szacunki były jak najdokładniejsze.

Zarządzaj ryzykiem, zanim wpłynie ono na projekty

Rozważenie potencjalnego ryzyka i niepewności wpływających na koszty projektu. Przydziel rezerwę na nieprzewidziane wydatki lub zmiany zakresu projektu. Regularnie monitoruj i oceniaj ryzyko w trakcie trwania projektu, aby zminimalizować jego wpływ na budżet.

Ustal priorytety najważniejszych przedmiotów

Zidentyfikuj krytyczne elementy, które są niezbędne dla powodzenia projektu i odpowiednio przydziel zasoby. Ustalając priorytety niezbędnych rezultatów, można skoncentrować budżet na działaniach o wysokiej wartości i zmniejszyć ryzyko nadmiernych wydatków na elementy nieistotne.

Dokumentowanie założeń i ograniczeń

Należy udokumentować wszelkie założenia przyjęte podczas procesu budżetowania i odnotować wszelkie ograniczenia, które mogą mieć wpływ na budżet. Pomaga to zapewnić przejrzystość i punkt odniesienia dla podejmowania decyzji w trakcie całego projektu.

Przekazywanie informacji budżetowych

Upewnij się, że interesariusze znają budżet i rozumieją, w jaki sposób jest on zgodny z celami projektu. Przejrzysta komunikacja na temat ograniczeń budżetowych i postępów może pomóc w zarządzaniu oczekiwaniami i wspieraniu współpracy.

Ocena i wyciąganie wniosków z poprzednich projektów

Analizuj wyniki budżetowe i wnioski wyciągnięte z poprzednich projektów. Zidentyfikuj obszary wymagające poprawy i zastosuj te spostrzeżenia, aby usprawnić proces budżetowania w przyszłych przedsięwzięciach.

Pozostań elastyczny

Należy pamiętać, że zmiany i nieprzewidziane okoliczności mogą mieć wpływ na budżet projektu. Należy być przygotowanym na rewizję i dostosowanie budżetu w razie potrzeby przez cały cykl życia projektu, jednocześnie koncentrując się na dostarczaniu wartości w ramach przydzielonych zasobów.

Dowiedz się więcej o budżetach i finansach projektów już teraz!

Przygotowaliśmy dziesiątki innych zasobów, z których możesz skorzystać, aby poprawić wyniki biznesowe swojej firmy i projektów. Przejdź do naszego bloga i przeczytaj o:

• wskaźnik absorpcji kosztów ogólnych,
• prognoza przychodów,
• 6 błędów w budżetowaniu projektów, których warto unikać,
• zapobieganie ławce pracowniczej,
• przekroczenie kosztów,

Lub, jeśli chcesz uzyskać dodatkową pomoc w zakresie budżetu projektu, po prostu zarezerwuj demo z Primetric i usprawnij proces od początku do końca (a nawet później!).