Professional Services Automation - What Is PSA and How to Use It?

Što je automatizacija profesionalnih usluga (PSA)? Definicija

Automatizacija profesionalnih usluga (PSA) vrsta je softvera koji nudi pružatelju usluga sa širokim rasponom značajki za ključne procese. PSA softver sposoban je uvesti bitnu automatizaciju poslovanja za profesionalne organizacije usluga, kao što su odvjetnička društva i računovodstvena partnerstva. 

Glavni cilj PSA alata je osigurati protok informacija u organizaciji uz automatizaciju i poboljšanje njezinih procesa. Drugim riječima, automatizacija profesionalnih usluga pomaže tvrtkama da upravljaju svim svojim poslovanjem. 

Iako je PSA pogodan za bilo koju vrstu poslovanja, posebno je popularan među IT tvrtkama, trgovcima, odvjetnicima i drugim pružateljima specijaliziranih usluga. To je zato što se njegova načela primjenjuju na sve organizacije koje trebaju dovršiti desetke projekata odjednom i trebaju učinkovito upravljati stručnjacima i njihovim znanjem.

PSA: značajke koje morate imati 

Općenito, PSA značajke uključuju: 

• upravljanje projektima (ili upravljanje portfeljem projekata), 
• upravljanje resursima, 
• komunikacija na razini cijele tvrtke, 
• računovodstvo i budžetiranje, 
• integracije s drugim softverom, 
• praćenje vremena, 
• poslovna inteligencija.

Značajke se mogu razlikovati ovisno o alatu odabranom za posao. 

Kao što možete vidjeti s gornjeg popisa, automatizacija profesionalnih usluga ima za cilj pružiti tvrtkama širok raspon rješenja za poboljšanje i prilagodbu njihovih procesa u digitalnom okruženju. 

Međutim, značaj PSA može biti nešto veći za neke igrače na tržištu. 

Na primjer, IT tvrtke, kao i sve druge tvrtke koje profitiraju od vremena i vještina svojih zaposlenika, sklone su korištenju automatizacije profesionalnih usluga jer im omogućuje bolje upravljanje procesima i poboljšanje financijskih rezultata. Drugim riječima, možemo reći da je PSA ERP za uslužne tvrtke koje žele spojiti sve elemente takvog poslovanja. 

Što možete učiniti s automatizacijom profesionalnih usluga? 

Općenito, dobra profesionalna automatizacija usluga pruža korisnicima razne značajke koje mogu poboljšati interne procese u tvrtki. U većini slučajeva opcije vam mogu pomoći u: 

• upravljanje postojećim i potencijalnim kupcima i njihovim informacijama, 
• kombiniranje različitih alata u jedan izvor informacija za sve menadžere, 
• provedba projekta na vrijeme zahvaljujući boljem upravljanju resursima i opsežnom praćenju, 
• upravljanje financijama projekata, općenito i detaljno, 
• sastavljanje ili odabir pravog tima za posao,
• stjecanje boljeg razumijevanja procesa tvrtke i njihovo poboljšanje, 
• razmjena informacija unutar organizacije bez obraćanja svojim članovima,
• predviđanje profitabilnosti novog projekta kako bi se točno procijenili troškovi poslovanja i uklonile skupe nezgode, 
• pružanje financijskog odjela, prodaje, voditelja projekata, stručnjaka i članova odbora s jednim izvorom istine bez prisiljavanja da prisustvuju drugom skupu sastanaka, 
• smanjenje vremena provedenog na administrativnim poslovima do 80% - učinio je upravo to jedan od naših kupaca, Capco.
• uklanjanje pogrešaka u prijenosu podataka i netočnih računa. To je riješio Netgen, tvrtka koja sada izdaje 0 netočnih računa mjesečno sa svojim novim Primetric PSA. 
• poboljšanje skalabilnosti odražavanjem i organiziranjem ključnih procesa u tvrtki, omogućujući učinkovitije upravljanje. U slučaju Altuda, tvrtka je porasla s 200 na 500 zaposlenika koristeći Primetricov PSA sustav, 
• skraćivanje vremena potrebnog za pripremu ponude uz zadržavanje više od 90% točnosti u procjenama. 

PSA vs IT industrija: zašto je veza toliko važna? 

U IT industriji posebno je važna automatizacija profesionalnih usluga. Naravno, tvrtke na tom području jedna su od tvrtki s najviše projekata na svijetu, zbog čega ih prirodno privlači automatizacija profesionalnih usluga. Međutim, IT industrija ima i druge izazove s kojima se mora svakodnevno suočavati. To uključuje:

• brojni projekti kojima se upravlja odjednom, 
• isprepletena izdvajanja s nekim zaposlenicima s nepunim radnim vremenom i, u nekim slučajevima, internim projektima, 
• različite vrste proračuna (fiksna cijena, vrijeme i materijal, naknade za održavanje itd.), 
• različite vrste ugovora za zaposlenike, 
• napredno računovodstvo s procjenama i prognozama, 
• sveobuhvatno izvješćivanje. 

Osim toga, moramo uzeti u obzir i plaće u industriji. To je zato što su IT stručnjaci iznimno dobro kompenzirani i, kao rezultat toga, stvaraju ogromne troškove. Dobro upravljanje njihovim vremenom stoga je ključ za stvaranje profitabilne tvrtke.

Ukratko, IT industrija treba obraditi i analizirati velike količine podataka iz različitih područja - a automatizacija profesionalnih usluga može im pomoći da učine upravo to i malo više.

Želite li koristiti takvo izvješće u svom poslovanju? 

Registrirajte se danas, pobliže pogledajte naš alat, povežite ga s alatom za praćenje vremena i pogledajte izvedbu svog projekta.

Kao što možete vidjeti, u slučaju IT industrije, PSA u potpunosti pokriva životni ciklus projekta , od samog početka do kraja, pružajući menadžerima sve podatke koji su im potrebni za donošenje velikih i malih odluka. 

Automatizacija profesionalnih usluga također ima još jednu prednost koja je posebno važna za IT industriju. Pomaže u povezivanju svih zaposlenika u udaljenom okruženju, omogućujući im razmjenu informacija. Kao rezultat toga, olakšava zapošljavanje na daljinu, poboljšavajući šanse za zapošljavanje vrijednih stručnjaka s različitih lokacija. 

Koje probleme trebate riješiti automatizacijom profesionalnih usluga? 

Kada biste trebali razmisliti o implementaciji PSA softvera u svoju tvrtku ili ustanovu? Gotovo svaki put je pravo za tu promjenu. Ipak, svakako biste trebali početi razmišljati o takvoj implementaciji kada vam dođe do pozornosti jedan od sljedećih problema. 

Ograničena transparentnost informacija

Ostavljanje u mraku zbog brojnih zasebnih alata vodeći je uzrok pogrešnih procjena i pogrešnih odluka - to je slučaj za mnoge tvrtke, uključujući i našeg kupca, IT obrt. Automatizacija profesionalnih usluga može prikupiti informacije iz cijele tvrtke i ažurirati ih u stvarnom vremenu kako bi se osiguralo da imate sve podatke za točna predviđanja i planove.

Problemi u komunikaciji

Beskrajne razmjene e-pošte neizbježan su dio vašeg dana? Ne bi trebali biti. S PSA pri ruci, menadžeri mogu pristupiti informacijama od svojih kolega bez traženja njihovog dragocjenog vremena. Tako je Monterail imao koristi od PSA - sada nema dugih sastanaka, a potrebno je samo 30 sekundi da se pronađu informacije koje su menadžerima potrebne!

Nema vidljivosti raspoloživosti resursa

Znati tko što i kada radi osnova je upravljanja resursima. Nažalost, bez PSA ili namjenskog softvera za planiranje resursa ove informacije mogu biti nedostupne. Međutim, sa sustavom na mjestu, možete vidjeti sve detalje o kojima trebate znati u skupu grafikona i tablica ažuriranih svakih nekoliko sekundi. 

Loše upravljanje projektima

Ne možete pronaći prazninu za drugi projekt? Možda nemate dovoljno informacija da ih pronađete. S PSA-om to ne bi trebao biti problem - zapravo, takva rješenja također vam mogu pomoći u određivanju profitabilnosti i troškova, stvaranju procjena i upravljanju alokacijama. 

Koje su prednosti automatizacije profesionalnih usluga? 

Softver za automatizaciju profesionalnih usluga može imati brojne prednosti ovisno o njegovim značajkama. Općenito, uključuje prednosti kao što su: 

• poboljšana točnost procjena i planova, 
• ažurne informacije o svim operacijama u poduzeću,
• precizno praćenje vremena, 
• točno planiranje proračuna i računovodstvo na temelju stvarnih podataka (tj. podmirenih i nesređenih troškova, plaća itd.), 
• obavijesti s informacijama o svim problemima (uključujući, ali ne ograničavajući se na: preklapanje rezervacija, nedostatak dobiti, pogreške itd.), 
• mogućnost povezivanja različitih sustava putem integracija i stvaranja besprijekornog kanala za sve informacije, 
• skraćeno vrijeme sastanka, 
• poboljšana profitabilnost, 
• točne procjene i prognoze, 
• skraćeno vrijeme provedeno na administrativnim poslovima, 
• jedan izvor istine za sve zaposlenike, 
• poboljšani procesi i, kao rezultat, poboljšana skalabilnost, 
• uklanjanje pogrešaka, 
• poboljšana transparentnost i protok informacija.

Kako si možete olakšati život s PSA- om? 

Automatizacija profesionalnih usluga pruža vrlo sveobuhvatan pristup upravljanju. Zato svi rukovoditelji mogu koristiti njegove značajke u svoju korist. 

CFO

Savršeni financijski direktor trebao bi biti oduševljen automatizacijom profesionalnih usluga u svojoj tvrtki. To je zato što im može pružiti: 

• nove mogućnosti praćenja financija (tj. izvješća o profitabilnosti, prilagođena izvješća), 
• mogućnost izrade točnih procjena na temelju stvarnih podataka o troškovima i plaćama, 
• kontrolu nad svim financijama u pojedinim projektima (plaće, režijski troškovi, dobit, računovodstvo i još mnogo toga), kao i svih njih odjednom, 
• financijske podatke dostupne na zahtjev, bez ispunjavanja informacija iz raznih drugih alata ili proračunskih tablica, 
• izvješća za čimbenike kao što su: profitabilnost, projekti, ljudi, kupci, timovi ili čak cijela tvrtka, 
• sposobnost analize različitih razina margina, 
• realistična financijska predviđanja na temelju kapaciteta ljudi i proračuna projekata (izdvajanja su povezana s financijskim podacima), 
• filtri, automatizirana analiza i upozorenja, 
• integracija s računovodstvenim sustavima, 
• dodatno slobodno vrijeme i duševni mir. 

PMO

Za PMO je automatizacija profesionalnih usluga još važnija. To je zato što im može pomoći u:

• praćenje napretka svih projekata u kalendaru i provjera njihovih rezultata u izvješćima, 
• reagirajući na sva nastala pitanja u projektima, 
• izrada nacrta projekata i procjena resursa potrebnih za njihovo dovršetak, 
• dodjela resursa i izvješćivanje o slobodnim radnim mjestima, 
• poboljšanje komunikacije između drugih PM-ova i timova, 
• napredno izvještavanje za korištenje, dostupnost, slobodna radna mjesta, preklapanje rezervacija, klupe i još mnogo toga, 
• podaci o projektu dostupni na zahtjev, 
• suradnja između menadžera, timova i pojedinih zaposlenika, 
• reagiranje u nepredviđenim situacijama, uključujući izostanke, pronalaženje zamjena itd., 
• skraćivanje vremena provedenog na sastancima i na komunikaciji s drugim stranama. 

Voditelj prodaje

PSA također donosi brojna poboljšanja za Sales Managere. Pomoću alata mogu: 

• provjeriti dostupnost resursa koji su im potrebni za potencijalni projekt, 
• vidjeti koje su vrste projekata najprofitabilnije i potražiti ih u budućnosti, 
• procijeniti troškove budućeg projekta, 
• vidjeti koji su timovi ili zaposlenici dostupni za pridruživanje novom projektu. 

Trebam li prilagođeni PSA softver? 

Općenito, prilagođeni softver nije potreban, jer alati dostupni na tržištu općenito sadrže širok raspon značajki koje možete prilagoditi svojim potrebama. Zapravo, njegovo stvaranje može biti dugotrajno i vrlo skupo - i definitivno biste mogli koristiti te resurse za druge profitabilne projekte. 

Umjesto toga, postoje brojni alati za automatizaciju profesionalnih usluga koje tvrtka može birati. Možete odlučiti koji ćete odabrati na temelju slučajeva upotrebe - ili možete rezervirati demo s jednim od naših savjetnika kako biste saznali više o Primetricu i vidjeli odgovara li vašim potrebama. 

[Obratite se savjetniku odmah]

Što ako želim predstaviti PSA kada koristim JIRA? 

Softver za automatizaciju profesionalnih usluga obično se može integrirati s drugim alatima koji se obično koriste u IT tvrtkama. Zapravo, implementacija PSA može biti mnogo lakša ako već koristite JIRA za svoje poslovanje, jer se većina alata može integrirati s njom i koristiti podatke koje sadrži. Primetric je jedan od takvih alata! 

Ipak, neki PSI alati su sposobni za to više od ostalih. Dobra platforma za automatizaciju profesionalnih usluga trebala bi težiti tome da svaka integracija bude što jednostavnija. U najboljem slučaju to bi trebali učiniti nudeći: 

• stalna podrška, 
• ažuriranja u stvarnom vremenu, 
• automatizirani uvoz, 

Kako odabrati PSA softver? Vodič korak po korak 

1. Identificirajte potrebe svoje organizacije. 

Rad s automatizacijom profesionalnih usluga započinje definiranjem potreba tvrtke. Da biste to učinili, pokušajte: 

• definirati glavne izazove s kojima se vaša tvrtka suočava i pronaći probleme koje trebate riješiti, 
• analizirati procese i pronaći strane odgovorne za njih. Zatražite njihova iskustva dok donosite odluku, 
• voditelji intervjua i zaposlenici kako bi pronašli slučajeve upotrebe u stvarnom životu koje alat treba odražavati, 
• analizirati strukturu tvrtke i pronaći sve probleme povezane s njom. 

Da biste to učinili učinkovito, možete koristiti naša ogledna pitanja za pokrivanje najčešćih scenarija. 

Analiza tvrtke: ogledna pitanja

2. Kada točno počinjemo zakazivati nove projekte? Kada je posao zaključen? Ili možda kada dogovor dosegne određenu razinu sigurnosti?
3. Što je potrebno za pripremu ponude za klijenta? Dostupnost ljudi? Cijene i stope prihoda? 
4. Tko je odgovoran za procjene? Treba li nam tijek rada za odobrenje?
5. Kako procjenjujemo nove projekte? Na temelju uloga? Faze projekta? Oba? Ili možda na neki drugi način?
6. Tko donosi odluke o novoj raspodjeli / preraspodjeli?
7. Imamo li standardizirane stope dohotka na temelju staža / uloga / drugih čimbenika?
8. Koje modele naplate preferiramo?
9. Kako će nam klijenti platiti? Unaprijed? Mjesečno/tjedno/tromjesečno? Nakon završetka projekta?
10. Kako analizirati isporuku projekta? Imamo li nezaobilazne KPI-jeve, tj.
11. Trebaju li različiti menadžeri imati ograničen pristup stručnjacima kojima ne upravljaju? Ili bi ih možda trebali vidjeti, ali ih ne mogu dodijeliti?
12. Provjerite integracije i veze kako biste stvorili jedan izvor istine. 

2. Pregledajte značajke koje nude dostupni alati. 

Prvo napravite popis značajki koje trebate imati u svom alatu na temelju rezultata interne analize koju ste - nadamo se - proveli u prvom koraku. Možete ih podijeliti i u tri kategorije: 

• potreban 
• dobro je imati, 
• neobavezan. 

Da biste to učinili, možete koristiti MoSCoW metodu. To je tehnika određivanja prioriteta koja se koristi u upravljanju, poslovnoj analizi, upravljanju projektima i razvoju softvera kako bi se postiglo zajedničko razumijevanje s dionicima o važnosti koju stavljaju na isporuku svakog zahtjeva koji vam može biti koristan u takvim slučajevima. 

Zatim pregledajte alate za automatizaciju profesionalnih usluga. Zapišite značajke koje uključuju, kao i one koje im nedostaju. 

Nakon toga usporedite PSA alate na temelju ključnih čimbenika kao što su: dostupne značajke, cijena, uloge, proračuni itd. To možete učiniti u jednostavnom stolu. 

3. Odgovorite na pitanja o svojim ključnim ciljevima. 

Na temelju popisa dostupnih značajki i vaših prioriteta od prvog koraka, odlučite koje opcije najbolje odgovaraju vašim potrebama. Kada ste u nedoumici, posavjetujte se s osobama odgovornima za polja koja želite uključiti u svoj PSA alat. 

4. Donesite konačnu odluku. 

Ako ste slijedili gore navedene korake, već imate popis alata za automatizaciju profesionalnih usluga zajedno s njihovim značajkama razvrstanim prema prioritetu. Sada možete jednostavno odabrati najbolju opciju s popisa! 

Kako postaviti softver za automatizaciju profesionalnih usluga? 

Prije svega, ne morate to učiniti sami. Kada napravite svoj izbor, pružatelj usluga trebao bi vam se obratiti kako bi razgovarali o detaljima implementacije. Ako to ne učini, trebali biste ozbiljno preispitati svoje izbore!

Ipak, ako želite detaljno vidjeti kako postaviti profesionalne usluge, snažno vas potičemo da kontaktirate našeg savjetnika i rezervirate demo - naš tim će biti više nego sretan razgovarati o točnom slučaju za vašu tvrtku. 

Odaberite najbolje profesionalne alate za automatizaciju usluga - odaberite Primetric! 

Još uvijek oklijevaš? 

Možete preskočiti pretjerano razmišljanje i otići ravno na naše PSA rješenje - možemo osigurati da imate sve što vam je potrebno za poboljšanje procesa u vašoj tvrtki tehnologijom!

Naravno, ne morate odmah kupiti naše rješenje. Prvo rezervirajte demo s našim savjetnikom ili pogledajte naše studije slučaja kako biste otkrili što stvarno možemo učiniti. Onda će donošenje odluke biti komad torte! 

‍